ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Hà Nội, ngày 21 tháng 7 năm 2022

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Công an;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Tư pháp;
- Bộ Nội vụ;
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- TT Thành ủy, TT HĐND TP;
- Chủ tịch, các PCT UBND TP;
- VP UBND TP: CVP, các PCVP UBND TP,
các phòng: NC, KSTTHC, TH, HCTC,
Trung tâm Tin học công báo;
- Cổng Giao tiếp điện tử TP;
- Lưu: VT, KSTTHC (Nga).

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Lê Hồng Sơn

Bước

Chủ thể

Quy trình chi tiết

Thời gian

Trạng thái

Căn cứ pháp lý

Ghi chú

1. Nộp hồ sơ

Công dân

Người có yêu cầu đăng ký khai sinh (Công dân) lựa chọn nộp hồ sơ trực tuyến từ Cổng Dịch vụ công quốc gia (địa chỉ: dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng Dịch vụ công thành phố Hà Nội (địa chỉ: dichvucong.hanoi.gov.vn)

Công dân đăng ký tài khoản giao dịch điện tử, đăng nhập tài khoản, xác thực định danh điện tử để xác định đúng nhân thân người có yêu cầu đăng ký hộ tịch (theo hướng dẫn trên Cổng Dịch vụ công)

Cổng DVC kết nối với CSDLDC để khai thác các trường thông tin của công dân có trong CSDLDC.

Công dân lựa chọn:

- Dịch vụ công trực tuyến,

- Quận, Huyện, Thị xã

- UBND xã, phường, thị trấn có thẩm quyền

- Lĩnh vực Hộ tịch,

- Thủ tục Đăng ký khai sinh.

Cổng Dịch vụ công Quốc gia thực hiện đăng nhập một lần, điều hướng người dùng tới Cổng Dịch vụ công thành phố để thực hiện các bước tiếp theo

Tài khoản gồm Tên Đăng nhập và Mật khẩu

Điều 7 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP

Điều 12 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP

Công dân phải đăng ký tài khoản giao dịch điện tử, đăng nhập tài khoản, xác thực định danh điện tử

Công dân điền Biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký khai sinh (chi tiết tại Phụ lục 1.1 đính kèm)

Trường hợp các thông tin trong Biểu mẫu điện tử đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội, hệ thống thông tin có liên quan, được điền tự động (nếu có)

Công dân kiểm tra, cập nhật thông tin bảo đảm thông tin đầy đủ, chính xác, hợp pháp

Thành phần hồ sơ chi tiết tại Phụ lục 1.2 kèm theo

Biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký khai sinh

Thông tư số 01/2022/TT-BTP của Bộ Tư pháp

Công dân chọn mục đăng ký số lượng Bản sao trích lục khai sinh, nếu có nhu cầu.

Hệ thống tự động thông báo số tiền.

- Phí 8.000đ/bản trích lục

- Lệ phí đăng ký không đúng hạn 5.000đ

Công dân có thể nộp phí, lệ phí trực tuyến trên hệ thống thanh toán trực tuyến của Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công thành phố (nếu có) hoặc nộp trực tiếp tại trụ sở UBND cấp xã khi nhận kết quả.

Giấy khai sinh bản chính (Miễn lệ phí đối với trường hợp đăng ký đúng hạn 60 ngày kể từ ngày trẻ em được sinh ra), người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật)

Giấy khai sinh bản điện tử (Miễn phí)

Thông báo về việc đã gửi hồ sơ thành công, chờ kiểm tra, tiếp nhận, phản hồi

- Thông tư số 281/2016/TT-BTC và Thông tư số 85/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính

- Nghị quyết số 06/2020/NQ-HĐND của HĐND thành phố Hà Nội

2. Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Công chức Bộ phận Một cửa

1. Nhận thông báo có hồ sơ mới trên Hệ thống

2. Kiểm tra hồ sơ và các thông tin.

Trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết: Gửi Thông báo đến công dân (mẫu Thông báo điện tử) nêu rõ lý do và có văn bản hướng dẫn người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để công dân bổ sung, hoàn thiện.

3. Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết:

3.1 Cập nhật thông tin vào Phần mềm Một cửa (Sổ theo dõi điện tử theo mẫu)

3.2 Xác nhận thông tin, gửi thông báo tiếp nhận (mã hồ sơ và ngày giờ trả kết quả) vào tài khoản của công dân Chuyển hồ sơ tới công chức Tư pháp-Hộ tịch trong Phần mềm Một cửa.

4. Trường hợp công dân không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì Bộ phận Một cửa có văn bản từ chối giải quyết yêu cầu Đăng ký khai sinh.

