BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1568 /QĐ-BTNMT	Hà Nội, ngày 20 tháng 9 năm 2012

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Căn cứ Luật Lưu trữ Quốc gia ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội;

Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000 của Ủy ban thường vụ Quốc hội;

Căn cứ Nghị định số 25/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 3 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài nguyên và Môi trường;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư - lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp;

Căn cứ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 2345/QĐ-BTNMT ngày 06 tháng 11 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Điều 3. Bộ trưởng, các Thứ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc Bộ và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Văn phòng Chính phủ; - Bộ Nội vụ; - Bộ trưởng, các Thứ trưởng; - Các đơn vị trực thuộc Bộ; - Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn TNCSHCM, Hội cựu chiến binh cơ quan Bộ, Đảng ủy khối cơ quan Bộ tại TP Hồ Chí Minh; - Website của Bộ; - Lưu: VT, VP (VTLT). L71

BỘ TRƯỞNG Nguyễn Minh Quang

 

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1568/QĐ-BTNMT ngày 20 tháng 9 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về công tác văn thư - lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

2. Quy chế này được áp dụng thống nhất trong tất cả các đơn vị thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Điều 2. Trách nhiệm thực hiện

1. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng quản lý, chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn công tác văn thư - lưu trữ của Bộ và trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan Bộ.

2. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tại đơn vị mình theo đúng Quy chế này và các quy định của pháp luật về công tác văn thư - lưu trữ.

3. Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ là đầu mối tiếp nhận, giải quyết văn bản đi, đến, bảo quản và sử dụng con dấu của Bộ và Văn phòng Bộ; thực hiện các công việc liên quan đến công tác lưu trữ của cơ quan Bộ.

4. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (sau đây gọi tắt là cán bộ, công chức) trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư - lưu trữ có trách nhiệm thực hiện đúng Quy chế này và các quy định của pháp luật về công tác văn thư - lưu trữ.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Văn bản gồm: quyết định, thông tư, chỉ thị, công văn, báo cáo, tờ trình, thông báo, phiếu báo, giấy mời, công điện, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, đơn thư khiếu nại, tố cáo và các loại văn bản khác.

2. Văn bản đến là văn bản do các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân gửi đến Bộ hoặc các đơn vị thuộc Bộ.

3. Văn bản đi là văn bản do Bộ hoặc các đơn vị thuộc Bộ ban hành gửi nội bộ hoặc gửi cơ quan, đơn vị khác hoặc gửi cá nhân.

4. Văn bản số hay văn bản điện tử là văn bản ở dạng tệp tin trên máy tính.

5. Văn bản mật là văn bản có nội dung bí mật được đóng dấu theo các mức độ “Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật” hoặc đóng dấu A, B, C.

6. Văn bản gấp là văn bản có nội dung cần giải quyết nhanh được đóng dấu theo các mức độ: “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” hoặc văn bản do người có thẩm quyền ghi chữ “Gấp” trên văn bản hoặc trên phiếu xử lý văn bản.

7. Văn bản ký thừa ủy quyền (TUQ): Bao gồm những văn bản được Bộ trưởng ủy quyền cho thủ trưởng đơn vị theo thẩm quyền được quy định trong quyết định giao ký TUQ.

8. Văn bản ký thừa lệnh (TL): Bao gồm những văn bản được Bộ truởng giao cho Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Thanh tra Bộ, Vụ trưởng các vụ chức năng theo quy chế làm việc của Bộ và chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.

9. Bản thảo văn bản là bản được viết tay, hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.

10. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản có chữ ký trực tiếp (chữ ký tươi) của người có thẩm quyền và được lưu tại Văn thư.

11. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.

12. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

13. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

14. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

15. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.

16. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

17. Cơ sở dữ liệu văn bản là tập hợp thông tin về văn bản và quá trình xử lý văn bản được lưu trữ trên máy tính.

18. Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

19. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.

20. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

21. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

Điều 4. Tin học hoá công tác văn thư - lưu trữ

Chánh Văn phòng Bộ, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm chỉ đạo đơn vị sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Bộ (sau đây gọi tắt là phần mềm); tổ chức khai thác hiệu quả cơ sở dữ liệu văn bản hiện tại; đầu tư nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm để quản lý thống nhất, hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ.

Văn thư có trách nhiệm quét văn bản đến đã có số đến và văn bản đi đã phát hành (trừ các văn bản mật) vào phần mềm.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 5. Nội dung công tác văn thư

Nội dung của công tác văn thư bao gồm: soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc, quản lý và sử dụng con dấu.

