QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TẮC TỔ CHỨC VÀ KỸ THUẬT NGHIỆP VỤ THANH TOÁN BÙ TRỪ GIỮA CÁC NGÂN HÀNG

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

- Căn cứ Pháp lệnh Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Pháp lệnh Ngân hàng, Hợp tác xã tín dụng và công ty Tài chính do Chủ tịch Hội đồng Nhà nước công bố ngày 24-5-1990.
- Căn cứ quyết định số 101/NH-QĐ ngày 30-7-1991 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về ban hành thể lệ thanh toán qua Ngân hàng.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành quy tắc tổ chức và kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ giữa các Ngân hàng kèm theo quyết định này.

Điều 2: Quy tắc tổ chức và kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ giữa các Ngân hàng kèm theo quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3: Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Trung ương, Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tổng giám đốc (Giám đốc) Ngân hàng thương mại, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển và Cục trưởng Cục kho bạc Nhà nước trong phạm vi chức năng nhiệm vụ quyền hạn có trách nhiệm thi hành quyết định này.

QUY TẮC

TỔ CHỨC VÀ KỸ THUẬT NGHIỆP VỤ THANH TOÁN BÙ TRỪ GIỮA CÁC NGÂN HÀNG
(Ban hành theo quyết định số 181/NH-QĐ ngày 10-10-1991 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước)

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi thanh toán bù trừ:

1.1 - Thanh toán bù trừ giữa các Ngân hàng (kể cả Kho bạc Nhà nước) khác hệ thống có mở tài khoản tại một đơn vị Ngân hàng Nhà nước do Ngân hàng Nhà nước đó tổ chức và chủ trì thanh toán bù trừ.

1.2 - Thanh toán bù trừ giữa các Ngân hàng cùng hệ thống sẽ do một đơn vị Ngân hàng được Ngân hàng cấp trên chỉ định chủ trì thanh toán bù trừ và vận dụng các quy tắc tổ chức và kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ khác hệ thống vào trong hệ thống Ngân hàng mình.

2. Các đơn vị Ngân hàng Thương mại, Ngân hàng Đầu tư và phát triển, Kho bạc Nhà nước tham gia thanh toán bù trừ với nhau do Ngân hàng Nhà nước tổ chức và chủ trì thanh toán bù trừ phải có các điều kiện và thực hiện đúng các quy định sau:

2.1 - Phải có tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước chủ trì thanh toán bù trừ.

2.2 - Phải tuân thủ và thực hiện đúng, đầy đủ các quy tắc tổ chức và kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ, như:

- Phải có văn bản đề nghị cho tham gia thanh toán bù trừ và cam kết chấp hành đúng các quy định trong thanh toán bù trừ.

- Phải có văn bản giới thiệu các cán bộ chịu trách nhiệm trực tiếp giao, nhận chứng từ và làm các thủ tục thanh toán trong thanh toán bù trừ.

- Thực hiện đúng giờ giấc đến trực tiếp giao, nhận các chứng từ với các đơn vị liên quan.

- Phải lập đúng, đầy đủ, kịp thời các giấy tờ trong giao dịch thanh toán bù trừ, bảo đảm số liệu chính xác, rõ ràng.

- Người được ủy quyền trực tiếp đến làm thủ tục thanh toán bù trừ và giao, nhận chứng từ phải đăng kỹ chữ ký của mình với các Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ với Ngân hàng Nhà nước.

2.3 - Các Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ phải thực hiện đúng quy trình kỹ thuật và hạch toán trong thanh toán bù trừ, kể cả việc điều chỉnh các sai lầm trong hạch toán thanh toán bù trừ để bảo đảm số liệu nhất trí giữa các ngân hàng thành viên với Ngân hàng Nhà nước chủ trì thanh toán.

2.4 - Nếu vi phạm các quy tắc tổ chức và kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ cũng như không có khả năng trong việc thanh toán bù trừ thì ngoài việc chịu phạt còn bị đình chỉ tham gia thanh toán bù trừ.

