QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NINH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004;

Căn cứ Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 67/QĐ-TTg ngày 12/12/2011 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ và ý kiến thẩm định của Sở Tư pháp tại Tờ trình số 513/TTr-SNGV ngày 28 tháng 5 năm 2015,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, đơn vị có liên quan căn cứ quyết định thi hành./.

QUY CHẾ

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1610/2015/QĐ-UBND ngày 09/6/2015 Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định này là hoạt động hội họp có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh, hoặc theo hình thức trực tuyến có một đầu cầu thuộc địa bàn tỉnh Quảng Ninh, bao gồm:

1. Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức trong và ngoài tỉnh Quảng Ninh tổ chức có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài.

2. Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức.

Điều 2. Đối tượng điều chỉnh

1. Các cơ quan, tổ chức trong và ngoài tỉnh Quảng Ninh: Các Sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; các tổ chức đoàn thể quần chúng; các tổ chức chính trị, xã hội; các tổ chức xã hội, nghề nghiệp (sau đây gọi tắt là cơ quan); các doanh nghiệp và một số tổ chức thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh (sau đây gọi tắt là tổ chức).

2. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được cấp có thẩm quyền của Việt Nam cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.

Chương II

QUY ĐỊNH CHI TIẾT VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ

Điều 3. Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, địa phương mình và cho phép các đơn vị trực thuộc, các tổ chức trong và ngoài nước được tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung thuộc quy định tại khoản 2 Điều 3 Quyết định số 76/2011/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm quản lý nhà nước của địa phương theo quy định hiện hành.

Điều 4. Hồ sơ và quy trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Các cơ quan, tổ chức khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh phải thực hiện theo quy trình sau:

1. Gửi đầy đủ 02 bộ hồ sơ tới Sở Ngoại vụ Quảng Ninh thẩm định ít nhất 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

2. Hồ sơ đề nghị cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế bao gồm:

2.1. Văn bản của cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế gửi Sở Ngoại vụ (theo Biểu mẫu số 1 của Quyết định này);

2.2. Tài liệu về nội dung hội nghị, hội thảo: Tài liệu cụ thể sẽ được trình bày trong hội nghị, hội thảo bao gồm: Tập gấp, tờ rơi (nếu có), bài tham luận... Tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt;

2.3. Ý kiến của cơ quan chuyên môn liên quan đến lĩnh vực, nội dung hội thảo được tổ chức (nếu có);

2.4. Đối với các đơn vị là doanh nghiệp: Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và các giấy tờ khác (có liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo);

2.5. Đối với các tổ chức phi chính phủ nước ngoài: Bản sao Giấy phép lập Văn phòng đại diện/Văn phòng dự án/Giấy phép hoạt động của tổ chức tại Việt Nam và Quyết định của UBND tỉnh, thành phố hoặc Bộ, ngành liên quan phê duyệt chương trình/dự án.

2.6. Đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố: Văn bản của cơ quan chủ quản của cơ quan, đơn vị.

2.7. Bản sao hộ chiếu, thị thực của người nước ngoài tham gia hội nghị, hội thảo.

2.8. Thành phần đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo.

3. Thời hạn xử lý:

3.1. Sở Ngoại vụ tiến hành lấy ý kiến của các Sở, ban, ngành liên quan đến hội nghị, hội thảo trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

3.2. Các Sở, ban, ngành liên quan: Trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản lấy ý kiến của Sở Ngoại vụ, có ý kiến trả lời bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ. Nếu quá thời gian trên, các Sở, ban, ngành không có ý kiến trả lời bằng văn bản thì coi như đồng ý.

Trong thời gian 05 ngày làm việc sau khi nhận được ý kiến từ các Sở, ban, ngành liên quan, Sở Ngoại vụ thẩm định trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

3.3. Ủy ban nhân dân tỉnh: Trả lời cho các cơ quan, tổ chức bằng văn bản trong vòng 03 ngày làm việc.

4. Đối với các nội dung hội nghị, hội thảo vượt thẩm quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh đồng thời gửi báo cáo Bộ Ngoại giao và các cơ quan liên quan để xin ý kiến trong thời gian 03 ngày làm việc.

Điều 5. Trách nhiệm quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh

1. Sở Ngoại vụ:

1.1. Là cơ quan đầu mối giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản lý đối với hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh; Định kỳ hàng năm tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh trước ngày 25/12 hàng năm để gửi Bộ Ngoại giao theo quy định tại Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg (theo mẫu số 2 ban hành kèm theo quyết định này).

1.2. Trực tiếp nhận hồ sơ, thẩm định nội dung và lấy ý kiến của các Sở, ban, ngành có liên quan đến nội dung tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

1.3. Nếu phát hiện việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm pháp luật và các quy định của Quyết định này, có quyền tạm đình chỉ việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, đơn vị và kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Công an tỉnh:

2.1. Hướng dẫn, quản lý việc thực hiện các quy định của nhà nước về xuất cảnh, nhập cảnh và lưu trú trên địa bàn tỉnh đối với đại biểu là người nước ngoài đến tham dự hoặc tham gia tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh.

2.2. Phối hợp với Sở Ngoại vụ giải quyết các nội dung có liên quan thuộc chức năng, nhiệm vụ của ngành trong quá trình xem xét, cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh.

2.3. Phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo mật nhà nước trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

2.4. Phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra, xử lý theo thẩm quyền hoặc tham mưu cho UBND tỉnh xử lý đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quyết định này.

