QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH TIÊU CHÍ VÀ CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ SƠ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NGÃI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NGÃI

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 29/11/2006;

Căn cứ Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng;

Căn cứ Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020”;

Căn cứ Quyết định số 1953/QĐ-BTP ngày 30/7/2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện “Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020”;

Căn cứ Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 156/TTr-STP ngày 24/12/2013,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tiêu chí và cách thức thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc các Sở: Tư pháp, Nội vụ, Xây dựng, Tài nguyên và Môi trường; Chánh Thanh tra tỉnh; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, các tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

TIÊU CHÍ VÀ CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ SƠ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NGÃI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 344/QĐ-UBND ngày 30/12/2013 của UBND tỉnh Quảng Ngãi)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quy định này được áp dụng để thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi.

Điều 2. Nguyên tắc thẩm định hồ sơ

1. Việc thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi phải đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, khách quan và đúng quy định của pháp luật.

2. Việc thẩm định, cấp phép thành lập các văn phòng công chứng phải phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển văn phòng công chứng đến năm 2020 trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29/12/2012.

3. Trong 01 đợt tiếp nhận hồ sơ, mỗi công chứng viên hoặc nhiều công chứng viên (hợp danh) chỉ được nộp 01 hồ sơ thành lập văn phòng công chứng.

Điều 3. Trách nhiệm của công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng

Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ và nộp kèm các giấy tờ chứng minh về những nội dung trình bày trong đề án thành lập văn phòng công chứng.

Chương II

TIÊU CHÍ VÀ SỐ ĐIỂM CỦA CÁC TIÊU CHÍ

Điều 4. Vị trí dự kiến đặt trụ sở văn phòng công chứng

Điểm tối đa là 10 điểm, trong đó:

1. Vị trí đảm bảo khoảng cách hợp lý so với tổ chức hành nghề công chứng hiện tại trên địa bàn: cộng tối đa 6 điểm.

2. Vị trí thuận lợi cho việc liên hệ của người dân, không gây ách tắc giao thông: cộng tối đa 4 điểm.

Điều 5. Trụ sở văn phòng công chứng

1. Tổng diện tích sử dụng của trụ sở văn phòng công chứng:

a) Diện tích dưới 75 m²: 0 điểm;

b) Diện tích từ 75 m² đến dưới 150 m²: tối đa 4 điểm;

c) Diện tích từ 150 m² đến dưới 200 m²: tối đa 6 điểm;

d) Diện tích từ 200 m² đến dưới 250 m²: tối đa 8 điểm;

đ) Diện tích từ 250 m² trở lên: tối đa 10 điểm.

2. Tính pháp lý của trụ sở văn phòng công chứng:

a) Trường hợp trụ sở văn phòng công chứng thuộc sở hữu của công chứng viên thành lập hoặc thành viên hợp danh: cộng tối đa 5 điểm.

b) Trường hợp trụ sở văn phòng công chứng có hợp đồng thuê, mượn hợp lệ và có thời hạn thuê từ 5 năm trở lên, cụ thể:

- Hợp đồng thuê, mượn có thời hạn từ 5 năm đến dưới 10 năm: cộng tối đa 2 điểm;

- Hợp đồng thuê, mượn có thời hạn từ 10 năm trở lên: cộng tối đa 3 điểm.

Điều 6. Tổ chức bố trí, sắp xếp vị trí làm việc trong trụ sở văn phòng công chứng

Trụ sở làm việc của văn phòng công chứng cần được bố trí thành các khu vực (có phòng làm việc cho công chứng viên, nhân viên, phòng tiếp người yêu cầu công chứng và kho lưu trữ hồ sơ công chứng phù hợp), đảm bảo trật tự, an toàn, thuận lợi cho tổ chức và cá nhân đến giải quyết hồ sơ công chứng: tối đa 5 điểm.

Điều 7. Điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự và an toàn giao thông

1. Diện tích dành cho khách hàng để xe:

a) Diện tích dưới 50 m²: tối đa 2 điểm;

b) Diện tích từ 50 m² trở lên: tối đa 3 điểm.

Trường hợp văn phòng công chứng không bố trí diện tích dành cho khách hàng để xe sẽ không được chấm điểm mục này.

2. Địa điểm để xe dành cho khách hàng thuận lợi, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông: cộng tối đa 2 điểm.

3. Văn phòng công chứng có phương án phòng chống cháy nổ: cộng tối đa 2 điểm.

Điều 8. Cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin

Điểm tối đa là 7 điểm, trong đó:

1. Có dự kiến trang bị máy vi tính, máy photocoppy, fax và các trang thiết bị cần thiết khác đảm bảo cho hoạt động của văn phòng công chứng: cộng tối đa 2 điểm.

