ĐỀ ÁN

XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU LÝ LỊCH TƯ PHÁP TẠI TỈNH THỪA THIÊN HUẾ, GIAI ĐOẠN 2012 – 2015
(Ban hành kèm theo Quyết định số 316/QĐ-UBND ngày 06/02/2013 của UBND tỉnh)

Phần I

I. MỤC TIÊU XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

Đề án “Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại tỉnh Thừa Thiên Huế, giai đoạn từ năm 2012-2015” nhằm triển khai thực hiện Quyết định số 2369/QĐ-TTg ngày 28 tháng 12 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Xây dựng Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia và kiện toàn tổ chức thuộc Sở Tư pháp để xây dựng quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp”, bảo đảm thực thi Luật Lý lịch tư pháp và Nghị định số 111/2010/NĐ-CP trên phương diện cơ bản là xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.

II. NHIỆM VỤ QUẢN LÝ LÝ LỊCH TƯ PHÁP

Theo quy định tại khoản 5 Điều 9 và Điều 13 của Luật Lý lịch tư pháp thì Sở Tư pháp là cơ quan vừa thực hiện chức năng quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp vừa là cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh, Sở Tư pháp có các nhiệm vụ chủ yếu sau:

1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lý lịch tư pháp:

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lý lịch tư pháp; tổ chức phổ biến, giáo dục pháp luật về lý lịch tư pháp.

- Xây dựng, quản lý, khai thác và bảo vệ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.

- Kiểm tra, xử lý vi phạm và giải quyết theo thẩm quyền các khiếu nại, tố cáo trong việc thực hiện pháp luật về lý lịch tư pháp.

- Triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng và quản lý lý lịch tư pháp.

2. Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp:

a) Thông tin đầu vào:

Theo quy định tại các điều 16, 20, 21, khoản 2 Điều 22, khoản 3 Điều 37 của Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn liên quan, Sở Tư pháp có nhiệm vụ tiếp nhận 16 loại thông tin lý lịch tư pháp từ: Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, 62 Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong cả nước, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan Công an, cơ quan Thi hành án dân sự và các cơ quan, tổ chức liên quan.

b) Kiểm tra, phân loại, xử lý thông tin lý lịch tư pháp:

Sau khi tiếp nhận các thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức cung cấp (nêu tại điểm a trên đây), Sở Tư pháp có nhiệm vụ kiểm tra, phân loại, xử lý thông tin theo quy trình cơ bản như sau:

- Đối với thông tin lý lịch tư pháp của người đang cư trú tại địa phương thì Sở Tư pháp thực hiện lập Lý lịch tư pháp, cập nhật, xử lý thông tin lý lịch tư pháp và đưa vào lưu trữ trong cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, cụ thể:

+ Đối với trích lục bản án hình sự sơ thẩm có hiệu lực pháp luật, trích lục bản án hình sự phúc thẩm, trích lục quyết định tuyên bố phá sản do Tòa án cung cấp thì Sở Tư pháp lập lý lịch tư pháp của đương sự sau khi đã kiểm tra và bảo đảm đầy đủ, chính xác, rõ ràng các thông tin về nhân thân của đương sự và các thông tin về lý lịch tư pháp (đối với trường hợp người bị kết án lần đầu). Trường hợp người bị kết án từ lần thứ hai trở lên (đã có bản lý lịch tư pháp trước đó đang lưu tại Sở Tư pháp) thì Sở Tư pháp sẽ tích hợp các thông tin lý lịch tư pháp của bản án tiếp theo vào bản lý lịch tư pháp đã có.

+ Đối với thông tin lý lịch tư pháp bổ sung liên quan đến quá trình thi hành bản án thì Sở Tư pháp cập nhật các thông tin bổ sung đó vào Lý lịch tư pháp của đương sự.

- Trường hợp thông tin lý lịch tư pháp của người không cư trú tại địa phương thì Sở Tư pháp sẽ gửi thông tin đó cho Sở Tư pháp tỉnh, thành phố nơi đương sự cư trú. Trường hợp không xác định được nơi cư trú của người bị kết án thì Sở Tư pháp gửi thông tin lý lịch tư pháp cho Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia.

