ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CÀ MAU

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ tại Tờ trình số 51/TTr-SNV ngày 13 tháng 9 năm 2016; Báo cáo thẩm định số 254/BC-STP ngày 18 tháng 8 năm 2016 của Giám đốc Sở Tư pháp,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

QUẢN LÝ HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CÀ MAU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 32/2016/QĐ-UBND ngày 31/10/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định về việc quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Cán bộ, công chức, viên chức thuộc tỉnh Cà Mau theo quy định tại khoản 1, 7 Điều 6 và khoản 1, 2 Điều 7 của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và khoản 3, 4 Điều 1 của Nghị định số 94/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

2. Cơ quan quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; cơ quan có cán bộ, công chức, viên chức được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

Điều 3. Nguyên tắc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Thực hiện theo quy định tại Điều 3 Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg ngày 24 tháng 12 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

Chương II

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ QUẢN LÝ HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ

Điều 4. Cơ quan quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản lý nhà nước về hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trên địa bàn tỉnh Cà Mau và ủy quyền cho Sở Ngoại vụ trực tiếp quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức, viên chức theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Quy định này.

Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Sở Ngoại vụ là cơ quan quản lý và lưu giữ hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ thực hiện nhiệm vụ sau:

1. Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ khi được lưu giữ tại đơn vị, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được.

2. Bàn giao hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho cán bộ, công chức, viên chức được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ khi có Quyết định cử đi công tác nước ngoài. Việc bàn giao hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn thời hạn sử dụng dưới 01 năm thì có trách nhiệm hỗ trợ và hướng dẫn cá nhân người có hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới khi có Quyết định cử đi công tác nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền.

3. Chuyển hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác.

4. Người được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cố tình không giao nộp lại hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu theo thời gian quy định sau khi nhập cảnh về nước, thì báo cáo ngay cho Ủy ban nhân dân tỉnh và thông báo cho cơ quan quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức để có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

5. Thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) và Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an về việc hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng (theo mẫu 06/2016/XNC ban hành kèm theo Thông tư số 03/2016/TT-BNG ngày 30/6/2016 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao).

6. Chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ để hủy giá trị hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của những người không còn thuộc đối tượng được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, bao gồm cả những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích.

Điều 6. Trách nhiệm của người được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

1. Cán bộ, công chức, viên chức được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ nhận hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại Sở Ngoại vụ để đi công tác nước ngoài sau khi có Quyết định cử đi công tác nước ngoài của cơ quan chức năng có thẩm quyền. Việc giao, nhận hộ chiếu phải có ký nhận.

2. Giữ gìn, bảo quản cẩn thận hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trong thời gian được giao sử dụng để đi công tác nước ngoài; không được tẩy xóa, sửa chữa nội dung ghi trong hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; không được cho người khác sử dụng, không được sử dụng trái với quy định của pháp luật.

3. Chỉ được sử dụng một loại hộ chiếu còn giá trị sử dụng cho mỗi chuyến đi công tác nước ngoài phù hợp với Quyết định cử đi công tác và tính chất công việc thực hiện ở nước ngoài, trừ trường hợp đặc biệt theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhập cảnh về Việt Nam sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài, phải nộp lại hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho Sở Ngoại vụ, trừ trường hợp có lý do chính đáng do Thủ trưởng cơ quan quản lý hộ chiếu quyết định.

5. Khi thay đổi cơ quan làm việc, phải báo cáo cơ quan quản lý hộ chiếu nơi chuyển đi và chuyển đến để các cơ quan này thực hiện quản lý hộ chiếu theo quy định.

6. Không được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ để đi nước ngoài với mục đích cá nhân.

7. Trường hợp mất hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ:

a) Nếu đang ở trong nước: Phải báo cáo ngay cho cơ quan quản lý hộ chiếu; đồng thời báo cáo cơ quan chức năng cử mình ra nước ngoài. Sau đó, cơ quan quản lý hộ chiếu có trách nhiệm thông báo ngay bằng văn bản đến cơ quan cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) và Cục Quản lý xuất, nhập cảnh, Bộ Công an.

b) Nếu đang ở nước ngoài: Phải khai báo ngay với cơ quan có thẩm quyền nước sở tại và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi gần nhất hoặc liên hệ với cơ quan quản lý hộ chiếu để được phối hợp giải quyết.

Điều 7. Trách nhiệm của cơ quan có cán bộ, công chức, viên chức được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý người được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến đến cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền thực hiện tốt Quy định này và kịp thời phối hợp với Sở Ngoại vụ để giải quyết những phát sinh trong việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (nếu có).

2. Khi cán bộ, công chức, viên chức có quyết định điều động, thay đổi cơ quan làm việc hoặc không còn thuộc đối tượng được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, bao gồm cả những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến Sở Ngoại vụ để thực hiện việc điều chỉnh hồ sơ quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy định.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8. Trách nhiệm của các cơ quan có liên quan

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau và các tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ Quy định này tổ chức triển khai thực hiện việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại cơ quan, đơn vị mình.

2. Công an tỉnh phối hợp với Sở Ngoại vụ theo dõi tình hình việc sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức, viên chức. Đồng thời, phối hợp với Sở Ngoại vụ báo cáo, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý kịp thời nếu phát hiện những trường hợp sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ không đúng mục đích theo quy định.

3. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm tổ chức sắp xếp bộ máy, bố trí nhân sự và trang bị cơ sở vật chất phù hợp để thực hiện công tác này; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh nếu để xảy ra sai sót hoặc vi phạm Quy định trong quá trình sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ. Định kỳ 6 tháng, hàng năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu, tổng hợp và báo cáo tình hình việc cấp, sử dụng, quản lý, gia hạn, bổ sung, sửa đổi hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trên địa bàn tỉnh. Báo cáo, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý vi phạm đối với những trường hợp sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ không đúng Quy định này.

Điều 9. Sửa đổi, bổ sung

Trong quá trình triển khai thực hiện Quy định này nếu phát hiện những vấn đề khó khăn, vướng mắc, không phù hợp, các cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời phản ánh về Sở Ngoại vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung./.