2. Có dự kiến thiết kế trang web và kết nối internet: cộng tối đa 2 điểm.

3. Có phương án đầu tư phần mềm nghiệp vụ công chứng, kế toán: cộng tối đa 3 điểm.

Điều 9. Loại hình của văn phòng công chứng và số lượng công chứng viên

1. Văn phòng công chứng do 1 công chứng viên thành lập: tối đa 3 điểm.

2. Văn phòng công chứng do nhiều công chứng viên thành lập: tối đa 6 điểm.

3. Số lượng công chứng viên (tối đa là 8 điểm): mỗi công chứng viên là thành viên hợp danh được cộng 2 điểm, mỗi công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng được cộng 1 điểm.

Điều 10. Kinh nghiệm của công chứng viên liên quan đến hoạt động công chứng

1. Về thời gian công tác trong lĩnh vực pháp luật, cụ thể:

a) Dưới 10 năm: 2 điểm.

b) Từ 10 năm đến 15 năm: tối đa 3 điểm.

c) Trên 15 năm: tối đa 4 điểm.

2. Có thời gian công tác liên quan đến nghiệp vụ công chứng từ 3 năm trở lên: cộng tối đa 3 điểm.

3. Có thời gian làm công tác nghiệp vụ công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trước khi bổ nhiệm công chứng viên được cộng tối đa 4 điểm, cụ thể:

a) Dưới 3 năm: cộng 3 điểm.

b) Từ 3 năm trở lên: cộng 4 điểm.

4. Công chứng viên đã từng hành nghề với tư cách công chứng viên được cộng tối đa 10 điểm, cụ thể:

a) Dưới 3 năm: cộng 2 điểm;

b) Từ 3 năm đến dưới 5 năm: cộng 4 điểm;

c) Từ 5 năm đến dưới 10 năm: cộng 6 điểm;

d) Từ 10 năm đến dưới 15 năm: cộng 8 điểm;

đ) Từ 15 năm trở lên: cộng 10 điểm.

5. Đối với công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng thì số điểm của mỗi công chứng viên được tính bằng một nửa số điểm của công chứng viên thành lập, công chứng viên là thành viên hợp danh quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 Điều này.

Điều 11. Thư ký nghiệp vụ

1. Mỗi thư ký nghiệp vụ được tính 2 điểm.

2. Mỗi thư ký nghiệp vụ được cộng tối đa 4 điểm nếu thuộc các trường hợp sau đây:

a) Có thời gian công tác trong lĩnh vực pháp luật từ 5 năm trở lên: cộng 2 điểm;

b) Đã có chứng chỉ tốt nghiệp khóa bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng: cộng 2 điểm.

3. Mỗi thư ký nghiệp vụ có thời gian công tác nghiệp vụ công chứng được cộng tối đa 4 điểm, cụ thể:

a) Từ 1 năm đến dưới 3 năm: cộng 2 điểm;

b) Từ 3 năm dưới 5 năm: cộng 3 điểm;

c) Từ 5 năm trở lên: cộng 4 điểm.

Điều 12. Nhân sự phụ trách kế toán

1. Nhân viên phụ trách kế toán có bằng cao đẳng chuyên ngành kế toán: tối đa 2 điểm;

2. Nhân viên phụ trách kế toán có bằng Đại học chuyên ngành kế toán: tối đa 3 điểm;

3. Nhân viên kế toán đã qua lớp đào tạo bồi dưỡng kế toán trưởng: cộng tối đa 1 điểm;

4. Nhân viên kế toán có thời gian công tác kế toán được cộng tối đa 2 điểm, cụ thể:

a) Dưới 5 năm: cộng tối đa 1 điểm.

b) Từ 5 năm trở lên: cộng tối đa 2 điểm.

Điều 13. Nhân sự phụ trách công nghệ thông tin

1. Văn phòng công chứng có nhân viên phụ trách công nghệ thông tin: tối đa 1 điểm.

2. Nhân viên có bằng đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành công nghệ thông tin: tối đa 2 điểm;

3. Nhân viên công nghệ thông tin có thời gian công tác công nghệ thông tin được cộng tối đa 2 điểm, cụ thể:

a) Dưới 5 năm: cộng tối đa 1 điểm.

b) Từ 5 năm trở lên: cộng tối đa 2 điểm.

4. Nếu văn phòng công chứng không có nhân viên công nghệ thông tin nhưng có phương án thuê dịch vụ công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của văn phòng công chứng: cộng tối đa 2 điểm.