- Đối với những thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức gửi trực tiếp cho Sở Tư pháp không thông qua Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia thì ngoài việc tiếp nhận, cập nhật, xử lý theo thủ tục nêu trên, Sở Tư pháp phải gửi các thông tin này cho Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia sau khi hoàn thành việc lập Lý lịch tư pháp, cập nhật thông tin lý lịch tư pháp.

c) Sắp xếp, lưu trữ thông tin lý lịch tư pháp:

Để phục vụ cho việc tra cứu thông tin lý lịch tư pháp theo quy định nên việc sắp xếp, lưu trữ thông tin lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp được thực hiện theo nguyên tắc cá thể hóa dữ liệu lý lịch tư pháp của từng cá nhân, tức là sắp xếp toàn bộ thông tin lý lịch tư pháp của mỗi cá nhân riêng biệt để tránh nhầm lẫn thông tin lý lịch tư pháp của người này với người kia.

Việc sắp xếp, lưu trữ này phải tuân theo nguyên tắc, quy trình nghiệp vụ nhất định do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định.

d) Số hóa các dữ liệu lý lịch tư pháp:

Ứng dụng phần mềm lý lịch tư pháp của Bộ Tư pháp vào hoạt động xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp. Các thông tin đầu vào sau khi được kiểm tra, phân loại, xử lý thì sẽ được chuyển hóa thành dữ liệu điện tử (số hóa các dữ liệu này) để tiện cho việc lưu trữ và tra cứu thông tin. Dữ liệu điện tử sau khi số hóa phải được rà soát, đối chiếu, bảo đảm tính chính xác trước khi cập nhật vào cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, việc lưu trữ thông tin lý lịch tư pháp bằng điện tử (dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử) không thay thế hoàn toàn việc lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy.

đ) Cung cấp thông tin đầu ra:

Sở Tư pháp có nhiệm vụ cung cấp các thông tin đầu ra sau đây:

- Cung cấp bản Lý lịch tư pháp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.

- Cung cấp thông tin lý lịch tư pháp bổ sung cho Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia.

- Gửi thông tin lý lịch tư pháp cho Sở Tư pháp tỉnh, thành phố khác nơi đương sự cư trú. Trường hợp không xác định được nơi cư trú của đương sự thì gửi thông tin đó cho Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia.

- Cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp.

Phần II

NỘI DUNG ĐỀ ÁN

I. KIỆN TOÀN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ LÝ LỊCH TƯ PHÁP

Do lượng thông tin lý lịch tư pháp tương đối lớn, nhu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của các cá nhân, tổ chức tại tỉnh Thừa Thiên Huế ngày càng tăng (Năm 2008 cấp: 2341 Phiếu lý lịch tư pháp, năm 2009 cấp: 3137 Phiếu lý lịch tư pháp, Năm 2010 cấp: 4900 Phiếu lý lịch tư pháp, năm 2011 cấp: 3049 Phiếu lý lịch tư pháp, năm 2012 cấp: 3898 Phiếu lý lịch tư pháp) và có số lượng cao so với các tỉnh trong cả nước, do vậy, để thực hiện nhiệm vụ xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và quản lý nhà nước về lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh, Sở Tư pháp sử dụng tổ chức hiện có của Sở là Phòng Hành chính tư pháp, đồng thời, bổ sung ít nhất 03 biên chế làm công tác lý lịch tư pháp tại Phòng Hành chính tư pháp theo quy định tại điểm 2 Mục II Phần thứ hai của Quyết định số 2369/QĐ-TTg ngày 28 tháng 12 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ.

Công chức làm công tác tại Phòng Hành chính Tư pháp phải có trình độ chuyên môn về pháp luật, thông thạo về tin học văn phòng và được đào tạo nghiệp vụ lý lịch tư pháp.

II. BẢO ĐẢM CƠ SỞ VẬT CHẤT CHO SỞ TƯ PHÁP ĐỂ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ, QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU LÝ LỊCH TƯ PHÁP

- Bố trí kho lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp riêng để đảm bảo nguyên tắc quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Tuy nhiên, khi chưa được bố trí kho lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp riêng, Sở Tư pháp được đầu tư, cấp kinh phí sửa chữa, cải tạo kho lưu trữ tại tầng 4 của trụ sở cơ quan Sở Tư pháp để bố trí kho lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp tạm thời phù hợp với quy định của Luật Lý lịch tư pháp và Nghị định số 111/2010/NĐ-CP của Chính phủ.

