QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH "CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG, TỔ CHỨC TÍN DỤNG

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

- Căn cứ Pháp lệnh Ngân hàng Nhà nước, Pháp lệnh Ngân hàng, Hợp tác xã tín dụng và công ty tài chính ngày 23/05/1990 ;
- Căn cứ Pháp lệnh kế toán và thống kê ngày 23/5/1988 ;
- Căn cứ Nghị định 15/CP ngày 02/3/1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ ;
-Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính Ngân hàng Nhà nước.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1.

Ban hành kèm theo quyết định này "Chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng Tổ chức tín dụng".

Điều 2.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế chỉ thị số 18NH/CP ngày 22/08/1975 về việc lập, luân chuyển, kiểm soát chứng từ kế toán và bảo quản các tài liệu kế toán ở các cơ quan Ngân hàng Nhà nước. Các quy định có liên quan đến lập, kiểm soát và luân chuyển chứng từ kế toán Ngân hàng, tổ chức tín dụng tại các văn bản khác trái với quyết định này đều hết hiệu lực thi hành.

Điều 3.

Chánh văn phòng Thống đốc, Vụ trường Vụ kế toán - Tài chính, Vụ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Trung ương, Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố, Tổng giám đốc, Giám đốc các Tổng chức tín dụng chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG, TỔ CHỨC TÍN DỤNG

(Ban hành kèm theo quyết định số 321/QĐ-NH2 ngày 04/12/1996 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước).

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1.

Chứng từ kế toán quy định trong chế độ này là các căn cứ chứng minh bằng giấy về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành và là cơ sở để hạch toán vào sổ sách kế toán Ngân hàng, Tổ chức tín dụng.

Điều 2.

Chế độ chứng từ này áp dụng đối vơi Ngân hàng Nhà nước, các tổ chức tín dụng (sau đây gọi tắt là Ngân hàng) và đối với khách hàng trong quan hệ giao dịch thanh toán có liên quan đến Ngân hàng.

Điều 3.

Việc ghi chép vào sổ sách kế toán ở các Ngân hàng, phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ. Chứng từ được coi là hợp lệ là chứng từ :

- Lập đúng mẫu quy định, ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các yếu tố theo quy định, không tẩy xoá, sửa chữa ;

- Trên chứng từ phải có đủ các chữ ký của những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ và đấu đơn vị (nếu có), chữ ký và dấu trên chứng từ phải phù hợp với mẫu chữ ký và mẫu dấu đã đăng ký tại Tổ chức tín dụng hoặc Ngân hàng Nhà nước (nơi mở tài khoản) ;

- Đối với loại chứng từ có nhiều liên thì nội dung giữa các liên trong một chứng từ phải khớp đúng ; đối với Séc thì xê ri và số séc của khách hàng phát hành phải phù hợp với xê ri và số séc mà Ngân hàng (nơi mở tài khoản) đã bán cho khách hàng.

Điều 4.

Các chứng từ liên quan đến giao dịch thanh toán với khách hàng, Ngân hàng Nhà nước Trung ương tiêu chuẩn hoá về quy cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các Ngân hàng.

Các chứng từ giao dịch thanh toán giữa Ngân hàng với khách hàng trong nước, nhất thiết các Ngân hàng phải sử dụng bằng tiếng Việt. Các chứng từ giao dịch với khách hàng nước ngoài, các Ngân hàng có thể in thêm tiếng Anh (phía dưới tiếng Việt) nhưng phải đúng mẫu quy định. Các chứng từ dùng để hạch toán trong nội bộ từng Ngân hàng, do Tổng giám đốc, Giám đốc Ngân hàng đó quy định, nhưng phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố, tính pháp lý cần thiết của chứng từ và phù hợp với quy định tại điều 5 của chế độ này.

Điều 5.

Chứng từ kế toán Ngân hàng, phải có đầy đủ các yếu tố sau đây :

1. Tên gọi của chứng từ (Séc, Uỷ nhiệm chi, Phiếu thu, phiếu chi...)

2. Số của chứng từ ;

3. Ngày, tháng, năm lập chứng từ ; Ngày, tháng, năm hạch toán số tiền trên chứng từ vào sổ kế toán;

4. Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản của đơn vị, cá nhân trả tiền ;

5. Tên, địa chỉ, số hiệu của Ngân hàng thanh toán ;

6. Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản của đơn vị, cá nhân thụ hưởng số tiền trên chứng từ ;

7. Tên, địa chỉ, số hiệu của Ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng ;

8. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ;

9. Các chỉ tiêu về số lượng và giá trị ;

10. Chữ ký của người lập và của những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm soát (Kế toán trưởng) và người phê duyệt (Thủ trưởng đơn vị), và phải đóng dấu đơn vị.

II. NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

a. Lập, ký, kiểm soát và luân chuyển chứng từ

Điều 6.

Lập chứng từ.

Tất cả các chứng từ kế toán Ngân hàng (bao gồm chứng từ do Ngân hàng lập và chứng từ do khách hàng lập) đề phải lập đúng mẫu quy định. Đối với Séc, bắt buộc khách hàng phải lập trên mẫu séc in sẵn nhận ở Ngân hàng (nơi mở tài khoản tiền gửi) phụ vụ mình. Chứng từ để xử lý các nghiệp vụ chỉ liên quan đến nội bộ một Ngân hàng, các Ngân hàng phải dùng các mẫu chứng từ nội bộ như phiếu chuyển khoản, phiếu thu, phiếu chi... không được dùng các mẫu chứng từ do khách hàng lập. Các chứng từ có nhiều liên phải lập một lần trên tất cả các liên bằng máy chữ, máy tính hoặc viết lồng lót giấy than và phải lập đủ số liên cần thiết sử dụng. Đối với nghiệp vụ hạch toán đơn giản 1 Nợ - 1 Có tại một đơn vị Ngân hàng thì được sử dụng 1 liên chứng từ để làm căn cứ hạch toán cho cả về Nợ và vế Có.

Đối với các loại Séc và các chứng từ có một liên, các yếu tố trên chứng từ phải viết tay bằng bút mực hoặc bút bi (mầu tím, xanh, đen). Trên tờ séc, các yếu tố :"Tên và số hiệu tài khoản của người phát hành", "Tên, m∙ số ký hiệu đơn vị thanh toán" các Ngân hàng phải in hoặc ghi trên từng tờ séc trước khi giao séc cho khách hàng.

Không được viết bằng mực đỏ (trừ các phiếu kế toán lập để điều chỉnh sai sót), không được viết bằng bút chì trên các loại chứng từ và không được viết hai loại bút, hai màu mực khách nhau trên một chứng từ.

Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, trung thực, chính xác. Không viết tắt, viết mờ hoặc nhoè chữ, không được sửa chữa, tẩy xoá bằng bất kỳ hình thức nào đối với các yếu tố trên chứng từ. Ngày, tháng, năm lập chứng từ ghi bằng số ; riêng đối với các tờ séc ngày tháng được viết bằng chữ, năm viết bằng số. Ngày lập chứng từ phải ghi ngày thực tế nộp vào ngân hàng (trừ các tờ séc có quy định riêng).

Trên chứng từ phải ghi số chứng từ, các chứng từ có in số sẵn thì số chứng từ là số in sẵn đó, chứng từ do khách hàng lập thì khách hàng phải đánh số. Kế toán trưởng hoặc Trưởng phòng kế toán (sau đây gọi tắt là Trưởng kế toán) quy định cụ thể việc đánh số những chứng từ do nội bộ Ngân hàng mình lập.

Nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ phải rõ ràng dễ hiểu.

Số tiền trên chứng từ bắt buộc phải ghi cả bằng số và bằng chữ, trừ những trường hợp quy định chỉ phải ghi số tiền bằng số (căn cứ mẫu chứng từ). Số tiền bằng chữ phải viết rõ nghĩa, chữ đầu của số tiền bằng chữ phải viết hoa và sát đầu dòng của dòng đầu tiên, không được viết cách dòng, cách qu∙ng giữa các chữ, không được viết thêm chữ (khác dòng) vào giữa hai chữ viết liền nhau trên chứng từ.

Chữ ký của khách hàng và các cán bộ nhân viên Ngân hàng trên tất cả các loại chứng từ kế toán Ngân hàng đều phải ký tay từng tờ bằng bút mực tím, xanh đen, hoặc bút bi, tuyệt đối không được ký lồng, ký bằng mực đỏ, các loại bút chì, không được dùng phương pháp đóng dấu khắc sẵn chữ ký hoặc in sẵn chữ ký trên chứng từ.

