CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại Công văn số 1693//KHĐT-TĐ ngày 20/10 /2015 và đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp,

QUYẾT ĐỊNH:

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH MỚI BAN HÀNH ÁP DỤNG TẠI CÁC CƠ QUAN CẤP HUYỆN THỰC HIỆN NHIỆM VỤ CỦA BÊN MỜI THẦU

(Ban hành kèm theo Quyết định số 3199/QĐ-UBND  ngày 10 tháng 11 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình)

PHẦN I. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH.

Danh mục thủ tục hành chính mới ban hành

PHẦN II. NỘI DUNG CỤ THỂ CỦA TỪNG TTHC BAN HÀNH ÁP DỤNG TẠI CÁC CƠ QUAN CẤP HUYỆN THỰC HIỆN NHIỆM VỤ CỦA BÊN MỜI THẦU

1. Gửi thư chấp thuận HSDT và trao hợp đồng

* Trình tự thực hiện

Bước 1: Đồng thời với thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu, bên mời thầu gửi thông báo chấp thuận HSDT và trao hợp đồng, trong đó có nội dung yêu cầu về biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng, thời gian hoàn thiện, ký kết hợp đồng cho nhà thầu trúng thầu với điều kiện nhà thầu đã được xác minh là đủ năng lực để thực hiện tốt hợp đồng.

- Thời gian thực hiện TTHC: Vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần (trừ ngày lễ, tết).

- Địa điểm thực hiện TTHC: Địa chỉ của Bên mời thầu.

Bước 2: Trường hợp nhà thầu trúng thầu không đến hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc không nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo thời hạn nêu trong thông báo chấp thuận HSDT và trao hợp đồng thì nhà thầu sẽ bị loại và không được nhận lại bảo đảm dự thầu.

* Cách thức thực hiện: Thông qua hệ thống bưu chính.

* Thành phần hồ sơ: Thư thông báo chấp nhận HSDT và trao hợp đồng

* Số lượng hồ sơ: 01 bản gốc

* Thời hạn giải quyết: Đồng thời với thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu

(Thông báo tới các nhà thầu tham dự thầu theo đường bưu điện, fax là 05 ngày làm việc kể từ ngày kết quả lựa chọn nhà thầu được phê duyệt).

* Cơ quan thực hiện: Bên mời thầu

Bên mời thầu ở đây là các ban quản lý dự án của quận, huyện; các phòng, ban, đơn vị chức năng thuộc quận, huyện được giao nhiệm vụ hoặc được thành lập; là các tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp được lựa chọn để thực hiện các nhiệm vụ của bên mời thầu...

* Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức, cá nhân

* Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Thư chấp thuận HSDT và trao hợp đồng

* Lệ phí: Không có

* Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:

- Thư chấp thuận HSDT và trao hợp đồng theo Mẫu số 20 Chương VIII Phần 3 Mẫu số 1 - Mẫu HSMT áp dụng phương thức 1 giai đoạn 1 túi hồ sơ theo Thông tư số 03/2015/TT-BKHĐT .

- Thư chấp thuận HSDT và trao hợp đồng theo Mẫu số 23 Chương VIII Phần 3 Mẫu số 2 - Mẫu HSMT áp dụng phương thức 01 giai đoạn 02 túi hồ sơ theo Thông tư số 03/2015/TT-BKHĐT .

* Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục: Không có

* Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Luật Đấu thầu ngày 26/11/2013;

- Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

- Thông tư số 03/2015/TT-BKHĐT ngày 06/5/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư Quy định chi tiết lập Hồ sơ mời thầu xây lắp.

* Ghi chú: Các biểu mẫu đính kèm

Mẫu số 20 Chương VIII Phần 3 Mẫu số 1 – Mẫu HSMT áp dụng phương thức 01 giai đoạn 01 túi hồ sơ

(Ban hành kèm theo Thông tư số 03/2015/TT-BKHĐT)

THƯ CHẤP THUẬN HỒ SƠ DỰ THẦU VÀ TRAO HỢP ĐỒNG

____, ngày ____ tháng ____ năm __

Kính gửi: [ghi tên và địa chỉ của Nhà thầu trúng thầu, sau đây gọi tắt là “Nhà thầu”]

Về việc: Thông báo chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng

Căn cứ Quyết định số___ ngày___ tháng___năm___ của Chủ đầu tư [ghi tên Chủ đầu tư, sau đây gọi tắt là “Chủ đầu tư”] về việc phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu [ghi tên, số hiệu gói thầu], Bên mời thầu [ghi tên Bên mời thầu, sau đây gọi tắt là “Bên mời thầu”] xin thông báo Chủ đầu tư đã chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng cho Nhà thầu để thực hiện gói thầu [ghi tên, số hiệu gói thầu. Trường hợp gói thầu chia thành nhiều phần độc lập thì ghi tên, số hiệu của phần mà Nhà thầu được công nhận trúng thầu] với giá hợp đồng là ____ [ghi giá trúng thầu trong quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu] với thời gian thực hiện hợp đồng là ____[ghi thời gian thực hiện hợp đồng trong quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu].