Điều 6. Soạn thảo văn bản, ký văn bản

1. Thống nhất sử dụng phông chữ Times New Roman theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (bộ mã Unicode) để soạn thảo văn bản. Ký hiệu văn bản, tên viết tắt của các đơn vị trực thuộc Bộ, thể thức trình bày, thể thức bản sao văn bản, quy định về kiểu chữ, cỡ chữ trong văn bản, mẫu một số loại văn bản hành chính thông dụng được quy định tại các Phụ lục 1, 2, 3, 4, 5, 6.

Mẫu văn bản chính thức gửi tổ chức, cá nhân nước ngoài được quy định tại các Phụ lục 7, 8; các văn bản này được viết bằng tiếng Việt và có bản dịch sang tiếng nước ngoài tương ứng nơi nhận văn bản để giao dịch.

Mẫu trình bày văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại Phụ lục 9, mẫu phiếu trình quy định tại Phụ lục 10.

2. Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo Điều 28, Quyết định số 666/QĐ-BTNMT ngày 09 tháng 5 năm 2012 của Bộ trưởng ban hành quy chế làm việc của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai màu để ký văn bản; không ghi học hàm, học vị của người ký văn bản đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quản lý hành chính nhà nước.

Điều 7. Quản lý văn bản đến

1. Văn bản gửi đến Bộ hoặc gửi đến các đơn vị thuộc Bộ phải được đăng ký tại Văn thư và có số đến trước khi được xử lý ở các khâu tiếp theo. Việc thụ lý các văn bản không được đăng ký tại Văn thư (không có số đến) là vi phạm quy chế này. Trong trường hợp gấp, Văn thư có thể đăng ký bản fax hoặc thư điện tử để bảo đảm thời gian, nhưng sau đó phải có bản chính văn bản để bảo đảm tính pháp lý.

2. Văn thư có nhiệm vụ nhận, bóc bì tất cả văn bản gửi đến; văn bản mật thực hiện theo Khoản 3 Điều này; trường hợp các bì gửi đích danh tổ chức, cá nhân hoặc ghi rõ “chỉ người có tên trên bì thư mới được bóc”, “gửi tận tay người nhận” thì vào sổ theo dõi và chuyển đúng tên người nhận trên bì thư.

Văn thư thực hiện thủ tục tiếp nhận văn bản đến theo trình tự sau:

a) Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì đối chiếu văn bản với phiếu gửi, trường hợp phát hiện có sai sót thì thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.

b) Phân loại văn bản theo các mức độ “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” và theo mức độ quan trọng của văn bản.

c) Đóng dấu, ghi số, ngày văn bản đến; số đến của văn bản được bắt đầu bằng số 01 vào ngày làm việc đầu tiên của năm và kết thúc vào ngày làm việc cuối cùng của năm.

d) Quét văn bản và cập nhật thông tin vào phần mềm.

đ) Đính kèm phiếu xử lý văn bản đến, trình Lãnh đạo Văn phòng để ghi ý kiến xử lý.

3. Đối với văn bản mật, Lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ bóc bì, vào sổ quản lý văn bản mật (không nhập vào cơ sở dữ liệu văn bản). Sau khi vào sổ, văn bản mật phải được cho vào bì dán kín, đính kèm phiếu xử lý, ghi mức độ mật theo ký hiệu A, B, C và chuyển người có thẩm quyền giải quyết. Trường hợp văn bản mật thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ ghi ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ vào sổ quản lý văn bản mật của Bộ; Văn thư đơn vị ghi ý kiến xử lý của Lãnh đạo đơn vị vào sổ quản lý văn bản mật của đơn vị.

4. Đối với văn bản (không mật) thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ, văn thư Bộ nhập ý kiến xử lý của Lãnh đạo Văn phòng vào phần mềm và chuyển Phòng Tổng hợp để trình Lãnh đạo Bộ. Phòng Tổng hợp có trách nhiệm nhập ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ vào phần mềm và chuyển lại Văn thư để vào sổ giao nhận văn bản và gửi đến đơn vị thụ lý. Trường hợp Lãnh đạo Văn phòng chuyển trực tiếp cho các đơn vị, văn thư Bộ nhập ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng vào phần mềm, vào sổ giao nhận văn bản và gửi đến đơn vị thụ lý. Văn thư các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm tiếp nhận văn bản và nhập ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị vào phần mềm.

Văn bản gấp cần phải được chuyển ngay đến các đơn vị để bảo đảm thời hạn giải quyết.

5. Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, người bóc bì phải giữ lại bì và đính kèm thư, trình người có thẩm quyền giải quyết.