2.5 - Các đơn vị Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước tham gia thanh toán bù trừ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về các số liệu trên các bảng kê chứng từ, bảng thanh toán bù trừ các chứng từ kèm theo, nếu để sai sót, lợi dụng gây tổn thất tài sản thì phải hoàn toàn chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho các Ngân hàng liên quan hoặc cho khách hàng.

3. Nguyên tắc thanh toán số chênh lệch trong thanh toán bù trừ:

3.1 - Các Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ phải bảo đảm tín nhiệm của Ngân hàng mình với Ngân hàng khác trong thanh toán bù trừ. Thanh toán kịp thời sòng phẳng số chênh lệch phải thanh toán với Ngân hàng chủ trì thanh toán bù trừ.

3.2 - Trường hợp thiếu khả năng chi trả trong thanh toán bù trừ (tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước không đủ số dư) thì Ngân hàng thành viên phải nộp tiền mặt vào Ngân hàng Nhà nước hoặc xin vay Ngân hàng Nhà nước chủ trì theo chế độ vay bù đắp thiếu hụt vốn trong thanh toán bù trừ (Từ đây gọi tắt là cho vay thanh toán bù trừ).

3.3 - Trường hợp không được Ngân hàng Nhà nước cho vay thanh toán bù trừ, thì Ngân hàng Nhà nước chủ trì sẽ chuyển số thiếu khả năng thanh toán (số phải trả, không thanh toán được) sang nợ qúa hạn và phạt theo lãi suất nợ qúa hạn của loại cho vay này và đình chỉ ngay việc tham gia thanh toán bù trừ của ngân hàng đó nếu nợ qúa hạn phát sinh liên tiếp 3 lần liền đồng thời thông báo cho các Ngân hàng liên quan khác biết.

4. Về giờ giấc giao dịch thanh toán bù trừ và giao, nhận chứng từ:

- Đối với các địa bàn lớn, có nhiều Ngân hàng và khối lượng chứng từ từ nhiều thì mỗi ngày giao, nhận chứng từ và thanh toán bù trừ 2 lần:

+ Lần 1 vào lúc 10 giờ (sáng)

+ Lần 2 vào lúc 14 giờ 30 (chiều)

- Đối với các địa bàn nhỏ, ít Ngân hàng và khối lượng chứng từ ít thì mỗi ngày giao, nhận chứng từ và thanh toán bù trừ mỗi lần vào lúc 14 giờ 30 (chiều).

5. Xử lý từ chối trong thanh toán bù trừ:

- Việc từ chối các khoản trong thanh toán bù trừ theo các bảng kê các chứng từ thanh toán bù trừ và các chứng từ thanh toán bù trừ phải xử lý theo đúng quy định tại điểm 2.3 phần I và điểm 4 phần II của văn bản này.

- Chậm nhất trước giờ họp thanh toán bù trừ ngày hôm sau, phải báo cho Ngân hàng liên quan biết và trả lại các chứng từ bị từ chối trong thanh toán bù trừ.

6. Địa điểm tổ chức thanh toán bù trừ:

Địa điểm giao nhận chứng từ và thanh toán bù trừ được tổ chức tại Ngân hàng Nhà nước chủ trì thanh toán bù trừ.

II. KỸ THUẬT NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TRONG THANH TOÁN BÙ TRỪ

A. VỀ MỞ TÀI KHOẢN THANH TOÁN BÙ TRỪ

1. Tại Ngân hàng Nhà nước chủ trì mở một tài khoản chi tiết (820.1) để hạch toán kết qủa thanh toán bù trừ của các Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ:

- Bên Có ghi số tiền chênh lệch các ngân hàng thành viên phải trả trong thanh toán bù trừ.

- Bên nợ ghi số tiền chênh lệch các Ngân hàng thành viên phải thu trong thanh toán bù trừ.

Tài khoản này sau khi thanh toán xong phải hết số dư.

2. Tại các ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ chỉ mở một tài khoản chi tiết 820.2 để phản ảnh toàn bộ các khoản phải thanh toán bù trừ với các Ngân hàng khác.

