QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 29 tháng 11 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2008 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 138/TTr-STP ngày 23 tháng 9 năm 2009 về việc phê duyệt Đề án phát triển Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án phát triển Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh có liên quan, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố Huế chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 2519 /QĐ-UBND ngày 16 tháng 11 năm 2009 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế)

Phần I

TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TẠI TỈNH VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA VIỆC XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

1. Căn cứ Luật Công chứng ngày 29 tháng 11 năm 2006;

2. Căn cứ Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.

II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG VÀ YÊU CẦU THỰC TIỄN

Thừa Thiên Huế đang từng bước phấn đấu xây dựng và phát triển toàn diện để giữ vai trò xứng đáng là cửa ngõ tuyến hành lang kinh tế thương mại Đông Tây nối Myanma, Thái Lan, Lào với biển Đông qua cảng Chân Mây; với 09 đơn vị hành chính (gồm 01 thành phố và 08 huyện); có dân số 1.145.259 người (trong đó, 747.931 người sinh sống ở vùng nông thôn; 397.328 sinh sống ở thành thị). Tình hình phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh ngày càng đi lên; theo Kết luận số 48 KL/TW ngày 25/5/2009 của Bộ Chính trị về xây dựng và phát triển tỉnh Thừa Thiên Huế và đô thị Huế đến năm 2020, trong đó xây dựng Thừa Thiên Huế trở thành thành phố trực thuộc Trung ương trong vài năm tới, là trung tâm của khu vực miền Trung và một trong những trung tâm lớn, đặc sắc của cả nước về văn hoá, du lịch, khoa học-công nghệ, y tế chuyên sâu và giáo dục đào tạo đa ngành đa lĩnh vực, chất lượng cao cho nên nhu cầu thực hiện các giao dịch dân sự, thương mại, kinh tế…sẽ gia tăng hơn nữa trong thời gian tới. Điều này tất yếu dẫn đến nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của tổ chức và công dân trên địa bàn tỉnh ngày càng tăng cao.

Hiện nay trên địa bàn tỉnh có 02 Phòng Công chứng (Phòng Công chứng số 1, tại 148A Nguyễn Huệ, Huế và Phòng Công chứng số 2, tại 130A Thạch Hãn, Huế), cả hai Phòng Công chứng có trụ sở nằm trên địa bàn thành phố Huế. Những năm gần đây số lượng các vụ việc mà 02 Phòng Công chứng đã thực hiện cụ thể như sau:

- Năm 2005: công chứng 91.148 việc

- Năm 2006: công chứng 98.064 việc,

- Năm 2007: công chứng 59.020 việc,

- Năm 2008: công chứng 8.741 việc,

- 6 tháng đầu năm 2009: công chứng 6.116 việc

Trước đây khi chưa có Luật Công chứng, các việc chứng nhận bản sao, chữ ký, bản dịch đều thuộc thẩm quyền của Phòng Công chứng. Sau khi Luật Công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, thì Phòng Công chứng không thực hiện các việc chứng thực nêu trên mà chỉ thực hiện việc công chứng các hợp đồng, giao dịch. Tuy lượng việc tại các Phòng Công chứng có giảm đi về chứng thực song số lượng việc công chứng các hợp đồng, giao dịch nhất là các hợp đồng, giao dịch liên quan đến việc mua bán, chuyển nhượng, thế chấp ... bất động sản tăng lên nhiều so với những năm trước.

Với tốc độ phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh như hiện nay, cho thấy nhu cầu công chứng trên địa bàn tỉnh vẫn sẽ tiếp tục tăng cao trong thời gian tới.

Để thực hiện đúng các quy định pháp luật, thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng theo Nghị quyết số 49-NQ/TW ngày 02 tháng 6 năm 2005 của Bộ Chính trị về Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020; đồng thời, nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu công chứng của tổ chức và cá nhân, tỉnh Thừa Thiên Huế chủ động xây dựng định hướng phát triển hoạt động công chứng một cách phù hợp, có lộ trình, phục vụ hiệu quả cho tiến trình phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.

Phần II

MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

I. MỤC TIÊU

1. Giai đoạn 2009 - 2015: Phát triển tổ chức hành nghề công chứng gắn với địa bàn dân cư, nhằm tạo điều kiện tốt hơn, đáp ứng kịp thời nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức và thực hiện quy định pháp luật về công chứng, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, phục vụ hiệu quả cho quá trình xây dựng và phát triển của tỉnh.

2. Giai đoạn 2015 - 2020: Củng cố, phát triển các tổ chức hành nghề công chứng gắn với tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, bảo đảm cho sự phát triển hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh đạt hiệu quả cao, đúng với chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và định hướng phát triển chung của tỉnh.

II. NGUYÊN TẮC PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

1. Mở rộng tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng) trên địa bàn tỉnh theo quy hoạch và lộ trình phù hợp với từng khu vực và từng giai đoạn. Khuyến khích phát triển Văn phòng Công chứng ở các huyện.