Các chứng từ quan trọng (Séc, giấy báo liên hàng...) có in số sẵn khi viết sai được huỷ bỏ bằng cách gạch chéo và đóng dấu hoặc ghi chữ "Huỷ bỏ" lên tất cả các liên. Những liên của chứng từ huỷ bỏ phải giữ lại đầy đủ ở cuống hay ở quyển của nó trước khi làm thủ tục tiêu huỷ. Khi tiêu huỷ các liên viết hỏng phải lập biên bản tiêu huỷ, trong đó ghi rõ loại chứng từ, số của chứng từ và biên bản tiêu huỷ phải có chữ ký chứng kiến của Tổng giám đốc, Giám đốc Ngân hàng (hoặc người được Tổng giám đốc, Giám đốc uỷ quyền) có chứng từ tiêu huỷ. Biên bản tiêu huỷ phải lưu vào hồ sơ riêng và bảo quản như các tài liệu khác.

Điều 7.

Trách nhiệm ký chứng từ kế toán Ngân hàng :

7.1. Chữ ký của khách hàng lập chứng từ :

Trên các chứng từ do khách hàng là cá nhân lập và nộp vào Ngân hàng phải có chữ ký của Chủ tài khoản hoặc người được Chủ tài khoản uỷ quyền ký thay. Trên các chứng từ do khách hàng là pháp nhân (Cơ quan Ngân hàng, đơn vị vũ trang, Tổng chức chính trị ; Tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp Nhà nước ; Tổ chức x∙ hội ; Quỹ x∙ hội, quỹ từ thiện...) lập và nộp vào Ngân hàng thì phải có đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản (Tổng Giám đốc, Giám đốc, Thủ trưởng của đơn vị,...) và của kế toán trưởng hoặc người được chủ tài khoản, kế toán trưởng uỷ quyền ký thay. Những khách hàng là Doanh nghiệp tư nhân, Hộ kinh doanh, Tổ hợp tác... nếu không có kế toán trưởng, trên giấy đăng ký mẫu chữ ký với Ngân hàng không đăng ký chữ ký mẫu của kế toán trưởng thì trên chứng từ (chỗ quy định ghi chữ ký của kế toán trưởng) do những khách hàng này lập, phải ghi rõ là không có kế toán trưởng.

Chữ ký và dấu của khách hàng (kể cả khách hàng là tổ chức tín dụng) trên chứng từ nộp vào Ngân hàng phải khớp đúng với chữ ký mẫu và mẫu dấu đã đăng ký tại Ngân hàng (nơi mở tài khoản).

Việc uỷ quyền ký thay trên các chứng từ kế toán Ngân hàng được thực hiện theo quy định của pháp luật.

7.2. Chữ ký của Ngân hàng có liên quan đến chứng từ :

Việc phân cấp phạm vi quyền hạn, trách nhiệm người được ký trên chứng từ kế toán đối với từng loại nghiệp vụ trong mối Ngân hàng do Tổng giám đốc, Giám đốc Ngân hàng đó quy định, nhưng phải bảo đảm trên tất cả các chứng từ dùng làm cơ sở ghi chép vào sổ sách kế toán Ngân hàng phải có đầy đủ chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm kiểm soát, xét duyệt trước khi thực hiện các nghiệp vụ (thu chi, xuất nhập, hạch toán và thanh toán...) Những cán bộ, nhân viên Ngân hàng ( kế toán, thủ quỹ, tín dụng, tin học...) phải lập bản mẫu chữ ký để đăng ký với Trưởng kế toán. Bản mẫu chữ ký phải được Giám đốc Ngân hàng xác nhận trước khi thi hành. Khi thay đổi công tác, những cán bộ Ngân hàng mới lên thay phải lập bản mẫu chữ ký của mình để thay thế bản mẫu chữ ký của người thôi làm các công việc liên quan trên chứng từ. Bản mẫu chữ ký cũ ở các bộ phận phải gạch chéo và đóng dấu "hết giá trị" để huỷ bỏ, ghi ngày huỷ bỏ rồi lưu vào tập hồ sơ riêng và lưu trữ theo thời hạn quy đinh.

Khi ký trên chứng từ, các cán bộ nhân viên Ngân hàng chỉ được ký trong phạm vi các loại chứng từ đã quy định và phải ký đúng mẫu đã đăng ký.

Những cán bộ nhân viên Ngân hàng ký vào các chứng từ không thuộc phạm vi quyền hạn của mình, ký không đúng mẫu đã đăng ký hoặc ký đúng mẫu nhưng thiếu trách nhiệm trong việc kiểm soát trước khi ký nên gây thiệt hại tài sản thì tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính hoặc phải bồi thường thiệt hại và xử lý theo quy định của pháp luật.

