QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC QUY ĐỊNH CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TRÌNH BÀY VĂN BẢN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG

Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ngày 26/11/2003 ;

Căn cứ Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư ;

Căn cứ Thông tư số: 21/2005/TT-BNV, ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân ;

Căn cứ Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Căn cứ Quyết định số 3833/2004/QĐ-UB ngày 10/11/2004 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;

Căn cứ Quyết định số 2924/2003/QĐ-UB ngày 03/9/2003 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long Về việc sửa đổi, bổ sung quy định về quản lý, sử dụng mạng tin học diện rộng của tỉnh ban hành kèm theo Quyết định số: 3034/2000/QĐ.UBT ngày 13/11/2000 của UBND tỉnh Vĩnh Long;

Theo Tờ trình số: 238 /TTr-VPUBND ngày 12 / 12 /2005 của Chánh văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quyết định của UBND tỉnh quy định công tác văn thư - lưu trữ và quản lý trình bày văn bản,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định nầy " Quy định tổ chức công tác văn thư - lưu trữ và quản lý, trình bày văn bản " đối với các cơ quan, tổ chức thuộc các ngành, các cấp trong tỉnh.

Các quy định trước đây trái với nội dung Quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 2. Thủ trưởng các sở - ban - ngành tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thị xã tổ chức triển khai đến tất cả các cơ quan, tổ chức thuộc các ngành, các cấp trong tỉnh thống nhất thực hiện Quy định kèm theo quyết định này.

Chánh văn phòng UBND tỉnh thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở các ngành, các cấp thực hiện đúng quy định về tổ chức công tác văn thư -lưu trữ và quản lý ban hành văn bản.

Điều 3. Các Ông, Bà: Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã chịu trách nhiệm thi hành quyết định nầy.

Quyết định có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký và được đăng Công báo của tỉnh./.

QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TRÌNH BÀY VĂN BẢN
( Ban hành kèm theo quyết định số: 27 /2005/QĐ-UBND ngày 12 tháng 12 năm 2005 của UBND tỉnh )

Để đảm bảo tính hệ thống đối với việc tổ chức công tác văn thư - lưu trữ và tính thống nhất trong quản lý, soạn thảo trình bày văn bản; thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn thư và tài liệu lưu trữ, Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về công tác văn thư - lưu trữ và quản lý, trình bày văn bản thực hiện trong toàn tỉnh.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Công tác văn thư, lưu trữ và quản lý trình bày văn bản tại quy định này điều chỉnh việc tổ chức hoạt động về công tác văn thư - lưu trữ, quản lý sử dụng con dấu, luân chuyển, tiếp nhận, phát hành văn bản và hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày khi soạn thảo văn bản của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy định này được áp dụng đối với các cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân trong toàn tỉnh.

Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ về công tác quản lý văn thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và các bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức phải thực hiện đúng quy trình, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo Quy định này.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

"Công tác văn thư" là toàn bộ quá trình xây dựng, ban hành và quản lý văn bản phục vụ thông tin cho yêu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức, bao gồm các công việc về quản lý văn bản đi, đến, luân chuyển, phát hành; quản lý sử dụng con dấu; xử lý soạn thảo ban hành văn bản, lập hồ sơ trình ký, hồ sơ công việc và tài liệu khác; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành hình thành trong quá trình hoạt động của cán bộ, công chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.

"Công tác lưu trữ" bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, sắp xếp, tài liệu lưu trữ hiện hành (về lưu trữ lịch sử có quy chế riêng), bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

"Văn bản đến" là toàn bộ văn bản, tài liệu, đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo ... của các cơ quan Trung ương, địa phương, các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước gửi cơ quan, tổ chức hoặc gửi các đơn vị và cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức được chuyển đến qua Bưu điện; gửi trực tiếp; Fax hoặc gửi qua mạng tin học.