- Kho lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp phải có các tủ chuyên dụng để lưu trữ hồ sơ thông tin lý lịch tư pháp về án tích và thông tin cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã trong quyết định tuyên bố phá sản đã có hiệu lực pháp luật; có tủ để lưu trữ hồ sơ cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Kho lưu trữ phải đảm bảo các biện pháp bảo đảm an toàn và an ninh đối với cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp; bảo đảm phòng, chống đột nhập, trộm cắp dữ liệu; phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; đảm bảo trang bị các thiết bị kỹ thuật, phương tiện, duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với việc bảo quản hồ sơ lý lịch tư pháp và các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a xít và các tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ lý lịch tư pháp.

- Đầu tư trang thiết bị, phương tiện làm việc như: bàn, ghế, tủ hồ sơ chuyên dụng, máy tính cá nhân, máy in, máy chủ, các thiết bị mạng, máy fax, máy photocopy... đảm bảo thực hiện tốt chức năng quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại địa bàn tỉnh.

III. HOÀN THIỆN CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỐI VỚI VIỆC XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU LÝ LỊCH TƯ PHÁP

- Xây dựng Quy chế phối hợp về tiếp nhận, cập nhật, cung cấp, khai thác, xử lý trao đổi thông tin về lý lịch tư pháp, lập lý lịch tư pháp và cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo quy định của pháp luật tại tỉnh Thừa Thiên Huế.

- Xây dựng văn bản hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp Thừa Thiên Huế.

- Xây dựng quy trình về việc tiếp nhận, cung cấp, cập nhật nguồn thông tin Lý lịch Tư pháp; lập Lý lịch Tư pháp; cấp Phiếu Lý lịch Tư pháp và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ Lý lịch Tư pháp tại Sở Tư pháp tỉnh Thừa Thiên Huế.

IV. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG XÂY DỰNG, QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU LÝ LỊCH TƯ PHÁP

Việc thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong nội bộ cơ quan nhà nước nhằm bảo đảm các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan nhà nước được thực hiện qua cổng thông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử theo Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng 8 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015 và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong việc sử dụng phần mềm quản lý lý lịch tư pháp của Bộ Tư pháp để phục vụ việc cung cấp, trao đổi và tiếp nhận, cập nhật, xử lý thông tin lý lịch tư pháp chính xác nhằm đáp ứng yêu cầu trong việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho cơ quan, tổ chức và công dân; cung cấp thông tin lý lịch tư pháp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia; được thực hiện theo từng giai đoạn đầu tư để xây dựng hạ tầng kỹ thuật và cơ sở vật chất cho việc lưu trữ tài liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp.

Hướng đến tích hợp phần mềm đăng ký quản lý hộ tịch và phần mềm quản lý lý lịch tư pháp để triển khai thực hiện dịch vụ trực tuyến cấp 3.

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM

1. Sở Tư pháp:

- Là cơ quan chủ trì thực hiện nhiệm vụ xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu lý tư pháp theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn liên quan tại địa phương. Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lý lịch tư pháp trong phạm vi địa bàn tỉnh.

- Hàng năm căn cứ vào chương trình kinh tế- xã hội của tỉnh và Đề án đã được phê duyệt, để xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện.

- Phối hợp với Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư và các sở, ngành có liên quan lập dự toán bổ sung kinh phí hàng năm cho việc thực hiện Đề án.

2. Đối với Cơ quan Công an, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Cơ quan Thi hành án dân sự và cơ quan, tổ chức có liên quan:

- Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp về án tích, thông tin lý lịch tư pháp về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã đầy đủ, chính xác cho Sở Tư pháp, Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia để phục vụ cho việc xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và cấp phiếu lý lịch tư pháp cho cá nhân, tổ chức theo quy định.

- Phối hợp với Sở Tư pháp xây dựng Quy chế phối hợp về cập nhật, cung cấp, khai thác, xử lý, trao đổi thông tin về lý lịch tư pháp, lập lý lịch tư pháp và cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh.

3. Sở Kế hoạch và Đầu tư:

Phối hợp với Sở Tư pháp, Sở Tài chính và các sở, ngành có liên quan triển khai các nội dung liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản của Đề án.