Đề nghị đại diện hợp pháp của Nhà thầu tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng với Chủ đầu tư, Bên mời thầu theo kế hoạch như sau:

- Thời gian hoàn thiện hợp đồng: [ghi thời gian hoàn thiện hợp đồng], tại địa điểm [ghi địa điểm hoàn thiện hợp đồng];

- Thời gian ký kết hợp đồng: [ghi thời gian ký kết hợp đồng]; tại địa điểm [ghi địa điểm ký kết hợp đồng], gửi kèm theo Dự thảo hợp đồng.

Đề nghị Nhà thầu thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo Mẫu số 22 Chương VIII – Biểu mẫu hợp đồng của Hồ sơ mời thầu với số tiền ___ và thời gian hiệu lực___[ghi số tiền và thời gian có hiệu lực theo quy định tại Mục 5 Chương VII - Điều kiện cụ thể của hợp đồng của Hồ sơ mời thầu].

Văn bản này là một phần không tách rời của hồ sơ hợp đồng. Sau khi nhận được văn bản này, Nhà thầu phải có văn bản chấp thuận đến hoàn thiện, ký kết hợp đồng và thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo yêu cầu nêu trên, trong đó Nhà thầu phải cam kết năng lực hiện tại của nhà thầu vẫn đáp ứng yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu. Chủ đầu tư sẽ từ chối hoàn thiện, ký kết hợp đồng với Nhà thầu trong trường hợp phát hiện năng lực hiện tại của Nhà thầu không đáp ứng yêu cầu thực hiện gói thầu.

Nếu đến ngày___ tháng___năm___ [căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu để quy định thời hạn cuối cùng cho việc thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng, hoàn thiện, ký kết hợp đồng nhưng không muộn hơn 28 ngày, kể từ ngày phát hành văn bản thông báo chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng] mà Nhà thầu không tiến hành hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc từ chối hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc không thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo các yêu cầu nêu trên thì Nhà thầu sẽ bị loại và không được nhận lại bảo đảm dự thầu.

Tài liệu đính kèm: Dự thảo hợp đồng.

Mẫu số 23 Chương VIII Phần 3 Mẫu số 2 – Mẫu HSMT áp dụng phương thức 01 giai đoạn 02 túi hồ sơ

(Ban hành kèm theo Thông tư số 03/2015/TT-BKHĐT)

THƯ CHẤP THUẬN HỒ SƠ DỰ THẦU VÀ TRAO HỢP ĐỒNG

____, ngày ____ tháng ____ năm ____

Kính gửi: [ghi tên và địa chỉ của Nhà thầu trúng thầu, sau đây gọi tắt là “Nhà thầu”]

Về việc: Thông báo chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng.

Căn cứ Quyết định số___ ngày___ tháng___năm___ của Chủ đầu tư [ghi tên Chủ đầu tư, sau đây gọi tắt là “Chủ đầu tư”] về việc phê duyệt kết quả lựa chọn Nhà thầu gói thầu [ghi tên, số hiệu gói thầu], Bên mời thầu [ghi tên Bên mời thầu, sau đây gọi tắt là “Bên mời thầu”] xin thông báo Chủ đầu tư đã chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng cho Nhà thầu để thực hiện gói thầu [ghi tên, số hiệu gói thầu. Trường hợp gói thầu chia thành nhiều phần độc lập thì ghi tên, số hiệu của phần mà Nhà thầu được công nhận trúng thầu] với giá hợp đồng là ____ [ghi giá trúng thầu trong quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu] với thời gian thực hiện hợp đồng là ____[ghi thời gian thực hiện hợp đồng trong quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu].

Đề nghị đại diện hợp pháp của Nhà thầu tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng với Chủ đầu tư, Bên mời thầu theo kế hoạch như sau:

- Thời gian hoàn thiện hợp đồng: [ghi thời gian hoàn thiện hợp đồng], tại địa điểm [ghi địa điểm hoàn thiện hợp đồng];

- Thời gian ký kết hợp đồng: [ghi thời gian ký kết hợp đồng]; tại địa điểm [ghi địa điểm ký kết hợp đồng], gửi kèm theo Dự thảo hợp đồng.

