ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 73/TTr-STP ngày 10 tháng 6 năm 2020,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

TIÊU CHÍ VÀ CÁCH THỨC XÉT DUYỆT HỒ SƠ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC LIÊU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 248/QĐ-UBND ngày 17 tháng 8 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy định này được áp dụng để xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, thay đổi trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng sang huyện, thị xã, thành phố khác trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Quy định này áp dụng đối với công chứng viên có hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng và tổ chức, cá nhân có liên quan việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh.

Điều 2. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ

Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, thay đổi trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng sang huyện, thị xã, thành phố khác trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, công khai, minh bạch và đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Chương II

TIÊU CHÍ VÀ CÁCH THỨC XÉT DUYỆT HỒ SƠ

Điều 3. Tiêu chí xét duyệt

Công chứng viên dự kiến thành lập Văn phòng công chứng xây dựng Đề án thành lập Văn phòng công chứng phải đạt các tiêu chí sau:

1. Tiêu chí về nhân sự: Gồm ít nhất 05 người, trong đó:

+ Công chứng viên hợp danh: Tối thiểu 02 người;

+ Nhân viên nghiệp vụ (có trình độ đại học luật trở lên): Tối thiểu 01 người;

+ Nhân viên kế toán (có trình độ trung cấp kế toán trở lên): 01 người;

+ Nhân viên thủ quỹ: Bố trí kiêm nhiệm, kiêm việc;

+ Nhân viên công nghệ thông tin, lưu trữ: 01 người.

2. Tiêu chí về trụ sở làm việc: Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, rõ ràng, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động, với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng. Tổng diện tích sàn sử dụng của trụ sở làm việc tối thiểu từ 136m², cụ thể như sau:

- Diện tích làm việc cho công chứng viên (02 người): Tối thiểu 24m².

- Diện tích làm việc cho nhân viên văn phòng (04 người): Tối thiểu 40m².

- Diện tích sử dụng chung (tối đa bằng 50% diện tích làm việc của nhân sự văn phòng công chứng): Tối thiểu 32m².

- Kho lưu trữ: Tối thiểu 40m².

3. Tiêu chí về cơ sở vật chất: Văn phòng công chứng phải bố trí trang thiết bị làm việc như: Bàn, ghế, máy photocoppy, máy vi tính, máy in và các trang thiết bị cần thiết khác đáp ứng yêu cầu hoạt động.

4. Tiêu chí khác: Có xây dựng quy trình nghiệp vụ, lưu trữ và đảm bảo điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự, an toàn giao thông, vệ sinh và phòng, chống cháy nổ.

Điều 4. Tổ xét duyệt hồ sơ

1. Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có từ 03 đến 05 thành viên do Giám đốc Sở Tư pháp quyết định thành lập. Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tiếp tục thực hiện kiểm tra thực tế đối với các tiêu chí theo Đề án trước khi Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.

2. Các thành viên của Tổ xét duyệt hồ sơ làm việc độc lập, căn cứ vào tiêu chí quy định tại Điều 3 của Quy định này để xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng.

3. Thời hạn xét duyệt hồ sơ của Tổ xét duyệt là 05 ngày làm việc; các thành viên của Tổ xét duyệt tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Điều 5. Cách thức xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng

1. Công chứng viên khi xây dựng Đề án thành lập Văn phòng công chứng đảm bảo các tiêu chí được quy định tại Điều 3 của Quy định này thì được xét duyệt đạt yêu cầu. Sở Tư pháp tiến hành thẩm định và lập các thủ tục trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định.

2. Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra thực tế đối với các tiêu chí theo Đề án trước khi cấp Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng theo quy định. Trường hợp Văn phòng công chứng không đáp ứng đủ các nội dung tiêu chí đã nêu tại Đề án được xét chọn thì Sở Tư pháp không cấp Giấy đăng ký hoạt động; đồng thời, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định thu hồi Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Cách thức xét duyệt hồ sơ đối với Văn phòng công chứng thay đổi trụ sở làm việc sang huyện, thị xã, thành phố khác trong phạm vi tỉnh

Văn phòng công chứng khi thay đổi trụ sở làm việc sang huyện, thị xã, thành phố khác trong phạm vi tỉnh thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp và phải đáp ứng các tiêu chí theo quy định tại Điều 3 của Quy định này.

Việc xét duyệt đối với hồ sơ thay đổi trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng sang huyện, thị xã, thành phố khác trong tỉnh được thực hiện theo Điều 4 của Quy định này.

Điều 7. Công tác thanh tra, kiểm tra

Trong quá trình hoạt động, Văn phòng công chứng phải đảm bảo thực hiện đúng, đầy đủ các tiêu chí được quy định tại Điều 3 của Quy định này.

Sở Tư pháp có trách nhiệm định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra việc thực hiện các tiêu chí được quy định tại Điều 3 của Quy định này. Trường hợp Văn phòng công chứng không thực hiện đảm bảo đầy đủ, đúng các tiêu chí thì Sở Tư pháp xử lý theo quy định của pháp luật và thu hồi Giấy đăng ký hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng bổ sung đầy đủ các tiêu chí theo quy định thì thực hiện cấp lại Giấy đăng ký hoạt động.

Điều 8. Thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng

Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra, rà soát và lập hồ sơ đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng vi phạm quy định tại khoản 1 Điều 30 Luật Công chứng và các quy định có liên quan.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Khiếu nại, tố cáo

1. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, thay đổi trụ sở sang huyện, thị xã, thành phố khác trong phạm vi tỉnh có quyền khiếu nại về việc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng, thay đổi trụ sở sang huyện, thị xã, thành phố khác trong phạm vi tỉnh khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó là không đúng quy định pháp luật.

2. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, thay đổi trụ sở sang huyện, thị xã, thành phố khác trong phạm vi tỉnh có quyền tố cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về các hành vi vi phạm pháp luật về công chứng và Quy định này.

3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 10. Tổ chức thực hiện

Giao Sở Tư pháp chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn việc thực hiện Quy định này. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc những phát sinh, Sở Tư pháp phải kịp thời báo cáo, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh để xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.