QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ VIỆC TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 13 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg ngày 19 tháng 10 năm 2016 của Thủ tướng Chính phủ về việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích;

Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 9294/QĐ-UBND ngày 16 tháng 12 năm 2015 của Chủ tịch UBND thành phố Đà Nẵng về ban hành Quy định về việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Điều 3. Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA, CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 3987/QĐ-UBND ngày 09 tháng 9 năm 2019 của Chủ tịch UBND  thành phố Đà Nẵng)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định về quy trình tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ; giải quyết hồ sơ; trả kết quả giải quyết hồ sơ; mối quan hệ và trách nhiệm của các cơ quan hành chính nhà nước và cán bộ, công chức, viên chức có liên quan trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa và một cửa liên thông tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Điều 2. Đối tượng áp dụng và nguyên tắc thực hiện

1. Đối tượng áp dụng

a) Cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng và các đơn vị trực thuộc có giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân.

b) UBND quận, huyện.

c) UBND phường, xã.

d) Các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn thành phố có giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân.

đ) Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích, doanh nghiệp, cá nhân được thuê hoặc được ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật.

2. Nguyên tắc thực hiện cơ chế cơ chế một cửa, một cửa liên thông thực hiện theo Điều 4, Nghị định số 61/2018/NĐ-CP.

Điều 3. Lĩnh vực áp dụng cơ chế một cửa, một cửa liên thông

1. Lĩnh vực áp dụng cơ chế một cửa

Cơ chế một cửa được áp dụng trong quá trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trên tất cả các lĩnh vực công việc liên quan trực tiếp tới tổ chức, cá nhân do cơ quan có thẩm quyền ban hành tại quyết định công bố bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của các cơ quan, đơn vị được nêu tại Điểm a, b, c, d, Khoản 1, Điều 2 Quy định này.

2. Lĩnh vực áp dụng cơ chế một cửa liên thông

Cơ chế một cửa liên thông được áp dụng trong quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trên các lĩnh vực công việc sau đây:

a) Đăng ký đất đai;

b) Bảo trợ xã hội;

c) Chính sách đối với người có công;

d) Cấp phép sử dụng tạm thời vỉa hè;

đ) Đăng ký doanh nghiệp;

e) Cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;

g) Đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm cho trẻ em dưới 6 tuổi;

h) Đăng ký khai tử; xóa đăng ký thường trú; hưởng chế độ tử tuất; hỗ trợ chi phí mai táng; hưởng mai táng phí;

i) Cấp phép đấu nối vào hệ thống thoát nước đô thị đối với công trình xây dựng;

k) Cấp phép quảng cáo;

l) Thẩm định và phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu;

m) Các lĩnh vực khác do Chủ tịch UBND thành phố quyết định.

Điều 4. Quy định về thành phần hồ sơ; thời hạn giải quyết; mức thu phí, lệ phí của các thủ tục hành chính áp dụng theo Bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị do cơ quan có thẩm quyền quyết định công bố. Khuyến khích các cơ quan, đơn vị cải tiến lề lối làm việc để rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ nhanh hơn so với mức thời hạn giải quyết đã được quy định.

Điều 5. Thời gian tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Các cơ quan, đơn vị thuộc Điểm a, b, c Khoản 1, Điều 2 Quy định này tổ chức tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ vào tất cả các ngày làm việc từ thứ hai đến thứ sáu, trừ các ngày lễ theo quy định. Thời gian làm việc:

- Buổi sáng: Từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút.

- Buổi chiều: Từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ 30 phút.

2. Các cơ quan thuộc Điểm d, Khoản 1, Điều 2 Quy định này tổ chức tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ vào thời gian phù hợp với quy định của cơ quan Trung ương chủ quản và điều kiện thực tiễn của địa phương.

3. Việc tổ chức làm việc vào ngày thứ bảy được thực hiện theo quy định tại. Quyết định số 14/2010/QĐ-TTg ngày 12 tháng 02 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức làm việc vào ngày thứ bảy hàng tuần để tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.