"Văn bản đi" là toàn bộ các văn bản của cơ quan, tổ chức ban hành, gửi các cơ quan Trung ương, địa phương, các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

Điều 4. Thực hiện chủ trương hiện đại hoá công tác quản lý hành chính nhà nước, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức phải chỉ đạo, kiểm tra thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời, nội dung chính xác, số liệu phải đầy đủ, luận cứ phải rõ ràng đảm bảo tính liên tục và kế thừa nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức và phải củng cố, chuẩn hoá biên chế công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức mình đưa công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ vào nề nếp.

Điều 5. Hội đồng thi đua khen thưởng tỉnh, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải xác định việc tổ chức biên chế chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; quản lý văn bản đến, xử lý, phát hành văn bản đi thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ; sắp xếp tài liệu lưu trữ đúng quy định là một trong những tiêu chí để làm cơ sở xét đánh giá thi đua hàng năm giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong tỉnh.

Các văn bản chỉ đạo và phát động hàng năm về công tác thi đua khen thưởng của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải xây dựng việc thực hiện tốt các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một tiêu chí để đánh giá thi đua giữa các đơn vị và cán bộ, công chức thuộc cơ quan, tổ chức mình quản lý.

Chương II

QUY ĐỊNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Điều 6. Công tác văn thư, lưu trữ là một công việc quan trọng không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào; nó diễn ra hàng ngày để cung cấp thông tin đảm bảo tính hệ thống, liên tục, kế thừa, đầy đủ, kịp thời, chính xác ảnh hưởng rất lớn đến năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức bắt buộc phải thực hiện tốt công tác này được xác định tại thông tư số:21/2005/TT-BNV, ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp. Ủy ban nhân dân tỉnh xác định công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách về quản lý con dấu, văn bản đi, đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ là nghiệp vụ chuyên môn mang tính sự nghiệp hoạt động trong cơ quan, tổ chức được bố trí biên chế sự nghiệp và sắp xếp tổ chức như sau:

1. Văn phòng UBND tỉnh: thành lập Phòng Hành chính -Tổ chức, có chức năng giúp Chánh văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ trên địa bàn tỉnh và tổ chức thực hiện công tác chuyên môn về quản lý các con dấu, văn bản đi, đến; theo dõi quá trình xử lý văn bản đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ hiện hành của UBND và Văn phòng UBND tỉnh. Nhiệm vụ quyền hạn của Phòng Hành chính - Tổ chức do Chánh văn phòng UBND tỉnh quyết định.

2. Các Sở trực thuộc UBND tỉnh : thành lập Tổ văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng sở, có chức năng giúp Giám đốc sở chỉ đạo thực hiện công tác văn thư - lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc Sở và tổ chức thực hiện công tác chuyên môn về quản lý con dấu, văn bản đi, đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ của Sở. Nhiệm vụ quyền hạn của Tổ văn thư,lưu trữ do Giám đốc sở quyết định.

3. Các cơ quan chuyên môn, phòng, ban thuộc UBND tỉnh, các tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản, phải bố trí công chức chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ để quản lý con dấu, văn bản đi, đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Nhiệm vụ quyền hạn của cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ do thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyết định.

4. Văn phòng HĐND và UBND huyện - thị xã : thành lập Tổ văn thư - lưu trữ, có chức năng giúp Chánh văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện - thị quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ thuộc phạm vi huyện - thị và tổ chức thực hiện công tác chuyên môn về quản lý con dấu, văn bản đi, đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ của HĐND - UBND và Văn phòng HĐND-UBND huyện - thị. Nhiệm vụ quyền hạn của Tổ văn thư, lưu trữ do Chánh văn phòng HĐND và UBND huyện - thị quyết định.

6. Trung tâm lưu trữ tỉnh và Kho lưu trữ huyện - thị là đơn vị sự nghiệp lưu trữ lịch sử được thành lập, tổ chức và hoạt động theo quy chế riêng do đơn vị lập và trình cấp có thẩm quyền quyết định.