2. Tổ chức hành nghề Công chứng phải tuân thủ Hiến pháp và pháp luật; khách quan, trung thực; chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng; tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

3. Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo đảm có đội ngũ nhân sự lành nghề, am hiểu pháp luật, có cơ sở vật chất thuận lợi cho việc tiếp dân và bảo đảm lưu trữ tốt, áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng.

Phần III

QUY HOẠCH VÀ LỘ TRÌNH PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

I. ĐỊNH HƯỚNG VÀ QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG GIAI ĐOẠN 2009 – 2020.

1. Không thành lập thêm Phòng Công chứng, củng cố và nâng cao chất lượng hoạt động của 2 Phòng Công chứng hiện có.

2. Thí điểm thành lập các Văn phòng Công chứng tại các vùng kinh tế - xã hội phát triển, các thị trấn giáp ranh thành phố Huế và tiến tới bảo đảm tại trung tâm thành phố, thị trấn và các huyện đều có tổ chức hành nghề công chứng. Khuyến khích ưu tiên phát triển Văn phòng Công chứng tại 2 huyện miền núi A Lưới, Nam Đông.

II. LỘ TRÌNH PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Căn cứ nhu cầu công chứng và yêu cầu quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, việc phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh Thừa Thiên Huế được thực hiện theo lộ trình ba giai đoạn, cụ thể như sau:

1. Giai đoạn I (từ năm 2009 - 2011):

- Đối với Phòng Công chứng: Giữ nguyên số lượng 02 Phòng Công chứng hiện có, tập trung nâng cao chất lượng hoạt động công chứng và điều kiện, cơ sở vật chất để phục vụ tốt.

- Đối với Văn phòng Công chứng: thí điểm thành lập 01 đến 02 Văn phòng Công chứng, tại các huyện: Hương Thuỷ, Hương Trà, Phú Vang

2. Giai đoạn II (từ năm 2012 - 2015):

Thành lập từ 02 đến 03 Văn phòng Công chứng tại thành phố Huế và các huyện còn lại.

3. Giai đoạn III (sau năm 2015):

- Bảo đảm tại các trung tâm đô thị, các huyện và các vùng kinh tế - xã hội phát triển đều có tổ chức hành nghề công chứng.

- Củng cố, hoàn thiện và nâng cao hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, đặc biệt là các Văn phòng Công chứng. Tăng cường công tác quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng.

III. THÀNH LẬP VÀ ĐĂNG KÝ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Việc thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng Công chứng được thực hiện theo quy định pháp luật. Hoạt động của Văn phòng Công chứng phải tuân thủ các quy định pháp luật, bảo đảm điều kiện về cơ sở vật chất, an toàn pháp lý trong thực hiện yêu cầu công chứng của cá nhân và tổ chức.

1. Trụ sở Văn phòng Công chứng

- Văn phòng Công chứng phải có trụ sở riêng với địa chỉ cụ thể và bảo đảm về diện tích làm việc cho công chứng viên, nhân viên, bảo đảm điều kiện tiếp dân và giải quyết công việc của người yêu cầu công chứng.

- Văn phòng Công chứng phải bảo đảm công tác lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định.

2. Thành lập Văn phòng Công chứng

a) Công chứng viên thành lập Văn phòng Công chứng phải nộp hai (02) bộ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng tại Sở Tư pháp. Hồ sơ gồm có:

+ Đơn đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng: Đơn đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng phải do công chứng viên thành lập ký tên. Đối với Văn phòng Công chứng hoạt động theo loại hình công ty hợp danh thì tất cả công chứng viên thành lập đều phải ký tên trong đơn đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng.

+ Bản sao quyết định bổ nhiệm và thẻ công chứng viên;

+ Đề án thành lập Văn phòng Công chứng.

Đề án thành lập Văn phòng Công chứng phải nêu rõ các vấn đề sau:

- Sự cần thiết thành lập Văn phòng Công chứng tại khu vực dự kiến đặt trụ sở Văn phòng Công chứng, chứng minh khả năng đáp ứng nhu cầu công chứng của Văn phòng Công chứng đối với khu vực đó và các khu vực lân cận.

- Tổ chức và nhân sự của Văn phòng Công chứng: Nêu rõ loại hình Văn phòng Công chứng; quyết định bổ nhiệm công chứng viên, số thẻ và ngày cấp thẻ của Công chứng viên thành lập; tên gọi và tên giao dịch của Văn phòng Công chứng, không được đánh số gây nhầm lẫn với các Phòng Công chứng, không đặt trùng tên với Văn phòng Công chứng khác; nhân sự của Văn phòng Công chứng, số lượng, trình độ và kinh nghiệm (nếu có).

- Cơ sở vật chất của Văn phòng Công chứng: Nêu rõ địa điểm đặt trụ sở, diện tích sử dụng làm việc, tiếp dân, lưu trữ, nơi để xe của khách và nhân viên; trang thiết bị làm việc và cơ sở vật chất khác.

