QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, SỬ DỤNG, KHAI THÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, ĐIỀU HÀNH VÀ HỒ SƠ LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP

BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/3/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và Nghị định 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP;

Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 2449/QĐ-BTP ngày 29/8/2012 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Kế hoạch của Bộ Tư pháp về việc thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý, cập nhật, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ Tư pháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, SỬ DỤNG, KHAI THÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, ĐIỀU HÀNH VÀ HỒ SƠ LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2217/QĐ-BTP ngày 29 tháng 9 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)

Mục 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về việc quản lý, cập nhật, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ Tư pháp.

2. Quy chế này áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ Tư pháp (sau đây gọi là các đơn vị, cá nhân) tham gia cập nhật, quản lý, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ Tư pháp.

Điều 2. Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ Tư pháp

Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ Tư pháp (sau đây gọi là Hệ thống) bao gồm: Phân hệ “Quản lý văn bản, điều hành” và Phân hệ “Hồ sơ lưu trữ” với các phần mềm ứng dụng và cơ sở dữ liệu dùng chung phục vụ công tác tiếp nhận, xử lý, điều hành và lưu trữ văn bản, hồ sơ của các đơn vị, cá nhân thông qua phương tiện điện tử theo quy định.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này ngoài các thuật ngữ được giải thích tại Điều 4 Luật Công nghệ thông tin ban hành ngày 29/6/2006 và Điều 4 Luật Giao dịch điện tử ban hành ngày 29/11/2005, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:

Tài khoản bao gồm tên tài khoản và mật khẩu dùng để truy nhập vào Hệ thống. Sau khi đã đăng nhập vào Hệ thống, đơn vị, cá nhân có quyền vận hành, cập nhật, khai thác và sử dụng Hệ thống tuỳ thuộc vào quyền được cấp cho tài khoản cho đến khi rời khỏi Hệ thống.

Cán bộ, công chức, viên chức sử dụng tài khoản cá nhân đã được cấp trên Hệ thống thư điện tử của Bộ để truy cập và sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ.

Ngoài những tài khoản cá nhân nêu trên, cơ quan, đơn vị được cấp thêm tài khoản phục vụ công tác văn thư, lưu trữ. Tài khoản này được giao cho chuyên viên thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị và độc lập với tài khoản cá nhân của chuyên viên đó.

Văn bản điện tử là văn bản được tạo ra và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử hoạt động dựa trên công nghệ điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

3. Hồ sơ điện tử là tập hợp các văn bản điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.

4. Lập hồ sơ điện tử là việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ điện tử.

5. Số hóa văn bản là việc chuyển đổi dữ liệu từ văn bản giấy sang dữ liệu dạng số. Số hóa văn bản phải tuân theo các quy định của pháp luật và các quy định của Bộ Tư pháp về việc số hóa văn bản.

6. Phê duyệt văn bản là việc sử dụng chức năng “Phê duyệt” đã được phân quyền trên Hệ thống để duyệt văn bản điện tử trong quá trình sử dụng phần mềm.

7. Ký chữ ký số trên Hệ thống là việc sử dụng USB token (thiết bị lưu giữ thông tin chữ ký của mỗi cá nhân đã được mã hóa phục vụ việc sử dụng dịch vụ chữ ký số) kết hợp với chức năng của phần mềm để ký các văn bản điện tử theo thẩm quyền trên Hệ thống hoặc ký trực tiếp lên văn bản điện tử trước khi đưa lên lưu trữ trên cơ sở dữ liệu của Hệ thống.

Điều 4. Nguyên tắc chung

Việc gửi, nhận, lưu trữ văn bản, hồ sơ trên hệ thống phải tuân theo các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Đối với các văn bản, hồ sơ loại mật thì xử lý theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

2. Khi trao đổi văn bản trên Hệ thống, không gửi kèm bản giấy đối với các văn bản nằm trong danh mục các văn bản thông tin chính thức bằng hình thức văn bản điện tử trong phạm vi các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp.

3. Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thường xuyên truy cập Hệ thống, ít nhất hai lần mỗi ngày vào đầu buổi sáng và đầu buổi chiều để kịp thời tiếp nhận, cập nhật, quản lý, xử lý, điều hành, lưu trữ và khai thác dữ liệu trên Hệ thống phục vụ quá trình giải quyết công việc.

