QUYẾT ĐỊNH

VỀ BAN HÀNH QUY ĐỊNH SỬ DỤNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

- Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
- Căn cứ Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/09/2001 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2001 - 2010;
- Căn cứ Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg ngày 25/07/2001 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án tin học hóa quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001 - 2005;
- Căn cứ văn bản số 309/CV-BĐH112 ngày 13/9/2004 của Ban Điều Hành Đề án 112 của Chính phủ về quy định địa chỉ IP và tên miền của mạng tin học Chính phủ;
- Xét đề nghị của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố tại văn bản số 974/VP-TTTH ngày 22/02/2005;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về sử dụng thư tín điện tử trong các cơ quan hành chính thành phố Hồ Chí Minh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3. Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư, Giám đốc Sở Tài chính, Giám đốc Sở Bưu chính, Viễn thông, Thủ trưởng các cơ quan có liên quan, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận-huyện chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ SỬ DỤNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 37/2005/QĐ-UB ngày 28 tháng 02 năm 2005 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 : Hệ thống thư tín điện tử của thành phố Hồ Chí Minh là thành phần của hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ.

Hệ thống thư điện tử là một thành phần cơ bản của Trung tâm Tích hợp Dữ liệu được xây dựng trong chương trình Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005 (Đề án 112) nhằm phục vụ cán bộ, công chức, viên chức thuộc thành phố Hồ Chí Minh sử dụng gửi, nhận thông tin dưới dạng thư tín qua mạng tin học diện rộng, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Điều 2 : Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố chịu trách nhiệm quản lý khai thác sử dụng hệ thống thư tín điện tử của thành phố.

Trung tâm Tin học trực thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố chịu trách nhiệm về quản trị kỹ thuật hệ thống điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của thành phố Hồ Chí Minh.

Điều 3 : Qui định này áp dụng cho tất cà các đơn vị và cán bộ, công chức của thành phố Hồ Chí Minh khi khai thác và sử dụng hệ thống thư tín điện tử của thành phố Hồ Chí Minh.

Chương II

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Điều 4 : Hệ thống thư điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của thành phố gồm Trung tâm Tích hợp Dữ liệu, mạng LAN thành phần tại các đơn vị.

Hệ thống thư được đặt tên duy nhất trong thành phố có dạng tên sd@tphcm.gov.vn được chia thành các loại :

- Hộp thư dành cho cá nhân : dành cho các cán bộ, công chức của thành phố.

- Hộp thư dành cho đơn vị hành chính của thành phố (Sở, Ban, Ngành, Quận, Huyện…) : Hộp thư dành cho đơn vị (còn gọi là hộp thư đơn vị) được quy định đánh tên theo hướng dẫn tại công văn số 309/CV-BĐH112 ngày 13/9/2004 của Ban Điều hành Đề án 112 của Chính phủ về quy định địa chỉ IP và tên miền của mạng tin học Chính phủ.

- Mọi thông tin cá nhân, tổ chức khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của thành phố được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm Tích hợp Dữ liệu của thành phố - gọi là danh bạ điện tử của thành phố.

Chương III

QUI ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 5 : Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản lý thư điện tử của thành phố Hồ Chí Minh.

1. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố :

- Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm Quản lý Danh bạ điện tử của thành phố, cho phép đăng nhập, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư của thành phố.

- Quản trị mạng có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện cập nhật thông tin vào hệ thống thư điện tử của thành phố theo quyết định của Chánh Văn phòng Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố.

2. Sở Nội vụ cung cấp thông tin cập nhật về thay đổi thông tin về mỗi cán bộ công chức cho Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố để cập nhật kịp thời vào danh bạ điện tử của thành phố.

3. Các đơn vị hành chính trong thành phố phải báo cáo các thông tin thay đổi về cá nhân, tổ chức cho Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố. Chánh Văn phòng Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố chịu trách nhiệm cập nhật các thông tin thay đổi vào danh bạ điện tử của thành phố.