Không quá 02 giờ làm việc kể từ khi Hệ thống báo có hồ sơ mới

Thông báo hẹn trả kết quả (hoặc văn bản từ chối/văn bản hướng dẫn)

Phiếu chuyển xử lý (thể hiện trong Phần mềm bằng lệnh chuyển)

Biểu mẫu theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP của Văn phòng Chính phủ

Đề nghị hợp nhất Cổng Dịch vụ và Một cửa điện tử thành phố

Công chức Tư pháp-Hộ tịch

1. Truy cập vào Phần mềm Một cửa nhận thông báo có hồ sơ mới và tiếp nhận hồ sơ

2. Kiểm tra hồ sơ (Biểu mẫu, file đính kèm)

Trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc từ chối, gửi thông báo tới công chức Một cửa để thông báo cho công dân

3. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, tiếp nhận hồ sơ

3.1 Đăng ký vào Sổ đăng ký khai sinh và lưu chính thức trên Phần mềm Đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử; chuyển hồ sơ sang CSDLQGDC lấy Số định danh cá nhân và cập nhật vào Giấy khai sinh.

3.2 In, trình Lãnh đạo UBND cấp xã ký Giấy khai sinh bản chính, bản sao, điện tử

04 giờ

- Hệ thống sẽ phân tách các thông tin tờ khai, hồ sơ đăng ký khai sinh để chuyển vào Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử

- Yêu cầu bổ sung/ từ chối giải quyết

- Cập nhật trên Hệ thống

Trường hợp công chức Tư pháp-Hộ tịch đồng thời là công chức Một cửa thì được phân quyền tương ứng và không phải chuyển hồ sơ

Lãnh đạo UBND cấp xã

Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết: thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do. Đối với các hồ sơ quá hạn giải quyết: có văn bản xin lỗi gửi công dân, nêu lý do quá hạn và thời hạn trả kết quả lần sau. Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết:

1. Ký Giấy khai sinh bản chính, bản sao, bản điện tử (chưa đóng dấu của UBND cấp xã)

2. Chuyển lại Giấy khai sinh bản chính, bản sao, bản điện tử cho công chức Tư pháp-Hộ tịch

01 giờ

Thông tư 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp

Đề xuất Thư Chúc mừng bản điện tử

Công chức Tư pháp-Hộ tịch

1. Chuyển kết quả (bản chính/bản sao/bản điện tử) tới Công chức Một cửa

2. Thông báo cho công dân đến trụ sở UBND cấp xã mang theo giấy tờ tương ứng với từng trường hợp

3. Cập nhật tình trạng hồ sơ trên Hệ thống.

01 giờ

Chuyển hồ sơ từ Phần mềm Hộ tịch sang Phần mềm Một cửa

3. Trả kết quả

Công chức Một cửa - Công dân

1. Tiếp nhận hồ sơ từ công chức Tư pháp - Hộ tịch

2. Đề nghị công dân xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân, bản chính hoặc bản trích lục Giấy chứng nhận kết hôn (nếu có), hồ sơ theo Phụ lục chi tiết đối với từng trường hợp kèm theo Quy trình.

(Trường hợp Cơ sở dữ liệu dân cư đã được chia sẻ, kết nối, công dân đã có xác thực định danh điện tử, công dân không cần xuất trình giấy tờ tùy thân. Trường hợp Giấy chứng nhận kết hôn được chia sẻ tự động từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, công dân không cần xuất trình Giấy này. Trường hợp Giấy chứng sinh, văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ được chia sẻ từ Cơ sở dữ liệu của ngành y tế, công dân không phải sao chụp, nộp giấy này)

3. Xác nhận đã đối chiếu bản chính

4. Đề nghị công dân ký vào Tờ khai đăng ký khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh theo quy định của luật hộ tịch.

5. Thu phí cấp bản trích lục khai sinh (nếu có) (8.000đ/bản trích lục)

6. Trả kết quả cho công dân: Bản chính Giấy khai sinh, Bản sao Giấy khai sinh. (Đóng dấu của UBND cấp xã)

7. Gửi Giấy khai sinh bản điện tử đến tài khoản, thư điện tử của công dân (Miễn phí)

8. Hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC được số hóa

9. Bàn giao hồ sơ cho công chức Tư pháp - Hộ tịch lưu trữ theo quy định

Trong giờ hành chính

Thông tin đồng bộ với Cổng Dịch vụ công quốc gia.