Điều 14. Nhân sự phụ trách lưu trữ

1. Văn phòng công chứng có nhân viên làm công tác lưu trữ: tối đa 2 điểm.

2. Nhân viên có bằng đại học hoặc cao đẳng, trung cấp chuyên ngành lưu trữ: cộng tối đa 3 điểm;

3. Nhân viên lưu trữ có thời gian làm công tác lưu trữ được cộng tối đa 2 điểm, cụ thể:

a) Dưới 5 năm: cộng tối đa 1 điểm.

b) Từ 5 năm trở lên: cộng tối đa 2 điểm.

Điều 15. Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng và quy trình lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật

Điểm tối đa là 7 điểm, trong đó:

1. Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng chặt chẽ, đúng quy định pháp luật: cộng tối đa 3 điểm.

2. Xây dựng quy trình lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định pháp luật: cộng tối đa 4 điểm.

Điều 16. Khả năng quản trị văn phòng công chứng

1. Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng có bằng cấp hoặc giấy tờ chứng minh đã qua lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về quản trị: tối đa 3 điểm.

2. Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng từng có kinh nghiệm quản trị tổ chức hành nghề công chứng trên 1 năm: tối đa 4 điểm.

Điều 17. Tính khả thi của Đề án

Đề án thể hiện được tính khả thi và đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định: tối đa 10 điểm.

Điều 18. Những trường hợp không được tính điểm

1. Cùng một nhân sự, địa điểm dự kiến đặt trụ sở được nêu tại nhiều Đề án thành lập văn phòng công chứng trong cùng một đợt tiếp nhận hồ sơ thành lập văn phòng công chứng.

2. Nhân sự đã tham gia các hồ sơ thành lập văn phòng công chứng được Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép thành lập văn phòng công chứng (trừ trường hợp công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng, nay tham gia thành lập văn phòng công chứng).

3. Công chứng viên, thư ký nghiệp vụ đã từng bị xử lý kỷ luật trong quá trình công tác, bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp trong thời hạn 3 năm tính đến ngày nộp hồ sơ.

Chương III

CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ SƠ

Điều 19. Tổ thẩm định hồ sơ

1. Giám đốc Sở Tư pháp quyết định thành lập Tổ thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng. Tổ thẩm định hồ sơ có ít nhất 3 thành viên, trong đó đại diện lãnh đạo Sở Tư pháp làm tổ trưởng và các thành viên là đại diện phòng chuyên môn thuộc Sở.

2. Nguyên tắc thẩm định hồ sơ:

Các thành viên của Tổ thẩm định hồ sơ làm việc độc lập, căn cứ vào tiêu chí và thang điểm nêu tại Chương II của Quy định này để thẩm định và chấm điểm từng hồ sơ thành lập văn phòng công chứng.

Điều 20. Cách thức chấm điểm

1. Điểm của từng hồ sơ được tính bằng cách lấy điểm chấm của các thành viên cộng lại và chia cho số lượng thành viên tham gia chấm điểm.

2. Việc thẩm định và chấm điểm hồ sơ phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên Tổ thẩm định.

3. Hồ sơ được đề nghị xét chọn phải đạt từ 60 điểm trở lên và có số điểm cao nhất trong số hồ sơ xin thành lập trên 1 đơn vị quy hoạch. Trường hợp có nhiều hồ sơ có số điểm bằng nhau, thì hồ sơ đề nghị xét chọn sẽ theo các thứ tự ưu tiên sau đây:

a) Hồ sơ có số điểm chất lượng công chứng viên cao hơn;

b) Hồ sơ có số điểm chất lượng thư ký nghiệp vụ cao hơn;

c) Hồ sơ có số điểm cơ sở vật chất cao hơn.

4. Căn cứ vào kết quả thẩm định và số điểm của từng hồ sơ, Giám đốc Sở Tư pháp trình UBND tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép thành lập văn phòng công chứng theo quy định.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 21. Khiếu nại, tố cáo

1. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng có quyền khiếu nại việc từ chối cho phép thành lập văn phòng công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó là trái với pháp luật và Quy định này. Việc giải quyết khiếu nại được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại.

2. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng có quyền tố cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về các hành vi vi phạm pháp luật và Quy định này. Việc giải quyết tố cáo tuân theo quy định của pháp luật về tố cáo.

Điều 22. Tổ chức thực hiện

Sở Tư pháp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy định này. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc thì kịp thời báo cáo UBND tỉnh xem xét việc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.