QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG  PHẦN MỀM ISO ĐIỆN TỬ TỈNH TRÀ VINH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH

Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018.

Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng phần mềm ISO điện tử tỉnh Trà Vinh.

Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG PHẦN MỀM ISO ĐIỆN TỬ TỈNH TRÀ VINH
(Kèm theo Quyết định số 1875/QĐ-UBND ngày 20 tháng 9 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Trà Vinh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về quản lý, vận hành, sử dụng phần mềm ISO điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Trà Vinh.

2. Đối tượng áp dụng

a) Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị (đã được trang bị phần mềm ISO điện tử) gồm: Các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (gồm các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc, trực thuộc), UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh (sau đây gọi chung là cơ quan nhà nước các cấp).

b) Khuyến khích các cơ quan Đảng, Đoàn thể xây dựng và áp dụng phần mềm ISO điện tử.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Phần mềm ISO điện tử (có tên miền iso.travinh.gov.vn) là hệ thống công nghệ thông tin có chức năng hỗ trợ cơ quan nhà nước các cấp xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015 trên môi trường mạng.

2. Bối cảnh tổ chức là tài liệu mô tả cung cấp thông tin tình hình hiện tại, điểm mạnh, điểm yếu, các thử thách và cơ hội của cơ quan, đơn vị, từ đó đề ra mục tiêu và hướng phát triển tối ưu nhất dựa theo đặc thù của cơ quan, đơn vị.

3. Chính sách chất lượng là tài liệu mô tả về mục đích hoạt động và định hướng chiến lược phát triển của cơ quan, đơn vị, nhằm tuyên bố, thể hiện các mục tiêu và cam kết về chất lượng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.

4. Chương trình và kế hoạch đánh giá nội bộ là tài liệu mô tả chương trình và kế hoạch đánh giá định kỳ trong nội bộ cơ quan, đơn vị, nhằm đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của việc áp dụng các chính sách chất lượng vào hoạt động của cơ quan, đơn vị.

5. Xem xét của lãnh đạo là tài liệu mô tả cách thức và nội dung mà lãnh đạo cơ quan, đơn vị cần thực hiện xem xét nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, đơn vị luôn tuân thủ các chính sách chất lượng và đạt được các mục tiêu chất lượng đã đề ra.

Điều 3. Nguyên tắt quản lý, vận hành, sử dụng ISO điện tử

1. Hệ thống ISO điện tử được thiết kế, vận hành theo mô hình tập trung tại Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông, Sở Thông tin và Truyền thông.

2. Thống nhất áp dụng Hệ thống ISO điện tử tại tất cả các cơ quan nhà nước của tỉnh; dữ liệu do cơ quan nhà nước các cấp công bố trên hệ thống ISO điện tử là dữ liệu chính thức, được sử dụng để đánh giá việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng tại từng cơ quan, đơn vị.

3. Việc quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống ISO điện tử đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về ứng dụng công nghệ thông tin, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Chương II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG ISO ĐIỆN TỬ

Điều 4. Các chức năng chính của hệ thống ISO điện tử

1. Công khai thông tin gồm:

a) Công khai danh sách thủ tục hành chính, hiện trạng xử lý hồ sơ thủ tục hành chính của các cơ quan, đơn vị.

b) Công khai việc cập nhật các nội dung: Bối cảnh tổ chức; chính sách chất lượng; đánh giá nội bộ; xem xét của lãnh đạo; tài liệu ban hành; hồ sơ lưu trữ; các phản ánh kiến nghị; góp ý.