- Kế hoạch triển khai hoạt động của Văn phòng Công chứng: Tiến độ thực hiện các yêu cầu công việc để đưa Văn phòng Công chứng đi vào hoạt động như: công tác tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất, quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng, điều kiện lưu trữ hồ sơ, các vấn đề khác có liên quan và dự kiến thời gian Văn phòng Công chứng chính thức hoạt động.

b) Trong thời hạn hai mươi ngày kể từ ngày nhận được văn bản tham mưu của Giám đốc Sở Tư pháp và hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng, Ủy ban Nhân dân tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập hoặc từ chối cho phép thành lập Văn phòng Công chứng bằng văn bản.

Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng Công chứng không đăng ký hoạt động hoặc trong trường hợp Văn phòng Công chứng bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, Uỷ ban Nhân dân cấp tỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

3. Đăng ký hoạt động Văn phòng Công chứng

a) Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, công chứng viên thành lập Văn phòng Công chứng phải nộp một bộ hồ sơ đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp tỉnh. Hồ sơ gồm có:

- Đơn đăng ký hoạt động do công chứng viên thành lập ký tên;

- Quyết định cho phép thành lập Văn phòng Công chứng;

- Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng Công chứng.

Theo quy định tại khoản 7 Điều 32 Luật Công chứng: Văn phòng Công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình, nhằm bảo đảm nghĩa vụ bồi thường thiệt hại có thể xảy ra do lỗi của công chứng viên, bảo vệ quyền lợi của dân khi yêu cầu công chứng và tăng cường an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch được công chứng. Do đó, việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp sẽ bổ sung cụ thể sau khi có quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

b) Sở Tư pháp thực hiện việc đăng ký hoạt động của Văn phòng Công chứng theo quy định, Văn phòng Công chứng được hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động.

Trong thời hạn sáu tháng, kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động, nếu Văn phòng Công chứng không hoạt động hoặc trong trường hợp Văn phòng Công chứng không hoạt động liên tục từ ba tháng trở lên thì Sở Tư pháp thu hồi Giấy đăng ký hoạt động.

4. Lĩnh vực hành nghề của tổ chức hành nghề công chứng

Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc công chứng, lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng, soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến việc công chứng.

5. Lệ phí đăng ký hoạt động Văn phòng Công chứng

Khi đăng ký hoạt động, Văn phòng Công chứng phải nộp lệ phí đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật.

6. Phí công chứng, thù lao công chứng:

Các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng; Văn phòng Công chứng) được thu phí công chứng thống nhất theo quy định tại Thông tư liên tịch số 91/2008/TTLT-BTC-BTP ngày 17/11/2008 của liên bộ Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng và thù lao công chứng được quy định tại Điều 57 Luật Công chứng.

7. Chế độ tài chính của các tổ chức hành nghề công chứng

a) Phòng Công chứng là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Chế độ tài chính của Phòng Công chứng được thực hiện theo quy định pháp luật về đơn vị sự nghiệp và các quy định khác có liên quan.

b) Văn phòng Công chứng do một công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân. Văn phòng Công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh.

Văn phòng Công chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng (soạn thảo hợp đồng, giao dịch; đánh máy; sao chụp; các việc khác có liên quan đến việc công chứng) và các nguồn thu hợp pháp khác.

c) Các tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định pháp luật.

Phần IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

- Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế;

- Tiếp nhận, xem xét, kiểm tra hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng theo quy định của pháp luật, trình Uỷ ban Nhân dân tỉnh cho phép thành lập Văn phòng Công chứng;

- Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh đôn đốc thực hiện Đề án, tổng hợp và báo cáo kết quả tổ chức thực hiện. Tham mưu, đề xuất Ủy ban Nhân dân tỉnh điều chỉnh, bổ sung những yêu cầu mới phát sinh cho phù hợp với quy định của pháp luật;

- Giúp Ủy ban Nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về hoạt động công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn;

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan để tổ chức thanh tra, kiểm tra theo định kỳ hoặc đột xuất;

- Chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan hướng dẫn hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng theo quy định pháp luật;

- Yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng báo cáo tình hình hoạt động theo định kỳ hàng quý, 06 tháng và 01 năm;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện Đề án trong từng giai đoạn.

2. Trách nhiệm của các Sở, ngành, Ủy ban Nhân dân cấp huyện, cấp xã:

Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai thực hiện có hiệu quả Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và hướng dẫn hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo thẩm quyền.

3. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng

- Thực hiện các thủ tục đề nghị thành lập, đăng ký hoạt động, đăng ký mã số thuế, làm thủ tục khắc dấu, lập các loại sổ sách, hoạt động và thực hiện các nghĩa vụ theo đúng quy định pháp luật và Đề án này.

- Trong quá trình thực hiện Đề án có những vấn đề phát sinh, Sở Tư pháp theo dõi, tổng hợp và đề xuất Ủy ban Nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết./.