4. Trong trường hợp tổ chức, cá nhân đến giao dịch nhiều hơn mức bình thường dẫn đến quá tải trong việc tiếp nhận hồ sơ:

a) Trưởng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (sau đây viết tắt là BPTNTKQ) quyết định việc ngừng cấp mới số xếp hàng tự động hoặc thông báo dừng đối với người mới đến giao dịch để đảm bảo giải quyết hết số lượng tổ chức, cá nhân đang chờ đến lượt giao dịch. Đồng thời, giải thích rõ lý do và hướng dẫn để tổ chức, công dân đến giao dịch trong buổi kế tiếp.

b) Trưởng BPTNTKQ báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị bổ sung, tăng cường nhân sự cho BPTNTKQ, đảm bảo giải quyết nhu cầu của tổ chức, cá nhân.

Điều 6. Nghiêm cấm các hành vi

1. Tùy tiện đặt ra các thủ tục hành chính và thành phần hồ sơ trong thủ tục hành chính ngoài quy định pháp luật hiện hành.

2. Sử dụng thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính làm điều kiện để vận động thu ngân sách ngoài quy định, thu phí, lệ phí vượt mức quy định hoặc thực hiện các giao dịch khác.

3. Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quá trình truyền, gửi, nhận dữ liệu điện tử; thay đổi, xóa, hủy, giả mạo, sao chép, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ nội dung dữ liệu thực hiện thủ tục hành chính.

4. Hướng dẫn thủ tục hành chính nhiều lần, không rõ ràng và có thái độ thờ ơ đối với tổ chức, cá nhân.

5. Trả lại hồ sơ mà không nêu rõ lý do bằng văn bản.

6. Từ chối tiếp nhận hồ sơ trực tuyến mà không trả lời rõ lý do.

7. Yêu cầu tổ chức, cá nhân đi lại nhiều lần để nhận kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.

8. Các hành vi khác theo quy định tại Điều 5, Nghị định 61/2018/NĐ-CP.

Chương II

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG

Điều 7. Tiếp nhận hồ sơ

1. Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại BPTNTKQ thuộc cơ quan, đơn vị, BPTNTKQ có trách nhiệm xem xét kỹ hồ sơ của tổ chức, cá nhân:

a) Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị thì hướng dẫn cụ thể, chu đáo để tổ chức, cá nhân đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo mẫu Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP);

b) Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn bằng Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP) để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh. Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, cụ thể, đầy đủ, theo đúng quy định đã được niêm yết công khai;

c) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì trích xuất từ Phần mềm một cửa Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, bao gồm 02 liên theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP. Liên số 01 chuyển cùng hồ sơ tiếp nhận cho phòng (hoặc công chức) chuyên môn xử lý. Liên số 02 giao cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ, được bổ sung mã QR Code, số điện thoại BPTNTKQ, hướng dẫn tra cứu hồ sơ điện tử, đánh giá mức độ hài lòng của công dân;

d) Đối với hồ sơ giải quyết ngay, không viết hoặc trích xuất Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, nhưng vẫn phải thực hiện việc nhập thông tin, dữ liệu hồ sơ vào Phần mềm một cửa hoặc phần mềm chuyên ngành có phân hệ tiếp nhận hồ sơ và xử lý hồ sơ.

2. Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ qua đường bưu điện, bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chuyển lại cho BPTNTKQ để thực hiện thủ tục tiếp nhận, luân chuyển, quản lý hồ sơ như hồ sơ thủ tục hành chính được nộp trực tiếp. BPTNTKQ có trách nhiệm hướng dẫn cách thức xác định, nhận dạng hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị được nộp qua đường bưu điện cho bộ phận văn thư.

3. Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ qua dịch vụ hành chính công trực tuyến mức 3 hoặc mức 4[1], BPTNTKQ có trách nhiệm xem xét kỹ hồ sơ trực tuyến của tổ chức, cá nhân trong vòng 04 giờ làm việc:

a) Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ thông qua địa chỉ email, hoặc chức năng thông báo thuộc phân hệ giải quyết hồ sơ trực tuyến trên Phần mềm một cửa. Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, cụ thể, đầy đủ, theo đúng quy định đã được công khai;

b) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì thực hiện thao tác tiếp nhận hồ sơ trên phân hệ giải quyết hồ sơ trực tuyến, sau đó chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn xử lý đồng thời thông báo với tổ chức, cá nhân thời hạn giải quyết hồ sơ (thông qua địa chỉ email, hoặc chức năng thông báo thuộc phân hệ giải quyết hồ sơ trực tuyến). Thời hạn giải quyết được tính từ ngày BPTNTKQ đồng ý tiếp nhận hồ sơ trực tuyến của tổ chức, cá nhân.

4. Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích thì BPTNTKQ kiểm tra hồ sơ, từ chối hoặc tiếp nhận theo quy trình tại Khoản 1 Điều này.

5. Tất cả thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền quyết định của UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố do các sở, ban, ngành tham mưu xử lý, hồ sơ trình UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố được tiếp nhận theo cơ chế một cửa tại BPTNTKQ của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố.

6. Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu quy định về thủ tục hành chính còn vướng mắc, chưa rõ ràng thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ trực tiếp trao đổi ngay với phòng, bộ phận chuyên môn để thống nhất trước khi nhận hồ sơ.

7. Sau mỗi ngày làm việc, BPTNTKQ in danh sách hồ sơ một cửa đã tiếp nhận để đóng tập vào sổ theo dõi hồ sơ một cửa.

Điều 8. Luân chuyển hồ sơ

1. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, BPTNTKQ phải lập hoặc trích xuất từ Phần mềm một cửa Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP) và chuyển cho phòng (hoặc công chức) chuyên môn trong buổi làm việc cùng hồ sơ và liên số 02 phiếu biên nhận hồ sơ. Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận trong 30 phút cuối buổi làm việc thì có thể chuyển hồ sơ cho phòng (hoặc công chức) chuyên môn vào đầu giờ của buổi làm việc kế tiếp.

2. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được sử dụng trong nội bộ đơn vị, chuyển theo hồ sơ.

3. Không bắt buộc trích xuất Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ từ Phần mềm một cửa trong trường hợp hồ sơ được tiếp nhận qua dịch vụ công trực tuyến mức 3 và mức 4 và giải quyết hoàn toàn trên môi trường mạng hoặc hồ sơ được quét (scan) sau khi được tiếp nhận trực tiếp để luân chuyển, xử lý trên Phần mềm một cửa (phòng, bộ phận chuyên môn có thể xử lý ngay sau khi nhận được hồ sơ luân chuyển trên Phần mềm một cửa mà không nhất thiết phải chờ hồ sơ giấy).

4. Công chức, viên chức chuyên môn có thẩm quyền xử lý, giải quyết hồ sơ có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ được luân chuyển từ BPTNTKQ và ký xác nhận vào Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

Điều 9. Xử lý, giải quyết hồ sơ

1. Phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn thẩm định, xử lý hồ sơ theo quy định hiện hành, trình lãnh đạo có thẩm quyền ký.

2. Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của nhiều đơn vị, cá nhân thì phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với đơn vị, cá nhân khác có liên quan cùng xử lý hồ sơ.

3. Đối với các hồ sơ cần kiểm tra thực tế thì quá trình kiểm tra thực tế phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra. Biên bản được lưu giữ theo hồ sơ.

4. Đối với những hồ sơ qua xác minh, thẩm tra, thẩm định chưa đủ điều kiện giải quyết, công chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà cơ quan, đơn vị đã giải quyết lần đầu được tính trong thời gian giải quyết hồ sơ (trừ những trường hợp được quy định khác trong các văn bản pháp luật của Trung ương và UBND thành phố). Văn bản yêu cầu bổ sung hồ sơ gửi tổ chức, cá nhân phải nêu rõ “thời gian giải quyết hồ sơ sau khi ông/bà bổ sung đủ hồ sơ bằng tổng thời gian giải quyết theo quy định trừ thời gian giải quyết lần đầu”. Trừ những trường hợp văn bản pháp luật của Trung ương và UBND thành phố có quy định cụ thể thời gian (số ngày) giải quyết sau khi bổ sung hồ sơ thì văn bản yêu cầu bổ sung hồ sơ gửi tổ chức, cá nhân phải nêu rõ thời gian trên.

5. Đối với những hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, công chức báo cáo cấp có thẩm quyền ký văn bản trả lời, nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ.

6. Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết, phòng, bộ phận chuyên môn phải lập Phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết để thông tin cho BPTNTKQ biết nhằm thông báo kịp thời cho người dân theo quy định tại Khoản 4, Điều 10 Quy định này. Sau khi có kết quả, người đứng đầu cơ quan, đơn vị ký ban hành văn bản giải thích, xin lỗi công dân, tổ chức để trả kèm kết quả. Riêng đối với thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai do Văn phòng Đăng ký đất đai thành phố và các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai tại quận, huyện (trực thuộc sở Tài nguyên và Môi trường) tiếp nhận, giải quyết, văn bản giải thích và xin lỗi tổ chức, cá nhân trong trường hợp hồ sơ trễ hẹn phải do Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường ký ban hành.

7. Đối với các thủ tục hành chính theo quy định phải phối hợp với cơ quan, đơn vị khác trong quá trình giải quyết hồ sơ thì nội dung và thời gian phối hợp phải được quy định rõ trong quyết định của Chủ tịch UBND thành phố ban hành Quy chế phối hợp trong giải quyết thủ tục hành chính đó hoặc quyết định của Chủ tịch UBND thành phố về công bố bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị. Trường hợp hồ sơ do nhiều cơ quan, đơn vị cùng phối hợp giải quyết, nếu trễ hạn, văn bản giải thích, xin lỗi tổ chức, cá nhân do người đứng đầu cơ quan, đơn vị chủ trì ký ban hành; các cơ quan, đơn vị phối hợp trễ hạn thì phải ký văn bản giải thích, xin lỗi lý do trễ hẹn đối với cơ quan chủ trì.

8. Đối với các hồ sơ thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông giữa các cơ quan, đơn vị, khi luân chuyển từ cơ quan, đơn vị này đến cơ quan, đơn vị khác, việc tiếp nhận phải được thực hiện tại BPTNTKQ; không được nhận và trả kết quả trực tiếp tại các phòng, ban chuyên môn của các cơ quan, đơn vị. Cơ quan, đơn vị nhận hồ sơ thực hiện đầy đủ quy trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả tương tự như đối với thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa. Hồ sơ điện tử được chuyển đến đơn vị liên thông đồng thời với việc chuyển hồ sơ giấy nếu chưa thực hiện xử lý hồ sơ hoàn toàn trên môi trường mạng.

9. Đối với hồ sơ thuộc trường hợp cơ quan, đơn vị phải lấy ý kiến của bộ, ngành Trung ương trước khi xem xét, giải quyết, thì văn bản gửi lấy ý kiến bộ, ngành Trung ương được cơ quan, đơn vị sao gửi cho tổ chức, cá nhân để biết. Thời gian giải quyết tiếp hồ sơ sau khi nhận được văn bản trả lời của bộ, ngành Trung ương phải được quy định cụ thể tại bộ thủ tục hành chính của các cơ quan, đơn vị.

10. Việc cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ trên Phần mềm một cửa phải được thực hiện đồng thời khi có kết quả thực tế, bao gồm các trường hợp sau:

a) Kết quả giải quyết là văn bản hành chính thì phải tạo dự thảo trên Phần mềm một cửa, chuyển ban hành để văn thư đơn vị vào số văn bản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (ngoại trừ trường hợp Phần mềm một cửa, chuyên ngành do Trung ương triển khai chưa hỗ trợ).

b) Kết quả giải quyết là các loại giấy phép, phù hiệu hoặc có mã số kết quả riêng thì công chức, viên chức cập nhật số giấy phép (mã số), ngày ban hành hoặc tự động đồng bộ từ ứng dụng chuyên ngành (nếu có).

c) Kết quả là việc xác nhận của cơ quan chính quyền vào đơn, tờ khai thì công chức, viên chức cập nhật ngày xác nhận vào đơn.

Điều 10. Trả kết quả

1. Sau khi có kết quả giải quyết hồ sơ, phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn chuyển trả kết quả về BPTNTKQ.