2. Chức năng hỗ trợ cho thư ký ISO

Hỗ trợ Thư ký ISO lập và trình lãnh đạo đơn vị xem xét phê duyệt các nội dung gồm:

a) Phân tích bối cảnh: Phân tích tình hình hiện tại của đơn vị, điểm mạnh, điểm yếu, các thử thách và cơ hội, từ đó đề ra mục tiêu và hướng phát triển của đơn vị.

b) Chính sách chất lượng: Đề ra chính sách chất lượng cho cơ quan, đơn vị mình theo từng năm.

c) Mục tiêu chất lượng: Phối hợp với các phòng, ban xây dựng mục tiêu chất lượng trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt, cập nhật và lưu trữ dạng phiên bản.

d) Chương trình và kế hoạch đánh giá nội bộ: Lập chương trình đánh giá; phê duyệt chương trình; lập kế hoạch đánh giá; lập kế hoạch đánh giá cho các phòng, ban.

e) Xem xét của lãnh đạo: Lập, trình nội dung xem xét của lãnh đạo về kết quả giá lại tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị và thông báo kết quả xem xét của lãnh đạo gửi các phòng, ban thực hiện.

3. Chức năng hỗ trợ cho lãnh đạo của cơ quan, đơn vị

Hỗ trợ lãnh đạo đơn vị phê duyệt các nội dung Thư ký ISO trình để triển khai áp dụng, bao gồm:

a) Phê duyệt phân tích bối cảnh để áp dụng trong toàn đơn vị.

b) Phê duyệt chính sách chất lượng để các phòng ban đăng ký mục tiêu.

c) Phê duyệt mục tiêu chất lượng dự thảo và phân bổ mục tiêu chất lượng cho từng phòng, ban.

d) Phê duyệt chương trình đánh giá nội bộ để đại diện lãnh đạo phòng, ban có thể tiến hành lên kế hoạch đánh giá các phòng ban.

e) Phê duyệt xem xét lãnh đạo để các lãnh đạo phòng, ban báo cáo xem xét các nội dung đã được thông báo.

f) Phê duyệt chương trình cải tiến liên tục để đại diện lãnh đạo tiến hành lập kế hoạch cải tiến cho từng đợt.

g) Ký phê duyệt tài liệu.

4. Chức năng hỗ trợ lãnh đạo cấp phòng, ban

a) Báo cáo các nội dung theo thông báo kết quả xem xét lãnh đạo phục vụ đánh giá tình hình hoạt động đơn vị.

b) Quản trị rủi ro: Nhận dạng các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu mà phòng ban đã đăng ký để tiến hành đánh giá và kiểm soát.

c) Quản lý tài liệu: Nhằm đảm bảo cho đơn vị luôn được sử dụng tài liệu mới nhất và được phê duyệt.

d) Quản lý cải tiến thường xuyên: Hỗ trợ đề xuất cải tiến quy trình, nhân sự và các vấn đề khác trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.

e) Quản lý cải tiến liên tục: Xây dựng, kiểm soát chương trình và kế hoạch cải tiến theo từng năm (gồm: Lập chương trình cải tiến; Phê duyệt chương trình; Lập kế hoạch đề xuất cải tiến; Thêm phiếu đề xuất; Ký xem xét tài liệu)

5. Chức năng hỗ trợ người kiểm soát hồ sơ, kiểm soát tài liệu

a) Đảm bảo cho đơn vị luôn được sử dụng tài liệu mới nhất.

b) Hỗ trợ việc lưu trữ hồ sơ đúng quy định, tìm kiếm, tra cứu hồ sơ;

c) Quản lý thông tin mượn, trả hồ sơ;

d) Hủy hồ sơ không còn sử dụng.

6. Chức năng hỗ trợ cơ quan chủ quản thực hiện chức năng kiểm tra

a) Thông báo lịch kiểm tra định kỳ và đột xuất

b) Lưu trữ kết quả kiểm tra

c) Lưu trữ phân loại chấm điểm kết quả áp dụng đối với các cơ quan áp dụng ISO.”

