ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Công văn số 96/SNV-XDCQ ngày 07 tháng 02 năm 2012,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỒ SƠ, BẢN ĐỒ VÀ MỐC ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH CÁC CẤP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG BÌNH
(ban hành kèm theo Quyết định số 401/QĐ-UBND ngày 05 tháng 3 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định nguyên tắc, trách nhiệm và chế độ báo cáo tình hình quản lý, sử dụng hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính (sau đây gọi tắt là ĐGHC) các cấp được lập theo Chỉ thị 364/CT ngày 06 tháng 11 năm 1991 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ) về việc giải quyết tranh chấp đất đai liên quan đến địa giới hành chính tỉnh, huyện, xã của các cơ quan, tổ chức và cá nhân được giao quản lý, sử dụng.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính các cấp tỉnh, huyện, xã được lập theo Chỉ thị 364/CT ngày 06 tháng 11 năm 1991 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ) về việc giải quyết tranh chấp đất đai có liên quan đến địa giới hành chính tỉnh, huyện, xã và các tổ chức, cá nhân được giao quản lý, khai thác sử dụng hồ sơ, bản đồ và mốc ĐGHC.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Đường địa giới hành chính là đường ranh giới phân chia lãnh thổ giữa các đơn vị hành chính.

2. Hồ sơ địa giới hành chính là bộ tài liệu được lập cho từng đơn vị hành chính bao gồm các văn bản, số liệu và bản đồ ĐGHC.

3. Bản đồ địa giới hành chính là bản đồ chuyên đề được lập trong quá trình lập hồ sơ ĐGHC cho từng đơn vị hành chính trên cơ sở nền bản đồ địa hình Quốc gia ở tỷ lệ quy định có thể hiện các đường ĐGHC, các mốc ĐGHC và các yếu tố địa lý, địa danh khác có liên quan đến ĐGHC được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xác nhận.

4. Mốc địa giới hành chính là các loại mốc được đúc bằng bê tông, xây bằng gạch đá hoặc gắn các loại mốc ĐGHC làm bằng đá lên các vật kiến trúc kiên cố hoặc lên đá tại các vị trí đã lựa chọn để cắm mốc.

5. Điểm đặc trưng là điểm được lựa chọn để phục vụ việc mô tả đường ĐGHC trong hồ sơ địa giới hành chính.

6. Các yếu tố địa giới hành chính bao gồm: Mốc ĐGHC, đường ĐGHC và điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính.

Điều 4. Hồ sơ địa giới hành chính

Hồ sơ địa giới hành chính của từng đơn vị hành chính gồm:

1. Quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về việc thành lập đơn vị hành chính hoặc điều chỉnh địa giới hành chính (nếu có).

2. Bản đồ địa giới hành chính.

3. Hồ sơ vị trí các mốc địa giới hành chính.

4. Bảng tọa độ vị trí các mốc địa giới hành chính, các điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính.

5. Bản mô tả tình hình chung về địa giới hành chính.

6. Biên bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính.

7. Phiếu thống kê về các yếu tố địa lý có liên quan đến địa giới hành chính.

8. Biên bản bàn giao mốc địa giới hành chính.

9. Thống kê các tài liệu về địa giới hành chính của các đơn vị hành chính cấp dưới.

Điều 5. Hồ sơ, bản đồ và mốc ĐGHC các cấp (tỉnh, huyện, xã) là cơ sở pháp lý làm tài liệu để chính quyền các cấp sử dụng thống nhất cho công tác quản lý Nhà nước về ĐGHC ở địa phương.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. QUẢN LÝ HỒ SƠ, BẢN ĐỒ VÀ MỐC ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH

Điều 6. Nguyên tắc quản lý hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính

1. Hồ sơ, bản đồ địa giới các cấp được quản lý và lưu trữ trong hòm hoặc tủ bằng kim loại có khóa đảm bảo an toàn lâu dài, chống được mối mọt, ẩm ướt và phòng cháy tốt.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp là người có thẩm quyền quản lý, sử dụng, khai thác và chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấp trên về tình trạng hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính được giao quản lý.

Điều 7. Các cơ quan và cá nhân được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp giao trực tiếp quản lý hồ sơ địa giới hành chính gồm:

1. Sở Nội vụ quản lý hồ sơ ĐGHC các cấp trong toàn tỉnh.

2. Phòng Nội vụ các huyện, thành phố, quản lý hồ sơ ĐGHC cấp huyện và hồ sơ ĐGHC cấp xã thuộc huyện, thành phố.

3. Công chức địa chính - xây dựng - nông nghiệp và môi trường (đối với xã) và địa chính - xây dựng - đô thị và môi trường (đối với phường, thị trấn) quản lý hồ sơ ĐGHC cấp xã.

