1.1. Hàng hoá trước khi tiếp nhận vào kho phải có đầy đủ các hoá đơn, chứng từ theo đúng thoả thuận trong hợp đồng căn cứ vào Quyết định phê duyệt trúng thầu của Bộ trưởng Bộ Y tế như:

- Số lượng.

- Chủng loại.

- Qui cách kỹ thuật.

- Bảng kê chi tiết đóng gói.

- Giấy chứng nhận xuất xứ.

- Biên bản giám định của VINACONTROL đối với hàng nhập khẩu.

Thủ kho khi đã có đầy đủ các thông tin về lô hàng phải chuẩn bị kho cho phù hợp, bố trí phương tiện xếp dỡ, thủ kho và những người liên quan phải thường trực để tiếp nhận kịp thời khi hàng về kho.

1.2. Khi tiếp nhận hàng hoá:

- Lập Hội đồng kiểm nhận.

- Kiểm kê chi tiết, đối chiếu với các quy định trong hợp đồng căn cứ vào Quyết định phê duyệt trúng thầu của Bộ trưởng Bộ Y tế, nếu thấy điểm nào đó không phù hợp thì không nhận hàng vào kho, lập biên bản yêu cầu nhà cung cấp giải quyết theo đúng các điều khoản trong hợp đồng. Đồng thời có văn bản báo cáo Bộ Y tế, Tổng công ty biết lý do từ chối nhận hàng.

- Hàng hoá đến khi tiếp nhận vào kho phải giữ nguyên qui cách, nhãn mác nguyên thuỷ của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp.

- Lưu giữ tại kho cần mua bảo kiểm hàng hoá (Việc mua bảo hiểm và mức bảo hiểm hàng hoá phải được cơ quan có thẩm quyền quyết định).

- Căn cứ vào biên bản kiểm nhận của kho báo cáo và các chứng từ khác, phòng Kế hoạch công ty làm thủ tục nhập hàng.

Kế toán kho hàng quản lý nhập, xuất hàng hoá.

- Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để vào thẻ kho hàng, theo dõi cập nhật trong suốt quá trình tồn trữ, bảo quản, cấp phát. Mỗi thẻ kho chỉ dùng để theo dõi một mặt hàng riêng biệt.

- Các Công ty lập bảng kê chi tiết hàng Dự trữ Quốc gia tại đơn vị mình (theo mẫu đính kèm) để xây dựng và xin xét duyệt phí bảo quản hàng y tế dự trữ Quốc gia hàng năm cho đơn vị.

3.1. Bảo dưỡng khi tiếp nhận và định kỳ 06 (sáu) tháng 01 (một) lần.

3.2. Nguyên tắc xẵp xếp hàng hoá trong kho:

- Hàng được để tại khu vực riêng, an toàn, giữ gìn bí mật.

- Hàng hoá bảo quản trong kho theo đúng quy trình bảo quản như các yêu cầu về: nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống cháy nổ, mối mọt, thiên tai, trộm cắp.

- Đảm bảo an toàn lao động.

3.3. Đảo kho, kiểm tra hàng hoá:

- Định kỳ kiểm tra chất lượng hàng hoá bằng phương pháp cảm quan, vận hành thử máy mỗi tháng 01 (một) lần. Nếu phát hiện hàng có vấn đề về chất lượng phải báo cáo ngay lên các cơ quan quản lý cấp trên để xin chỉ đạo tìm biện pháp xử lý kịp thời.

- Định kỳ đảo kho 01 (một) tháng 01 (một) lần hoặc đảo kho bất thường tránh để hàng hoá hư hỏng.

- Tất cả các sai lệch tồn kho đều phải tìm hiểu nguyên nhân và báo cáo các cơ quan quản lý cấp trên.

- Xuất hàng theo kế hoạch, theo Quyết định của Chính phủ hoặc Quyết định của Bộ trưởng Bộ Y tế.

- Xuất hàng theo đúng chủng loại, số lượng, quy cách, phẩm chất.

- Xuất hàng phải có đầy đủ chứng từ thủ tục hợp pháp theo chế độ nhà nước quy định.

- Có đội ngũ thường trực cấp phát 24/24 giờ.

Theo đúng quy định tại "Qui định quản lý hàng y tế dự trữ Quốc gia" ban hành kèm theo Quyết định số 1170/1999/QĐ-BYT ngày 16/4/1999 của Bộ trưởng Bộ Y tế.