7.3. Những người chịu trách nhiệm ký trên chứng từ tuyệt đối không được ký trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn (ký khống).

Điều 8.

Kiểm soát chứng từ :

Tất cả các chứng từ kế toán phải được kiểm soát chặt chẽ trước khi thực hiện các nghiệp vụ (hạch toán, thanh toán...) nội dung của việc kiểm soát chứng từ kế toán Ngân hàng gồm :

+ Kiểm soát tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ, của các yếu tố ghi trên chứng từ.

+ Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

+ Kiểm soát tính chính xác của số liệu ghi trên chứng từ.

+ Kiểm soát việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại chứng từ.

+ Kiểm soát ký hiệu mật (KHM) đối với các chứng từ quy định phải có ký hiệu mật.

+ Kiểm soát, đối chiếu dấu và chữ ký trên chứng từ (chữ ký của khách hàng và chữ ký của các bộ phận liên quan trong Ngân hàng) phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký mẫu đã đăng ký tại Ngân hàng.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ của Nhà nước và của Ngân hàng quy định thì phải từ chối việc thực hiện (thanh toán, hạch toán, xuất quỹ, xuất kho...) đồng thời báo cáo ngay cho l∙nh đạo Ngân hàng (Tổng giám đốc, Giám đốc, Trưởng kế toán...) biết để xử lý kịp thời.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và số liệu không rõ ràng thì người kiểm tra được quyền trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ lập đúng, những chứng từ lập sai trả lại khách hàng hoặc người lập.

Điều 9.

Luân chuyển chứng từ :

9.1. Các Ngân hàng phải có quy định và thông báo cho khách hàng biết về thời gian giao dịch trong ngày làm việc của đơn vị mình...

Tất cả các chứng từ nhận được trong giờ giao dịch (trong giờ tiếp khách hàng), Ngân hàng phải xử lý hạch toán hết trong ngày hôm đó, những chứng từ nhận sau giờ giao dịch thì được xử lý hạch toán vào ngày làm việc tiếp theo.

9.2. Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán trong mỗi Ngân hàng do Tổng giám đốc,

Giám đốc Ngân hàng đó quy định nhưng phải bảo đảm đầy đủ các bước sau :

- Nhận chứng từ do khách hàng nộp (hoặc lập chứng từ) ;

- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ ;

- Thực hiện thu, chi tiền mặt hay xuất, nhập tài sản hoặc hạch toán và thanh toán theo các quy định cụ thể cho từng nghiệp vụ.

- Kiểm tra việc thực hiện các nghiệp vụ, bao gồm cả đối chiếu đấu, chữ ký của các bộ phận có liên quan trên chứng từ ;

- Tổng hợp các chứng từ đã phát sinh trong ngày ;

- Sắp xếp, xử lý, tổ chức bảo quản và lưu trữ ;

b. bảo quản và lưu trữ chứng từ :

Điều 10.

Chứng từ kế toán Ngân hàng đã sử dụng phải được phân loại, sắp xếp bảo quản chu đáo nhằm :

+ Bảo vệ an toàn tài sản ;

+ Giúp cho việc xem xét, tra cứu được thuận tiện, dễ dàng.

Những chứng từ kế toán phải bảo quản gồm Bảng cân đối chứng từ, nhật ký quỹ, các chứng từ nội bảng, các chứng từ ngoại bảng, nhật ký quỹ, bảng kết hợp chứng từ, bảng kê chứng từ và các chứng từ, tài liệu kế toán khác.

Điều 11.

Thời hạn bảo quản chứng từ được thực hiện theo thời hạn lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toán của Nhà nước và của Ngân hàng Nhà nước Trung ương quy định.

Điều 12.

Nhật ký chứng từ kế toán được đóng thành tập riêng theo ngày. Việc sắp xếp, đóng và bảo quản chứng từ kế toán tại các Ngân hàng do Tổng giám đốc, Giám đốc các Ngân hàng đó quy định bằng văn bản và hướng dẫn cho các đơn vị trực thuộc mình thực hiện, nhưng phải bảo đảm được các yêu cầu sau :

- Đầy đủ chứng từ ;

- Tra cứu nhanh chóng, dễ dàng ;

- Phù hợp với quy trình hạch toán kế toán ;

- Thuận tiện cho việc tiêu huỷ khi hết hạn bảo quản.

