QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ, TRỰC THUỘC SỞ NỘI VỤ

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẦN THƠ

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Vị trí chức năng

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của thành phố và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố theo quy định của pháp luật.

Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ; đồng thời,
chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
trực thuộc Bộ Nội vụ.

Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn

1. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ:

a) Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,
các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

c) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố”;

d) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử của thành phố;

đ) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố;

e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

g) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

h) Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

i) Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;

k) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;

l) Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.

2. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của thành phố:

a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;

b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố;

c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

d) Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;

đ) Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

e) Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

g) Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;

h) Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quy định.

Điều 3. Cơ cấu tổ chức và biên chế

1. Lãnh đạo: Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Chi cục trưởng và không quá 02 (hai) Phó Chi cục trưởng.

a) Chi cục trưởng là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục;

b) Phó Chi cục trưởng là người giúp Chi cục trưởng phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác do Chi cục trưởng phân công và chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về các lĩnh vực công tác được phân công;

c) Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức đối với Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân thành phố.

2. Cơ cấu tổ chức:

a) Phòng Hành chính - Tổng hợp;

b) Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;

c) Phòng Bảo quản - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

d) Phòng Thu thập - Chỉnh lý.

3. Biên chế:

a) Biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ do Ủy ban nhân dân thành phố quyết định trong tổng biên chế hành chính và sự nghiệp của Sở Nội vụ.

Căn cứ vào khối lượng công việc, tính chất, đặc điểm cụ thể về quản lý ngành, lĩnh vực trên địa bàn thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ xác định biên chế hành chính và biên chế sự nghiệp của Chi cục Văn thư - Lưu trữ để trình Ủy ban nhân dân thành phố quyết định.

b) Việc bố trí cán bộ, công chức, viên chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải căn cứ vào nhu cầu, chức danh, tiêu chuẩn, cơ cấu ngạch công chức, viên chức Nhà nước
theo quy định pháp luật hiện hành;

c) Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phê duyệt, giao Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành Quy chế làm việc của cơ quan phù hợp với Quyết định này và các quy định hiện hành có liên quan.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, giám đốc sở, thủ trưởng cơ quan, ban, ngành có liên quan; Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện có trách nhiệm thi hành Quyết định này kể từ ngày ký./.