4. Sử dụng, khai thác Hệ thống đúng mục đích, thẩm quyền, quy trình và tiến độ để không làm gián đoạn quá trình xử lý văn bản.

5. Đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn về nội dung khi xử lý văn bản trên Hệ thống.

6. Tất cả văn bản đi/đến, thông tin trao đổi trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan/đơn vị đều phải được cập nhật và lưu trữ vào Hệ thống để phục vụ nhu cầu khai thác.

7. Việc ủy quyền cho người khác thực hiện công việc của mình trên Hệ thống phải được lập thành văn bản tuân theo các quy định của pháp luật.

8. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới Hệ thống ngưng hoạt động, đơn vị, cá nhân tạm thời ghi nhận việc xử lý bằng các phương tiện khác (ghi nhận bằng giấy tờ hoặc trên tệp văn bản,…) và tiếp tục cập nhật các thông tin đã xử lý ngay sau khi sự cố kỹ thuật đã được khắc phục.

9. Bộ mã ký tự dùng trong Hệ thống: Bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909-2001 (Unicode).

10. Mỗi đơn vị, cá nhân được cấp tài khoản được cấp đều có thể tham gia Hệ thống trên mạng thông qua các trình duyệt phổ dụng trên máy tính (như Internet Explorer 8.0 trở lên, Firefox 4.0 trở lên, Google Chrome) hoặc trên các thiết bị di động cầm tay (như điện thoại di động, máy tính bảng).

Điều 5. Quy định về việc sử dụng chữ ký số (CA)

Người dùng phải sử dụng chữ ký số theo đúng thẩm quyền và tuân thủ các quy định của pháp luật về chữ ký số để đảm bảo an toàn, bảo mật cũng như giá trị pháp lý của các văn bản được ký bằng chữ ký số trên Hệ thống.

Chữ ký số sử dụng trong Hệ thống do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp. Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp là đơn vị được ủy quyền cung cấp chữ ký số trong phạm vi toàn ngành Tư pháp.

Văn bản có chữ ký số hợp lệ phải có đầy đủ những chữ ký số sau:

Chữ ký số của lãnh đạo cơ quan/đơn vị phát hành văn bản;

Chữ ký số của lãnh đạo phụ trách đơn vị/phòng soạn thảo văn bản;

Chữ ký số của cơ quan, đơn vị (đối với cơ quan, đơn vị được cấp chữ ký số riêng) do văn thư phát hành văn bản ký.

Trong trường hợp các quy định về chữ ký số trong Quy chế này khác với các quy định riêng về chữ ký số của Bộ Tư pháp thì áp dụng theo các quy định riêng đó.

Việc sử dụng chữ ký số cho các văn bản điện tử đi sẽ được tiến hành theo kế hoạch cấp phát chữ ký số của Bộ Tư pháp.

Khuyến khích đơn vị, cá nhân sử dụng chữ ký số ngay khi đã được cấp phát và tập huấn sử dụng.

Điều 6. Số hóa văn bản trên Hệ thống

Việc triển khai số hóa văn bản để đưa vào Hệ thống được tiến hành theo lộ trình cụ thể đối với mỗi đơn vị. Các đơn vị có trách nhiệm chủ động phối hợp với Cục Công nghệ thông tin xây dựng lộ trình số hóa của đơn vị mình, bảo đảm hoàn thành việc số hóa trước ngày 30 tháng 9 năm 2015.

Khuyến khích cơ quan, đơn vị số hóa văn bản ngay khi có đủ điều kiện.

Điều 7. Giá trị của thông tin trên Hệ thống

1. Các văn bản điện tử được ký chữ ký số và lưu trữ trên Hệ thống khi tham khảo trực tiếp hoặc chuyển đổi thành văn bản giấy sẽ có giá trị tương đương với bản gốc về mặt nội dung khi đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin.

2. Các hồ sơ, văn bản điện tử được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hiện hành của cơ quan phục vụ khai thác, tra cứu có giá trị tương đương văn bản giấy.

Mục 2: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ, CÁ NHÂN TRONG QUÁ TRÌNH CẬP NHẬT, SỬ DỤNG VÀ KHAI THÁC ĐỐI VỚI PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN, ĐIỀU HÀNH

Điều 8. Phân hệ Quản lý văn bản, điều hành

Phân hệ “Quản lý văn bản, điều hành” gồm các chức năng hỗ trợ công tác cập nhật, quản lý, xử lý và điều hành của các đơn vị, cá nhân trong quá trình giải quyết công việc (sau đây gọi là Phần mềm Quản lý văn bản, viết tắt là Phần mềm QLVB).