Đề nghị Nhà thầu thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo Mẫu số 22 Chương IX – Biểu mẫu hợp đồng của Hồ sơ mời thầu với số tiền ___ và thời gian hiệu lực___[ghi số tiền và thời gian có hiệu lực theo quy định tại Mục 5 Chương VIII - Điều kiện cụ thể của hợp đồng của Hồ sơ mời thầu].

Văn bản này là một phần không tách rời của hồ sơ hợp đồng. Sau khi nhận được văn bản này, Nhà thầu phải có văn bản chấp thuận đến hoàn thiện, ký kết hợp đồng và thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo yêu cầu nêu trên, trong đó Nhà thầu phải cam kết năng lực hiện tại của Nhà thầu vẫn đáp ứng yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu. Chủ đầu tư sẽ từ chối hoàn thiện, ký kết hợp đồng với Nhà thầu trong trường hợp phát hiện năng lực hiện tại của Nhà thầu không đáp ứng yêu cầu thực hiện gói thầu.

Nếu đến ngày___ tháng___năm___ [căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu để quy định thời hạn cuối cùng cho việc thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng, hoàn thiện, ký kết hợp đồng nhưng không muộn hơn 28 ngày, kể từ ngày phát hành văn bản thông báo chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng] mà Nhà thầu không tiến hành hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc từ chối hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc không thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo các yêu cầu nêu trên thì Nhà thầu sẽ bị loại và không được nhận lại bảo đảm dự thầu.

Tài liệu đính kèm: Dự thảo hợp đồng.

2. Tiếp nhận HSDT trong trường hợp nhà thầu tham dự thầu chưa mua hoặc chưa nhận HSMT từ Bên mời thầu.

* Trình tự thực hiện

Bước 1: Bên mời thầu phải tiếp nhận HSDT của tất cả các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu, kể cả trường hợp nhà thầu tham dự thầu chưa mua hoặc chưa nhận HSMT trực tiếp từ bên mời thầu.

- Thời gian thực hiện TTHC: Vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần (trừ ngày lễ, tết)

- Địa điểm thực hiện TTHC: địa chỉ của Bên mời thầu

Bước 2: Trường hợp chưa mua HSMT thì nhà thầu phải trả cho bên mời thầu một khoản tiền bằng giá bán HSMT trước khi hồ sơ dự thầu được tiếp nhận.

* Cách thức thực hiện:

- Nộp trực tiếp tại cơ quan của Bên mời thầu

- Thông qua hệ thống bưu chính.

* Thành phần hồ sơ:

- HSDT

* Số lượng hồ sơ:

- 01 bản gốc HSDT

- Bản chụp của HSDT với số lượng theo yêu cầu của HSMT

* Thời hạn giải quyết: nộp HSDT trước thời điểm đóng thầu

* Cơ quan thực hiện: Bên mời thầu, Nhà thầu

Bên mời thầu ở đây là các ban quản lý dự án của quận, huyện; các phòng, ban, đơn vị chức năng thuộc quận, huyện được giao nhiệm vụ hoặc được thành lập; là các tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp được lựa chọn để thực hiện các nhiệm vụ của bên mời thầu...

* Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức, cá nhân

* Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Nhà thầu được nộp hồ sơ dự thầu

* Lệ phí: chi phí mua HSMT tối đa là 2.000.000 đồng cho đấu thầu trong nước; đối với đấu thầu quốc tế, mức giá bán theo thông lệ đấu thầu quốc tế. (Khoản 1 Điều 9 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP)

* Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có

* Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục:

- Nộp HSDT trước thời điểm đóng thầu (điểm e, khoản 1, điều 12, Luật Đấu thầu năm 2013)

- Đóng phí mua HSMT (điểm d, khoản 1, điều 13, Luật Đấu thầu năm 2013)

* Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Luật Đấu thầu ngày 26/11/2013;

- Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

- Thông tư số 03/2015/TT-BKHĐT ngày 06/5/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư Quy định chi tiết lập Hồ sơ mời thầu xây lắp.

3. Nhà thầu được tự gửi văn bản làm rõ về năng lực, kinh nghiệm của mình mà không cần có văn bản yêu cầu làm rõ từ bên mời thầu

* Trình tự thực hiện

Bước 1: Trong khoảng thời gian theo quy định tại HSMT, trường hợp nhà thầu phát hiện HSDT của mình thiếu các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì nhà thầu được phép tự gửi tài liệu đến Bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình.