- Điều 16 Luật hộ tịch

- Nghị định 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ

Trường hợp giấy tờ của công dân khi nộp/xuất trình còn thiếu hoặc không chính xác thì yêu cầu công dân bổ sung đủ mới trả kết quả cho công dân

Trường hợp giấy tờ của công dân khi nộp/xuất trình không hợp pháp thì thực hiện thủ tục thu hồi, hủy bỏ giá trị pháp lý

TT

Tên thành phần hồ sơ

Cơ sở dữ liệu/bản chụp/bản điện tử

Bắt buộc/không bắt buộc đính kèm

Xuất trình/ nộp bản chính khi nhận kết quả

Điều kiện về kỹ thuật

1

Giấy chứng sinh, văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ (nếu có) được chia sẻ tự động từ Cơ sở dữ liệu của ngành y tế (nếu có), công dân không phải sao chụp, nộp giấy tờ này

Chia sẻ cơ sở dữ liệu

Không bắt buộc đính kèm

Không bắt buộc xuất trình/giao nộp

Tích hợp, chia sẻ, kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch, Y tế

Trường hợp chưa được tự động chia sẻ, kết nối, xác thực, công dân đăng tải

Giấy chứng sinh

Giấy chứng sinh đã có chữ ký số

Bắt buộc

Nộp bản chính

Giấy chứng sinh đã có chữ ký số

Bản chụp

Bắt buộc

Nộp bản chính

Chụp từ bản chính

Bản chứng thực điện tử

Bắt buộc

Nộp bản chính

Giấy chứng sinh đã được chứng thực điện tử

Hoặc Văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh (Trường hợp không có giấy chứng sinh)

Văn bản đã có chữ ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Văn bản đã có chữ ký số

Bản chụp

Bắt buộc

Nộp bản chính

Chụp từ bản chính

Bản chứng thực điện tử

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh đã được chứng thực điện tử

Hoặc Giấy cam đoan về việc sinh (Trường hợp không có người làm chứng)

Giấy cam đoan đã có chữ ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy cam đoan đã có chữ ký số

Bản chụp

Bắt buộc

Nộp bản chính

Bản chứng thực điện tử

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy cam đoan về việc sinh đã được chứng thực điện tử

Hoặc Trường hợp khai sinh cho trẻ sinh ra bằng phương pháp mang thai hộ, Văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ

Văn bản đã có chữ ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Văn bản đã có chữ ký số

Bản chụp

Bắt buộc

Nộp bản chính

Chụp từ bản chính

Bản chứng thực điện tử

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ đã được chứng thực điện tử

Hoặc Trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ bị bỏ rơi, Biên bản xác nhận việc trẻ bị bỏ rơi do UBND cấp xã lập

Biên bản đã có chữ ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Biên bản đã có chữ ký số

Bản chụp

Bắt buộc

Nộp bản chính

Chụp từ bản chính

Bản chứng thực điện tử

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Biên bản đã được chứng thực điện tử

2

Giấy chứng nhận kết hôn được chia sẻ tự động từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Chia sẻ cơ sở dữ liệu

Không bắt buộc

Không xuất trình, không nộp

Đã tích hợp, chia sẻ, kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch

Trường hợp chưa được tự động chia sẻ, kết nối, xác thực, Công dân đăng tải

Giấy chứng nhận kết hôn của cha/mẹ trẻ em

(Trường hợp cha, mẹ trẻ có đăng ký kết hôn)

Giấy chứng nhận đã có chữ ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy chứng nhận đã có chữ ký số

Bản chụp

Bắt buộc

Xuất trình Bản chính

Chụp từ bản chính

Bản chứng thực điện tử

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy chứng nhận kết hôn của cha/mẹ trẻ em đã được chứng thực điện tử

3

Trường hợp Cơ sở dữ liệu dân cư đã được tích hợp, chia sẻ, kết nối, xác thực

Chia sẻ cơ sở dữ liệu

Không bắt buộc

Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân

Đã tích hợp, chia sẻ, kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Trường hợp công dân đã có xác thực định danh điện tử

Xác thực định danh điện tử công dân

Không bắt buộc

Không xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân

Công dân đã có xác thực định danh điện tử

Trường hợp Cơ sở dữ liệu dân cư chưa được tích hợp, chia sẻ, kết nối, công dân đăng tải bản chụp Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân

Giấy tờ tùy thân đã có chữ ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy tờ tùy thân đã có ký số

Bản chụp

Bắt buộc

Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân

Chụp từ bản chính

Bản chứng thực điện tử

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy tờ đã được chứng thực điện tử

4

Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục

Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực (Người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền)

Văn bản đã có chữ ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Văn bản đã có chữ ký số

Bản chính

Bắt buộc

Giao nộp khi nhận kết quả tại UBND cấp xã

Chụp từ bản chính

Bản chứng thực điện tử

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Văn bản đã được chứng thực điện tử

Hoặc 1. Văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực và 2. Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền (Người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền)

Văn bản đã có chữ ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Văn bản đã có chữ ký số

Bản chính

Bắt buộc

Giao nộp khi nhận kết quả tại UBND cấp xã

Chụp từ bản chính

Bản chứng thực điện tử

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Văn bản ủy quyền đã được chứng thực điện tử