Phần mềm QLVB hoạt động tại địa chỉ: https://qlvb.moj.gov.vn.

Điều 9. Bộ trưởng

1. Quản lý, chỉ đạo, khai thác thông tin và điều hành chung trên Phần mềm QLVB.

2. Theo dõi thông tin giải quyết các văn bản đến/đi của cơ quan Bộ.

3. Ký chữ ký số đối với các văn bản thuộc thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.

4. Có thể ủy quyền cho Thư ký Bộ trưởng việc theo dõi, phân công xử lý và cho ý kiến đối với văn bản trên Phần mềm theo chỉ đạo của mình và chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó theo quy định của pháp luật.

Điều 10. Các Thứ trưởng

1. Quản lý, chỉ đạo, khai thác thông tin và điều hành trên Phần mềm QLVB đối với lĩnh vực công tác được phân công.

2. Theo dõi thông tin giải quyết các văn bản đến/đi của cơ quan Bộ trong phạm vi được giao phụ trách.

3. Ký chữ ký số đối với các văn bản thuộc thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.

4. Có thể ủy quyền cho chuyên viên thuộc Ban Thư ký giúp việc cho Thứ trưởng việc phân công xử lý và cho ý kiến đối với văn bản trên Phần mềm theo chỉ đạo của mình và chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó theo quy định của pháp luật.

Điều 11. Chánh Văn phòng Bộ

Theo dõi toàn bộ thông tin các văn bản đi/đến của cơ quan Bộ trên Phần mềm QLVB.

Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về việc phân phối, giám sát, theo dõi và đôn đốc xử lý văn bản của cơ quan trên Phần mềm theo thẩm quyền, đảm bảo văn bản được xử lý đúng tiến độ, thời hạn quy định.

Theo dõi, giám sát đảm bảo các văn bản phát hành qua đường văn bản điện tử của cơ quan đều được ký chữ ký số để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn thông tin theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.

Có thể ủy quyền cho Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính việc phân phối văn bản trên Phần mềm theo chỉ đạo của mình và chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó theo quy định của pháp luật.

Điều 12. Văn thư Bộ

1. Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin của văn bản được gửi đến cơ quan Bộ vào Phần mềm QLVB theo quy định:

a) Đối với những văn bản được gửi đến Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ và các phòng/ban, cá nhân thuộc Văn phòng Bộ thì Văn thư Bộ cập nhật thông tin, số hóa và đính kèm nội dung toàn văn của văn bản vào Phần mềm trước khi trình, chuyển giao văn bản này cho các phòng/ban, cá nhân. Việc số hóa và đính kèm nội dung toàn văn của văn bản vào Phần mềm được áp dụng theo quy định tại Điều 6 của Quy chế này;

b) Đối với các văn bản được gửi đến các đơn vị, cá nhân khác thuộc Bộ qua đường văn thư cơ quan thì Văn thư Bộ cập nhật thông tin của văn bản vào Phần mềm trước khi chuyển giao cùng bản giấy cho các đơn vị, cá nhân đó;

c) Trường hợp chuyển cả bì ghi đích danh tên đơn vị/cá nhân, Văn thư Bộ vẫn sử dụng Phần mềm QLVB để cập nhật các trường thông tin đầu vào tương ứng với các thông tin ghi trên bì theo quy định trước khi chuyển cho đơn vị/cá nhân được ghi đích danh.

2. Ký chữ ký số của cơ quan lên tất cả các tệp văn bản đi đính kèm trên Phần mềm đồng thời kiểm tra, giám sát, đảm bảo các văn bản đi dưới dạng điện tử của cơ quan được phê duyệt và ký chữ ký số theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này trước khi phát hành.

3. Văn bản đi của cơ quan chỉ được đăng ký và làm thủ tục phát hành bản giấy sau khi văn thư Bộ cập nhập đầy đủ thông tin của văn bản, đính kèm bản điện tử của văn bản vào Phần mềm QLVB. Đối với các văn bản có phụ lục, phải đính kèm đủ các phụ lục này.

