ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ tại Tờ trình số 173/TTr-SNgV ngày 20/8/2015,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 27 /2015/QĐ-UBND ngày 29 /9/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này là hoạt động hội họp có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên địa bàn tỉnh Quảng Nam, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc địa bàn tỉnh Quảng Nam, bao gồm:

1. Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia, tài trợ của nước ngoài.

2. Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức.

Họp báo quốc tế không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các cơ quan, tổ chức Việt Nam: các Sở, Ban, ngành của tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp thuộc tỉnh Quảng Nam; các doanh nghiệp trong và ngoài tỉnh và các cơ quan, tổ chức khác (sau đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức Việt Nam).

2. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được cấp có thẩm quyền của Việt Nam cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam (sau đây gọi tắt là tổ chức nước ngoài).

Chương II

THẨM QUYỀN CHO PHÉP VÀ QUY TRÌNH, THỦ TỤC HỒ SƠ XIN PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ

Điều 3. Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế sau:

a) Hội nghị, hội thảo quốc tế có quy mô lớn, số lượng đại biểu tham dự trên 200 người.

b) Hội nghị, hội thảo quốc tế có đại biểu tham dự là người đứng đầu của các địa phương các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế; hội nghị, hội thảo của các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam.

c) Hội nghị, hội thảo quốc tế do Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì tổ chức hoặc phối hợp với Bộ, ngành Trung ương, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức.

2. Hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao, thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế; hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền, biên giới lãnh thổ hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ theo quy định tại Khoản 1, Điều 3, Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ủy quyền Giám đốc Sở Ngoại vụ quyết định việc cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế do các cơ quan, tổ chức Việt Nam và cơ quan, tổ chức nước ngoài chủ trì tổ chức, trừ các trường hợp quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều này.

Điều 4. Quy trình đề nghị cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Cơ quan, tổ chức Việt Nam và tổ chức nước ngoài khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Quảng Nam phải thực hiện theo quy trình sau:

a) Gửi đầy đủ hồ sơ đến Sở Ngoại vụ qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại Bộ phận văn thư.

b) Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ, Sở Ngoại vụ tiến hành chuyển hồ sơ để lấy ý kiến các cơ quan chức năng, địa phương có liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế. Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ của Sở Ngoại vụ, các cơ quan chức năng, địa phương liên quan phải trả lời bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ. Nếu quá thời gian trên, các cơ quan chức năng, địa phương không có ý kiến xem như đồng ý.

Sau khi nhận được ý kiến từ các cơ quan chức năng, địa phương liên quan, Sở Ngoại vụ thẩm định và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc Giám đốc Sở Ngoại vụ quyết định cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Sau khi có văn bản cho phép tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế của cấp có thẩm quyền (được cấp qua đường bưu điện hoặc nhận trực tiếp), cơ quan, tổ chức Việt Nam và tổ chức nước ngoài tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; thực hiện đúng các quy định hiện hành về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính.

d) Gửi báo cáo tóm tắt bằng văn bản kết quả hội nghị, hội thảo cho Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) trong thời gian chậm nhất 15 ngày kể từ ngày kết thúc hội nghị, hội thảo (theo mẫu số 1 ban hành kèm theo Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ).

2. Đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ quy định tại Khoản 2 Điều 3 của Quy định này, Sở Ngoại vụ tiếp nhận, thẩm tra hồ sơ và lập thủ tục đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ cho phép.

Điều 5. Hồ sơ đề nghị cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Hồ sơ đề nghị cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

a) Đối với cơ quan, tổ chức Việt Nam, hồ sơ đề nghị cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 4, Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

b) Đối với tổ chức nước ngoài, hồ sơ đề nghị cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 3, Điều 4, Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

c) Đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ, hồ sơ đề nghị cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thực hiện theo quy định tại Điểm a và b, Khoản 1, Điều 4, Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

2. Số lượng hồ sơ: 02 bộ.

3. Thời hạn nộp hồ sơ:

a) Ít nhất là 15 ngày làm việc, trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với trường hợp do Giám đốc Sở Ngoại vụ cho phép.

b) Ít nhất là 18 ngày làm việc, trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép.

c) Đối với trường hợp thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ được thực hiện theo quy định tại Điểm a và b, Khoản 1, Điều 4, Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

4. Thời hạn giải quyết:

a) Đối với hồ sơ do Giám đốc Sở Ngoại vụ cho phép: Không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp phải lấy ý kiến của các cơ quan liên quan thì thời hạn trên được kéo dài thêm, nhưng không quá 10 ngày làm việc.

b) Đối với hồ sơ do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép: Sở Ngoại vụ thẩm định hồ sơ và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp phải lấy ý kiến của các cơ quan liên quan thì thời hạn trên được kéo dài thêm, nhưng không quá 10 ngày làm việc. Căn cứ hồ sơ trình của Sở Ngoại vụ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ từ Sở Ngoại vụ.

c) Trường hợp thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ: Thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

Chương III

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ

Điều 6. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của các cơ quan Trung ương; các hội nghị, hội thảo quốc tế trong khuôn khổ Chương trình hoạt động đối ngoại hằng năm của tỉnh và các Bộ, ngành; và các hội nghị, hội thảo theo chương trình, dự án hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt diễn ra trên địa bàn tỉnh Quảng Nam:

Cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân chủ trì tổ chức hoặc phối hợp tổ chức có trách nhiệm gửi văn bản thông báo cho Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) về nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế (thời gian, địa điểm, thành phần, mục đích,...) trước thời gian tổ chức ít nhất 05 ngày để địa phương phối hợp quản lý.

