ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 1549/TTr-STP ngày 22/10/2015,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

VỀ TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TRÀ VINH
(Kèm theo Quyết định số 1953/QĐ-UBND ngày 09/11/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Trà Vinh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy định này được áp dụng để xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Trà Vinh theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Công chứng.

Điều 2. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ

1. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh phải đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, khách quan, đúng quy định của pháp luật hiện hành và phù hợp với quy hoạch thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh theo quy định tại Quyết định số 615/QĐ-UBND ngày 03/4/2013 của UBND tỉnh về việc ban hành Kế hoạch thực hiện Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020 trên địa bàn tỉnh Trà Vinh.

2. Những hồ sơ không đảm bảo mức 50% tổng số điểm của tất cả các tiêu chí (50/100 điểm) theo Quy định này thì không được đưa ra xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

Điều 3. Tính xác thực của hồ sơ

Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải chịu trách nhiệm toàn bộ về tính xác thực, đúng pháp luật của hồ sơ đã nộp.

Chương II

TIÊU CHÍ VÀ SỐ ĐIỂM CỦA CÁC TIÊU CHÍ

Điều 4. Vị trí dự kiến đặt trụ sở Văn phòng công chứng

Điểm tối đa là 5 điểm đối với Văn phòng công chứng đặt ở vị trí thuận lợi cho việc liên hệ của người dân và đúng theo quy hoạch đã được phê duyệt.

Điều 5. Diện tích sử dụng của trụ sở Văn phòng công chứng

Điểm tối đa là 18 điểm, trong đó:

1. Tổng diện tích sử dụng của trụ sở Văn phòng công chứng

a) Diện tích từ 80 m² đến dưới 100 m²: 5 điểm. Riêng đối với địa bàn thành phố và thị xã diện tích 50 m²: 5 điểm;

Trường hợp Văn phòng công chứng bố trí diện tích sử dụng dưới 80m² và 50m² đối với địa bàn thành phố và thị xã sẽ không tính điểm.

b) Diện tích từ 100 m² đến dưới 120 m²: 6 điểm;

c) Diện tích từ 120 m² đến dưới 150 m²: 7 điểm;

d) Diện tích từ 150 m² trở lên: 8 điểm.

2. Diện tích dành cho khách hàng

a) Diện tích từ 20m² đến dưới 30 m²: 1 điểm;

Trường hợp Văn phòng công chứng bố trí diện tích dành cho khách dưới 20m² sẽ không tính điểm.

b) Diện tích từ 30 m² trở lên: có phòng chờ, tiếp làm việc với khách chung: 2 điểm; có phòng chờ, nơi tiếp và làm việc với khách riêng biệt: 5 điểm.

3. Diện tích dành cho lưu trữ

a) Diện tích từ 20m² đến dưới 30 m²: 1 điểm;

Trường hợp Văn phòng công chứng bố trí diện tích dành cho lưu trữ dưới 20m² sẽ không tính điểm.

b) Diện tích từ 30 m² đến dưới 50 m²: 2 điểm;

c) Diện tích từ 50 m² trở lên: 3 điểm.

4. Về tính pháp lý của trụ sở Văn phòng công chứng:

Trụ sở Văn phòng công chứng thuộc sở hữu của công chứng viên (đứng tên thành lập hoặc thành viên hợp danh) hoặc có hợp đồng thuê, mượn theo quy định pháp luật và có thời hạn thuê, mượn trên 05 năm: 2 điểm.

Trường hợp trụ sở Văn phòng công chứng không có trụ sở Văn phòng công chứng thuộc sở hữu của công chứng viên hoặc có hợp đồng thuê, mượn theo quy định pháp luật nhưng có thời hạn thuê, mượn dưới 05 năm sẽ không tính điểm.

Điều 6. Điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự và an toàn giao thông

Điểm tối đa là 3 điểm, trong đó:

1. Diện tích dành cho giữ xe:

a) Diện tích từ 30m² đến dưới 50 m²: 1 điểm;

Trường hợp Văn phòng công chứng không bố trí hoặc bố trí diện tích dành cho giữ xe dưới 30m² sẽ không được tính điểm.

b) Diện tích từ 50 m² trở lên: 2 điểm.

2. Văn phòng công chứng có xây dựng dự kiến phương án và giải pháp triển khai phương án phòng, chống cháy nổ được cơ quan thẩm quyền phê duyệt: 1 điểm; xây dựng dự kiến phương án và giải pháp triển khai phương án đảm bảo an ninh trật tự và an toàn giao thông (như thuê bảo vệ hoặc bố trí camera giám sát) 1 điểm.

Trường hợp Văn phòng công chứng không xây dựng dự kiến phương án phòng, chống cháy nổ, đảm bảo an ninh trật tự và an toàn giao thông sẽ không tính điểm.