Văn thư Bộ không phát hành văn bản giấy khi văn bản điện tử tương ứng chưa được chuyển đến bộ phận văn thư để phát hành trên Phần mềm.

4. Định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ, cán bộ Văn thư Bộ sử dụng các tính năng báo cáo thống kê có trên Phần mềm QLVB để lập các báo cáo thống kê theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình và tiến độ xử lý văn bản của cơ quan/đơn vị.

5. Chuyển hồ sơ điện tử trên Phần mềm cùng văn bản giấy tương ứng lên Lưu trữ cơ quan để lưu trữ.

Điều 13. Thủ trưởng đơn vị

1. Theo dõi toàn bộ thông tin các văn bản đi/đến của đơn vị trên Phần mềm QLVB.

2. Xử lý và phân công xử lý văn bản thuộc thẩm quyền theo đúng tiến độ.

3. Giám sát, theo dõi và đôn đốc tiến độ xử lý văn bản trên Phần mềm QLVB của đơn vị, chịu trách nhiệm về tính chính xác về nội dung văn bản đi của đơn vị.

4. Ký chữ ký số đối với các văn bản thuộc thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.

5. Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về việc quản lý và điều hành công việc của đơn vị mình trên Phần mềm.

6. Có thể ủy quyền cho Chánh Văn phòng/Trưởng phòng hành chính - Tổng hợp việc phân công xử lý và cho ý kiến đối với văn bản trên Phần mềm theo chỉ đạo của mình và chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó theo quy định của pháp luật (đối với những đơn vị không thành lập cấp phòng thì Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho Văn thư đơn vị thực hiện thao tác trên Phần mềm).

Điều 14. Phó Thủ trưởng đơn vị

1. Theo dõi toàn bộ thông tin các văn bản đi/đến trong phạm vi, trách nhiệm được phân công quản lý trên Phần mềm Quản lý văn bản.

2. Xử lý và phân công xử lý văn bản thuộc thẩm quyền theo đúng tiến độ.

3. Giám sát, theo dõi và đôn đốc tiến độ xử lý văn bản trên Phần mềm QLVB của đơn vị, chịu trách nhiệm về tính chính xác về nội dung văn bản đi của đơn vị trong phạm vi, trách nhiệm được phân công.

4. Ký chữ ký số đối với các văn bản thuộc thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.

5. Chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị về việc quản lý và điều hành công việc thuộc phạm vi được phân công trên Phần mềm QLVB.

6. Có thể ủy quyền cho Chánh Văn phòng/Trưởng phòng hành chính - Tổng hợp việc phân công xử lý và cho ý kiến đối với văn bản trên Phần mềm theo chỉ đạo của mình và chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó theo quy định của pháp luật (đối với những đơn vị không thành lập cấp phòng thì có thể ủy quyền cho Văn thư đơn vị thực hiện thao tác này trên Phần mềm).

Điều 15. Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp các đơn vị thuộc Bộ

Theo dõi toàn bộ thông tin các văn bản đi/đến trong phạm vi, trách nhiệm quản lý của đơn vị trên Phần mềm QLVB.

Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo đơn vị về việc phân phối, giám sát, theo dõi và đôn đốc xử lý văn bản của đơn vị trên Phần mềm QLVB theo thẩm quyền, đảm bảo đúng tiến độ, thời hạn quy định.

Theo dõi, giám sát đảm bảo các văn bản đi phát hành qua đường văn thư đơn vị đều được ký chữ ký số theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.

Có thể ủy quyền cho văn thư đơn vị việc phân phối văn bản trên Phần mềm theo chỉ đạo của mình và chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó theo quy định của pháp luật.

Điều 16. Văn thư đơn vị

1. Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin, số hóa và đính kèm nội dung của các văn bản đến của đơn vị vào Phần mềm QLVB trước khi trình, chuyển giao văn bản này cho các phòng/ban, cá nhân. Việc số hóa và đính kèm nội dung toàn văn của văn bản vào Phần mềm được áp dụng theo quy định tại Điều 6 của Quy chế này.

Trường hợp chuyển cả bì ghi đích danh tên phòng/ban hoặc cá nhân, Văn thư đơn vị vẫn sử dụng Phần mềm QLVB để cập nhật các trường thông tin đầu vào tương ứng với các thông tin ghi trên bì theo quy định trước khi chuyển cho phòng/ban/cá nhân được ghi đích danh.