Bước

Chủ thể

Quy trình chi tiết

Thời gian

Trạng thái

Căn cứ pháp lý

Ghi chú

1. Nộp hồ sơ

Công dân

Người có yêu cầu đăng ký kết hôn (Công dân) lựa chọn nộp hồ sơ trực tuyến từ Cổng Dịch vụ công quốc gia (địa chỉ: dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng Dịch vụ công thành phố Hà Nội (địa chỉ: dichvucong.hanoi.gov.vn)

Công dân đăng ký tài khoản giao dịch điện tử, đăng nhập tài khoản, xác thực định danh điện tử để xác định đúng nhân thân người có yêu cầu đăng ký hộ tịch (theo hướng dẫn trên Cổng Dịch vụ công).

Cổng DVC kết nối với CSDLDC để khai thác các trường thông tin của công dân có trong CSDLDC.

Công dân lựa chọn:

- Dịch vụ công trực tuyến,

- Quận, Huyện, Thị xã

- UBND xã, phường, thị trấn nơi cư trú của bên Nam hoặc bên Nữ

- Lĩnh vực Hộ tịch,

- Thủ tục Đăng ký kết hôn

Cổng Dịch vụ công Quốc gia thực hiện đăng nhập một lần, điều hướng người dùng tới Cổng Dịch vụ công thành phố để thực hiện bước tiếp theo

Tài khoản gồm Tên Đăng nhập và Mật khẩu

- Điều 7 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP

- Điều 12 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP

- Quyết định số 06/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ

Công dân phải đăng ký tài khoản giao dịch điện tử, đăng nhập tài khoản, xác thực định danh điện tử

Công dân điền Biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký kết hôn (chi tiết tại Phụ lục 2.1 đính kèm)

Trường hợp các thông tin trong Biểu mẫu điện tử đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được điền tự động (nếu có)

Công dân kiểm tra, cập nhật thông tin bảo đảm thông tin đầy đủ, chính xác, hợp pháp

Thành phần hồ sơ chi tiết tại Phụ lục 2.2 kèm theo

Biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký kết hôn

- Thông tư số 01/2022/TT-BTP của Bộ Tư pháp

Công dân chọn mục đăng ký số lượng Bản sao trích lục kết hôn, nếu có nhu cầu.

Hệ thống tự động thông báo số tiền (Phí 8.000đ/bản trích lục)

Công dân có thể nộp phí trực tuyến trên hệ thống thanh toán trực tuyến của Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công thành phố (nếu có) hoặc nộp trực tiếp tại trụ sở UBND cấp xã khi nhận kết quả.

Giấy chứng nhận kết hôn 02 bản chính, mỗi bên vợ, chồng 01 bản chính (Miễn lệ phí)

Giấy chứng nhận kết hôn bản điện tử (Miễn lệ phí)

Thông báo về việc đã gửi hồ sơ thành công, chờ kiểm tra, tiếp nhận, phản hồi

- Thông tư số 281/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính

- Nghị quyết số 06/2020/NQ-HĐND của HĐND thành phố Hà Nội

2. Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Công chức Bộ phận Một cửa

1. Nhận thông báo có hồ sơ mới trên Hệ thống

2. Kiểm tra hồ sơ và các thông tin.

Trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết: Gửi Thông báo đến công dân nêu rõ lý do và có văn bản hướng dẫn công dân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để công dân bổ sung, hoàn thiện.

3. Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết:

3.1 Cập nhật thông tin vào Phần mềm Một cửa

3.2 Xác nhận thông tin, gửi thông báo tiếp nhận (mã hồ sơ và ngày giờ trả kết quả) vào tài khoản của công dân

3.3 Chuyển hồ sơ tới công chức Tư pháp - Hộ tịch trong Phần mềm Một cửa.

4. Trường hợp công dân không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì Bộ phận Một cửa có văn bản từ chối giải quyết yêu cầu Đăng ký kết hôn.

Không quá 02 giờ làm việc kể từ khi Hệ thống báo có hồ sơ mới

Thông báo hẹn trả kết quả (hoặc văn bản từ chối/văn bản hướng dẫn)

Phiếu chuyển xử lý (thể hiện trong Phần mềm bằng lệnh chuyển)

Biểu mẫu theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP của Văn phòng Chính phủ

Đề nghị hợp nhất Cổng Dịch vụ công, Một cửa điện tử thành phố

Công chức Tư pháp-Hộ tịch

1. Truy cập vào Phần mềm Một cửa nhận thông báo có hồ sơ mới

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ (Biểu mẫu, file đính kèm)

Trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc từ chối thì gửi thông báo tới công chức Một cửa để thông báo cho công dân (theo Phiếu hướng dẫn điện tử)

3. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, tiếp nhận hồ sơ

3.1 Đăng ký vào Sổ Đăng ký kết hôn và lưu trên Phần mềm Đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử.

