Tóm tắt Quyết định 22-BT năm 1963 về nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Cục Lưu trữ

Quyết định 22-BT năm 1963 do Thứ trưởng Nguyễn Kim Cương ký thay Bộ trưởng Phủ Thủ tướng ban hành là văn bản pháp lý quan trọng đặt nền móng cho việc định hình cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ chuyên sâu của Cục Lưu trữ trong giai đoạn đầu xây dựng đất nước. Văn bản quy định rõ ràng về bộ máy nhân sự, phân định trách nhiệm của từng phòng, kho trực thuộc nhằm tối ưu hóa công tác quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia.

- Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cục Lưu trữ

Điều 1 của Quyết định quy định bộ máy tổ chức của Cục Lưu trữ được thiết lập chặt chẽ với 03 đơn vị cấu thành cốt lõi bao gồm:

• Phòng chế độ nghiệp vụ.
• Kho lưu trữ trung ương.
• Phòng hành chính, tổ chức và quản trị.

- Nhiệm vụ chi tiết của các đơn vị trực thuộc Cục Lưu trữ

Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng và kho được phân định rõ ràng tại Điều 2 nhằm đảm bảo tính chuyên môn hóa cao trong công tác lưu trữ:

• Phòng chế độ nghiệp vụ: Có vai trò tham mưu và giúp Cục trưởng thực hiện các công tác quản lý nhà nước về nghiệp vụ lưu trữ, bao gồm:
  • Nghiên cứu, soạn thảo để trình Hội đồng Chính phủ ban hành các chế độ, quy định về công tác văn thư và lưu trữ áp dụng thống nhất trong các cơ quan Nhà nước, đoàn thể nhân dân, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương.
  • Hướng dẫn, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện nghiêm túc các chế độ văn thư lưu trữ đã ban hành.
  • Nghiên cứu quy hoạch hệ thống kho lưu trữ trên toàn quốc và mô hình tổ chức lưu trữ tại các cơ quan, đoàn thể các cấp.
  • Tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ hiện tại.
  • Phối hợp với các cơ quan liên quan để quản lý và tạo điều kiện phát triển chuyên môn sâu cho cán bộ lưu trữ.
• Kho lưu trữ trung ương: Đóng vai trò là nơi trực tiếp lưu trữ, bảo quản và khai thác khối tài liệu lịch sử quý giá của đất nước với các nhiệm vụ:
  • Trực tiếp quản lý, chỉnh lý, đánh giá, thống kê và bảo quản an toàn khối tài liệu của chính quyền cũ (hiện tọa lạc tại khu vực Thư viện Quốc gia) để phục vụ nhu cầu khai thác thông tin.
  • Sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, phân loại, thống kê và bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc các thời đại lịch sử trước đây nhằm phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử.
  • Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để thành lập và quản lý kho lưu trữ tài liệu của các cơ quan chính quyền, đoàn thể nhân dân cấp trung ương phát sinh từ ngày thành lập nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa.
  • Nghiên cứu và áp dụng các phương pháp khoa học kỹ thuật tiên tiến vào công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
  • Thực hiện chứng thực các bản sao y tài liệu lưu trữ theo đúng quy định pháp luật khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng hoặc nhân dân.
• Phòng hành chính, tổ chức và quản trị: Đảm nhận vai trò hậu cần, vận hành nội bộ, chịu trách nhiệm toàn diện về công tác hành chính, văn thư nội bộ, quản lý nhân sự, quản trị cơ sở vật chất và công tác tài vụ của Cục Lưu trữ.

- Công tác nhân sự, lề lối làm việc và trách nhiệm thi hành

Các điều khoản cuối của Quyết định (Điều 3 và Điều 4) quy định về cơ chế phối hợp nhân sự và trách nhiệm tổ chức thực hiện:

• Về công tác cán bộ và lề lối làm việc (Điều 3): Việc bố trí, sắp xếp nhân sự cụ thể cho các phòng, kho sẽ do Giám đốc Vụ Hành chính tổ chức phối hợp cùng Cục trưởng Cục Lưu trữ đề nghị. Đồng thời, Cục trưởng Cục Lưu trữ có thẩm quyền ban hành quy định chi tiết về lề lối làm việc nội bộ của các đơn vị trực thuộc.
• Về trách nhiệm thi hành (Điều 4): Cục trưởng Cục Lưu trữ và Giám đốc Vụ Hành chính tổ chức Phủ Thủ tướng chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật và Phủ Thủ tướng trong việc triển khai, thực hiện nghiêm túc các nội dung của Quyết định này.