4. Trưởng thôn, Trưởng bản, Tổ trưởng tổ dân phố, Trưởng tiểu khu… (sau đây gọi chung là Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố) có trách nhiệm quản lý mốc địa giới hành chính trên địa bàn theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.

Điều 8. Việc giao, nhận quản lý hồ sơ, mốc địa giới hành chính

1. Việc giao, nhận quản lý hồ sơ, mốc ĐGHC phải được lập thành văn bản xác định rõ tình trạng bộ hồ sơ, mốc ĐGHC khi giao nhận.

2. Việc quản lý hồ sơ ĐGHC: Sở Nội vụ, phòng Nội vụ hoặc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao cụ thể cho công chức có năng lực, có trách nhiệm quản lý và lưu trữ hồ sơ, bản đồ ĐGHC.

3. Việc quản lý mốc ĐGHC: Căn cứ vào biên bản bàn giao quản lý mốc của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các xã, phường, thị trấn có liên quan để thống nhất giao cho các thôn, bản, tổ trưởng tổ dân phố nơi có mốc ĐGHC trực tiếp quản lý và tuyên truyền, giáo dục cho nhân dân ở nơi có mốc địa giới nâng cao ý thức giữ gìn, bảo vệ mốc địa giới hành chính.

Trong trường hợp mốc ĐGHC được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao cho một số xã, phường, thị trấn có liên quan quản lý thì các xã, phường, thị trấn phải phối hợp chặt chẽ với nhau để có biện pháp đảm bảo an toàn và ổn định lâu dài cho mốc đó. Các xã có liên quan phải bàn bạc thống nhất lập biên bản giao cho người ở nơi có điều kiện thuận lợi nhất bảo quản giữ gìn mốc.

4. Người được giao quản lý hồ sơ địa giới, mốc ĐGHC phải thường xuyên kiểm tra tình trạng hồ sơ địa giới, mốc ĐGHC; phát hiện và kịp thời phản ánh, báo cáo những hiện tượng làm ảnh hưởng đến hồ sơ địa giới, mốc ĐGHC lên các cơ quan có thẩm quyền.

Điều 9. Trường hợp hồ sơ, bản đồ địa giới bị hư hỏng hoặc mất mát thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân trực tiếp quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới phải báo cáo lên cơ quan cấp trên trực tiếp đề nghị sao lại; đồng thời tiến hành điều tra nguyên nhân để xử lý. Trường hợp mốc địa giới hành chính bị xê dịch, hư hỏng, mất mát thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm quản lý mốc địa giới hành chính trên thực địa tại địa phương phải kịp thời báo cáo bằng văn bản lên Ủy ban nhân dân cấp huyện trực tiếp quản lý để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh lập phương án giải quyết; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn có liên quan phải tổ chức khôi phục lại mốc ĐGHC và điều tra nguyên nhân để xử lý theo pháp luật hiện hành.

Khi thi công các công trình giao thông, xây dựng có ảnh hưởng đến vị trí mốc ĐGHC, đơn vị thi công phải báo trước với Ủy ban nhân dân cấp xã. Trong trường hợp mốc ĐGHC phải chuyển dịch vị trí mốc thì phải có sự thỏa thuận bằng văn bản của các xã có liên quan và được sự chấp thuận của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời báo cáo lên Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để theo dõi, chỉ đạo. Mọi chi phí di chuyển, xác định vị trí mốc mới do đơn vị thi công hoặc chủ đầu tư công trình chịu trách nhiệm.

Điều 10. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp, Thủ trưởng cơ quan quản lý và cán bộ, cá nhân được phân công quản lý hồ sơ, bản đồ và mốc ĐGHC khi kết thúc nhiệm kỳ, thay đổi công tác hoặc không đảm nhận nhiệm vụ thì phải tiến hành lập biên bản và bàn giao trách nhiệm quản lý cho người mới đảm nhiệm theo quy định của pháp luật. Việc bàn giao phải có sự chứng kiến của đại diện chính quyền cấp trên, đại diện của các cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Thông tư số 28/TCCP-ĐP ngày 17 tháng 3 năm 1995 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) hướng dẫn việc thực hiện Nghị định số 119/CP ngày 16 tháng 9 năm 1994 của Chính phủ về việc quản lý, sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp.

Mục 2. SỬ DỤNG HỒ SƠ, BẢN ĐỒ VÀ MỐC ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH

Điều 11. Hồ sơ và mốc ĐGHC cấp tỉnh, huyện, xã là loại hồ sơ duy nhất để quản lý địa giới hành chính thống nhất trong toàn tỉnh; làm căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp đất đai liên quan đến ĐGHC các cấp; làm cơ sở để nghiên cứu, xây dựng các đề án về phát triển kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng và điều chỉnh ĐGHC các cấp khi cần thiết. Các tài liệu, bản đồ trước đây chỉ dùng để tham khảo nghiên cứu không được treo ở công sở hoặc sử dụng chính thức trong công tác quản lý lãnh thổ và giải quyết tranh chấp ĐGHC, tranh chấp đất đai liên quan đến ĐGHC các cấp.