3.2 In, trình Lãnh đạo UBND cấp xã ký Giấy chứng nhận kết hôn bản chính, bản sao, điện tử

04 giờ

- Hệ thống sẽ phân tách các thông tin tờ khai, hồ sơ đăng ký kết hôn để chuyển vào Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch

- Yêu cầu bổ sung hoặc từ chối giải quyết

- Cập nhật trên Hệ thống

Biểu mẫu theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP của Văn phòng Chính phủ

Trường hợp công chức Tư pháp-Hộ tịch đồng thời là công chức Một cửa thì được phân quyền tương ứng và không phải chuyển hồ sơ

Lãnh đạo UBND cấp xã

- Ký Giấy chứng nhận kết hôn bản chính, bản sao, bản điện tử (chưa đóng dấu của UBND cấp xã), chuyển lại hồ sơ cho công chức Tư pháp - Hộ tịch.

- Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết: thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do. Đối với các hồ sơ quá hạn giải quyết: có văn bản xin lỗi gửi công dân, nêu rõ lý do quá hạn và thời hạn trả kết quả lần sau

01 giờ

Đề xuất Thư Chúc mừng bản điện tử

Công chức Tư pháp-Hộ tịch

- Chuyển kết quả (bản chính/bản sao/bản điện tử) tới Công chức Một cửa

- Thông báo cho hai bên Nam, Nữ đến trụ sở UBND cấp xã mang theo giấy tờ theo Phụ lục tương ứng với từng trường hợp

- Cập nhật tình trạng hồ sơ trên Hệ thống.

01 giờ

Chuyển hồ sơ từ Phần mềm Hộ tịch sang Phần mềm Một cửa

3. Trả kết quả

Công chức Một cửa - Công dân

1. Tiếp nhận kết quả từ công chức Tư pháp - Hộ tịch

2. Đề nghị hai bên Nam, Nữ xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, hồ sơ theo Phụ lục đối với từng trường hợp kèm theo Quy trình. (Trường hợp Cơ sở dữ liệu dân cư đã được chia sẻ, kết nối, công dân đã có xác thực định danh điện tử, công dân không cần xuất trình giấy tờ tùy thân. Trường hợp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được chia sẻ tự động từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, công dân không cần xuất trình Giấy này)

3. Xác nhận đã đối chiếu bản chính

4. Đề nghị hai bên Nam, Nữ ký vào Tờ khai đăng ký kết hôn, Sổ đăng ký kết hôn, Giấy chứng nhận kết hôn theo quy định của luật hộ tịch.

5. Thu phí cấp bản sao trích lục kết hôn (nếu có) (8.000đ/bản trích lục)

6. Đóng dấu của UBND cấp xã vào phần chữ ký của Lãnh đạo UBND cấp xã trên Giấy chứng nhận kết hôn.

7. Trả kết quả cho công dân: Bản chính, Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn

8. Gửi Giấy chứng nhận kết hôn điện tử qua Hệ thống đến tài khoản, thư điện tử của công dân (Miễn phí)

9. Hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC được số hóa

10. Bàn giao hồ sơ cho công chức Tư pháp - Hộ tịch lưu trữ theo quy định

Trong giờ hành chính

Thông tin đồng bộ với Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Trường hợp giấy tờ của công dân khi nộp/xuất trình còn thiếu hoặc không chính xác thì yêu cầu công dân bổ sung đủ mới trả kết quả cho công dân

Trường hợp giấy tờ của công dân khi nộp/xuất trình không hợp pháp thì thực hiện thủ tục thu hồi, hủy bỏ giá trị pháp lý

Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính

- Điều 18 Luật hộ tịch

- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ

- Thông tư số 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp

TT

Tên thành phần hồ sơ

Cơ sở dữ liệu/bản chụp/bản điện tử

Bắt buộc/không bắt buộc đính kèm

Xuất trình/ nộp bản chính khi nhận kết quả

Điều kiện về kỹ thuật

1

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được chia sẻ tự động từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Chia sẻ cơ sở dữ liệu

Không bắt buộc

Không xuất trình, không nộp

Đã chia sẻ, kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch

Trường hợp chưa được tự động chia sẻ, kết nối, Công dân đăng tải

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Giấy xác nhận đã có chữ ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy xác nhận đã có chữ ký số

Bản chụp

Bắt buộc

Nộp bản chính

Chụp từ bản chính

Bản chứng thực điện tử

Bắt buộc

Nộp bản chính

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được chứng thực điện tử

Trích lục ghi chú ly hôn đối với trường hợp công dân đăng ký thường trú tại địa bàn cấp xã làm thủ tục đăng ký kết hôn, đã được giải quyết việc ly hôn, hủy việc kết hôn trước đó tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài được chia sẻ từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Chia sẻ cơ sở dữ liệu