- Bên Có ghi: + Các khoản phải trả cho Ngân hàng khác.

+ Số tiền chênh lệch phải thu trong thanh toán bù trừ.

- Bên nợ ghi: + Các khoản phải thu Ngân hàng khác.

+ Số tiền chênh lệch phải tra trong thanh toán bù trừ.

- Dư nợ: Thể hiện số chênh lệch phải thu trong thanh toán bù trừ.

- Dư có: Thể hiện số chênh lệch phải trả trong thanh toán bù trừ.

B. THỦ TỤC KỸ THUẬT NGHIỆP VỤ THANH TOÁN BÙ TRỪ.

1. Các ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ có trách nhiệm xử lý tất cả các chứng từ có liên quan đến thanh toán bù trừ với Ngân hàng khác và lập các bảng kê mẫu số 12 và số 14 theo quy định tại điểm 3.1 dưới đây:

2. Các loại chứng từ được ghi vào bảng kê thanh toán bù trừ bao gồm:

- Đối với bảng kê chứng từ ghi Nợ TK 820 gồm:

+ Các chứng từ được Ngân hàng bên trả tiền chấp thuận trước khi thanh toán (nếu có).

- Đối với bảng kê chứng từ ghi Có TK 820 gồm:

+ Các bảng kê nộp séc (sau khi séc đã ghi nợ).

+ ủy nhiệm chi (sau khi đã ghi nợ khách hàng).

+ ủy nhiệm thu (sau khi đã ghi nợ đơn vị mua).

3. Thủ tục xử lý nghiệp vụ:

3.1 - Sau khi đã hạch toán vào các tài khoản thích hợp (chủ yếu là ghi nợ TK đơn vị trả tiền) ở Ngân hàng mình, căn cứ vào các liên chứng từ (chứng từ sẽ chuyển cho Ngân hàng thành viên khác) để lập bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ (theo mẫu phụ lục số 12 kèm theo thông tư số 110/NH-TT ngày 20-8-1991 và văn bản này).

- Việc lập bảng kê này được thực hiện như sau: Trước hết phân loại các chứng từ sẽ giao cho các Ngân hàng khác ra:

+ Phân theo từng Ngân hàng thành viên riêng.

+ Trong từng Ngân hàng thành viên đó thì tách phần chứng từ riêng - chứng từ có riêng.

+ Trong mỗi vế chứng từ Nợ - Có thì lại sắp xếp theo loại chứng từ (séc, bảng kê nộp séc, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu...).

- Tiến hành lập 2 liên bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ (theo mẫu 12) theo từng vế, Nợ riêng, Có riêng (mỗi vế lập 1 bảng kê) và lập riêng cho từng Ngân hàng thành viên.

- Đóng dấu và ký tên vào chỗ quy định trên bảng kê (Ngân hàng giao chứng từ).

Xử lý chứng từ:

+ 1 liên bảng kê mẫu số 12 kèm các chứng từ gửi cho các Ngân hàng đối phương (giao trực tiếp).

+ 1 liên bảng kê làm chứng từ hạch toán TK 820.2 về hạch toán;

+ Đối với bảng kê các chứng từ Nợ thì ghi:

Nợ TK 820.2

Có các TK thích hợp

+ Đối với các bảng kê chứng từ Có thì ghi:

Nợ các TK thích hợp

Có TK 820.2

- Sau khi hạch toán xong, ghi vào sổ theo dõi giao nhận chứng từ với từng đơn vị Ngân hàng bên nhận.

- Căn cứ vào bảng kê các chứng từ thanh toán bù trừ (mẫu số 12) các đơn vị Ngân hàng thành viên lập 2 liên bảng thanh toán bù trừ, theo mẫu phụ lục số 14 (kèm theo văn bản này).

- 1 liên lưu tại Ngân hàng lập bảng kê này.

- 1 liên gửi Ngân hàng Nhà nước chủ trì thanh toán bù trừ.