7. Văn phòng HĐND và UBND xã - phường - thị trấn (gọi chung là xã) bố trí công chức Văn phòng - thống kê phụ trách công tác văn thư - lưu trữ, chịu trách nhiệm trước UBND xã tổ chức thực hiện công tác chuyên môn về quản lý con dấu, văn bản đi, đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ của Xã.

Điều 7. Tiêu chuẩn cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ

Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải sắp xếp biên chế ổn định và có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo, đào tạo lại đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Nếu tuyển dụng mới phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo pháp luật quy định.

Chương III

CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

Điều 8. Quản lý văn bản đi - đến

Tất cả văn bản đi, đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký quản lý tập trung, lập thủ tục tiếp nhận hoặc phát hành tại Văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.

Lãnh đạo hoặc chuyên viên trực tiếp nhận văn bản từ cơ sở (hoặc từ các cuộc hội nghị) phải chuyển cho văn thư của cơ quan, tổ chức để lập thủ tục đăng ký tiếp nhận văn bản đến theo quy định để quản lý và tránh trùng lập trong tham mưu xử lý văn bản.

Cập nhật đăng ký văn bản đi, đến thực hiện như sau:

- Cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng phần mềm quản lý Văn thư - Hồ sơ công việc - Hồ sơ lưu trữ (gọi tắt là phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ) dùng chung của tỉnh thì văn thư thực hiện cập nhật đăng ký văn bản đi, đến vào sổ theo quy định.

Sổ công văn đi, đến được mở từ ngày 01/01 và đóng vào ngày 31/12 của năm. Mẫu sổ thực hiện theo quy định thống nhất của Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước.

- Những cơ quan, tổ chức thực hiện ứng dụng trên hệ phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ dùng chung của tỉnh thì cập nhật văn bản đi, đến vào phần mềm ứng dụng trên máy vi tính hàng ngày theo quy định, khởi đầu từ 01/01 và kết sổ in ra giấy, đóng lại thành tập vào 31/12 của năm.

Điều 9.Trách nhiệm kiểm tra văn bản

Văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, Nhân viên văn thư phải kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo nội dung ở các phụ lục I,II,III và phụ lục IV kèm theo quy định này và hồ sơ kèm theo (nếu có) trước khi cập nhật đăng ký văn bản đi, nhân bản, đóng dấu, phát hành và lưu trữ đầy đủ hồ sơ đúng quy định.

Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành chính) và nhân viên văn thư của cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục phát hành văn bản và lưu trữ hồ sơ.

Thủ trưởng cơ quan, tổ chức và cán bộ, chuyên viên soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, câu chữ và lỗi chính tả của văn bản.

Điều 10. Lập cơ sở dữ liệu văn bản điện tử

Cán bộ, công chức của cơ quan, tổ chức làm việc trên máy vi tính thuộc mạng thành viên trong hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh khi xử lý, soạn thảo văn bản phải thực hiện đầy đủ ứng dụng đúng theo quy trình mà phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ dùng chung của tỉnh đã xác lập và phải gắn tập tin (file) văn bản điện tử kèm theo chuyển đến Văn thư để lập thủ tục phát hành văn bản trên mạng (trừ những văn bản thuộc diện quản lý theo chế độ bảo mật).

Điều 11. Phát hành văn bản đi

Văn bản chuyển phát hành không có tập tin (file) văn bản điện tử kèm theo chuyển trên mạng (đối với các cơ quan, tổ chức thuộc đơn vị mạng thành viên trong hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh); Văn bản không đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày hoặc thiếu hồ sơ kèm theo để đảm bảo cơ sở pháp lý khi ban hành văn bản, Nhân viên văn thư không lập thủ tục phát hành mà báo cáo Lãnh đạo trực tiếp và trả lại chuyên viên soạn thảo văn bản đó để thực hiện chuyển văn bản điện tử trên mạng, chỉnh sửa lại văn bản hoặc bổ sung hồ sơ, mọi sự chậm trễ cán bộ, công chức soạn thảo văn bản đó phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan, tổ chức.

Điều 12. Tiếp nhận văn bản đến

Văn bản không đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và ký sai thẩm quyền, gửi vượt cấp, nội dung văn bản bị nhòe không đọc được, văn bản trình bày không đúng quy định tại khoản 3, Điều 17 Quy định này thì Nhân viên văn thư được quyền từ chối không tiếp nhận mà ra văn bản tham mưu Lãnh đạo trả lại nơi gởi. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm do thực hiện không đúng quy định về tổ chức, quản lý công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gây ra sự ách tắc, trì trệ đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức mình quản lý.

Điều 13. Lập quy trình quản lý văn thư, lưu trữ

Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ (theo văn bản chỉ đạo số 950/UBND ngày 08/6/2005 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh) tại cơ quan, tổ chức mình quản lý. Xây dựng quy trình tiếp nhận, luân chuyển, phối hợp, trao đổi thông tin trong xử lý văn bản. Căn cứ chức năng nhiệm vụ được giao xây dựng bộ mã mục lục hồ sơ lưu thuộc lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức mình quản lý và phân công cán bộ, công chức phụ trách từng lĩnh vực, từng vấn đề theo mục lục mã hồ sơ lưu đó. Tổ chức hệ thống hóa văn bản và cập nhật thông tin lên hệ thống mạng kịp thời theo quy định.

Hàng năm, vào trung tuần tháng 12, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức thực hiện xem xét và ra quyết định điều chỉnh bổ sung bộ mã hồ sơ lưu của cơ quan, tổ chức mình cho phù hợp yêu cầu nhiệm vụ. Đồng thời phân công lại cán bộ, công chức phụ trách từng vấn đề theo bộ mã hồ sơ lưu đó để thực hiện từ 01/01 của năm sau.

Quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong năm nếu phát sinh những vấn đề, chuyên đề mới cần hệ thống theo dõi thì cán bộ, công chức hoặc nhân viên văn thư đề xuất lãnh đạo bổ sung mã hồ sơ và giao cho nhân viên quản trị ứng dụng cập nhật bổ sung vào danh mục hồ sơ để vận hành chung.

Điều 14. Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu của cơ quan, tổ chức do Nhân viên văn thư quản lý và thực hiện đóng dấu vào văn bản theo quy định tại Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số:110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư liên tịch số: 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công an - Ban tổ chức cán bộ Chính phủ về hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số:58/2001/NĐ-CP của Chính phủ.

Nghiêm cấm đóng dấu khống chỉ trong sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức.

Điều 15. Quản lý văn thư qua mạng

Đối với cơ quan, tổ chức có mạng LAN-WAN là mạng thành viên trong hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh, phải thực hiện phát hành văn bản đi hoặc tiếp nhận văn bản đến qua phần mềm dùng chung quản lý văn thư - lưu trữ (trừ các văn bản quản lý theo chế độ bảo mật). Việc tiếp nhận hoặc phát hành văn bản trên mạng phải chuyển đến tập trung qua máy vi tính quản lý văn bản đi - đến của cơ quan, tổ chức để Nhân viên văn thư thực hiện lập thủ tục tiếp nhận hoặc phát hành (chuyên viên chuyển văn bản điện tử đến văn thư cơ quan phải thực hiện đồng thời với chuyển văn bản giấy).

Trao đổi thông tin giữa cán bộ, công chức với nhau thực hiện qua hộp thư điện tử cá nhân trên hệ thống mạng hoặc gửi qua mục trao đổi thông tin trên trang web điều hành tác nghiệp nội bộ mạng LAN của cơ quan, tổ chức.

Trao đổi thông tin trong nội bộ để xử lý văn bản phải thực hiện ứng dụng theo phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ.

Các văn bản của Chính phủ và các cơ quan Trung ương gởi đến UBND tỉnh, Phòng Hành chính -Tổ chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh lập thủ tục đăng ký tiếp nhận văn bản đến, gắn tập tin văn bản điện tử vào phần mềm ứng dụng quản lý văn thư - lưu trữ (trường hợp không có tập tin văn bản điện tử thì dùng máy scanner để tạo tập tin điện tử), thực hiện sao y chuyển trên mạng đến các cơ quan, tổ chức có liên quan trong tỉnh để triển khai thực hiện.

