QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 01/1999/QĐ-UB ngày 02/01/1999 của Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Tất cả công văn tài liệu quản lý Nhà nước, tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án thi ết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học, công trình xây dựng cơ bản, phát minh sáng chế, luận án tốt nghiệp …) tài liệu chuyên môn (sổ sách thống kê, biểu bán, hố sơ nhân sự …) các tác phẩm văn học, nghệ thuật, âm bản, dương bản cục bộ phim, các bức ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình, băng đĩa từ, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, sổ ghi nghị quyết các cuộc họp v. v…. được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, các đoàn thể, UBND các quận, huyện trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, không kể thời gian, hình thức ghi tin, loại hình tài liệu, được tập trung thống nhất quản lý ở bộ phận, phòng, kho lưu trữ hiện hành của các ngành,các cấp để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn.

Tài liệu lưu trữ phải là bản gốc, bản chính của văn kiện. Trong trường hợp do hậu qủa lịch sử không còn bản chính mới được thay thế bằng bản sao có giá trị như bản chính.

Điều 2. Tài liệu lưu trữ của địa phương là di sản văn hoá, thuộc một phần của phòng tài liệu lưu trữ Quốc gia, không một cơ quan, tập thể cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ.

Điều 3: Thủ trưởng các Ngành, các cấp trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn; tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước và bản Quy định này.

Chương 2.

QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ.

MỤC 1. LẬP HỒ SƠ

Điều 4 . Công chức, viên chức làm công việc bằng công văn giấy tờ hoặc liên quan đến công văn giấy tờ trong mỗi cơ quan, tuỳ theo chức năng nhiệm vụ phải lập hồ sơ công việc về phần mình phụ trách. Việc lập hồ sơ trong mỗi cơ quan phải được tiến hành dưới sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và phải tuân theo đúng các thể thức phương pháp do Cục Lưu trữ nhà nước quy định.

Điều 5. Hồ sơ công việc của công chức, viên chức khi lập phải đảm bảo mối quan hệ giữa các văn bản với nhau về cùng một vấn đê, một sự việc . Sắp xếp các văn bản trong một hồ sơ theo trật tự thời gian và biên mục bên trong, bên ngoài đầy đủ.

Điều 6. Hồ sơ tên gọi: Gồm các tập lưu công văn đi ở mỗi cơ quan, được phân loại thành từng hồ sơ có cùng tên gọi giống nhau như các tập: Quyết định, chỉ thị, báo báo, công văn…. tuỳ theo khối lượng tài liệu nhiều hay ít mà kết thúc hồ sơ theo tháng; quý, 6 tháng, một năm .

Văn thư cơ quan phải đảm bảo lưu đủ công văn tài liệu (bản chính và phụ lục kèm theo), sắp xếp theo thứ tự đúng tới số đã đăng ký trong công văn vàchịu trách nhiệm lập hồ sơ tên gọi.

Điều 7. Hồ sơ nguyên tắc gồm những văn bản pháp quy như: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quy chế, Quy định, hướng dẫn hoặc giải thích về chế độ chính sách. Mỗi công chức, viên chức tuỳ theo yêu cầu công việc của mình, tập hợp những văn bản pháp quy về từng nghiệp vụ nhất định làm căn cứ giải quyết công việc để lập hồ sơ nguyên tắc.

Hồ sơ nguyên tắc thuộc loại tư liệu của cơ quan không ai được chiếm dụng riêng, không phải nộp và lưu trữ, khi nghỉ hưu, thuyên chuyển công tác phải bàn giao lại cho người thay thế mình để tiếp tục công việc đó .

Điều 8. Công chức, viên chức chỉ được giữ lại hồ sơ công việc của mình một năm tính từ khi công việc đó kết thúc. Trường hợp cần giữ lại để nghiên cứu tiếp tục phải được sự đồng ý của thủ trưởng và lưu trữ cơ quan .