Nội dung bảng thanh toán bù trừ phải thể hiện được số phải thu, phải trả, số chênh lệch phải thanh toán qua bù trừ đối với từng Ngân hàng đối phương và tổng số.

3.2 - Khi họp thanh toán bù trừ, các đơn vị Ngân hàng tham gia thanh toán bù trừ phải tổ chức giao nhận chứng từ trực tiếp cho nhau, khi giao nhận phải đối chiếu chứng từ với bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ (mẫu số 12) và số liệu trên bảng kê mẫu số 12 với bảng kê mẫu số 14, xong phải ký sổ với nhau.

3.3 - Sau khi đối chiếu sổ xong, các Ngân hàng nộp bảng thanh toán bù trừ (bảng kê mẫu số 14) cho Ngân hàng Nhà nước chủ trì để lập bảng kết qủa thanh toán bù trừ.

3.4 - Ngân hàng Nhà nước chủ trì thanh toán bù trừ căn cứ vào bảng thanh toán bù trừ mẫu số 14 của các Ngân hàng thành viên để lập 2 liên bảng kết qủa thanh toán bù trừ cho từng Ngân hàng thành viên theo mẫu phụ lục số 15 (kèm theo văn bản này).

- 1 liên lưu tại Ngân hàng chủ trì thanh toán bù trừ kèm với bảng thanh toán bù trừ (mẫu số 14).

- 1 liên gửi Ngân hàng thành viên liên quan trong thanh toán bù trừ để làm chứng từ TK 820.2

3.5 - Để kiểm tra tính chính xác của số liệu thanh toán bù trừ hàng ngày, Ngân hàng Nhà nước chủ trì còn phải lập bảng tổng hợp kiểm tra kết qủa thanh toán bù trừ theo mẫu phụ lục số 16 (kèm theo văn bản này).

3.6 - Các Ngân hàng thành viên phải đối chiếu số liệu kết qủa thanh toán bù trừ trên mẫu phụ lục số 15 với số liệu trên mẫu số 16 liên quan Ngân hàng mình.

3.7 - Căn cứ bảng kết qủa thanh toàn bù trừ, Ngân hàng Nhà nước chủ trì thanh toán bù trừ, làm thủ tục thanh toán bằng cách:

- Trích TK tiền gửi của Ngân hàng thành viên phải trả đưa vào tài khoản 820.1 để có nguồn trả cho Ngân hàng được hưởng. Trường hợp tài khoản tiền gửi của Ngân hàng thành viên phải trả hết số dư thì xử lý theo quy định tại điểm 3 mục II văn bản này.

- Trích TK 820.1 để trả cho các Ngân hàng thành viên được hưởng.

3.8 - Tại Ngân hàng Nhà nước chủ trì hạch toán:

- Thụ ở các Ngân hàng thành viên phải trả:

Nợ TK tiền gửi Ngân hàng phải trả

Có TK820.1

- Trả cho các Ngân hàng thành viên được hưởng:

Nợ TK 820.1

Có TK tiền gửi của Ngân hàng được hưởng.

3.9 - Tại Ngân hàng thành viên phải trả hạch toán số chênh lệch phải trả:

Nợ TK 820.2

Có TK tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước chủ trì.

3.10 - Tại các Ngân hàng thành viên được hưởng hạch toán số chênh lệch phải thu:

Nợ TK tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước chủ trì

Có TK820.2

3.11 - Đối với từng khoản phải thu, phải trả Ngân hàng khác, các Ngân hàng thành viên hạch toán theo quy định tại điểm A.2 mục II văn bản này.

4. Trường hợp có sai lầm trong việc lập bảng kê các chứng từ thanh toán bù trừ, dẫn đến sai lầm trong thanh toán và hạch toán qua TK thanh toán bù trừ (TK 820) thì phải xử lý các bút toán điều chỉnh số sai đó bằng bút toán đỏ:

- Hủy đỏ cả 2 vế số tiền đã hạch toán vào các TK thích hợp.

- Lập lại bút toán đen đúng điều chỉnh cho các TK đúng.