Không bắt buộc

Không xuất trình, không nộp

Đã chia sẻ cơ sở dữ liệu hộ tịch

Trường hợp chưa được tự động chia sẻ, kết nối, xác thực, Công dân đăng tải

Trích lục ghi chú ly hôn đối với trường hợp công dân đăng ký thường trú tại địa bàn cấp xã làm thủ tục đăng ký kết hôn, đã được giải quyết việc ly hôn, hủy việc kết hôn trước đó tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài

Trích lục đã có chữ ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Trích lục đã có chữ ký số

Bản chụp

Bắt buộc

Xuất trình

Chụp từ bản chính

Bản chứng thực điện tử

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Trích lục ghi chú đã được chứng thực điện tử

2

Trường hợp Cơ sở dữ liệu dân cư đã được tích hợp, chia sẻ, kết nối, xác thực

Chia sẻ cơ sở dữ liệu

Không bắt buộc

Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân

Đã tích hợp, chia sẻ, kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Trường hợp công dân đã có xác thực định danh điện tử

Xác thực định danh điện tử công dân

Không bắt buộc

Không xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân

Công dân đã có xác thực định danh điện tử

Trường hợp Cơ sở dữ liệu dân cư chưa được tích hợp, chia sẻ, kết nối, xác thực, công dân đăng tải bản chụp Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân

Giấy đã có ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy đã có chữ ký số

Bản chụp

Bắt buộc

Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân

Chụp từ bản chính

Bản chứng thực điện tử

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy tờ tùy thân đã được chứng thực điện tử

Bước

Chủ thể

Quy trình chi tiết

Thời gian

Trạng thái

Căn cứ pháp lý

Ghi chú

1. Nộp hồ sơ

Công dân

Người có yêu cầu đăng ký khai tử (Công dân) lựa chọn nộp hồ sơ trực tuyến từ Cổng Dịch vụ công quốc gia (địa chỉ: dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng Dịch vụ công thành phố Hà Nội (địa chỉ: dichvucong.hanoi.gov.vn)

Công dân đăng ký tài khoản giao dịch điện tử, đăng nhập tài khoản, xác thực định danh điện tử để xác định đúng nhân thân người có yêu cầu đăng ký hộ tịch (theo hướng dẫn trên Cổng Dịch vụ công)

Cổng DVC kết nối với CSDLDC để khai thác các trường thông tin của công dân có trong CSDLDC.

Công dân lựa chọn:

- Dịch vụ công trực tuyến,

- Quận, Huyện, Thị xã

- UBND xã, phường, thị trấn có thẩm quyền

- Lĩnh vực Hộ tịch,

- Thủ tục Đăng ký khai tử

Cổng Dịch vụ công Quốc gia thực hiện đăng nhập một lần, điều hướng người dùng tới Cổng Dịch vụ công thành phố để thực hiện bước tiếp theo

Tài khoản gồm Tên Đăng nhập và Mật khẩu

Điều 7 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP

Điều 12 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP

Công dân phải đăng ký tài khoản giao dịch điện tử, đăng nhập tài khoản, xác thực định danh điện tử

Công dân điền Biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký khai tử (chi tiết tại Phụ lục 3.1 kèm theo)

Trường hợp các thông tin trong Biểu mẫu điện tử đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội, hệ thống thông tin có liên quan, được điền tự động (nếu có)

Công dân kiểm tra, cập nhật thông tin bảo đảm thông tin đầy đủ, chính xác, hợp pháp

Thành phần hồ sơ chi tiết tại Phụ lục 3.2 kèm theo

Biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký khai tử

Thông tư số 01/2022/TT-BTP của Bộ Tư pháp

Công dân chọn mục đăng ký số lượng Bản sao trích lục khai tử, nếu có nhu cầu.

Hệ thống tự động thông báo số tiền:

- Phí 8.000đ/bản trích lục

- Lệ phí đăng ký không đúng hạn 5.000đ

Công dân có thể nộp phí, lệ phí trực tuyến trên hệ thống thanh toán trực tuyến của Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công thành phố (nếu có) hoặc nộp trực tiếp tại trụ sở UBND cấp xã khi nhận kết quả.

- Trích lục khai tử bản chính (Miễn lệ phí đối với trường hợp đăng ký đúng hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết, người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật)

- Trích lục khai tử bản điện tử (Miễn phí)

Thông báo về việc đã gửi hồ sơ thành công, chờ kiểm tra, tiếp nhận, phản hồi

- Thông tư số 281/2016/TT-BTC và Thông tư số 85/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính

- Nghị quyết số 06/2020/NQ-HĐND của HĐND thành phố Hà Nội

2. Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Công chức Bộ phận Một cửa

1. Nhận thông báo có hồ sơ mới trên Hệ thống

2. Kiểm tra hồ sơ và các thông tin.

Trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết: Gửi Thông báo đến công dân (mẫu Thông báo điện tử) nêu rõ lý do và có văn bản hướng dẫn công dân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để công dân bổ sung, hoàn thiện.

3. Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết:

3.1 Cập nhật thông tin vào Phần mềm Một cửa (Sổ theo dõi điện tử theo mẫu)

3.2 Xác nhận thông tin, gửi thông báo tiếp nhận (mã hồ sơ và ngày giờ trả kết quả) vào tài khoản của công dân

3.3 Chuyển hồ sơ tới công chức Tư pháp - Hộ tịch trong Phần mềm Một cửa.

4. Trường hợp công dân không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì Bộ phận Một cửa có văn bản từ chối giải quyết yêu cầu Đăng ký khai tử.

Không quá 02 giờ làm việc kể từ khi Hệ thống báo có hồ sơ mới

Thông báo hẹn trả kết quả (hoặc văn bản từ chối/văn bản hướng dẫn)

Phiếu chuyển xử lý (thể hiện trong Phần mềm bằng lệnh chuyển)

Biểu mẫu theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP của Văn phòng Chính phủ

 Đề nghị hợp nhất Cổng Dịch vụ công, Một cửa điện tử thành phố

Công chức Tư pháp-Hộ tịch

1. Truy cập vào Phần mềm Một cửa nhận thông báo có hồ sơ mới

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ (Biểu mẫu, file đính kèm)

3. Trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc từ chối thì gửi thông báo tới công chức Một cửa để thông báo cho công dân (theo Phiếu hướng dẫn điện tử)

4. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, tiếp nhận hồ sơ

4.1 Đăng ký vào Sổ đăng ký khai tử và lưu chính thức trên Phần mềm Đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử

4.2 In, trình Lãnh đạo UBND cấp xã ký Trích lục khai tử bản chính, bản sao, điện tử

04 giờ

- Hệ thống sẽ phân tách các thông tin tờ khai, hồ sơ đăng ký khai tử để chuyển vào Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch

- Yêu cầu bổ sung/ từ chối giải quyết

- Cập nhật trên Hệ thống

Biểu mẫu theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP của Văn phòng Chính phủ

Trường hợp công chức Tư pháp-Hộ tịch đồng thời là công chức Một cửa thì được phân quyền và không phải chuyển hồ sơ

Lãnh đạo UBND cấp xã

- Ký Trích lục khai tử bản chính, bản sao, bản điện tử (chưa đóng dấu của UBND cấp xã)

- Chuyển lại Trích lục khai tử bản chính, bản sao, bản điện tử cho công chức Tư pháp - Hộ tịch

- Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết: thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do. Đối với các hồ sơ quá hạn giải quyết: có văn bản xin lỗi gửi công dân, nêu rõ lý do quá hạn và thời hạn trả kết quả lần sau

01 giờ

Đề xuất Thư Chia buồn bản điện tử

Công chức Tư pháp-Hộ tịch

- Chuyển kết quả (bản chính/bản sao/bản điện tử) tới Công chức Một cửa

- Thông báo cho công dân đến trụ sở UBND cấp xã mang theo giấy tờ theo Phụ lục tương ứng với từng trường hợp

- Cập nhật tình trạng hồ sơ trên Hệ thống.

01 giờ

Chuyển hồ sơ từ Phần mềm Hộ tịch sang Phần mềm Một cửa

3. Trả kết quả

Công chức Một cửa - Công dân

1. Tiếp nhận kết quả từ công chức Tư pháp - Hộ tịch

2. Đề nghị công dân xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân, Giấy báo tử (nếu có) và hồ sơ theo Phụ lục chi tiết đối với từng trường hợp kèm theo Quy trình.

(Trường hợp Cơ sở dữ liệu dân cư đã được chia sẻ, kết nối, công dân đã có xác thực định danh điện tử, công dân không cần xuất trình giấy tờ tùy thân. Trường hợp Giấy báo tử được chia sẻ tự động từ Cơ sở dữ liệu, công dân không phải sao chụp, nộp giấy này)

3. Xác nhận đã đối chiếu bản chính

4. Đề nghị công dân ký vào Tờ khai đăng ký khai tử và Sổ đăng ký khai tử theo quy định của luật hộ tịch.