12.2. Các tập nhật ký chứng từ từ trong tháng, sau khi đóng được bảo quản tại phòng kế toán và chậm nhất một tháng sau khi báo cáo quyết toán năm được duyệt phải được lưu trữ tại kho bảo quản tài liệu, chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán.

Điều 13.

Khi chuyển giao chứng từ kế toán cho thủ kho lưu trữ bảo quản, bộ phận kế toán phải phân loại chứng từ theo thời hạn bảo quản và sắp xếp theo thứ tự thời gian để đóng gói thành bó (hoặc bao) có niêm phong, ngoài mỗi bó (hoặc bao) phải ghi rõ các thông tin về chứng từ như : Chứng từ ngày.. tháng.. năm.. ; số lượng.. tập ; thời hạn lưu trữ.. ; người đóng gói và niêm phong chứng từ.. (ký, ghi rõ họ tên).

Việc giao nhận chứng từ lưu trữ giữa bộ phận kế toán và thủ kho lưu trữ được thực hiện giao theo bó (hoặc bao) đã niêm phong và phải có sổ theo dõi kèm bảng kê chứng từ giao nhận theo đúng các thủ tục quy định về chế độ lưu trữ. Thủ kho lưu trữ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc mất mát, hư hỏng chứng từ kế toán bảo quản tại kho.

Điều 14.

Kho lưu trữ phải có đầy đủ dụng cụ chứa đựng vào bảo quản tài liệu như tủ sắt có khoá, giàn giá, phương tiện phòng hoả, cứu hoả, các biện pháp chống mối mọt, ẩm ướt, chuột cắn, hư hỏng, mất mát... và bố trí một thủ kho lưu trữ chuyên trách. Trường hợp chưa có kho lưu trữ hoặc kho lưu trữ không đủ chỗ mu phải bảo quản tài liệu kế toán vào tủ hoặc hòm có khoá để ở ngoài thì thủ kho lưu trữ cũng phải chịu trách nhiệm về sự an toàn của những tài liệu để ở các tủ, hòm này.

Điều 15.

Việc kiểm tra và cung cấp số liệu, tài liệu kế toán để đối chiếu, xem xét, tra cứu, giám định và sao chụp... tại các Ngân hàng được thực hiện theo quy định của Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước Trung ương. Quá trình xem xét, giám định hoặc sao chụp... chứng từ tài liệu kế toán phải có sự chứng kiến của thủ kho bảo quản, trưởng kế toán, Tổng giám đốc. Giám đốc Ngân hàng hoặc người được Tổng giám đốc, Giám đốc, trưởng kế toán, thủ kho uỷ quyền bằng văn bản. Việc tra cứu, đối chiếu, giám định, xem xét hoặc sao chụp chứng từ, tài liệu lưu trữ chỉ được tiến hành ở nơi quy định tại trụ sở Ngân hàng lưu trữ tài liêu. Chứng từ gốc phải được bảo quản nguyên vẹn, không được mang chứng từ gốc ra khỏi nơi quy định.

Trong quá trình điều tra, xem xét hoặc sao chụp chứng từ gốc, nếu ai làm hư hỏng, thất lạc hoặc tẩy xoá sửa chữa chứng từ gốc phải lập biên bản, quy trách nhiệm và xử lý hành chính hoặc xử lý theo quy định của pháp luật.

Mọi trường hợp mất mát, thất lạc chứng từ đều phải báo cáo Tổng Giám đốc, Giám đốc và Trưởng kế toán để có biện pháp xử lý kịp thời.

III. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 16.

Vụ trưởng vụ kế toán tài chính có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện chế độ này trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước.

Tổng giám đốc, Giám đốc tổ chức tín dụng có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện chế độ này trong đơn vị mình.

Đối với các chứng từ thanh toán, căn cứ tiêu chuẩn quy cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh đã được Ngân hàng Nhà nước Trung ương quy định, các Tổ chức tín dụng tổ chức in ấn và đăng ký mẫu với Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán Tài chính) trước khi sử dụng.

Điều 17.

Mọi hành vi vi phạm quy định trong chế độ này, tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm, được xử lý theo Pháp lệnh kế toán thống kê, Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính và các văn bản pháp luật khác của Nhà nước.

Điều 18.

Việc sửa đổi, bổ sung chế độ chứng từ kế toán này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định.