2. Ký chữ ký số của đơn vị lên tất cả các tệp văn bản đi đính kèm trên Phần mềm (đối với đơn vị có chữ ký số riêng) đồng thời kiểm tra, giám sát và đảm bảo các văn bản đi dưới dạng điện tử của đơn vị được ký chữ ký số theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này trước khi phát hành.

3. Văn bản đi của đơn vị chỉ được đăng ký và làm thủ tục phát hành bản giấy sau khi văn thư đơn vị cập nhập đầy đủ thông tin của văn bản, đính kèm bản điện tử của văn bản vào Phần mềm QLVB. Đối với các văn bản có phụ lục, phải đính kèm đủ các phụ lục này.

Văn thư đơn vị không phát hành văn bản giấy khi văn bản điện tử tương ứng chưa được chuyển đến bộ phận văn thư để phát hành trên Phần mềm.

4. Đối với văn bản đi do đơn vị soạn thảo nhưng phát hành qua đường văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị có trách nhiệm tạo dự thảo, đính kèm bản điện tử của văn bản (đã được ký chữ ký số theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này) và chuyển cho Văn thư Bộ trên Phần mềm.

5. Định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo đơn vị, Văn thư đơn vị sử dụng các tính năng báo cáo thống kê của Phần mềm QLVB để lập các báo cáo thống kê theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình và tiến độ xử lý văn bản của đơn vị.

6. Chuyển hồ sơ điện tử trên Phần mềm cùng văn bản giấy tương ứng sang lưu trữ đơn vị để thực hiện lưu trữ theo quy định.

Điều 17. Cá nhân xử lý văn bản

1. Trong quá trình giải quyết công việc, cá nhân có trách nhiệm sử dụng các tính năng của Phần mềm QLVB để xử lý và phối hợp xử lý đối với những văn bản được giao.

2. Trường hợp văn bản đến dưới dạng chuyển cả bì có ghi đích danh cá nhân, cá nhân vẫn tiếp nhận, mở bì. Nếu nội dung văn bản sau khi bóc bì thuộc phạm vi công việc của phòng/ban, đơn vị thì cá nhân tiếp nhận có trách nhiệm thông báo với văn thư đơn vị để cập nhật thông tin vào Phần mềm QLVB.

3. Có trách nhiệm cung cấp văn bản đi do mình soạn dưới dạng điện tử để Văn thư đơn vị đính kèm vào Phần mềm QLVB.

4. Có trách nhiệm lập hồ sơ điện tử liên quan đến công việc được phân công xử lý, ghi lại các ý kiến trao đổi, đính kèm các văn bản điện tử (bao gồm các bản dự thảo và bản duyệt chính thức) vào Phần mềm QLVB theo quy định. Khi những công việc này đã kết thúc, đóng các hồ sơ công việc dưới dạng điện tử trên Phần mềm để Văn thư đơn vị tổng hợp và lưu trữ.

5. Ký chữ ký số với các văn bản điện tử trên Phần mềm theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.

6. Thực hiện và chịu trách nhiệm đối với các công việc khác được ủy quyền trên Phần mềm Quản lý văn bản theo quy định của pháp luật.

Mục 3: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ, CÁ NHÂN TRONG QUÁ TRÌNH CẬP NHẬT, SỬ DỤNG VÀ KHAI THÁC ĐỐI VỚI PHÂN HỆ HỒ SƠ LƯU TRỮ

Điều 18. Phân hệ Hồ sơ lưu trữ

Phân hệ Hồ sơ lưu trữ bao gồm các chức năng hỗ trợ công tác thu thập, quản lý, chỉnh lý, lưu trữ và theo dõi quá trình khai thác hồ sơ, tài liệu điện tử của cơ quan Bộ và các đơn vị theo quy định (sau đây gọi là Phần mềm Hồ sơ lưu trữ, viết tắt là Phần mềm HSLT).

Phần mềm HSLT hoạt động tại địa chỉ: http://hslt.moj.gov.vn.

Điều 19. Lưu trữ cơ quan Bộ

1. Đôn đốc, giám sát việc bàn giao và ghi nhận thông tin hồ sơ, tài liệu điện tử của lưu trữ các đơn vị qua Phần mềm HSLT theo quy định.