Điều 5. Nội dung quản lý hệ thống ISO điện tử

1. Quản lý trang thiết bị, phần mềm hệ thống vận hành hệ thống ISO điện tử

a) Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm, sửa chữa, nâng cấp phần cứng, phần mềm hệ thống, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, dịch vụ công nghệ thông tin có liên quan… đảm bảo vận hành phần mềm ISO điện tử thông suốt, an toàn.

b) Tổ chức, triển khai thực hiện việc quản lý, sử dụng các tài sản, cơ sở vật chất, trang thiết bị, phần mềm hệ thống ISO hiệu quả, tiết kiệm; thực hiện các biện pháp bảo trì, bảo dưỡng, đánh giá an toàn thông tin định kỳ theo quy định.

c) Tổ chức cập nhật đầy đủ các bản vá lỗi đối với hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các phần mềm nền tảng, hệ thống mã nguồn, phần mềm điều khiển thiết bị… theo khuyến nghị của nhà sản xuất.

2. Quản lý phần mềm ISO điện tử

a) Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm hoặc thuê dịch vụ để trang bị, nâng cấp, phát triển phần mềm ISO điện tử đáp ứng yêu cầu về chức năng, tính năng sử dụng theo hướng dẫn của Bộ Khoa học và Công nghệ, chỉ đạo của UBND tỉnh.

b) Tổ chức khai thác có hiệu quả chức năng các phần mềm ISO điện tử; cập nhật các bản vá lỗi theo khuyến nghị của đơn vị cung cấp dịch vụ; thực hiện các biện pháp bảo trì, bảo dưỡng, đánh giá an toàn thông tin định kỳ theo quy định.

c) Tổ chức kết nối đảm bảo chia sẻ dữ liệu thông suốt, an toàn giữa hệ thống ISO điện tử, Cổng dịch vụ công của tỉnh và các hệ thống thông tin có liên quan.

Điều 6. Nội dung vận hành ISO điện tử

1. Tổ chức lập hồ sơ xác định cấp độ an toàn thông tin và thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn thông tin theo cấp độ cho phần mềm ISO điện tử theo quy định sau khi được phê duyệt.

2. Tổ chức lực lượng trực vận hành, xử lý sự cố an toàn thông tin 24/7, đảm bảo hệ thống ISO điện tử vận hành liên tục, thông suốt.

4. Phân cấp, phân quyền cho các Sở, Ban ngành tỉnh, UBND các cấp trong khai thác các chức năng của hệ thống ISO điện tử.

3. Tổ chức tổng hợp, báo cáo định kỳ, đột xuất tình hình vận hành, quản lý, sử dụng ISO điện tử theo quy định.

Chương III

TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG ISO ĐIỆN TỬ

Điều 7. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Đảm bảo điều kiện về hạ tầng kỹ thuật (máy chủ, lưu trữ, phần mềm hệ thống, dịch vụ có liên quan) để vận hành phần mềm ISO điện tử tỉnh.

2. Phối hợp với các cơ quan, các đơn vị có liên quan triển khai kết nối, liên thông giữa phần mềm ISO điện tử với các hệ thống thông tin khác có liên quan thông qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu của tỉnh (LGSP).

3. Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ đề xuất mở rộng, nâng cấp, phát triển chức năng phần mềm ISO điện tử đáp ứng yêu cầu xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001 theo từng thời kỳ.

4. Quản trị người dùng, quản trị chức năng hệ thống

Điều 8. Trách nhiệm của Sở Khoa học và Công nghệ

1. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn cơ quan nhà nước các cấp áp dụng đồng bộ phần mềm ISO điện tử phục vụ công tác xây dựng, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015 theo từng thời kỳ; giúp UBND tỉnh theo dõi, kiểm tra, đôn đốc cơ quan nhà nước các cấp áp dụng quy trình ISO điện tử thay thế cho quy trình ISO giấy.

2. Chủ trì, phối hợp với cơ quan liên quan thống nhất sử dụng hệ thống ISO điện tử phục vụ đánh giá kết quả xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015 từ năm 2022.

3. Chủ trì tổng hợp và phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông đề xuất UBND tỉnh chủ trương chỉnh sửa, nâng cấp, bổ sung chức năng phần mềm ISO điện tử phù hợp với yêu cầu thực tế.

Điều 9. Trách nhiệm của các sở, ban ngành tỉnh, UBND các cấp

1. Chỉ đạo rà soát tổ chức sử dụng đồng bộ iGate (hoặc hệ thống thông tin một cửa điện tử của ngành) thực hiện Cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) đối với tất cả các TTHC chính thuộc trách nhiệm của từng cơ quan, đơn vị đúng quy định tại Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ; Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018.