2. Đối với hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp trực tiếp hoặc trực tuyến mức độ 3

a) Khi nhận kết quả giải quyết hồ sơ từ phòng, bộ phận chuyên môn, công chức một cửa ký xác nhận vào Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (được lưu cùng hồ sơ gốc tại phòng, bộ phận chuyên môn).

b) Khi BPTNTKQ trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức, cá nhân thì đề nghị tổ chức, cá nhân ký và ghi cụ thể thời gian nhận kết quả, tình trạng nhận kết quả sớm, đúng, trễ hẹn vào sổ theo dõi hồ sơ một cửa của BPTNTKQ.

3. Đối với hồ sơ thực hiện qua dịch vụ hành chính công trực tuyến mức độ 4, việc giao trả kết quả được thực hiện trực tuyến (thông qua email, chức năng trả kết quả thuộc phân hệ giải quyết hồ sơ trực tuyến trên Phần mềm một cửa), gửi trực tiếp hoặc thông qua đường chuyển phát văn bản cho tổ chức, cá nhân. Việc thanh toán phí, lệ phí (nếu có) được thực hiện thông qua các công cụ thanh toán trực tuyến, chuyển khoản theo quy định hiện hành của pháp luật.

4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính

a) Trường hợp hồ sơ được giải quyết sớm hơn thời gian hẹn trả thì BPTNTKQ chủ động gọi điện thoại hoặc dùng các hình thức khác phù hợp để thông báo cho tổ chức, cá nhân đến nhận hồ sơ.

b) Trường hợp hồ sơ được giải quyết chậm hơn thời gian hẹn trả thì BPTNTKQ căn cứ vào Phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết do phòng, bộ phận chuyên môn chuyển đến để gọi điện thoại hoặc dùng các hình thức khác phù hợp thông báo để tổ chức, cá nhân không phải đi lại nhiều lần. Ngay sau khi có kết quả giải quyết hồ sơ, gọi điện hoặc dùng hình thức khác phù hợp thông báo để tổ chức, cá nhân đến nhận kết quả kèm theo văn bản giải thích, xin lỗi của cơ quan, đơn vị.

5. Khi đến nhận kết quả, cá nhân, tổ chức xuất trình Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Trong trường hợp mất Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì sử dụng giấy tờ tùy thân khác như Giấy chứng minh nhân dân, Giấy phép lái xe, Hộ chiếu... để nhận kết quả.

Điều 11. Quản lý hồ sơ được tiếp nhận theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

1. Các sở, ban, ngành, UBND quận, huyện, UBND phường, xã phải sử dụng Phần mềm một cửa do thành phố xây dựng để quản lý, theo dõi hồ sơ tiếp nhận theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông (trừ trường hợp phải sử dụng các phần mềm nghiệp vụ có phân hệ một cửa do các Bộ/ngành Trung ương triển khai). Các nguyên tắc sử dụng Phần mềm một cửa như sau:

a) Toàn bộ thông tin, dữ liệu về hồ sơ được tiếp nhận và giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông phải được cập nhật đầy đủ, kịp thời vào phần mềm trên (kể cả hồ sơ giải quyết ngay).

b) Sổ theo dõi hồ sơ, Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ, Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ phải được trích xuất từ phần mềm (trừ trường hợp vì lý do khách quan không thể thực hiện được hoặc phần mềm của Bộ/ngành Trung ương chưa hỗ trợ).

c) Cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn thành phố sử dụng đầy đủ các biểu mẫu theo dõi tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, gồm: sổ theo dõi hồ sơ, Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ, Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, trừ trường hợp có quy định riêng của Bộ/ngành Trung ương.

d) Để đảm bảo quản lý khoa học, BPTNTKQ phải tổ chức lưu trữ Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ, Sổ theo dõi hồ sơ.

4. Định kỳ hàng tháng, BPTNTKQ có trách nhiệm thống kê tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

5. Cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thực hiện việc báo cáo, thống kê tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

6. Trường hợp hồ sơ bị mất, thất lạc, hư hỏng thực hiện theo Điều 21, Nghị định 61/2018/NĐ-CP.

Chương III

CÔNG KHAI THÔNG TIN TẠI BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ

Điều 12. Niêm yết thủ tục hành chính tại BPTNTKQ

Việc niêm yết thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các cơ quan, đơn vị được thực hiện theo Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31 tháng 10 năm 2017 của Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn công bố, niêm yết thủ tục hành chính và báo cáo về tình hình, kết quả thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính.