2. Tiếp nhận, chỉnh lý và lưu trữ thông tin hồ sơ, tài liệu điện tử kèm bản giấy do Lưu trữ đơn vị bàn giao, phục vụ nhu cầu khai thác của các đơn vị và cá nhân thuộc Bộ.

3. Cập nhật thông tin liên quan đến quá trình chuyển hồ sơ vào Phần mềm HSLT đối với những hồ sơ đã được bàn giao bản gốc sang cơ quan Lưu trữ quốc gia theo đúng quy định.

4. Cập nhật thông tin liên quan đến quá trình hủy hồ sơ gốc trong kho lưu trữ cơ quan vào Phần mềm HSLT đối với những hồ sơ đến hạn thực hiện tiêu hủy.

5. Rà soát thông tin và cập nhật ý kiến đối với các Phiếu khai thác được độc giả đăng ký qua Phần mềm HSLT trước khi chuyển cho Chánh Văn phòng Bộ xin ý kiến và phê duyệt.

6. Cập nhật, thống kê các thông tin mượn/trả hồ sơ, tài liệu của độc giả trong kho lưu trữ của cơ quan vào Phần mềm HSLT.

7. Định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ, Lưu trữ cơ quan sử dụng các tính năng thống kê của Phần mềm HSLT để thống kê tình hình hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ của cơ quan.

8. Văn phòng Bộ chủ động phối hợp với Cục Công nghệ thông tin xây dựng lộ trình cụ thể và triển khai việc số hóa các tài liệu lưu trữ lịch sử theo đúng lộ trình để đưa lên Phần mềm HSLT. Lộ trình số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử theo thứ tự ưu tiên về tầm quan trọng và thời gian.

Điều 20. Lưu trữ đơn vị

Tiếp nhận, chỉnh lý và lưu trữ hồ sơ điện tử do chuyên viên của đơn vị bàn giao sau khi công việc kết thúc trên Phần mềm QLVB vào Phần mềm HSLT.

Số hóa những văn bản còn thiếu bản điện tử trong hồ sơ công việc của đơn vị để đưa lên Phần mềm HSLT. Việc số hóa áp dụng theo quy định Điều 6 của Quy chế này.

Bàn giao và cập nhật các thông tin liên quan đến quá trình bàn giao bản gốc đối với những hồ sơ đến hạn bàn giao cho Lưu trữ cơ quan hoặc cơ quan lưu trữ cấp trên (đối với các đơn vị không phải là nguồn nộp lưu hồ sơ tại Lưu trữ cơ quan) theo quy định.

4. Cập nhật thông tin liên quan đến quá trình hủy hồ sơ gốc trong kho lưu trữ đơn vị vào Phần mềm HSLT đối với những hồ sơ không phải giao nộp lên lưu trữ cấp trên khi đến hạn thực hiện tiêu hủy.

5. Sử dụng tính năng của Phần mềm HSLT dành cho Lưu trữ đơn vị để phục vụ nhu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu của Lãnh đạo, chuyên viên của đơn vị.

6. Rà soát thông tin và cập nhật ý kiến đối với các Phiếu khai thác được chuyên viên tại đơn vị đăng ký qua Phần mềm HSLT trước khi chuyển cho Chánh Văn phòng/Trưởng Phòng Hành chính - Tổng hợp của đơn vị xin ý kiến và phê duyệt.

7. Cập nhật, thống kê các thông tin mượn/trả hồ sơ, tài liệu của độc giả trong kho lưu trữ của đơn vị vào Phần mềm HSLT.

8. Định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo đơn vị, Lưu trữ đơn vị sử dụng các tính năng thống kê của Phần mềm HSLT để thống kê tình hình hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ của đơn vị.

Điều 21. Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp các đơn vị thuộc Bộ

Dựa vào kết quả xem xét, đánh giá Phiếu khai thác hồ sơ, tài liệu của cán bộ lưu trữ, Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp sử dụng các tính năng trên Phần mềm HSLT cập nhật ý kiến quyết định và thực hiện duyệt/không duyệt Phiếu khai thác theo quy định về lĩnh vực và phạm vi khai thác hồ sơ, tài liệu.

Điều 22. Trách nhiệm của cá nhân khi tham gia khai thác thông tin

Lập, gửi và quản lý Phiếu khai thác hồ sơ, tài liệu trên Phần mềm HSLT. Tùy theo vai trò và quyền hạn đã được phân quyền, đại diện các đơn vị và cá nhân chỉ đăng ký được những nội dung khai thác theo quy định.