Điều 9. Cuối năm công chức, viên chức trong từng cơ quan tự kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ của mình, hoàn thiện và bàn giao vào phòng, kho lưu trữ cơ quan quản lý.

MỤC 2. THU NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU

Điều 10. Các cơ quan thuộc danh mục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Nhà nước thành phố (theo Quyết định số 6565/1998/QĐ-UB ngày 18/11/1998 của Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng) chỉ được giữ hồ sơ tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc đã kết thúc. Sau 10 năm phải đem nộp những hồ sơ đó vào kho lưu trữ Nhà nước thành phố. Trường hợp cần giữ lại để sử dụng tiếp đối với loại trù liệu đã đến hạn nộp lưu, phải được sự đồng ý của trung tâm Lưu trữ thành phố.

Hồ sơ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị giao nộp vào kho lưu trữ Nhà nước thành phố phải là những hồ sơ tài liệu đã được sắp xếp, chỉnh lý hoàn chỉnh và có giá trị .

Điều11. Các ngành Công an, Quân sự được lập phòng, kho lưn trữ riêng, không phải nộp hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ Nhà nước thành phố, nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi địa phương và báo cáo thống kê hàng năm về Trung tâm lưu trữ thành phố.

Điều 12. Hồ sơ, tài liệu của một cơ quan này sát nhập vào một cơ quan khác hoặc của hai cơ quan sát nhập làm một cơ quan mới, thì lưu trữ cơ quan được sát nhập hay cơ quan mới lập tiếp nhận và quản lý.

Đối với cơ quan giải thể thuộc cấp nào thì chuyển giao vào kho lưu trữ cấp ấy quản lý.

Trường hợp một cơ quan được tách ra làm hai hoặc nhiều cơ quan thì phần hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc của cơ quan mới này sẽ do cơ quan ấy tiếp nhận để sử dụng.

Điều 13. Biên bản giao nộp hồ sơ tài liệu nếu vào kho lưu trữ cơ quan hay kho lưu trữ quận, huyện, thành phố đều phải làm thành hai bản, nơi giao và nơi nhận mỗi bên giữ một bản (xem phụ lục 1,2).

Điều 14. Phòng, kho lưu trữ các ngành các cấp có trách nhiệm sưu tầm bổ sung những hồ sơ, tài liệu còn thiếu thuộc thẩm quyền của ngành mình, cấp mình về quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị qua các thời kỳ lịch sử.

MỤC 3. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ VÀ TIÊU HUỶ TÀI LIỆU LƯU TRỮ .

Điều 15. Chỉ được phép tiêu huỷ những hồ sơ tài liệu đã hết giá trị theo quyết định của Hội đồng xác định giá trị có thẩm quyền Thành phần Hội đồng xác định giá trị ở mỗi cấp bao gồm:

1- Kho lưu trữ thành phố .

- Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố làm chủ tịch .

- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ thành phố làm phó chủ tịch .

- Bộ phận hoặc cơ quan có tài liệu lưu trữ làm uỷ viên.

- Trưởng phòng quản lý kho Lưu trữ thành phố làm uỷ viên .

2- Các Sở, Ban, ngành, đoàn thể .

- Chánh Văn phòng hoặc trưởng phòng tổ chức hành chính làm chủ tịch.

- Bộ phân có tài liệu làm uỷ viên (nếu nhiều bộ phận thì bộ phận có nhiều tài liệu nhất).

- Cán bộ phụ trách kho Lưu trữ cơ quan làm uỷ viên.

3- Uỷ ban nhân dân các quận, huyện .

- Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận, huyện làm chủ tịch.

- Bộ phận hoặc cơ quan có tài liệu làm uỷ viên .

- Cán bộ phụ trách kho Lưu trữ quận, huyện làm uỷ viên .

Điều 16. Khi tiêu huỷ hồ sơ tài liệu đã hết giá trị được Hội đồng cho phép, phải lập thành biên bản. Tài liệu tiêu huỷ được thống kê cụ thể, chi tiết từng loại, có ý kiến xác nhận của cơ quan chuyên môn cấp trên và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ trọn vẹn. (xem phụ lục 6) .