2. Đối với các hội nghị, hội thảo, tập huấn, hoạt động hội họp có yếu tố nước ngoài khác được tiến hành theo chương trình/dự án phi chính phủ nước ngoài diễn ra trên địa bàn tỉnh Quảng Nam: thực hiện theo Quyết định số 34/2013/QĐ-UBND ngày 24/12/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam về việc ban hành Quy chế quản lý hoạt động của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.

3. Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của tỉnh: Các đơn vị, tổ chức chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chịu trách nhiệm:

a) Nộp hồ sơ xin cấp phép tổ chức theo đúng thủ tục và quy trình quy định tại Quy định này; phối hợp chặt chẽ với các cơ quan chức năng của tỉnh trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;

b) Chỉ tiến hành tổ chức khi được cấp phép; toàn bộ chương trình, nội dung thực hiện theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền; nếu thay đổi về nội dung, địa điểm, thời gian tổ chức phải báo cáo với cơ quan có thẩm quyền cấp phép và chỉ được tổ chức khi được phê duyệt lại;

c) Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, các tư liệu, số liệu, nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế; trong trường hợp có những phát sinh khác phải kịp thời báo cáo với Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) để xem xét xử lý;

d) Phải bảo đảm mục đích nhập cảnh của người nước ngoài và có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan chức năng quản lý người nước ngoài trong thời gian lưu trú tại tỉnh (đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế có người nước ngoài tham dự);

đ) Chậm nhất sau 15 ngày kể từ ngày kết thúc hội nghị, hội thảo phải gửi báo cáo tóm tắt bằng văn bản kết quả hội nghị, hội thảo cho Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) (theo mẫu số 1 ban hành kèm theo Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ).

Điều 7. Trách nhiệm quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Sở Ngoại vụ

a) Là cơ quan đầu mối giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh.

b) Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định việc cấp phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế đối với các trường hợp thuộc Khoản 1, Điều 3 của Quy định này và quyết định việc cấp phép đối với các trường hợp thuộc Khoản 3, Điều 3 của Quy định này.

c) Chịu trách nhiệm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện việc trình hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo đúng với quy trình, thủ tục quy định.

d) Thẩm định hồ sơ (nội dung, thời gian, thành phần, cách thức, kế hoạch,…) tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; yêu cầu đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.

đ) Phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.

e) Phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan phát hiện và xử lý đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy định này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; trường hợp cần thiết tham mưu văn bản trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đình chỉ việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm.

g) Định kỳ hằng năm, tổng hợp và tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chế độ báo cáo cho Bộ Ngoại giao tình hình tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh (theo mẫu số 2 ban hành kèm theo Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ).

2. Công an tỉnh

a) Chịu trách nhiệm hướng dẫn, quản lý việc thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất cảnh, nhập cảnh và lưu trú trên địa bàn tỉnh đối với đại biểu là người nước ngoài đến tham dự hoặc tham gia tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh.

b) Phối hợp với Sở Ngoại vụ trong công tác tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cấp phép việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước; phát hiện và xử lý đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy định này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

d) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông quản lý việc tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.

đ) Phối hợp với các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế quản lý hoạt động của các thành phần tham dự, đảm bảo an ninh trật tự trong thời gian hội nghị, hội thảo quốc tế diễn ra.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Chủ trì theo dõi việc thực hiện các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế; việc phát hành ấn phẩm sử dụng tại hội nghị, hội thảo quốc tế.

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng xử lý đối với các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế vi phạm các vấn đề liên quan đến lĩnh vực thông tin, tuyên truyền.

4. Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng xử lý đối với các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế treo băng rôn, phướn quảng cáo không đúng với quy định.

b) Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thông báo sản phẩm quảng cáo về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên băng rôn, phướn quảng cáo và các hình thức quảng bá khác của đơn vị khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo.

5. Đối với các Sở, Ban, ngành, địa phương thuộc tỉnh

a) Chịu trách nhiệm thẩm định và cho ý kiến trả lời bằng văn bản về nội dung, địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế khi được gửi văn bản lấy ý kiến theo quy trình tại Điểm b, Khoản 1 và Khoản 2, Điều 4 Quy định này.

b) Phối hợp với Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh và các cơ quan, địa phương liên quan quản lý hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo lĩnh vực và địa bàn quản lý; đề nghị cấp có thẩm quyền đình chỉ hội nghị, hội thảo quốc tế nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật và không chấp hành đúng theo quy định này.

c) Báo cáo tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của Sở, ngành, địa phương gửi Sở Ngoại vụ trước ngày 15 tháng 12 hằng năm để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (theo mẫu số 2 ban hành kèm theo Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ).

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy định này được đề nghị xét, khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua khen thưởng.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm một trong các nội dung tại Quy định này thì tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xem xét xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 9. Trách nhiệm tổ chức thực hiện

1. Giao Giám đốc Sở Ngoại vụ chủ trì tổ chức hướng dẫn, triển khai thực hiện, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy định này để tổng hợp, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Ngoại giao.

2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ, Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy định này.

Điều 10. Sửa đổi, bổ sung

Trong quá trình triển khai thực hiện Quy định, nếu có phát sinh vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, tổ chức tổng hợp bằng văn bản gửi cho Sở Ngoại vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung./.