Khi có tranh chấp đất đai liên quan đến ĐGHC các cấp, Ủy ban nhân dân các cấp căn cứ vào hồ sơ và mốc ĐGHC để giải quyết và báo cáo lên cơ quan cấp trên trực tiếp.

Điều 12. Trường hợp tranh chấp địa giới hành chính hoặc tranh chấp đất đai liên quan đến ĐGHC trong nội huyện, thành phố thuộc tỉnh thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã căn cứ vào hồ sơ địa giới, mốc ĐGHC hiện có để giải quyết. Trong trường hợp đã giải quyết hoặc chưa giải quyết được cũng phải báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) và nêu rõ lý do đối với trường hợp chưa giải quyết.

Điều 13. Nghiêm cấm mọi hành vi sửa đổi các nội dung của hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính, mang hồ sơ, bản đồ ĐGHC ra khỏi trụ sở cơ quan quản lý khi chưa được cấp có thẩm quyền cho phép.

Việc sao chép lại và cho mượn hồ sơ, bản đồ ĐGHC phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp.

Điều 14. Việc in ấn, biên tập bản đồ hành chính tỉnh, huyện, xã để treo tường sử dụng trong các cơ quan, đơn vị, các cấp, các ngành phải đúng với bản đồ ĐGHC đã được lập theo Chỉ thị 364/CT và được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt trước khi thực hiện.

Các loại bản đồ khác như: Bản đồ kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng của địa phương, bản đồ quy hoạch, bản đồ địa chính, bản đồ lâm nghiệp nếu biểu thị đường ĐGHC thì phải đúng với đường ĐGHC đã được xác lập khi thực hiện Chỉ thị 364/CT.

Điều 15. Mỗi xã, phường, thị trấn phải có ít nhất một bản đồ thường trực để theo dõi tình hình biến động của địa bàn dân cư, mạng lưới giao thông, thủy lợi trên địa bàn.

Khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc thay đổi địa danh dân cư như: Thành lập mới, chia tách, đổi tên thôn, tổ dân phố… Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ đạo bổ sung quyết định vào hồ sơ ĐGHC và biên vẽ lên bản đồ vị trí các địa danh dân cư, hệ thống giao thông, thủy lợi mới.

Khi có quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về việc điều chỉnh ĐGHC, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố phải tiến hành lập mới bộ hồ sơ ĐGHC hoặc chỉnh sửa, bổ sung theo quy định, đồng thời bàn giao bộ hồ sơ ĐGHC đơn vị cũ (nếu có) về Ủy ban nhân dân huyện quản lý và lưu trữ.

Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Tài nguyên và Môi trường lập kế hoạch và phương án đo bổ sung, chỉnh lý hồ sơ ĐGHC các cấp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

Điều 16. Hàng năm, Ủy ban nhân dân cấp xã được trích một khoản kinh phí dùng cho việc duy tu, bảo dưỡng mốc ĐGHC. Kinh phí duy tu, bảo dưỡng mốc ĐGHC thuộc nguồn ngân sách Nhà nước được cân đối vào ngân sách cấp xã.

Điều 17. Chế độ báo cáo công tác quản lý hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính

1. Hàng quý, Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố được giao quản lý mốc địa giới hành chính phải báo cáo tình trạng về mốc địa giới hành chính lên Ủy ban nhân dân cấp xã. Khi phát hiện mốc bị xê dịch, hư hỏng, mất mát phải kịp thời báo cáo ngay lên cấp trên biết, đồng thời tổ chức khôi phục lại mốc ĐGHC.

2. Sáu tháng một lần, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải báo cáo lên Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện báo cáo lên Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) về tình trạng hồ sơ, bản đồ và mốc ĐGHC được giao quản lý.

3. Tháng 12 hàng năm, Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp tình hình quản lý, sử dụng và những thay đổi về ĐGHC báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ.

Chương III

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 18. Khen thưởng

Các tổ chức và cá nhân có thành tích trong việc quản lý, bảo vệ hồ sơ, bản đồ và mốc ĐGHC các cấp thì được xem xét khen thưởng theo quy định của pháp luật.

Điểu 19. Xử lý vi phạm

Trong quá trình quản lý, khai thác và sử dụng bộ hồ sơ, bản đồ và mốc ĐGHC các cấp trên địa bàn, nếu tổ chức, cá nhân nào có hành vi vi phạm, gây thiệt hại thì tùy theo tính chất, mức độ để xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Điều 20. Tổ chức thực hiện

1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện và định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ về công tác quản lý, sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc ĐGHC các cấp trên địa bàn tỉnh.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cấp, các ngành phản ánh về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét và giải quyết./.