Điều 13. Đăng tải thủ tục hành chính trên cổng thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị

1. Các sở, ban, ngành; UBND các quận, huyện; UBND các phường, xã đều phải đăng tải đường dẫn đến bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết tại cơ sở dữ liệu nên thủ tục hành chính thành phố trên trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị. Cách hiển thị đường dẫn cần rõ ràng, dễ tìm kiếm, khuyến khích sử dụng khối hình ảnh kèm chữ “Bộ thủ tục hành chính”.

2. Các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn thành phố đăng tải thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết trên trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị. Việc đăng tải phải rõ ràng, chính xác, đầy đủ, được trình bày thành chuyên mục theo từng lĩnh vực và thủ tục hành chính riêng biệt, tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và tra cứu.

Điều 14. Công khai các thông tin liên quan đến hoạt động công vụ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Họ tên, chức vụ và lĩnh vực tiếp nhận hồ sơ của công chức, viên chức làm việc tại BPTNTKQ.

2. Số điện thoại, địa chỉ hộp thư điện tử của thủ trưởng cơ quan, đơn vị và người có thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết kiến nghị, phản ánh của tổ chức, cá nhân về thủ tục hành chính.

3. Số điện thoại đường dây nóng của thành phố *1022 và số điện thoại lãnh đạo cơ quan, đơn vị.

4. Địa chỉ trang thông tin điện tử, hộp thư thoại hoặc tin nhắn cung cấp thông tin về thủ tục hành chính, tình trạng giải quyết hồ sơ và các dịch vụ hành chính công trực tuyến.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông

1. Tổ chức việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo đúng Quy định này.

2. Củng cố, sắp xếp lại BPTNTKQ.

a) BPTNTKQ chịu sự quản lý toàn diện của Văn phòng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, Phòng Hành chính - Tổ chức thuộc Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, Văn phòng UBND các quận, huyện và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch UBND phường, xã đối với các phường, xã (trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của pháp luật). BPTNTKQ của các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn thành phố thực hiện theo quy định của cơ quan chủ quản.

b) Trong trường hợp thành lập Trung tâm Phục vụ hành chính công, mô hình tổ chức, biên chế và hoạt động thực hiện theo các quy định, hướng dẫn về Trung tâm Phục vụ hành chính công.

c) Bố trí công chức, viên chức có đủ năng lực và phẩm chất, có kỹ năng giao tiếp tốt, đáp ứng các tiêu chuẩn quy định tại Điều 11, Nghị định 61/2018/NĐ-CP làm nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ. Khi làm việc, công chức, viên chức phải đeo thẻ chức danh, có bảng tên và chức danh để bàn.

d) Trang bị đồng phục cho công chức, viên chức làm việc tại BPTNTKQ.

đ) Bố trí phòng làm việc của BPTNTKQ tại nơi thuận tiện, có bảng chỉ dẫn. Diện tích làm việc tối thiểu của BPTNTKQ như sau:

- UBND cấp huyện: 80m²;

- UBND cấp xã: 40m².

e) BPTNTKQ được xây dựng hiện đại, bố trí đầy đủ ghế ngồi cho người dân, bàn chờ viết và các quầy tương ứng với các lĩnh vực khác nhau. BPTNTKQ được trang bị máy xếp hàng tự động nếu trên 50 lượt giao dịch/buổi, máy tra cứu thủ tục, hồ sơ, máy tính bảng để người dân đánh giá mức độ hài lòng, điều hòa nhiệt độ, camera theo dõi (kết nối vào mạng MAN thành phố) và các thiết bị khác theo nhu cầu quản lý, xây dựng chính phủ điện tử.

g) Phân công, đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc sử dụng Phần mềm một cửa của công chức, viên chức tiếp nhận và giải quyết hồ sơ nhằm đảm bảo phần mềm được sử dụng để xử lý tất cả hồ sơ thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan, đơn vị.

3. Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của cơ quan, đơn vị, quy chế tổ chức và hoạt động của BPTNTKQ tại cơ quan, đơn vị phù hợp với việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông theo Quy định này.