5. Thu phí cấp bản sao trích lục khai tử (nếu có) (8.000đ/bản trích lục)

6. Trả kết quả cho công dân: Bản chính, bản sao Trích lục khai tử (đóng dấu của UBND cấp xã)

7. Gửi Trích lục khai tử bản điện tử qua Hệ thống đến tài khoản, thư điện tử của công dân (Miễn phí)

8. Hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC được số hóa

9. Bàn giao hồ sơ cho công chức Tư pháp - Hộ tịch lưu trữ theo quy định

Trong giờ hành chính

Thông tin đồng bộ với Cổng Dịch vụ công quốc gia

- Điều 34 Luật hộ tịch

- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ

- Thông tư số 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp

Trường hợp giấy tờ của công dân khi nộp/xuất trình còn thiếu hoặc không chính xác thì yêu cầu công dân bổ sung đủ mới trả kết quả cho công dân

Trường hợp giấy tờ của công dân khi nộp/xuất trình không hợp pháp thì thực hiện thủ tục thu hồi, hủy bỏ giá trị pháp lý

TT

Tên thành phần hồ sơ

Cơ sở dữ liệu/bản chụp/bản điện tử

Bắt buộc/không bắt buộc đính kèm

Xuất trình/ nộp bản chính khi nhận kết quả

Điều kiện về kỹ thuật

1

Giấy báo tử được chia sẻ tự động từ Cơ sở dữ liệu (nếu có), công dân không phải sao chụp, nộp giấy tờ này

Chia sẻ cơ sở dữ liệu

Không bắt buộc đính kèm

Không bắt buộc xuất trình/giao nộp

Tích hợp, chia sẻ, kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch, Y tế

Trường hợp chưa được tự động chia sẻ, kết nối, xác thực, công dân đăng tải

Giấy báo tử

Giấy đã có ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy đã có chữ ký số

Bản chụp

Bắt buộc

Nộp bản chính

Chụp từ bản chính

Bản chứng thực điện tử

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy báo tử đã được chứng thực điện tử

Hoặc giấy thay thế giấy báo tử của người chết do cơ quan có thẩm quyền cấp (Trường hợp không có giấy báo tử)

Giấy đã có ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy đã có chữ ký số

Bản chụp

Bắt buộc

Nộp bản chính

Chụp từ bản chính

Chứng thực điện tử

Bắt buộc

Nộp bản chính

Giấy thay thế giấy báo tử đã được chứng thực điện tử

Hoặc Bản chụp Giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận chứng minh sự kiện chết đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử

Giấy đã có ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy đã có chữ ký số

Bản chụp

Bắt buộc

Nộp bản chính

Chụp từ bản chính

Bản chứng thực điện tử

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy tờ, tài liệu, chứng cứ đã được chứng thực điện tử

2

Trường hợp Cơ sở dữ liệu dân cư đã được tích hợp, chia sẻ, kết nối, xác thực

Chia sẻ cơ sở dữ liệu

Không bắt buộc

Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân

Đã tích hợp, chia sẻ, kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Trường hợp công dân đã có xác thực định danh điện tử công dân

Xác thực định danh điện tử công dân

Không bắt buộc

Không xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân

Công dân đã có xác thực định danh điện tử công dân

Trường hợp Cơ sở dữ liệu dân cư chưa được tích hợp, chia sẻ, kết nối, xác thực, công dân đăng tải bản chụp Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân

Giấy đã có ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy đã có chữ ký số

Bản chụp

Bắt buộc

Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân

Chụp từ bản chính

Chứng thực điện tử

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy tờ tùy thân đã được chứng thực điện tử

3

Trường hợp Cơ sở dữ liệu cư trú đã được tích hợp, chia sẻ, kết nối, xác thực thì công dân không cần đăng tải bản chụp giấy tờ chứng minh nơi cư trú cuối cùng của người chết

Chia sẻ cơ sở dữ liệu

Không bắt buộc

Không xuất trình

Đã tích hợp, chia sẻ, kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cư trú

Trường hợp Cơ sở dữ liệu cư trú chưa được chia sẻ, kết nối công dân đăng tải bản chụp giấy chứng minh nơi cư trú cuối cùng của người chết để xác định thẩm quyền đăng ký

Giấy đã có ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy đã có chữ ký số

Bản chụp

Bắt buộc

Xuất trình

Chụp từ bản chính

Bản chứng thực điện tử

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Giấy chứng minh nơi cư trú đã được chứng thực điện tử

4

Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục

Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực (Người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền)

Văn bản đã ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Văn bản đã được ký số

Bản chính

Bắt buộc

Giao nộp khi nhận kết quả tại UBND cấp xã

Chụp từ bản chính

Bản chứng thực điện tử

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Văn bản ủy quyền đã được chứng thực điện tử

Hoặc 1. Văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực và 2. Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền (Người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền)

Văn bản đã ký số

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Văn bản đã được ký số

Bản chính

Bắt buộc

Giao nộp khi nhận kết quả tại UBND cấp xã

Chụp từ bản chính

Chứng thực điện tử

Bắt buộc

Không bắt buộc xuất trình/nộp

Văn bản ủy quyền đã được chứng thực điện tử