2. Đăng ký, quản lý tài khoản đăng nhập hệ thống ISO điện tử

a) Rà soát, kịp thời đăng ký mới, thay đổi thông tin, khóa, xóa khoản cán bộ, công chức, viên chức không còn nhiệm vụ có liên quan trên hệ thống ISO điện tử gửi Sở Khoa học và Công nghệ tổng hợp phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông cập nhật trên hệ thống ISO điện tử.

b) Chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức có liên quan thực hiện nghiêm các biện pháp đảm bảo an toàn thông tin tài khoản và mật khẩu đăng nhập hệ thống ISO điện tử.

3. Thực hiện và chỉ đạo cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc tổ chức cập nhật nội dung xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015 theo Mô hình khung do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành vào phần mềm ISO điện tử để quản lý, sử dụng:

a) Đối với thư ký ISO: Tổ chức rà soát cập nhật Phân tích bối cảnh tổ chức; chính sách chất lượng; mục tiêu chất lượng; chương trình và kế hoạch đánh giá nội bộ; thông báo xem xét của lãnh đạo trình lãnh đạo phê duyệt.

b) Đối với lãnh đạo cơ quan, đơn vị: Phê duyệt các tài liệu Thư ký ISO trình trên phần mềm ISO điện tử gồm: Phân tích bối cảnh tổ chức; chính sách chất lượng; mục tiêu chất lượng; chương trình và kế hoạch đánh giá nội bộ; xem xét của lãnh đạo; chương trình cải tiến. Ký và phê duyệt tài liệu có liên quan khác.

c) Đối với lãnh đạo phòng ban: Thực hiện đánh giá báo cáo tình hình hoạt động của đơn vị theo thông báo kết quả xem xét lãnh đạo; quản trị rủi ro; quản lý tài liệu; quản lý cải tiến thường xuyên; quản lý cải tiến liên tục; ký xem xét tài liệu.

d) Đối với người kiểm soát hồ sơ, kiểm soát tài liệu: thực hiện lưu trữ hồ sơ đúng quy định; quản lý thông tin mượn, trả hồ sơ; hủy hồ sơ không còn sử dụng.

Tất cả các nội dung a, b, c, d khoản này phải hoàn thành trong tháng 9 năm 2022 và thực hiện thường xuyên theo quy định trong xây dựng, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015.

4. Đảm bảo trang thiết bị phục vụ xây dựng, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015 tại cơ quan, đơn vị, địa phương.

Điều 10. Trách nhiệm của Sở Kế hoạch và Đầu tư

Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí đầu tư phục vụ quản lý, vận hành hệ thống ISO điện tử tỉnh.

Điều 11. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí sự nghiệp phục vụ quản lý, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống ISO điện tử tỉnh.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Các cơ quan, đơn vị và cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này sẽ được xem xét khen thưởng; mọi hành vi vi phạm các điều khoản trong Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xem xét xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Giao Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Khoa học và Công nghệ tham mưu UBND tỉnh đưa tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức sử dụng phần mềm ISO điện tử vào nội dung kiểm tra cải cách hành chính, thi đua khen thưởng hằng năm; đề xuất hình thức khen thưởng đối với các cơ quan, đơn vị và cá nhân có thành tích xuất sắc; đề xuất hình thức xử lý phù hợp đối với trường hợp tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức vi phạm trong quá trình thực hiện Quy chế này.

Điều 13. Điều khoản thi hành

1. Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện quy chế này; định kỳ hằng năm, đột xuất theo yêu cầu tổng hợp báo cáo UBND tỉnh kết quả thực hiện.

2. Thủ trưởng các sở, ban ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện tại các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc, có biện pháp kịp thời chấn chỉnh hạn chế (nếu có).

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc cần điều chỉnh nội dung quy chế, cơ quan, đơn vị kịp thời thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét./.