4. Thực hiện niêm yết công khai các quy định về thủ tục hành chính và các thông tin theo quy định tại Điều 11 Quy chế này ở vị trí thuận tiện, dễ quan sát tại BPTNTKQ và thường xuyên cập nhật bảng niêm yết quy định thủ tục hành chính khi có thay đổi; mở sổ góp ý, hòm thư góp ý (trừ các sở, ban, ngành làm việc tại Trung tâm hành chính thành phố); tiến hành khảo sát mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân đối với dịch vụ hành chính công của cơ quan, đơn vị và công chức làm việc tại BPTNTKQ theo quy định của UBND thành phố.

5. Tổ chức các hình thức thông báo, tuyên truyền thích hợp về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị thông qua các phương tiện truyền thông, cổng thông tin điện tử, các hình thức trực quan khác... để nhân dân được biết và giám sát việc thực hiện.

6. Thường xuyên tổ chức kiểm tra tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ của BPTNTKQ và công chức chuyên môn; rà soát, đánh giá tình hình công việc; chỉ đạo các giải pháp đổi mới và nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính, nâng cao tính minh bạch, giảm thiểu chi phí tuân thủ thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân; kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền những vướng mắc, khó khăn phát sinh trong quá trình thực hiện.

7. Riêng đối với các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn thành phố, những nội dung nào tại Quy định này trái với quy định của cơ quan Trung ương chủ quản thì thực hiện theo quy định của cơ quan Trung ương chủ quản.

Điều 16. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị liên quan

1. Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố

a) Chủ trì, chỉ đạo, đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này tại các cơ quan, đơn vị; hướng dẫn các đơn vị có liên quan kịp thời xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện;

b) Phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu UBND thành phố ban hành Quy chế quản lý, sử dụng Phần mềm một cửa tại các cơ quan, đơn vị thuộc UBND thành phố và xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình sử dụng Phần mềm một cửa;

c) Chủ trì tham mưu UBND thành phố mô hình tổ chức, hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung tại Trung tâm hành chính thành phố.

d) Tham mưu Chủ tịch UBND thành phố quyết định các lĩnh vực thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố.

đ) Tham mưu Chủ tịch UBND thành phố hướng dẫn triển khai công tác kiểm soát thủ tục hành chính, ban hành quyết định công bố bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan, đơn vị;

e) Thường xuyên rà soát danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền quyết định của UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố do các sở, ban, ngành tiếp nhận nhằm đảm bảo tất cả thủ tục hành chính trên được thực hiện theo cơ chế một cửa tại Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố.

2. Sở Nội vụ phối hợp theo dõi tình hình triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Trong trường hợp phát hiện các bất cập, các vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng đến công tác cải cách hành chính của thành phố thì kịp thời thông báo bằng văn bản cho Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố và các cơ quan, đơn vị có liên quan.

 3. Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm phối hợp với Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình sử dụng Phần mềm một cửa.

4. Báo Đà Nẵng, Báo Công an Đà Nẵng, Đài Phát thanh và Truyền hình Đà Nẵng, Cổng thông tin điện tử thành phố.

5. Đề nghị các cơ quan báo chí, truyền thông phổ biến, tuyên truyền rộng rãi nội dung Quy định này đến đông đảo đối tượng thực hiện thủ tục hành chính để biết và giám sát việc thực hiện.

Điều 17. Khen thưởng và kỷ luật

1. Thực hiện chế độ khen thưởng và xử lý kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức và người đứng đầu cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng trong việc giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân theo các quy định pháp luật hiện hành.

2. Đối với cán bộ, công chức, viên chức vi phạm trong quá trình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân chưa đến mức phải bị xem xét xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định hiện hành thì xử lý theo Chỉ thị số 07/CT-UBND ngày 21 tháng 7 năm 2015 của Chủ tịch UBND thành phố về xử lý vi phạm trong quá trình giải quyết hồ sơ, công việc của tổ chức, cá nhân.

Điều 18. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy định này, nếu có vướng mắc, phát sinh, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố để tổng hợp, báo cáo UBND thành phố Đà Nẵng xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.