MỤC 4. THỐNG KÊ -SẮP XẾP - BẢO QUẢN HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ.

Điều 17. Các cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, các đoàn thể, quận, huyện thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm hoặc báo cáo đột xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Quyết định liên Bộ giữa cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng Cục thống kê số 149 CLT/TCTK ngày 23 tháng 10 năm 1987.

Điều 18. Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu đang giữ và các công cụ tra tìm tài liệu như: sổ nhập hồ sơ tài liệu, sổ đăng ký các phòng lưu trữ, mục lục hồ sơ của từng phòng, sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu lư trữ(xem phụ lục 3,4,5).

Điều 19. Việc sắp xếp hồ sơ tài liệu trong từng bộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ được tiến hành theo một phương pháp thống nhất do Cục lưu trữ Nhà nước hướng dẫn, tại văn bản số 111/NVĐP ngày 04/04//995 .

Điều 20. Để tránh ẩm, mốc, mối mọt nơi để hồ sơ tài liệu lưu trữ phải là những nơi cao ráo thoáng mát. Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ phải trang bị các phương tiện để bảo quản như cặp, hộp, giá đựng tài liệu và có biện pháp phòng cháy, có công cụ chữa cháy .

Điều 21. Những đơn vị tài liệu có tính đặc thù như âm bản, dương bản các bộ phim, tài liệu ghi âm, các bức ảnh, microphim, băng, đĩa từ …. cần có những trang bị hoặc biện pháp cần thiết để bảo quản tài liệu lâu dài.

MỤC 5. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ.

Điều 22. Các phòng kho lưu trữ phải xây dựng bản nội quy quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, quy định cho từng đối tượng là công chức, viên chức trong cơ quan, công chức, viên chức ngoài cơ quan và nhân dân có nhu cầu thích đáng. Chỉ được nghiên cứu tại chỗ, không mang tài liệu ra khỏi khu vực phòng kho; Trường hợp cần sơ chụp công chứng phải có ý kiến của người có thẩm quyền.

Điều 23. Tất cả mọi yêu cầu sử dụng phải được Chánh, phó Văn phòng hoặc trưởng, phó phòng hành chính đồng ý. Trường hợp đối tượng người nước ngoài, và tài liệu thuộc loại trong danh mục bí mật Nhà nước cần sử dụng phải thực hiện theo Nghị định 84/ HĐBT ngày 09/03/1992 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành “Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước và được Thủ trưởng các ngành hoặc Chủ tịch UBND các cấp cho phép . (xem phụ lục 7) .

Điều 24. Người sử dụng có trách nhiệm quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu được cung cấp nghiên cứu không được làm nhàu nát, hư hỏng; Xem xong phải sắp xếp lại theo trật tự, và bàn giao lại đầy đủ. Nếu phát hiện làm mất hoặc đánh cắp tài liệu cán bộ lưu trữ lập biên bản và báo cáo người có thẩm quyền xử lý.

Điều 25. Các phòng, do lưu trữ có trách nhiệm cấp bản sao công văn tài

liệu và chứng thực về tà liệu lưu trữ đang quản lý cho các đương sự khi đã có ý kiến của người có thẩm quyền.

Chương 3.

HỆ THỐNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 26. Ở thành phố thành lập Trung tâm lưu trữ thành phố do Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố trực tiếp quản lý và giúp Uỷ ban nhân dân thành phố quản lý thống nhất về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, xây dựng các chế độ quản lý, chế độ nghiệp vụ lưu trữ; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chế độ đó trong phạm vi thành phố; tổ chức việc thu nhận những hồ sơ tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, các đoàn thể đến hạn nộp vào kho lưu trữ thành phố để bảo quản và tổ chức sử dụng, khai thác .

