QUYẾT ĐỊNH

CÔNG BỐ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ LĨNH VỰC TƯ PHÁP THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Quyết định số 1085/QĐ-TTg ngày 15 tháng 9 năm 2022 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn 2022 - 2025;

Căn cứ Quyết định số 2236/QĐ-UBND ngày 01 tháng 11 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành kế hoạch rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn 2022-2025 trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 1899/TTr-STP ngày 24 tháng 9 năm 2024.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công bố kèm theo Quyết định này 03 (Ba) thủ tục hành chính nội bộ lĩnh vực Tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long (Phụ lục chi tiết kèm theo).

Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký./.

PHỤ LỤC

(Kèm theo Quyết định số 1905/QĐ-UBND ngày 27/9/2024 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long)

PHẦN I. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ

PHẦN II. NỘI DUNG CỤ THỂ CỦA THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ

LĨNH VỰC TƯ PHÁP

1. Thủ tục: Thành lập Phòng công chứng

1.1. Trình tự thực hiện

Bước 1: Sở Tư pháp chủ trì xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng.

Bước 2: Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ phối hợp Sở Tư pháp xây dựng, góp ý đề án thành lập Phòng công chứng với các nội dung: nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.

Bước 3: Sau khi thống nhất đề án thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

Bước 4: Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng.

Bước 5: Sau khi Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp.

1.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp.

1.3. Thành phần, số lượng hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ

- Văn bản về nhu cầu công chứng tại địa phương; văn bản trao đổi, lấy ý kiến, họp giữa các cơ quan có liên quan để xây dựng đề án; văn bản khảo sát về địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất;

- Tờ trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định và các văn bản khác có liên quan.

b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

1.4. Thời hạn giải quyết

- Không quy định về thời hạn ban hành Quyết định thành lập Phòng công chứng.

- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp đăng báo Trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về các nội dung theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Luật công chứng năm 2024.

1.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Sở Tư pháp.

1.6. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Cơ quan trực tiếp thực hiện: Sở Tư pháp.

- Cơ quan phối hợp: Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ.

1.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định thành lập Phòng công chứng.

1.8. Phí/ lệ phí: Không quy định.

1.9. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

- Phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng.

- Căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương.

1.10. Mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.

1.11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Luật Công chứng ngày 20/6/2014;

- Quyết định số 06/2021/QĐ-UBND ngày 12 /3/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp tỉnh Vĩnh Long.

- Quyết định số 05/2024/QĐ-UBND ngày 22/02/2024 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long sửa đổi khoản 2 và khoản 3 Điều 3 Quyết định số 06/2021/QĐ- UBND ngày 12/3/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp tỉnh Vĩnh Long.

2. Giải thể Phòng công chứng

2.1. Trình tự thực hiện

Bước 1: Sở Tư pháp lập đề án giải thể Phòng công chứng.

Bước 2: Phòng công chứng thực hiện thanh toán các khoản nợ, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận; báo cáo kết quả thực hiện về Sở Tư pháp tổng hợp, lập đề án.

Bước 3: Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh đề án giải thể Phòng công chứng để xem xét, quyết định.

Bước 4: Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định giải thể Phòng công chứng.

Bước 5: Sau khi Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định giải thể Phòng công chứng, Sở Tư pháp đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về việc giải thể Phòng công chứng.

2.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp.

2.3. Thành phần, số lượng hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ

- Văn bản về việc không có khả năng chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng; văn bản về việc thanh toán xong các khoản nợ, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận;

- Tờ trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định và các văn bản khác có liên quan.

b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2.4. Thời hạn giải quyết

- Không quy định về thời hạn ban hành Quyết định giải thể Phòng công chứng.

- Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định giải thể Phòng công chứng, Sở Tư pháp đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về việc giải thể Phòng công chứng.

2.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Phòng công chứng.

2.6. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Cơ quan trực tiếp thực hiện: Sở Tư pháp.

- Cơ quan phối hợp: Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

2.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định giải thể Phòng công chứng.

2.8. Phí/ lệ phí: Không quy định.

2.9. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

- Trường hợp không cần thiết duy trì Phòng công chứng và không có khả năng chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng thì giải thể Phòng công chứng.

- Phòng công chứng chỉ được giải thể sau khi thanh toán xong các khoản nợ, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận.

2.10. Mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.

2.11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Luật Công chứng ngày 20/6/2014;

- Quyết định số 06/2021/QĐ-UBND ngày 12 /3/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp tỉnh Vĩnh Long.

- Quyết định số 05/2024/QĐ-UBND ngày 22/02/2024 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long sửa đổi khoản 2 và khoản 3 Điều 3 Quyết định số 06/2021/QĐ-UBND ngày 12/3/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp tỉnh Vĩnh Long.

3. Chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng

3.1. Trình tự thực hiện

Bước 1: Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính, Sở Nội vụ, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Hội công chứng viên tỉnh tổ chức họp với công chứng viên, viên chức, người lao động đang làm việc tại Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi, có sự tham gia của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội của Phòng công chứng để đánh giá tình hình tổ chức, hoạt động của Phòng công chứng; xem xét nguyện vọng và đề xuất chế độ, chính sách đối với các công chứng viên, viên chức, người lao động đang làm việc tại Phòng công chứng; phương án xử lý tài sản của Phòng công chứng và các vấn đề khác có liên quan đến việc chuyển đổi Phòng công chứng. Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản.

Bước 2: Trên cơ sở kết quả cuộc họp với Phòng công chứng được dự kiến chuyển đổi, Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội xây dựng Đề án chuyển đổi Phòng công chứng, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Bước 3: Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định phê duyệt Đề án chuyển đổi Phòng công chứng, trong trường hợp cần thiết thì lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Tư pháp trước khi quyết định.

Bước 4: Sau khi Ủy ban nhân dân tỉnh ra Quyết định phê duyệt Đề án chuyển đổi Phòng công chứng, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi, Hội công chứng viên tỉnh về Đề án chuyển đổi đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt.

Bước 5: Sau khi có kết quả nhận chuyển đổi Phòng công chứng, Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh ra Quyết định chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng.

Bước 6: Ủy ban nhân dân tỉnh ra Quyết định chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng.

3.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp.

3.3. Thành phần, số lượng hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ

- Văn bản về việc rà soát để chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng.

- Biên bản họp giữa các tổ chức, cơ quan, đơn vị có liên quan.

- Văn bản về việc giải quyết các vấn đề về nhân sự, tài chính khi thực hiện chuyển đổi; đề án chuyển đổi.

- Văn bản về việc nhận chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng.

- Tờ trình trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định việc chuyển đổi và các văn bản khác có liên quan việc chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng.

b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

3.4. Thời hạn giải quyết

- Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày nhận được Đề án chuyển đổi Phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra Quyết định phê duyệt Đề án. Trong trường hợp cần thiết thì lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Tư pháp trước khi quyết định.

- Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra Quyết định phê duyệt Đề án chuyển đổi Phòng công chứng, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi, Hội công chứng viên tỉnh về Đề án chuyển đổi đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; trường hợp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt phương thức đấu giá quyền nhận chuyển đổi thì Đề án được thông báo đến cả các tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động tại địa phương.

3.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Phòng công chứng.

3.6. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Cơ quan trực tiếp thực hiện: Sở Tư pháp.

- Cơ quan phối hợp thực hiện: Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

3.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định giải thể Phòng công chứng.

3.8. Phí/ lệ phí: Không quy định.

3.9. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

- Trường hợp không cần thiết duy trì Phòng công chứng và không có khả năng chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng thì giải thể Phòng công chứng.

- Phòng công chứng chỉ được giải thể sau khi thanh toán xong các khoản nợ, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận.

3.10. Mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.

3.11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Luật Công chứng ngày 20/6/2014;

- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.

- Quyết định số 06/2021/QĐ-UBND ngày 12 /3/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp tỉnh Vĩnh Long.

- Quyết định số 05/2024/QĐ-UBND ngày 22/02/2024 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long sửa đổi khoản 2 và khoản 3 Điều 3 Quyết định số 06/2021/QĐ-UBND ngày 12/3/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp tỉnh Vĩnh Long.