3. Các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh:

3.1. Có ý kiến về lĩnh vực chuyên môn khi nhận được văn bản lấy ý kiến của Sở Ngoại vụ và chuyển cho Sở Ngoại vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Quyết định này.

3.2. Phối hợp với Sở Ngoại vụ quản lý hội nghị, hội thảo đã được phép tổ chức đối với nội dung thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của đơn vị; kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin và tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo; cử cán bộ tham dự các cuộc hội nghị, hội thảo để phối hợp với Sở Ngoại vụ quản lý theo đúng quy định của pháp luật (nếu cần thiết).

3.3. Nếu phát hiện việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm pháp luật và các quy định của Quyết định này, các Sở, ngành quản lý các lĩnh vực liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo thông báo và phối hợp với Sở Ngoại vụ báo cáo UBND tỉnh đình chỉ việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và xử lý vi phạm theo đúng quy định của pháp luật.

3.4. Báo cáo tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của Sở, ngành mình gửi Sở Ngoại vụ trước ngày 15 tháng 12 hàng năm để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (theo mẫu số 2 ban hành kèm theo Quyết định này).

4. Các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh:

4.1. Phối hợp với Sở Ngoại vụ quản lý hội nghị, hội thảo đã được cho phép tổ chức đối với nội dung thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của đơn vị; kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin và tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo; cử cán bộ tham dự các cuộc hội nghị, hội thảo để phối hợp với Sở Ngoại vụ quản lý theo đúng quy định của pháp luật (nếu cần thiết).

4.2. Nếu phát hiện việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm pháp luật và các quy định của Quyết định này, thông báo và phối hợp với Sở Ngoại vụ đình chỉ việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và xử lý vi phạm theo đúng quy định của pháp luật.

4.3. Báo cáo tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế của đơn vị mình gửi Sở Ngoại vụ trước ngày 15 tháng 12 hàng năm để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (theo Biểu mẫu số 2 ban hành kèm theo Quyết định này).

Điều 6. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

1. Nộp đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo đúng thời hạn quy định tại khoản 1 và 2, Điều 4 của Quy chế này.

2. Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

3. Tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, đề án hay kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh phải thực hiện đúng các quy định hiện hành về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính.

4. Gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo cho Sở Ngoại vụ trong phạm vi 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo (theo mẫu số 3 ban hành kèm theo Quyết định này).

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 7. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này được đề nghị xét, khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua khen thưởng.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định của Quy chế này, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 8. Sửa đổi, bổ sung Quy chế

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc phát sinh, các cơ quan, đơn vị, tổ chức phản ánh về Sở Ngoại vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

Điều 9. Trách nhiệm thi hành

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ, Giám đốc Công an tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ngành thuộc tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này./.

PHỤ LỤC

BIỂU MẪU
(Ban hành kèm Quyết định số: 1610/2015/QĐ-UBND Ngày 09/6/2015 của UBND tỉnh Quảng Ninh)

Mẫu 1

Kính gửi: Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Ninh;

(Tên cơ quan) xin phép được tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế với các nội dung như sau:

1. Tên cơ quan/đơn vị:

2. Địa chỉ:

3. Số điện thoại:………………….Fax:

4. Giấy phép đăng ký kinh doanh số (nếu có):…………………...cấp ngày

Cơ quan cấp:

Các giấy tờ liên quan khác

5. Xin phép tổ chức hội nghị/hội thảo:

5.1. Tên hội nghị/hội thảo:

5.2. Mục đích

5.3. Nội dung chương trình, tài liệu hội nghị, hội thảo thảo (đính kèm);

5.4. Các hoạt động bên lề (nếu có);

5.5. Hình thức tổ chức: Trực tiếp hoặc trực tuyến;

5.6. Thời gian

5.7. Địa điểm

5.8. Thành phần tham dự: ……..người

* Phía nước ngoài:

- Họ tên:……….., quốc tịch:…….., số hộ chiếu:……., Số thị thực XNC…… chức danh:…………

* Phía Việt Nam:

- Thành phần và chức danh

5.9 Nguồn kinh phí

5.10 Các vấn đề khác:…………………………………………….......(nếu có)

Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét, giải quyết./.

Mẫu 2: Báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế gửi UBND tỉnh

BÁO CÁO

Tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế về ...

Kính gửi: Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh

1. Tên hội nghị, hội thảo

2. Mục đích hội nghị, hội thảo

3. Nội dung, chương trình của hội nghị, hội thảo

4. Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo

5. Người chủ trì, đồng chủ trì (nếu có)

6. Các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức (phía Việt Nam và phía nước ngoài)

7. Thông tin báo cáo viên người nước ngoài

8. Thành phần tham dự, số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài

9. Nguồn kinh phí

10. Đánh giá tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo

11. Những vướng mắc, vấn đề phát sinh trong hội nghị, hội thảo đã hoặc chưa được xử (nếu có)

12. Những đề xuất, kiến nghị (nếu có).

Mẫu 3: Báo cáo năm của cơ quan thuộc tỉnh và địa phương

Kính gửi: Sở Ngoại vụ Quảng Ninh

A.  Thông tin tổng hợp:

B. Nhận xét, đánh giá tình hình tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế của Sở, Ban, ngành, địa phương:

1. Đánh giá kết quả các hội nghị, hội thảo (trực tiếp cho ngành, cho cơ quan, gián tiếp, tác động chung).

2. Đánh giá về tình hình quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Sở, ban, ngành, địa phương, những sự cố phát sinh (nếu có) và hướng xử lý.

3. Kinh nghiệm được rút ra về công tác tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

C. Dự kiến kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế năm tiếp theo của Sở, Ban, ngành, địa phương: