ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG TRỊ

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh và Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 354/TTr-STP ngày 26/10/2021.

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG TRỊ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 28/2021/QĐ-UBND ngày 17 tháng 11 năm 2021 của UBND tỉnh Quảng Trị)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh:

Quy định này quy định tiêu chí, quy trình xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng, thay đổi trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng sang huyện, thị xã, thành phố khác trên địa bàn tỉnh Quảng Trị.

2. Đối tượng áp dụng:

Quy định này áp dụng đối với các công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng; các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc nộp, xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, thay đổi trụ sở hoạt động Văn phòng công chứng sang huyện, thị xã, thành phố khác trên địa bàn tỉnh Quảng Trị.

Điều 2. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ

1. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, thay đổi trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng sang huyện, thị xã, thành phố khác phải đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, khách quan và đúng quy định của pháp luật.

2. Không xét duyệt đối với trường hợp công chứng viên có tên cùng lúc trong nhiều hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng hoặc Đề án thành lập Văn phòng công chứng có nội dung vi phạm quy định của Luật Công chứng và các quy định pháp luật có liên quan.

3. Ưu tiên, khuyến khích phát triển các Văn phòng công chứng có nhiều công chứng viên tham gia thành lập.

4. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải tự chứng minh, chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ và các giấy tờ chứng minh về những nội dung trình bày trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng. Trường hợp phát hiện hồ sơ không trung thực thì bị hủy bỏ kết quả xét duyệt.

Điều 3. Cơ cấu thang điểm

1. Việc xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng căn cứ trên các tiêu chí được quy định tại Điều 5 của Quy định này. Tổng số điểm đánh giá cho các tiêu chí tối đa là 100 điểm.

2. Văn phòng công chứng được cho phép thành lập phải đạt điểm tối thiểu theo từng địa bàn huyện, thị xã, thành phố và không có tiêu chí nào bị đánh giá 0 điểm; cụ thể như sau:

a) Đối với địa bàn huyện: 65 điểm;

b) Đối với địa bàn thị xã: 75 điểm;

c) Đối với địa bàn thành phố Đông Hà: 85 điểm.

Điều 4. Những trường hợp không được tính điểm

1. Nhân viên nêu trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng có tên trong hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng khác hoặc chưa hoàn thành hồ sơ chấm dứt hợp đồng lao động tại cơ quan, tổ chức khác tính đến thời điểm nộp hồ sơ.

2. Công chứng viên bị xử lý kỷ luật liên quan đến hoạt động hành nghề công chứng mà chưa hết thời gian chấp hành quyết định xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến hoạt động công chứng mà chưa hết thời gian để được xem là chưa bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.

3. Không có các giấy tờ chứng minh về những nội dung liên quan nêu trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng.

4. Công chứng viên tham gia thành lập Đề án mà không có cam kết hành nghề công chứng tại Văn phòng công chứng đó từ 12 tháng trở lên.

Chương II

TIÊU CHÍ , SỐ ĐIỂM VÀ PHƯƠNG PHÁP TÍNH ĐIỂM CỦA CÁC TIÊU CHÍ

Điều 5. Các tiêu chí chấm điểm

1. Tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng: 48 điểm.

2. Trụ sở hoạt động của Văn phòng công chứng: 38 điểm.

3. Cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin: 09 điểm.

4. Quy trình nghiệp vụ và lưu trữ: 02 điểm.

5. Tính khả thi, bền vững của việc thành lập Văn phòng công chứng: 03 điểm.

Điểm số của từng nội dung quy định trong các Tiêu chí này là điểm số tối đa của nội dung đó.

Điều 6. Tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng

1. Số lượng, kinh nghiệm công chứng viên của Văn phòng công chứng: (28 điểm).

a) Số lượng công chứng viên: (10 điểm)

- Công chứng viên hợp danh: 02 điểm/công chứng viên;

- Công chứng viên hành nghề công chứng theo chế độ hợp đồng lao động: 01 điểm/công chứng viên.

b) Kinh nghiệm của công chứng viên: (15 điểm)

- Thời gian công tác pháp luật của công chứng viên hợp danh (trừ thời gian hành nghề công chứng, nếu công chứng viên được tính điểm tại nội dung thời gian hành nghề công chứng):

Dưới 10 năm: 01 điểm;

Từ 10 năm đến dưới 15 năm: 02 điểm;

Từ 15 năm trở lên: 04 điểm.

- Thời gian hành nghề công chứng từ 05 năm trở lên: 03 điểm.

Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng thì được tính 50% số điểm tương ứng với số điểm của công chứng viên hợp danh.

c) Kinh nghiệm quản lý của Trưởng Văn phòng công chứng: (03 điểm)

- Có bằng cấp hoặc giấy tờ chứng minh đã qua lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về quản trị, quản lý: 01 điểm;

- Đã từng là Trưởng, Phó trưởng Phòng Công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng (trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 4 của Quy định này): 02 điểm.

2. Trình độ và kinh nghiệm của nhân viên nghiệp vụ: (12 điểm)

a) Mỗi nhân viên nghiệp vụ, có trình độ từ Đại học trở lên chuyên ngành Luật: 01 điểm;

b) Mỗi nhân viên nghiệp vụ được cộng thêm tối đa 03 điểm nếu thuộc các trường hợp sau đây:

- Đã có chứng chỉ tốt nghiệp khóa bồi dưỡng nghề công chứng: 01 điểm;

- Có thời gian làm công tác pháp luật từ 05 năm trở lên (trừ thời gian công tác nghiệp vụ công chứng, nếu nhân viên nghiệp vụ được tính điểm tại nội dung thời gian công tác nghiệp vụ công chứng): 01 điểm;

- Có thời gian công tác nghiệp vụ công chứng từ 03 năm trở lên: 01 điểm.

3. Nhân viên kế toán: (02 điểm)

a) Có bằng đại học chuyên ngành kế toán trở lên: 01 điểm;

b) Có thời gian công tác kế toán trên 02 năm: 01 điểm.

4. Nhân viên công nghệ thông tin: (02 điểm)

a) Có bằng đại học chuyên ngành công nghệ thông tin trở lên: 01 điểm;

b) Có thời gian công tác công nghệ thông tin trên 02 năm: 01 điểm.

5. Nhân viên lưu trữ: (02 điểm)

a) Có bằng đại học ngành văn thư - lưu trữ trở lên: 01 điểm;

b) Có thời gian công tác lưu trữ trên 02 năm: 01 điểm.

6. Cộng tác viên dịch thuật: (02 điểm)

Văn phòng công chứng dự kiến có cộng tác viên dịch thuật được tính 0.5 điểm/ngôn ngữ.

Điều 7. Trụ sở hoạt động của Văn phòng công chứng

1. Trụ sở của Văn phòng công chứng: (14 điểm)

a) Trụ sở dự kiến thành lập tại địa bàn cấp huyện: 13 điểm:

- Chưa có tổ chức hành nghề công chứng: 06 điểm;

- Có từ 01 đến 02 tổ chức hành nghề công chứng: 03 điểm;

- Có vị trí cách trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng hiện có bán kính từ 2.000 m trở lên: 04 điểm;

b) Trụ sở dự kiến thành lập tại địa bàn thành phố Đông Hà: 01 điểm.

2. Tính ổn định của trụ sở Văn phòng công chứng: (04 điểm)

a) Trụ sở thuộc sở hữu của một trong số các công chứng viên hợp danh: 04 điểm;

b) Trụ sở có hợp đồng thuê, mượn, cụ thể:

- Hợp đồng thuê, mượn có thời hạn từ 03 năm đến dưới 05 năm: 01 điểm;

- Hợp đồng thuê, mượn có thời hạn từ 05 năm trở lên: 03 điểm.

3. Diện tích Trụ sở Văn phòng công chứng (không bao gồm diện tích giữ xe): (07 điểm).

a) Từ 100 m² đến dưới 150 m²: 03 điểm;

b) Từ 150 m² đến dưới 200 m²: 05 điểm;

c) Từ 200 m² trở lên: 07 điểm.

4. Bố trí diện tích làm việc tại Trụ sở Văn phòng công chứng: (08 điểm)

Văn phòng công chứng có diện tích làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng.

5. Bố trí diện tích kho lưu trữ hồ sơ công chứng: (03 điểm)

a) Dưới 30 m²: 01 điểm;

b) Từ 30 m² đến dưới 50 m²: 02 điểm;

c) Từ 50 m² trở lên: 03 điểm.

6. Tổ chức, bố trí diện tích dành cho giữ xe: (02 điểm)

a) Dưới 50 m²: 01 điểm;

b) Từ 50 m² trở lên: 02 điểm;

c) Trường hợp trụ sở của Văn phòng công chứng không có diện tích dành cho giữ xe, nhưng có bố trí chỗ giữ xe (thuê, mượn, điểm giữ xe công cộng) trong phạm vi khoảng cách 100 m (một trăm mét) tính từ trụ sở thì được tính 50% số điểm của diện tích tương ứng;

d) Tổ chức, bố trí diện tích dành cho giữ xe chỉ được tính điểm khi đảm bảo thuận lợi, an ninh trật tự, an toàn giao thông và có người giữ xe.

Điều 8. Cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ

1. Trang bị máy tính (ít nhất 04 máy), máy in đảm bảo cho hoạt động của Văn phòng công chứng: (02 điểm).

2. Trang bị bàn ghế làm việc, tiếp người yêu cầu công chứng: (02 điểm)

3. Trang bị tủ, kệ đựng hồ sơ: (02 điểm)

4. Trang bị máy photocopy: (01 điểm)

5. Có phương án đầu tư, sử dụng Hệ thống phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực có khả năng kết nối với phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực do Sở Tư pháp quản lý: (01 điểm)

6. Có phương án, nội quy, trang thiết bị phòng, chống cháy nổ: (01 điểm)

Điều 9. Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng và quy trình lưu trữ đúng quy định của pháp luật

1. Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật: (01 điểm).

2. Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ đúng quy định của pháp luật: (01 điểm)

Điều 10. Tính khả thi, bền vững của việc thành lập Văn phòng công chứng

Tính khả thi, bền vững của việc thành lập Văn phòng công chứng được xem xét, đánh giá tổng thể các điều kiện về trụ sở, cơ sở vật chất, nhân sự, quá trình hoạt động và cam kết về thời gian hợp danh của các công chứng viên.

Chương III

CÁCH THỨC XÉT DUYỆT HỒ SƠ

Điều 11. Tổ xét duyệt hồ sơ và cách thức chấm điểm

1. Giám đốc Sở Tư pháp quyết định thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng. Tổ xét duyệt gồm từ 03 đến 05 thành viên. Trong đó, Giám đốc Sở Tư pháp làm Tổ trưởng, thành viên là đại diện lãnh đạo các phòng có liên quan thuộc Sở Tư pháp; trường hợp cần thiết có thể mời đại diện các sở, ngành có liên quan tham gia.

2. Các thành viên của Tổ xét duyệt làm việc độc lập, căn cứ vào tiêu chí và thang điểm nêu tại Chương II của Quy định này để xét duyệt và chấm điểm từng hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

3. Điểm của từng hồ sơ được tính bằng điểm trung bình của các thành viên tham gia chấm điểm. Việc xét duyệt và chấm điểm hồ sơ phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên Tổ xét duyệt hồ sơ.

Điều 12. Cách thức xét duyệt hồ sơ

1. Căn cứ vào kết quả xét duyệt và số điểm của từng hồ sơ, Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép hoặc từ chối thành lập Văn phòng công chứng theo quy định.

2. Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra thực tế đối với các tiêu chí trước khi cấp Giấy đăng ký hoạt động đối với Văn phòng công chứng theo quy định. Trong trường hợp Văn phòng công chứng không đáp ứng đầy đủ các nội dung tiêu chí đã nêu tại Đề án được xét chọn thì Sở Tư pháp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh ra Quyết định thu hồi Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định.

Điều 13. Xét duyệt hồ sơ đối với Văn phòng công chứng thay đổi trụ sở làm việc sang huyện, thị xã, thành phố khác trong phạm vi tỉnh

Văn phòng công chứng đã được thành lập và đang hoạt động trên địa bàn tỉnh thay đổi địa chỉ trụ sở sang đơn vị hành chính huyện khác thì thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp và phải bảo đảm các tiêu chí về điểm số quy định tại đơn vị hành chính dự kiến chuyển đến theo quy định tại Điều 5 của quy định này và có sự xem xét, đánh giá sự cần thiết phải có Văn phòng công chứng trên địa bàn mới mà Văn phòng công chứng dự kiến chuyển trụ sở đến.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Công tác thanh tra, kiểm tra

Sở Tư pháp có trách nhiệm định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra việc thực hiện các điều kiện hoạt động của Văn phòng công chứng theo tiêu chí được quy định tại Điều 5 của Quy định này. Trường hợp Văn phòng công chứng không thực hiện đảm bảo đầy đủ, đúng các tiêu chí thì Sở Tư pháp xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 15. khiếu nại, tố cáo

Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo có liên quan đến việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 16. Tổ chức thực hiện

Giao Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện Quy định này. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc thì kịp thời báo cáo UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.