Mục 4: QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ ĐẢM BẢO AN TOÀN THÔNG TIN, DỮ LIỆU CHO HỆ THỐNG

Điều 23. Quản lý và vận hành

Cục Công nghệ thông tin có trách nhiệm quản lý, vận hành, đảm bảo hạ tầng kỹ thuật đồng thời nghiên cứu, đề xuất phương án nâng cấp để kịp thời đáp ứng nhu cầu phát triển và sự hoạt động ổn định của Hệ thống.

Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm:

Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc chuyên viên của đơn vị cập nhật, rà soát và xử lý các thông tin, văn bản, hồ sơ liên quan trên Hệ thống một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời, đúng thẩm quyền;

Phân công một (01) cán bộ kiêm nhiệm công tác hướng dẫn, hỗ trợ người sử dụng của đơn vị và làm đầu mối tiếp nhận, trao đổi thông tin với Cục Công nghệ thông tin khi cần thiết.

Điều 24. Quản lý tài khoản

Cục Công nghệ thông tin có vai trò quản trị về kỹ thuật đối với toàn bộ tài khoản trên Hệ thống: cấp mới, cập nhật các tài khoản trên Hệ thống, hướng dẫn việc phân quyền, quản lý, sử dụng tài khoản cho các đơn vị.

Thủ trưởng các đơn vị:

 Sử dụng tài khoản của thủ trưởng đơn vị để quản lý, phân quyền, thường xuyên rà soát để đảm bảo các tài khoản cá nhân, tài khoản văn thư, lưu trữ của đơn vị trên Hệ thống được sử dụng đúng mục đích, phù hợp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao;

Trong một đơn vị, Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền việc quản lý các tài khoản cho một (01) cán bộ khác thực hiện theo chỉ đạo của mình và chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó theo quy định của pháp luật;

Phối hợp với Cục Công nghệ thông tin để được hướng dẫn về mặt kỹ thuật và có biện pháp xử lý khi cần thiết.

Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm quản lý, phân quyền và đảm bảo các tài khoản văn thư, lưu trữ của Bộ được sử dụng đúng mục đích, phù hợp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.

Điều 25. Đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu

Cục Công nghệ thông tin có trách nhiệm nghiên cứu, thực hiện các biện pháp kỹ thuật, hướng dẫn người sử dụng trong quá trình sử dụng, khai thác và vận hành Hệ thống để đảm bảo an toàn thông tin.

Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm bảo vệ thông tin tài khoản sử dụng theo đúng các quy định về an toàn thông tin của Bộ Tư pháp. Trường hợp muốn thay đổi thông tin hoặc bị mất quyền kiểm soát đối với tài khoản, các đơn vị, cá nhân cần liên hệ với Cục Công nghệ thông tin để kịp thời có phương án xử lý. Khi kết thúc phiên làm việc, người sử dụng phải thoát khỏi Hệ thống và đóng trình duyệt để đảm bảo an toàn thông tin.

Mục 5: TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 26. Khen thưởng, xử lý vi phạm

1. Kết quả thực hiện Quy chế này là tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và là tiêu chí bình xét thi đua, khen thưởng hằng năm đối với các cá nhân và đơn vị thuộc Bộ.

2. Đơn vị hoặc cá nhân vi phạm Quy chế này, thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc các hình thức xử lý khác theo quy định của pháp luật.

Điều 27. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ phổ biến và tổ chức thực hiện Quy chế này trong phạm vi đơn vị.

2. Văn phòng Bộ chủ trì, phối hợp với Cục Công nghệ thông tin trong quá trình theo dõi, đôn đốc các đơn vị sử dụng Hệ thống theo Quy chế này; hàng năm kiểm tra, tổng kết, đánh giá và báo cáo trình Bộ trưởng.

3. Cục Công nghệ thông tin chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ trong việc tập huấn, đào tạo và hướng dẫn các đơn vị, cá nhân trong quá trình sử dụng Hệ thống.

4. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc hoặc phát sinh đối với Hệ thống cần sửa đổi, bổ sung, các đơn vị kịp thời phản ánh về Cục Công nghệ thông tin để tổng hợp, trình Bộ trưởng xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế và các quy định của pháp luật./.