Điều 27. Các cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, các đoàn thể phải thành lập phòng kho lưu trữ ở đơn vị mình để bảo quản tài liệu lưu trữ và bố trí cán bộ có trình độ Trung học văn thư, lưu trữ trở lên để làm công tác lưu trũ kiêm nhiệm công tác văn thư và chịu trách nhiệm bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu của cơ quan, đơn vị theo chế độ tập trung thống nhất; không một bộ phận nào, phòng nào hoặc cá nhân nào được giữ riêng như đã quy định các điều nêu trên. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính phụ trách giúp thủ trưởng cơ quan xây dựng chế độ công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi quyền hạn của mình.

Điều 28. UBND quận, huyện thành lập kho lưu trữ do Văn phòng UBND quận, huyện trực tiếp quản lý. Cần bố trí từ 1 đến 2 cán bộ chuyên trách có trình độ Trung học lưu trữ trở lên chịu trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cho UBND các xã , phường, các cơ quan, đơn vị trực thuộc; xây dựng bảng danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ quận, huyện; trực tiếp tổ chức thu nộp hồ sơ tài liệu của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân, Văn phòng UBND quận, huyện và các cơ quan chuyên môn thuộc quận, huyện quản lý để bảo quản và tổ chức sử dựng theo quy định hiện hành của nhà nước .

Chương 4.

KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT

Điều 29. Cơ quan, tập thể, cá nhân có thành tích trung việc quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ được khen thưởng, nếu vi phạm những điều trong bản quy định này thì tuỳ theo mức độ mà bị xử lý kỷ luật bằng biện pháp hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.

Chương 5.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 30. Các cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, các đoàn thể, UBND các quận, huyện căn cứ vào bản quy định này mà xây dựng bản quy định chi tiết về công tác quản lý hồ sơ tài liệu cho phù hợp với phạm vi đơn vị mình, ngành minh quản lý.

Điều 31. Chánh Văn phòng UBND thành phố, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, các đoàn thể, Chủ tịch UBND các quận, huyện có trách nhiệm thực hiện bản Quy định này ./.

PHỤ LỤC 1

MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU

Số: ……..

Căn cứ điều 32 của Điều lệ về công tác của công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ;

Căn cứ…

Hôm nay, ngày … tháng … năm , chúng tôi gồm:

Đại diện Trung tâm Lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng

1/…

2/…

3/…

Đại diện …. (Tên cơ quan nộp lưu)

1/…

2/…

3/…

Cùng thống nhất giao nhận tài liệu vào bảo quản Nhà nước như sau:

1/ Tên khối tài liệu…

…………………..

2/ Thời gian tài liệu …

3/ Số lượng tài liệu …

4/ Số bản mục lục hồ sơ nộp lưu …

5/ Các văn bản khác ….

6/ Tình trạng tài liệu …

………………….

Biên bản này lập thành 2 bản: Bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản

Chứng thực của cơ quan

PHỤ LỤC 2

MẪU BIÊN BẢN GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------------

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ TÀI LIỆU

Số: ……..

- Căn cứ điều 13 Quyết định số: 01/1999/QĐ – UB ngày 02/01/1999 của Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng ban hành bản Quy định về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ.

Căn cứ…

Hôm nay, ngày … tháng … năm 199..

Tại …………………………………

Chúng tôi gốm có:

Người giao:

- Bộ phận công tác ……………

- Chức vụ ……………………..

Người nhận:

- Bộ phận công tác …………….. chức vụ ……………..

Cùng nhau thống nhất giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan như sau:

1- Tổng số hồ sơ giao: ………………….(có danh sách kèm theo)

2- Thời gian của tài liệu…………………

3- Các văn bản khác ……………………

4- Tình trạng tài liệu ……………………

Biên bản này lập thành hai văn bản như nhau, bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản.