Điều 7. Cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Văn phòng công chứng

Điểm tối đa là 4 điểm, trong đó có:

1. Dự kiến trang bị máy photocopy, máy tính và các trang thiết bị đảm bảo cho hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng: tối đa 1 điểm;

2. Dự kiến thiết kế trang web và kết nối internet sẽ được cộng thêm tối đa 1 điểm;

3. Dự kiến phương án đầu tư trang bị phần mềm quản lý nghiệp vụ và kết nối với cơ sở dữ liệu của Sở Tư pháp sẽ được cộng thêm tối đa 2 điểm.

Trường hợp Văn phòng công chứng dự kiến mà không đầu tư hoặc đầu tư không đầy đủ, tùy trường hợp cụ thể mà Sở Tư pháp xem xét, quyết định cụ thể khi thực hiện đăng ký hoạt động theo quy định tại Khoản 3 Điều 17 (Điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng) Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.

Điều 8. Loại hình của Văn phòng công chứng và số lượng công chứng viên của Văn phòng công chứng

Điểm tối đa là 12 điểm, trong đó:

1. Loại hình của Văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập: 5 điểm.

2. Số lượng công chứng viên: mỗi công chứng viên tăng lên so với khoản 1 Điều này được tính cộng 1 điểm, tổng cộng điểm cho số lượng công chứng viên tối đa không quá 7 điểm.

Điều 9. Kinh nghiệm của công chứng viên liên quan đến công tác công chứng

Điểm tối đa là 22 điểm, được tính cho từng công chứng viên, trong đó:

1. Công chứng viên có thời gian công tác liên quan đến nghiệp vụ công chứng trên 2 năm sẽ được cộng 2 điểm;

Trường hợp công chứng viên có thời gian công tác liên quan đến nghiệp vụ công chứng dưới 2 năm sẽ không tính điểm.

2. Công chứng viên có thời gian trực tiếp làm nghiệp vụ công chứng trên 2 năm sẽ được cộng 5 điểm;

Trường hợp công chứng viên có thời gian trực tiếp làm nghiệp vụ công chứng dưới 2 năm sẽ không tính điểm.

3. Công chứng viên đã từng hành nghề với tư cách công chứng viên được cộng thêm tối đa 15 điểm, cụ thể:

a) Công chứng viên đã từng hành nghề với tư cách công chứng viên trên 1 năm được cộng 5 điểm;

b) Công chứng viên đã từng hành nghề với tư cách công chứng viên trên 3 năm được cộng 10 điểm;

c) Công chứng viên đã từng hành nghề với tư cách công chứng viên trên 5 năm được cộng 15 điểm;

4. Những công chứng đã từng bị: Tạm đình chỉ hành nghề 12 tháng (khoản 2 Điều 14 Luật Công chứng), bổ nhiệm lại (khoản 2 Điều 16 Luật Công chứng), xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến hoạt động công chứng sẽ không được tính điểm.

Điều 10. Thư ký nghiệp vụ công chứng

1. Điểm tối đa là 18 điểm, trong đó:

a) Mỗi thư ký nghiệp vụ được tính 1 điểm, tổng cộng điểm cho số lượng thư ký nghiệp vụ tối đa không quá 5 điểm.

b) Ưu tiên thư ký nghiệp vụ nếu thuộc các trường hợp sau đây được cộng thêm tối đa 8 điểm:

- Có thời gian làm công tác pháp luật từ 5 năm trở lên được cộng thêm 1 điểm;

- Phụ trách công tác kế toán (có bằng trung cấp chuyên ngành kế toán trở lên) 3 điểm, công nghệ thông tin (có chứng chỉ A tin học trở lên) sẽ được cộng thêm 1 điểm, lưu trữ hồ sơ công chứng: 1 điểm;

- Đã từng được bổ nhiệm các chức danh tư pháp: được cộng thêm 1 điểm;

- Đã có chứng chỉ tốt nghiệp khóa bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng: được cộng thêm 2 điểm.

c) Mỗi thư ký nghiệp vụ có thời gian công tác nghiệp vụ công chứng được cộng thêm tối đa 5 điểm, cụ thể:

- Thư ký nghiệp vụ có thời gian công tác nghiệp vụ công chứng trên 1 năm được cộng thêm 1 điểm;

- Thư ký nghiệp vụ có thời gian công tác nghiệp vụ công chứng trên 3 năm được cộng thêm 3 điểm;

- Thư ký nghiệp vụ có thời gian công tác nghiệp vụ công chứng trên 5 năm được cộng thêm 5 điểm.

Trường hợp thư ký nghiệp vụ công chứng từng bị xử lý kỷ luật liên quan đến lĩnh vực phụ trách từ cảnh cáo trở lên sẽ không được tính điểm.

Điều 11. Nhân sự phụ trách kế toán

Điểm tối đa là 3 điểm, trong đó:

1. Văn phòng công chứng có nhân viên làm kế toán: 1 điểm.

2. Nhân viên có bằng đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành kế toán sẽ được cộng thêm 1 điểm; Nhân viên kế toán có thời gian công tác kế toán trên 1 năm sẽ được cộng thêm 1 điểm.

