ỦY BAN NHÂN DÂN | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Số: 19/1999/QĐ-LT-UB | Lạng Sơn, ngày 19 tháng 03 năm 1999 |
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH LẠNG SƠN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN
Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND đã được Quốc hội thông qua ngày 21/6/1994;
Căn cứ Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác Lưu trữ;
Căn cứ Công văn số 66/NVĐF ngày 11-3-1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành bản hướng dẫn quy định công tác Lưu trữ tại UBND các cấp,
QUYẾT ĐỊNH:
Nơi nhận: | TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN |
VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH LẠNG SƠN
(Ban hành kèm theo QĐ số 19/1999/QĐLTUB ngày 19/3/1999)
1. Lập hồ sơ công việc
2. Thu nộp, bổ sung hồ sơ tài liệu Lưu trữ
Kho Lưu trữ đã hoàn chỉnh và có mục lục hồ sơ. Nếu tài liệu chưa được phân loại, chỉnh lý thành hồ sơ thì bên giao có trách nhiệm đầu tư kinh phí để phân loại chỉnh lý.
- Phương tiện vận chuyển do bên giao tài liệu đảm nhận.
Hồ sơ tài liệu Lưu trữ của các cơ quan giải thể thuộc cấp nào thì chuyển giao tài liệu vào kho Lưu trữ cấp trên trực tiếp thu nhận và giữ gìn.
3. Hội đồng xác định giá trị và tiêu hủy hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:
14.1. Kho Lưu trữ tỉnh:
- Chánh Văn phòng UBND tỉnh làm Chủ tịch,
- Cơ quan, đơn vị có hồ sơ, tài liệu Lưu trữ làm ủy viên,
- Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ làm ủy viên
14.2. Các Sở ban ngành, Hội đoàn thể:
- Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính làm Chủ tịch
- Bộ phận, đơn vị có hồ sơ tài liệu Lưu trữ làm Ủy viên
- Nếu nhiều bộ phận hoặc nhiều đơn vị thì bộ phận nào có nhiều tài liệu giá trị thì làm ủy viên.
- Phụ trách Lưu trữ làm ủy viên
14.3. UBND các huyện thị xã:
- Chánh Văn phòng UBND huyện thị xã làm Chủ tịch,
- Các đơn vị có tài liệu Lưu trữ làm ủy viên,
- Phụ trách Lưu trữ huyện thị xã làm ủy viên.
4. Thống kê, sắp xếp bảo quản hồ sơ tài liệu Lưu trữ:
5. Tổ chức sử dụng tài liệu
HỆ THỐNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Tổ chức việc thu nhận những hồ sơ tài liệu của các Sở, ban ngành, Hội đoàn thể đến hạn nộp vào kho Lưu trữ tỉnh để bảo quản và tổ chức sử dụng theo quy định của Nhà nước.
Điều 29. Các cơ quan, đơn vị tập thể, cá nhân có thành tích trong việc quản lý hồ sơ tài liệu thì được biểu dương khen thưởng. Nếu vi phạm vào những điều trong bản quy định này thì tùy theo mức độ nặng hay nhẹ để xử lý kỷ luật bằng biện pháp hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
Số: …
- Căn cứ Điều 32 của Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Bộ trưởng;
- Căn cứ ….
Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm 199 …, chúng tôi gồm:
Đại diện lưu trữ Ủy ban nhân dân …..
1. ……..
2. …….
3. …….
Đại diện ….. (Tên cơ quan nộp lưu)
1. ……..
2. …….
3. …….
Cùng thống nhất giao nhận tài liệu vào bảo quản Nhà nước như sau:
1. Tên khối tài liệu ……
…………………..
2. Thời gian tài liệu …..
3. Số lượng tài liệu …..
4. Số bản mục lục hồ sơ nộp lưu ……..
5. Các văn bản khác ……….
6. Tình trạng tài liệu ………
……………………
Biên bản này lập thành 2 bản: bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản.
Người nhận | Người giao |
Chứng thực của cơ quan
| |
Đại diện Lưu trữ UBND | Đại diện cơ quan nộp lưu |
MẪU BIÊN BẢN GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ TÀI LIỆU
Số: …
- Căn cứ Điều 5 Quyết định số 19/1999/QĐ-LT-UB ngày 19 tháng 3 năm 1999 của UBND tỉnh ban hành Quy định về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tỉnh Lạng Sơn.
- Căn cứ …………………………………………………………………………………………………..
Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm 199 …,
Tại ……………………..
Chúng tôi gồm có:
Người giao:
- Bộ phận công tác: ………………………..
- Chức vụ: ………………………………….
Người nhận:
- Bộ phận công tác: ……………………………- chức vụ: ……………………………………………
Cùng nhau thống nhất giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan như sau:
1- Tổng số hồ sơ giao: ……………….. (có danh mục kèm theo)
2- Thời gian của tài liệu: ………………..
3- Các văn bản khác ……………………..
4- Tình trạng tài liệu ………………………
Biên bản này lập thành 2 bản như nhau, bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản.
Người giao | Chứng thực của cơ quan | Người nhận |
DANH MỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU
NỘP VÀO KHO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Hồ sơ số | Cặp số | Nội dung hồ sơ | Số tờ | Thời hạn bảo quản | Ghi chú |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số thứ tự | Ngày nhập | Người nhập | Cơ quan nhập | Tên phông | Số phông | Năm của tài liệu | Căn cứ nhập | Tình trang tài liệu | Số lượng | Ghi chú |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú:
- Sổ này dùng để thống kê toàn bộ các lần nhập tài liệu vào lưu trữ, không kể số lượng nhiều hay ít. Ghi ngay khi nhập.
- Cột 4 và 6 nếu có tên và số phông (hoặc bộ sưu tập) thì ghi, nếu là tài liệu hỗn tạp thì để trống.
- Cột 8 ghi số của biên bản giao nhận tài liệu.
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ CÁC PHÔNG LƯU TRỮ
Số phông | Ngày tháng nhập lần đầu | Tên phông | Thời gian đơn vị hình thành phông | Ghi chú |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
|
|
|
Ghi chú:
- Cột 1 dùng để thống kê toàn bộ các phông có trong lưu trữ. Mỗi phông chỉ được ghi 1 lần theo lần nhập đầu tiên của phông đó vào lưu trữ Ủy ban.
- Cột 2 ghi ngày tháng của lần nhập đầu tiên của phông vào kho lưu trữ Ủy ban.
- Cột 3 ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Nếu tên thay đổi nhiều lần thì ghi tên cuối cùng.
- Cột 4 nếu là phông đóng thì ghi thời gian bắt đầu và kết thúc. Nếu phông mở thì ghi thời gian bắt đầu hoạt động.
- Cột 5 dùng để ghi sự thay đổi địa điểm bảo quản của phông nếu phông được chuyển hẳn sang Lưu trữ khác. Chỉ căn cứ thay đổi và số lượng tài liệu chuyển đi.
MẪU SỔ THEO DÕI SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Số TT | Họ tên độc giả và nơi cấp giấy giới thiệu | Hình thức sử dụng (Đọc, mượn, sao) | Hồ sơ, TL số | Phông số | Thời gian của tài liệu | Nội dung của tài liệu | Ngày mượn | Ký nhận | Ngày trả | Ký nhận | Ghi chú |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
MẪU BIÊN BẢN TIÊU HỦY HỒ SƠ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
BIÊN BẢN
Tiêu hủy hồ sơ tài liệu hết giá trị
Căn cứ điều 35, 36, 37 Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Bộ trưởng (Nay là Chính phủ) ban hành điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ.
Căn cứ các điều 14, 15 của Quyết định số 19/1999/QĐ-LT-UB ngày 19/3/1999 của UBND tỉnh Lạng Sơn ban hành Quy định về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tỉnh Lạng Sơn.
Căn cứ .................................................................................................................................
Hôm nay, ngày ……. tháng …….. năm 199 …..
Tại: ......................................................................................................................................
Hội đồng xác định giá trị gồm:
1: .........................................................................................................................................
2: .........................................................................................................................................
3: .........................................................................................................................................
4: .................................................................. Lưu trữ cấp trên chứng kiến có: ………………..
Chúng tôi đã cùng nhau xem xét và xác định giá trị lại lần cuối toàn bộ …………… (Cặp, bó) hồ sơ tài liệu hết giá trị theo quy định và cùng thống nhất đưa số tài liệu trên đi tiêu hủy. (Có phụ lục kèm theo).
Địa điểm tiêu hủy tại: .............................................................................................................
Hình thức tiêu hủy: ................................................................................................................
Thời gian tiêu hủy: Từ … giờ ….. ngày ….. tháng ….. năm 199
Đến … giờ ….. ngày ….. tháng ….. năm 199
Các thành viên hội đồng cùng chứng kiến việc tiêu hủy này từ đầu đến cuối một cách trọn vẹn và thống nhất biên bản này thành 3 bản như nhau.