- Thời gian thực hiện TTHC: Vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần (trừ ngày lễ, tết)

- Địa điểm thực hiện TTHC: địa chỉ của Bên mời thầu

Bước 2: Bên mời thầu tiếp nhận những tài liệu làm rõ của nhà thầu để xem xét, đánh giá; các tài liệu làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm được coi như một phần của HSDT.

Bước 3: Bên mời thầu phải thông báo bằng văn bản cho nhà thầu về việc đã nhận được các tài liệu làm rõ của nhà thầu bằng một trong những cách sau: gửi trực tiếp, theo đường bưu điện, fax .

* Cách thức thực hiện:

- Gửi trực tiếp đến bên mời thầu;

- Thông qua hệ thống bưu chính.

* Thành phần hồ sơ: các tài liệu làm rõ

* Số lượng hồ sơ:

- 01 bản gốc để đối chiếu (nếu cần);

- 01 bản chụp các tài liệu làm rõ.

* Thời hạn giải quyết: Trong khoảng thời gian được gửi văn bản làm rõ quy định trong HSMT.

* Cơ quan thực hiện: Bên mời thầu, Nhà thầu

Bên mời thầu ở đây là các ban quản lý dự án của quận, huyện; các phòng, ban, đơn vị chức năng thuộc quận, huyện được giao nhiệm vụ hoặc được thành lập; là các tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp được lựa chọn để thực hiện các nhiệm vụ của bên mời thầu...

* Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức, Cá nhân

* Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Bên mời thầu tiếp nhận những tài liệu làm rõ của nhà thầu để xem xét đánh giá

* Lệ phí: Không có

* Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:Không có

* Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục: (quy định tại Điều 16, Nghị định 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014)

- Các tài liệu làm rõ liên quan đến tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm, không liên quan đến giá dự thầu;

- Tài liệu phải gửi đến bên mời thầu trong khoảng thời gian được phép gửi văn bản làm rõ.

* Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Luật Đấu thầu ngày 26/11/2013;

- Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

- Thông tư số 03/2015/TT-BKHĐT ngày 06/5/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư Quy định chi tiết lập Hồ sơ mời thầu xây lắp.

4 . Thương thảo hợp đồng trước khi phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

* Trình tự thực hiện

Bước 1: Nhà thầu xếp hạng thứ nhất được bên mời thầu mời đến thương thảo hợp đồng;

- Thời gian thực hiện TTHC: Vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần (trừ ngày lễ, tết)

- Địa điểm thực hiện TTHC: địa chỉ của Bên mời thầu

Bước 2: Trường hợp thương thảo thành công, chủ đầu tư sẽ phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;

Bước 3: Trường hợp thương thảo không thành công, mời nhà thầu tiếp theo vào thương thảo hợp đồng. Trường hợp thương thảo với nhà thầu xếp hạng tiếp theo không thành công, thì bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định hủy thầu.

* Cách thức thực hiện:

Trực tiếp tại trụ sở cơ quan bên mời thầu, chủ đầu tư.

* Thành phần hồ sơ:

- Báo cáo đánh giá HSDT (01 bản sao) và văn bản xếp hạng nhà thầu (01 bản sao);

- HSDT (01 bản sao) và các tài liệu làm rõ HSDT nếu có (01 bản sao);

- HSMT (01 bản sao).

* Số lượng hồ sơ: 01 bộ

*Thời hạn giải quyết: Không được vượt quá 45 ngày đối với đấu thầu trong nước và 60 ngày đối với đấu thầu quốc tế

* Cơ quan thực hiện: Bên mời thầu và nhà thầu

Bên mời thầu ở đây là các ban quản lý dự án của quận, huyện; các phòng, ban, đơn vị chức năng thuộc quận, huyện được giao nhiệm vụ hoặc được thành lập; là các tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp được lựa chọn để thực hiện các nhiệm vụ của bên mời thầu...

* Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức, cá nhân

* Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Biên bản thương thảo hợp đồng

* Lệ phí: Không có

* Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có

* Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục: (điểm a, khoản 3, điều 19, Nghị định số 63/2014/NĐ-CP)

- Không thương thảo đối với các nội dung mà nhà thầu đã chào theo đúng yêu cầu của HSMT.

* Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Luật Đấu thầu ngày 26/11/2013;

- Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

- Thông tư số 03/2015/TT-BKHĐT ngày 06/5/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư Quy định chi tiết lập Hồ sơ mời thầu xây lắp.