3. Văn phòng công chứng có phương án thuê nhân viên kế toán kiêm nhiệm sẽ được tính 0,5 điểm (0,5/3 điểm).

Trường hợp Văn phòng không bố trí nhân viên làm kế toán sẽ không tính điểm.

Điều 12. Nhân sự phụ trách công nghệ thông tin của Văn phòng công chứng

Điểm tối đa là 3 điểm, trong đó:

1. Văn phòng công chứng có nhân viên chuyên trách về công nghệ thông tin (có bằng cao đẳng chuyên ngành công nghệ thông tin trở lên): 02 điểm.

2. Văn phòng công chứng có phương án thuê dịch vụ công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của Văn phòng công chứng sẽ được cộng thêm 1 điểm.

Điều 13. Nhân sự phụ trách lưu trữ hồ sơ công chứng

Điểm tối đa là 1 điểm, trong đó:

1. Văn phòng công chứng có nhân viên chuyên trách làm công tác lưu trữ hồ sơ công chứng 1 điểm.

2. Văn phòng công chứng không có bố trí nhân viên làm công tác lưu trữ hồ sơ công chứng kiêm nhiệm thì được tính 0,5 điểm

Văn phòng công chứng không có bố trí nhân viên làm công tác lưu trữ hồ sơ công chứng thì không được tính điểm.

Điều 14. Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng và quy trình lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật

Điểm tối đa là 5 điểm, trong đó:

1. Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật: 3 điểm.

2. Xây dựng quy trình lưu trữ (có phương án trang bị đầy đủ kệ, tủ để lưu trữ hồ sơ, phương pháp lưu trữ khoa học…): 2 điểm.

Điều 15. Khả năng quản trị của Văn phòng công chứng

Điểm tối đa là 2 điểm, trong đó:

1. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng có bằng cấp hoặc giấy tờ chứng minh đã qua lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về quản trị (quản trị văn phòng hoặc quản trị kinh doanh) được tính tối đa 1 điểm.

2. Người đại diện theo pháp luật của tổ chức hành nghề công chứng có kinh nghiệm quản trị tổ chức hành nghề công chứng trên 2 năm (hành nghề với tư cách cá nhân hoặc hợp doanh) được tính cộng 2 điểm.

Điều 16. Tính khả thi của Đề án

Đề án thể hiện được tính khả thi và đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành được tính tối đa 4 điểm.

Điều 17. Những trường hợp không được tính điểm

Những công chứng viên, thư ký nghiệp vụ hoặc nhân viên khác hoặc vị trí dự kiến đặt trụ sở được nêu tại nhiều Đề án thành lập Văn phòng công chứng trong cùng một đợt tiếp nhận hồ sơ thành lập tổ chức hành nghề công chứng sẽ không được tính điểm cho các trường hợp này ở tất cả các hồ sơ.

Chương III

CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ SƠ

Điều 18. Tổ thẩm định hồ sơ

1. Giám đốc Sở Tư pháp quyết định thành lập Tổ thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

2. Nguyên tắc thẩm định hồ sơ: Các thành viên của Tổ thẩm định hồ sơ làm việc độc lập, căn cứ vào tiêu chí và thang điểm nêu tại Chương II của Quy định này để thẩm định và chấm điểm từng hồ sơ thành lập tổ chức hành nghề Công chứng.

Điều 19. Cách thức chấm điểm

1. Điểm của từng hồ sơ được tính bằng cách lấy điểm chấm của các thành viên cộng lại và chia cho số lượng thành viên tham gia chấm điểm.

2. Việc thẩm định và chấm điểm hồ sơ phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên Tổ thẩm định.

3. Hồ sơ được đề nghị xét chọn phải đạt từ 60 điểm trở lên và có số điểm cao nhất trong số hồ sơ xin thành lập trong 1 đơn vị quy hoạch (huyện, thị xã, thành phố). Trường hợp có nhiều hồ sơ có số điểm bằng nhau, thì hồ sơ đề nghị xét chọn sẽ theo các thứ tự ưu tiên sau đây:

a) Hồ sơ có số điểm chất lượng công chứng viên cao hơn;

b) Hồ sơ có số lượng công chứng viên nhiều hơn;

c) Hồ sơ có số điểm cơ sở vật chất cao hơn.

4. Căn cứ vào kết quả thẩm định và số điểm của từng hồ sơ, Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 20. Khiếu nại, tố cáo

1. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối cho phép thành lập tổ chức hành nghề công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó là trái với Quy định này.

Việc giải quyết khiếu nại được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại.

2. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền tố cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về các hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến thành lập tổ chức hành nghề công chứng và Quy định này.

3. Việc giải quyết tố cáo tuân theo quy định của pháp luật về tố cáo.

Điều 21. Tổ chức thực hiện

Sở Tư pháp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy định này. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc thì kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét việc sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ theo quy định của pháp luật./.