ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SÓC TRĂNG

Theo đề nghị của Trưởng Ban điều hành Đề án 112 Tỉnh Sóc Trăng,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

SỬ DỤNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ CỦA UBND TỈNH SÓC TRĂNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 13/2005/QĐ.UBNDT, ngày 18/02/2005 của UBND tỉnh Sóc Trăng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1.

- Hệ thống thư tín điện tử của UBND tỉnh Sóc Trăng là hệ thống thông tin thuộc Đề án tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005 (Đề án 112) của UBND tỉnh Sóc Trăng.

- Hệ thống thư tín điện tử của UBND tỉnh Sóc Trăng dùng để gửi, nhận thông tin dưới dạng thư tín bao gồm các tư liệu, dự thảo văn bản, số liệu... phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ được phân công qua mạng tin học diện rộng của cán bộ, công chức các Sở, Ban ngành và UBND các huyện thị.

Điều 2. Trung tâm Dữ liệu- tin học chịu trách nhiệm quản lý cung cấp dịch vụ thư điên tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của UBND tỉnh.

Điều 3. Hộp thư điện tử của UBND tỉnh Sóc Trăng có dạng tên_sd@soctrang.gov.vn được chia thành các loại:

- Hộp thư dành cho các Sở, Ban ngành và UBND các huyện thị.

- Hộp thư dành cho cá nhân.

Điều 4. Quy định này áp dụng cho tất cả các đơn vị và cán bộ công chức, viên chức trong tỉnh để tham gia và khai thác Hệ thống thư tín điện tử.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 5. Trung tâm Dữ liệu- Tin học có nhiệm vụ:

1. Thiết lập hệ thống danh bạ điện tử cho các đơn vị tham gia vào hệ thống mạng diện rộng của UBND tỉnh Sóc Trăng.

2. Cấp cho từng cán bộ, công chức các Sở, Ban ngành và UBND các huyện thị địa chỉ thư tín điện tử và mật khẩu sử dụng để khai thác thư tín điện tử.

3. Quản trị Hệ thống thư tín điện tử của UBND tỉnh Sóc Trăng, bảo đảm cho Hệ thống thư tín điện tử của UBND tỉnh Sóc Trăng hoạt động thông suốt, liên tục.

4. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư tín điện tử của UBND tỉnh Sóc Trăng theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các đơn vị, của mỗi cán bộ, công chức các Sở, Ban ngành và UBND các huyện thị.

5. Xóa bỏ thư rác và các thư tín điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác nghiệp vụ chuyên môn.

6. Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học đối với Hệ thống thư tín điện tử của UBND tỉnh Sóc Trăng.

7. Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin.

8. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức các Sở, Ban ngành và UBND các huyện thị khai thác sử dụng Hệ thống thư tín điện tử của UBND tỉnh Sóc Trăng.

9. Giúp Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh báo cáo cho Ban điều hành Đề án 112 Chính phủ, Ban điều hành Đề án 112 tỉnh về tình hình sử dụng thư tín điện tử trong công tác.

10. Căn cứ kế hoạch hàng năm lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống thư tín điện tử của UBND tỉnh Sóc Trăng để trình Chủ tịch UBND tỉnh Sóc Trăng phê duyệt.

Điều 6. Cung cấp và quản lý thư điện tử.

Qui trình cung cấp và quản lý thư điện tử đựoc áp dụng cho đối tượng mới được tuyển vào làm việc, thuyên chuyển công tác hoặc thôi không làm việc trong các Sở, Ban ngành và UBND các huyện thị.

1. Đối với trường hợp công chức mới vào làm việc.

Sau khi có Quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới, cơ quan chủ quản dùng hợp thư cơ quan gởi đến quản trị mạng thông báo đăng ký cho công chức mới được tuyển dụng và Quyết định tuyển dụng bằng điện tử. Quản trị mạng căn cứ theo yêu cầu để tạo lập một hộp thư mới cho cán bộ mới để tham gia hệ thống thông tin điện tử.

2. Đối với trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác.

Trung tâm Dữ liệu- tin học căn cứ vào Quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh Sóc Trăng cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh để bảo đảm tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin của tỉnh.

3. Đối với trường hợp công chức chuyển công tác ra khỏi địa bàn tỉnh hoặc về hưu.

Trung tâm Dữ liệu- tin học căn cứ vào Quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh Sóc Trăng cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh và loại hộp thư của cán bộ này ra khỏi hệ thống thông tin điện tử của UBND tỉnh.

Điều 7. Trách nhiệm của người sử dụng hôp thư cá nhân

Các cán bộ, công chức viên chức được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm :

1. Bảo vệ mật khẩu sử dụng thư điện tử.

2. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.

3. Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình gửi lên mạng.

4. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.

5. Không được cung cấp mật khẩu, hoặc để lộ mật khẩu vào Hệ thống thư điện tử cho người khác. Trường hợp mật khẩu bị lộ phải báo cáo cho Trung tâm Dữ liệu- tin học để được thay đổi mật khẩu.

6. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích của Hệ thống thư tín điện tử của UBND tỉnh Sóc Trăng thông qua địa chỉ sử dụng của mình.

7. Khi gắp sự cố về hệ thống phải báo cho Trung tâm Dữ liệu- tin học để khôi phục, sửa chữa.

Điều 8. Trách nhiệm của người sử dụng hôp thư đơn vị.

Hộp thư điện tử dành cho đơn vị dùng để để trao đổi công tác hoặc chia sẻ thông tin chung. Hộp thư này do Thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một số người trong đơn vị sử dụng.

Khi thay đổi Thủ trưởng đơn vị thì phải bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư đơn vị cho Thủ trưởng đơn vị mới.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Bản Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Điều 10. Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, Trung tâm Dữ liệu- tin học, và Thủ trưởng các Sở, Ban ngành và Chủ tịch UBND các huyện, thị tham gia vào Hệ thống thư tín điện tử có trách nhiệm tổ chức thực hiện trong đơn vị mình các quy định trên.

Đơn vị, các nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm kỷ luật theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 11. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các đơn vị gửi về Trung tâm Dữ liệu- tin học để tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh Sóc Trăng xem xét, quyết định./.