4. Sở Tài chính:

Chủ trì, phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, căn cứ khả năng ngân sách tỉnh hàng năm, bố trí ngân sách để thực hiện Đề án; hướng dẫn, kiểm tra việc sử dụng kinh phí để thực hiện Đề án theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước và các quy định pháp luật khác liên quan.

5. Sở Nội vụ:

Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh trình Bộ Nội vụ quyết định bổ sung biên chế quản lý nhà nước để làm công tác lý lịch tư pháp.

6. UBND các huyện, thị xã Hương Thủy, thị xã Hương Trà và thành phố Huế:

Chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trên địa bàn có trách nhiệm phối hợp với Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp thực hiện việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp, tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp theo quy định của Luật lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Khi ban hành quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên có trách nhiệm gửi bản sao quyết định đó cho Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp.

Chỉ đạo UBND cấp xã khi cấp giấy chứng tử cho người từ đủ 14 tuổi trở lên có trách nhiệm gửi bản sao giấy chứng tử đó cho Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp.

II. TIẾN ĐỘ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

1 Giai đoạn từ năm 2012 - 2013:

- Cấp kinh phí thực hiện cải tạo, sửa chữa kho lưu trữ tại Sở Tư pháp để thực hiện xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và đầu tư cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, sắp xếp, lưu trữ thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan liên quan cung cấp từ 01/7/2010 đến nay.

- Sắp xếp, lưu trữ thông tin lý lịch tư pháp và bước đầu số hóa toàn bộ dữ liệu lý lịch tư pháp đã tiếp nhận từ 01/7/2010- 31/12/2012.

- Bổ sung 02 biên chế làm công tác lý lịch tư pháp tại Phòng Hành chính tư pháp, Sở Tư pháp theo quy định tại điểm 1, 2 Mục II Phần thứ hai của Quyết định số 2369/QĐ-TTg ngày 28 tháng 12 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ và điểm 2 Mục II của Kế hoạch số 52/KH-UBND ngày 09 tháng 7 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh tỉnh Thừa Thiên Huế. Cử công chức tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lý lịch tư pháp.

- Ban hành các văn bản quản lý, khai thác thông tin lý lịch tư pháp, quy chế quy định trách nhiệm và mối quan hệ phối hợp liên ngành thực hiện Luật Lý lịch tư pháp giữa các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền trên địa bàn tỉnh.

2 Giai đoạn từ năm 2014 - 2015:

- Tiếp tục bổ sung, hoàn thiện cơ sở vật chất, kỹ thuật để thực hiện nhiệm vụ, xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Số hóa toàn bộ dữ liệu lý lịch tư pháp để khai thác, phục vụ cho cá nhân và tổ chức có yêu cầu.

- Sắp xếp, lưu trữ thông tin lý lịch tư pháp và số hóa dữ liệu lý lịch tư pháp đã tiếp nhận để khai thác, phục vụ cho cá nhân và tổ chức có yêu cầu.

- Hoàn thiện thể chế về quản lý, khai thác thông tin lý lịch tư pháp, quy chế phối hợp liên ngành thực hiện Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành.

- Tiếp tục bổ sung 01 biên chế làm công tác lý lịch tư pháp tại Phòng Hành chính tư pháp, Sở Tư pháp.

3 Giai đoạn từ sau năm 2015:

- Xây dựng, bố trí kho lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp riêng đảm bảo quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại địa bàn tỉnh.

- Tiếp tục bổ sung kinh phí đầu tư trang thiết bị, phương tiện làm việc, cơ sở vật chất, kỹ thuật để thực hiện nhiệm vụ xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Kinh phí thực hiện Đề án: 2.230.000.000 đồng (tạm tính), trong đó, nguồn vốn xây dựng cơ bản: 600.000.000 đồng, nguồn vốn sự nghiệp: 1.630.000.000 đồng được đảm bảo từ nguồn ngân sách nhà nước và được bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm của Sở Tư pháp. Sở Tư pháp căn cứ nội dung của Đề án có trách nhiệm lập dự toán kinh phí bảo đảm việc triển khai Kế hoạch và tổng hợp chung vào dự toán ngân sách hàng năm của đơn vị gửi Sở Tài chính tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt dự toán ngân sách để triển khai Đề án theo đúng tiến độ./.