● 01 bản gửi lưu trữ cấp trên.
● 01 bản lưu trữ tại nơi có tài liệu.
● 01 bản lưu trữ cơ quan.
Xác nhận nơi tiêu hủy | Xác nhận lưu trữ cấp trên | Lưu trữ cơ quan | Bộ phận có tài liệu |
|
MỤC LỤC
Hồ sơ tài liệu hết giá trị
Phông tài liệu …………………………………………………..
Cặp, bó sơ | Hồ sơ tài liệu số | Nội dung hồ sơ tài liệu | Lý do loại | Ghi chú |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
MẪU PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Tên Lưu trữ Ủy ban | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Ngày ….. tháng ….. năm ….. |
PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Số: ………………..
1. Họ tên độc giả: .................................................................................................................
2. Cơ quan công tác: ............................................................................................................
3. Số, ngày tháng công văn, giấy giới thiệu: ..........................................................................
4. Đề tài nghiên cứu: .............................................................................................................
5. Mục đích nghiên cứu: ........................................................................................................
6. Thời gian nghiên cứu: ........................................................................................................
Số TT | Ký hiệu tra tìm | Nội dung tài liệu | |||
Tên, số phông | Số mục lục | Hồ sơ số | Tờ số | ||
|
|
|
|
|
|
| Độc giả |
Đề nghị của Thủ trưởng cơ quan, Kho lưu trữ
Xét duyệt của người có thẩm quyền.
MẪU BIÊN BẢN KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ (HOẶC ĐỘT XUẤT) TÌNH TRẠNG TÀI LIỆU
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
Ngày ….. tháng ….. năm 199
BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÌNH TRẠNG TÀI LIỆU
Số: ………..
Khối tài liệu được kiểm kê: (tên phông).
Thời gian kiểm kê từ ngày … đến ngày …
Kết quả kiểm kê:
1. Tổng số đơn vị bảo quản có trong thống kê: …
Trong đó: a) Đủ … đvbq
b) Không thấy … đvbq
c) Xuất đi sử dụng … đvbq
2. Tổng số đơn vị bảo quản không có trong thống kê …
3. Trong số tài liệu hiện có:
a) Biên mục không đúng … đvbq
b) Yêu cầu cần phục chế … đvbq
c) Không thể phục chế … đvbq
d) Đã quá thời hạn bảo quản … đvbq
(đối với lưu trữ hiện hành)
4. Những đề xuất về điều kiện bảo quản:
…………………………………………
…………………………………………
Thủ trưởng cơ quan xác nhận | Người người tham gia kiểm kê: |
- 1Quyết định 48/2000/QĐ-UBBT về Quy định công tác lưu trữ của tỉnh Bình Thuận
- 2Quyết định 15/2002/QĐ-UB về Quy định quản lý công tác Lưu trữ và hồ sơ tài liệu lưu trữ tỉnh Lạng Sơn do chủ tịch uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn ban hành
- 3Quyết định 01/1999/QĐ-UB quy định công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ của thành phố Đà Nẵng
- 1Nghị định 142-CP năm 1963 ban hành điều lệ về công tác, công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ do Hội đồng Chính phủ ban hành
- 2Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân 1994
- 3Quyết định 48/2000/QĐ-UBBT về Quy định công tác lưu trữ của tỉnh Bình Thuận
- 4Quyết định 149-LB/CLT-TCTK năm 1987 về biểu mẫu báo cáo thống kê định kỳ hằng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Quốc gia do Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước - Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê ban hành
- 5Quyết định 01/1999/QĐ-UB quy định công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ của thành phố Đà Nẵng
Quyết định 19/1999/QĐ-LT-UB về Quy định quản lý công tác Lưu trữ và hồ sơ tài liệu Lưu trữ tỉnh Lạng Sơn do Uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn ban hành
- Số hiệu: 19/1999/QĐ-LT-UB
- Loại văn bản: Quyết định
- Ngày ban hành: 19/03/1999
- Nơi ban hành: Tỉnh Lạng Sơn
- Người ký: Dương Công Đá
- Ngày công báo: Đang cập nhật
- Số công báo: Đang cập nhật
- Ngày hiệu lực: 19/03/1999
- Ngày hết hiệu lực: 10/04/2002
- Tình trạng hiệu lực: Hết hiệu lực