Đối với cơ quan, tổ chức không tham gia hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh nhưng có nối kết mạng Internet thì trao đổi thông tin, văn bản qua mạng Internet như sau:

- Trao đổi thông tin, văn bản của các cơ quan, tổ chức thông qua địa chỉ hộp thư công của cơ quan, tổ chức.

- Trao đổi thông tin giữa các cá nhân công chức thông qua địa chỉ hộp thư riêng (Email) của cán bộ, công chức, viên chức đã được thông báo.

Hàng ngày, Nhân viên văn thư của cơ quan, tổ chức phải kiểm tra tiếp nhận văn bản đến trên mạng qua phần mềm dùng chung về quản lý văn thư, lưu trữ và hộp thư điện tử của cơ quan, tổ chức, lập thủ tục tiếp nhận văn bản trên mạng theo quy định.

Chương IV

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Điều 16. Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản khi soạn thảo ban hành và phát hành phải thực hiện đúng quy trình, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo pháp luật quy định. Căn cứ Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Ủy ban nhân dân tỉnh quy định như sau:

1. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Thực hiện theo Thông tư liên tịch số:55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ.

Đối với ký hiệu văn bản hành chính không có tên loại (công văn) phải ghi ký hiệu tên tắt cơ quan ban hành văn bản và ghi ký hiệu đơn vị soạn thảo văn bản. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quy định tên viết tắt của các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức mình để ghi ký hiệu đơn vị soạn thảo văn bản nhất quán, thống nhất.

Riêng đối với Tờ trình là loại văn bản mà cơ quan cấp dưới trình cấp trên để giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của cấp trên, nên tờ trình phải ghi kính gởi thủ trưởng cơ quan mà nội dung trình xác định thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan đó, để xác định rõ trách nhiệm cơ quan giải quyết và nơi nhận ghi gởi những cơ quan có liên quan để biết và phối hợp.

Phần nơi nhận dưới vị trí ô 13 theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản (Phụ lục III) ghi mã hồ sơ lưu và số lượng bản phát hành của văn bản.

2. Phông chữ dùng trong trình bày văn bản điện tử.

Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản thực hiện theo Quyết định số: 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc thống nhất dùng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước. Kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Bộ mã dùng bỏ dấu tiếng việt là bộ mã định sẳn của Unicode. Đối với những văn bản dùng trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh Vĩnh Long thống nhất sử dụng kiểu chữ Arial, nội dung văn bản theo cở chữ 12 - 14.

Điều 17. Về nơi nhận của văn bản

Cán bộ, công chức cập nhật văn bản đi, đến, soạn thảo văn bản có trách nhiệm phải xác định rõ thành phần nơi nhận để đảm bảo thông tin chuyển đến các đối tượng chính xác đạt yêu cầu đặt ra. Đồng thời phải xác định đúng mã số hồ sơ lưu để thực hiện hệ thống hóa văn bản theo quy định.

Về xác định kính gởi và nơi nhận của văn bản thực hiện như sau:

1) Khi soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật để trình cấp có thẩm quyền ban hành, phần nơi nhận ngoài việc xác định đủ thành phần theo đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản còn phải ghi thêm thành phần theo quy định của Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật là: Sở Tư pháp, Cục kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Tư pháp, Văn phòng Chính phủ và Bộ, Ngành có liên quan đến lĩnh vực quản lý mà nội dung văn bản quy phạm pháp luật đó điều chỉnh.

2) Quyết định giải quyết khiếu nại cuối cùng của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, mục nơi nhận ngoài việc xác định rõ thành phần có liên quan thuộc đối tượng điều chỉnh của quyết định còn phải ghi thêm ở thành phần nơi nhận là: Thanh tra Chính phủ và Bộ, Ngành có chức năng quản lý chuyên ngành liên quan đến vấn đề khiếu nại đó.

3) Đối với Tờ trình gửi cơ quan cấp trên và văn bản không có tên loại (công văn) của cấp dưới gởi cơ quan cấp trên (hoặc cơ quan chuyên môn ngang cấp) về yêu cầu giải quyết vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ cụ thể của cơ quan đó, để xác định rõ cơ quan chịu trách nhiệm xử lý chính và cơ quan có trách nhiệm phối hợp trong xử lý, phần kính gửi của văn bản chỉ ghi một cơ quan có chức năng, thẩm quyền và chịu trách nhiệm chính để giải quyết vấn đề mà nội dung văn bản đặt ra. Phần nơi nhận ghi như trên và ghi những cơ quan có liên quan để biết phối hợp xử lý.

Đối với văn bản không có tên loại (công văn) của cơ quan cấp trên gửi cơ quan cấp dưới (hoặc cơ quan chuyên môn ngang cấp) để hướng dẫn hoặc chỉ đạo những vấn đề thuộc nhiệm vụ của nhiều cơ quan cấp dưới phải thực hiện, phần kính gửi ghi nhiều cơ quan có liên quan mà những cơ quan đó có trách nhiệm phải thực hiện nội dung văn bản, phần nơi nhận ghi như trên, ghi cơ quan cấp trên thay báo cáo và các cơ quan có liên quan biết để phối hợp.

Điều 18. Về thực hiện gửi văn bản

Để quản lý tập trung văn bản đi, đến điều phải đăng ký qua văn thư của cơ quan, tổ chức, việc lập thủ tục gửi văn bản thực hiện như sau:

1) Văn bản đi, đến gửi trên mạng bằng thực hiện ứng dụng theo phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ hoặc gởi bằng thư tín điện tử đều phải khai báo chuyển đến máy vi tính quản lý công tác văn thư của cơ quan, tổ chức để văn thư tiếp nhận cập nhật quản lý theo quy định.

2) Văn bản giấy gởi trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện ngoài bì thư phải ghi rõ tên cơ quan, tổ chức để gửi và văn thư của cơ quan, tổ chức thực hiện tiếp nhận theo Điều 8 quy định này.

3) Đối với văn bản mật, tuyệt mật, tối mật, văn bản gửi mang tính chất thư riêng để thông tin theo chế độ chức danh, thực hiện gửi và quản lý bằng đóng dấu đến lên bì thư vào sổ, ghi ngày nhận, số đăng ký đến, đơn vị gửi (hoặc người gửi), người được gửi và người nhận thư để chuyển giao theo quy định.

Chương V

KHEN THƯỞNG - KỸ LUẬT

Điều 19. Cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện đầy đủ các yêu cầu của phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ theo quy định, soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày, không sai sót, sử dụng phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả cao lập nhiều thành tích sẽ được khen thưởng theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 20. Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định về thực hiện phần mềm ứng dụng quản lý văn thư - lưu trữ; về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản khi soạn thảo; văn bản bị sai sót gây thiệt hại cho việc quản lý hành chính nhà nước của các ngành, các cấp..., tùy tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỹ luật theo quy định của pháp luật hiện hành.

Chương VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 21. Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh giao chỉ tiêu biên chế chuyên trách về công tác văn thư, lưu trữ cho các sở, ban, ngành và các huyện, thị xã trong tỉnh, đảm bảo từ nay đến cuối năm 2007 củng cố và đưa hoạt động chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ ở các ngành, các cấp trong toàn tỉnh đi vào nề nếp ổn định.

Điều 22. Chánh văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy định này đối với các cơ quan, tổ chức trong tỉnh. Báo cáo và đề xuất kịp thời với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ, soạn thảo trình bày văn bản nhằm đảm bảo cho việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ được thống nhất, góp phần phục vụ đạt hiệu quả cao đối với công tác quản lý hành chính Nhà nước của UBND tỉnh.

Điều 23. Thủ trưởng các Cơ quan, tổ chức trong tỉnh căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị mình, chịu trách nhiệm triển khai, hướng dẫn, tổ chức thực hiện quy định này./.