4. Trung tâm Tin học thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố có nhiệm vụ :

4.1. Quản trị hệ thống danh bạ điện tử thành phố Hồ Chí Minh, thông tin về danh bạ thư điện tử trong thành phố.

4.2. Cấp cho từng cán bộ, công chức, viên chức thành phố Hồ Chí Minh địa chỉ thư tín điện tử và mật khẩu sử dụng, khai thác thư điện tử khi được Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu.

4.3. Quản trị Hệ thống thư tín điện tử của thành phố Hồ Chí Minh, bảo đảm cho Hệ thống thư tín điện tử của thành phố Hồ Chí Minh hoạt động thông suốt, liên tục.

4.4. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư tín điện tử của thành phố Hồ Chí Minh theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức thành phố Hồ Chí Minh.

4.5. Xóa bỏ thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác nghiệp vụ chuyên môn.

4.6. Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học đối với Hệ thống thư tín điện tử của thành phố Hồ Chí Minh.

4.7. Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin.

4.8. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức thành phố Hồ Chí Minh khai thác sử dụng Hệ thống thư tín điện tử của thành phố Hồ Chí Minh.

4.9. Căn cứ kế hoạch hàng năm lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống thư tín điện tử của thành phố Hồ Chí Minh để trình lãnh đạo thành phố Hồ Chí Minh phê duyệt.

Điều 6 : Cung cấp và quản lý thư điện tử.

Việc cung cấp và quản lý thư điện tử được áp dụng cho đối tượng mới được tuyển vào làm việc trong thành phố Hồ Chí Minh, thuyên chuyển công tác hoặc thôi không làm việc trong thành phố Hồ Chí Minh.

1. Đối với trường hợp công chức mới làm việc trong thành phố Hồ Chí Minh.

Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới của cơ quan có thẩm quyền và ý kiến của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, Quản trị mạng phải tạo lập một hộp thư mới cho cán bộ đó để tham gia hệ thống thông tin điện tử.

2. Đối với trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác.

Trung tâm Tin học căn cứ vào quyết định của cơ quan có thẩm quyền cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của thành phố để bảo đảm tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin của thành phố Hồ Chí Minh.

3. Đối với trường hợp công chức chuyển công tác ra khỏi thành phố Hồ Chí Minh hoặc về hưu.

Trung tâm Tin học căn cứ vào quyết định của cơ quan có thẩm quyền cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của thành phố và loại hộp thư của cán bộ này ra khỏi hệ thống thông tin điện tử của thành phố.

Điều 7 : Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư cá nhân.

Các cán bộ, công chức thuộc thành phố Hồ Chí Minh được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm :

1. Bảo vệ mật khẩu sử dụng thư điện tử.

2. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.

3. Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình gửi lên mạng.

4. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.

5. Không được cung cấp mật khẩu, hoặc để lộ mật khẩu vào Hệ thống thư tín điện tử cho người khác. Trường hợp mật khẩu bị lộ phải báo cáo ngay cho Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố (Trung tâm Tin học) để được thay đổi mật khẩu.

6. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích của Hệ thống thư tín điện tử thành phố Hồ Chí Minh thông qua địa chỉ sử dụng của mình.

7. Khi gặp sự cố về hệ thống phải báo cáo cho Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố (Trung tâm Tin học) để khôi phục, sửa chữa.

Điều 8 : Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư đơn vị.

Hộp thư điện tử là loại hộp thư đặc biệt dành để đơn vị hành chính trao đổi công tác của đơn vị.

Hộp thư đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một số người trong đơn vị sử dụng.

Khi thay đổi Thủ trưởng đơn vị thì phải bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư đơn vị cho Thủ trưởng đơn vị mới.

Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư đơn vị thì người Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được Thủ trưởng ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý và thực hiện.

Thủ trưởng cơ quan ban hành quy chế sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư cơ quan và phải coi đó như phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của thủ trưởng đơn vị.

Điều 9 : Các đơn vị hành chính cấp sở, huyện không tự tổ chức hệ thống thư tín điện tử riêng.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10 : Bản quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Điều 11 : Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố và thủ trưởng các đơn vị tham gia vào Hệ thống thư tín điện tử có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện các quy định trên trong đơn vị mình.

Đơn vị, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 12 : Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các đơn vị gửi về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, quyết định./.

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