DANH MỤC

HỒ SƠ TÀI LIỆU NỘP VÀO KHO LƯU TRỮ CƠ QUAN

PHỤ LỤC 3

MẪU SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Ghi chú:

- Sổ này dùng để thống kê toàn bộ các lần nhập tài liệu vào kho lưu trữ, không kể số lượng nhiều hay ít. Ghi ngay khi nhập.

- Cột 5 và 5 nếu có tên và số phòng (hoặc bộ sưu tập) thì ghi, nếu tài liệu hỗn tạp thì để trống

- Cột 8 ghi số của biên bản giao nhận tài liệu

PHỤ LỤC 4

MẤU ĐĂNG KÝ CÁC PHÔNG LƯU TRỮ

Ghi chú:

- Cột 1 dùng để thống kê toàn bộ các phông có trong lưu trữ. Mỗi phông chỉ được ghi một lần theo lần nhập đầu tiên của phông đó vào lưu trữ Uỷ ban.

- Cột 2 ghi ngày tháng của lần nhập đầu tiên của phông vào kho lưu trữ Uỷ ban.

- Cột 3 ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Nếu tên thay đổi nhiều lần thì ghi tên cuối cùng.

- Cột 4 nếu là phông đóng thì thì ghi thời gian bắt đầu và kết thúc. Nếu phông mở thì ghi thời gian bắt đầu hoạt động.

- Cột 5 dùng để ghi sự thay đổi địa điểm bảo quản của phông nếu được chuyển hẳn sang lưu trữ khác. Ghi căn cứ thay đổi và số lượng tài liệu chuyển đi.

MẪU SỐ THEO DÕI SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

PHỤ LỤC 6

MẪU BIÊN BẢN TIÊU HUỶ HỒ SƠ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------------

BIÊN BẢN

Tiêu huỷ hồ sơ tài liệu hết giá trị

Căn cứ điều 35, 36, 37 Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành điều lệ về công tác Công văn giấy tờ và công tác lưu trữ.

Căn cứ vào điều 15,16 Quyết định số: 01/1999/QĐ- UB ngày 02/01/1999 của Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng ban hành bản Quy định về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của thành phố Đà Nẵng.

Căn cứ ……………

Hôm nay ngày... tháng….. năm ….

Tại: ……………………………………………………………………

Hội đồng xác nhận giá trị gồm:

1:…………………………………………………………………………

2: …………………………………………………………………………

3: …………………………………………………………………………

4: ………………………..Lưu trữ cấp trên chứng kiến có…………………… Chúng tôi đã cùng nhau xem xét và xác định giá trị lần cuối cùng toàn bộ ….. ..(Cặp, bó) hồ sơ tài liệu hết giá trị theo quy định và cùng thống nhất đưa số tài liệu trên đia tiêu huỷ.(Có phụ lục kèm theo).

Địa điểm tiêu huỷ tại: ……………………………………………………

Hình thức tiêu huỷ: ……………………………………………………..

Thời Gian tiêu huỷ: Từ … giờ . . . ngày . . . tháng ….năm…..

 Đến … giờ … ngày … tháng … năm ….

Các thành viên Hội đồng cùng chứng kiến việc tiêu huỷ này từ đầu đến cuối một cách trọn vẹn và thống nhất lập biên bản này thành 3 bản như nhau.

- 01 bản gởi lưu trữ cấp trên.

- 01 bản lưu trữ tại nơi có tài liệu.

- 01 bản lưu trữ cơ quan

Chủ tịch hội đồng
(Ký, họ tên)

MỤC LỤC

HỒ SƠ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Phòng tài liệu …………………………………

PHỤ LỤC 7

MẪU PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Số: ---------

1. Họ và tên độc giả: ………………………………………..

2. Cơ quan công tác: ………………………………………..

3. Số, ngày tháng công văn, giấy giới thiệu: ……………….

4. Đề tài nghiên cứu: ……………………………………….

5. Mục đích nghiên cứu: …………………………………..

6. Thời gian nghiên cứu: ………………………………….

Độc giả
(Họ tên, chữ ký)