6. Văn phòng Bộ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị giải quyết văn bản đến đúng thời hạn, các hình thức đôn đốc gồm: gặp trực tiếp, gọi điện, nhắn tin, gửi thư điện tử, gửi Phiếu báo đôn đốc nhắc việc đến đơn vị thụ lý và báo cáo Lãnh đạo Bộ; hàng tuần lập danh mục văn bản đến có thời hạn giải quyết để theo dõi riêng, đặc biệt lưu ý các văn bản của Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ và các Bộ, ngành.

7. Bộ phận Thường trực có trách nhiệm tiếp nhận các văn bản gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính; đối với các văn bản gấp có hẹn giờ đến thì liên hệ Lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ để xử lý; đối với các văn bản khác thì bàn giao cho Phòng Văn thư - Lưu trữ vào đầu giờ làm việc của ngày làm việc tiếp theo.

8. Các đơn vị đóng tại trụ sở Bộ có trách nhiệm nhận văn bản, tài liệu tại Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ.

Điều 8. Quản lý văn bản đi và hồ sơ trình

1. Văn bản đi của các đơn vị trình Lãnh đạo Bộ phải đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền; tuân thủ theo quy định của pháp luật; bảo đảm chính xác, rõ ràng, đơn nghĩa, đủ ý và theo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Thủ trưởng đơn vị soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về thẩm quyền, nội dung và tính pháp lý của văn bản, Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm về thể thức văn bản.

Đối với các văn bản trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ (trừ văn bản mật), cùng với văn bản giấy theo quy trình thông thường, đơn vị chủ trì soạn thảo gửi văn bản số vào hộp thư điện tử của Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ (phongtonghop@monre.gov.vn) để gửi Văn phòng Chính phủ theo quy định.

Đối với các văn bản trình Lãnh đạo Bộ (trừ văn bản mật), cùng với văn bản giấy theo quy trình thông thường, đơn vị chủ trì soạn thảo gửi văn bản số vào hộp thư điện tử của Lãnh đạo Bộ và thư ký Lãnh đạo Bộ.

2. Hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ phải được gửi kèm theo phiếu trình (theo mẫu quy định tại Phụ lục 10) và đăng ký tại Văn thư. Văn thư nhận tài liệu trình, vào sổ theo dõi và gửi Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ; Phòng Tổng hợp rà soát, xin chữ ký tắt của Lãnh đạo Văn phòng và trình Lãnh đạo Bộ. Sau khi Lãnh đạo Bộ xử lý, Phòng Tổng hợp chuyển Văn thư phát hành (đối với văn bản đi), hoặc trả lại đơn vị (đối với hồ sơ trình xin ý kiến chỉ đạo).

3. Văn bản do Lãnh đạo Bộ ký phải có chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị trình và chữ ký tắt của Lãnh đạo Văn phòng Bộ; trường hợp Lãnh đạo đơn vị ký TUQ hoặc TL Bộ trưởng, phải có chữ ký tắt của chuyên viên soạn thảo văn bản.

4. Văn thư thực hiện khâu kiểm tra cuối cùng đối với các văn bản đi, nếu phát hiện văn bản sai thể thức hoặc thiếu chữ ký tắt, thì không được phát hành và trả lại đơn vị soạn thảo để bổ sung hoàn chỉnh; nếu phát hiện các lỗi khác thì trao đổi với chuyên viên soạn thảo và báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.

Sau khi thực hiện thủ tục kiểm tra cuối cùng, Văn thư phát hành văn bản đi theo trình tự: ghi số, vào sổ quản lý, nhân bản, đóng dấu, phát hành và lưu bản gốc; số lượng văn bản phát hành phải căn cứ vào mục nơi nhận của văn bản, không phát hành thêm ngoài mục nơi nhận. Số của văn bản đi được bắt đầu bằng số 01 vào ngày làm việc đầu tiên của năm và kết thúc vào ngày làm việc cuối cùng của năm.

Văn thư có trách nhiệm quét văn bản đi và cập nhập thông tin vào phần mềm. Văn bản đi phải được chuyển ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc hôm sau; văn bản gấp phải chuyển ngay sau khi đóng dấu và bảo đảm thời hạn đến người nhận, nơi nhận theo yêu cầu.

Đối với văn bản quy phạm pháp luật, sau khi phát hành văn bản, văn thư Bộ có trách nhiệm gửi đăng Công báo Chính phủ; đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm gửi Báo Tài nguyên và Môi trường đăng trên trang thông tin điện tử của Bộ.

5. Việc gửi văn bản, tài liệu đi theo đường bưu điện của các đơn vị đóng tại trụ sở cơ quan Bộ được thực hiện tại Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ. Các đơn vị có tài khoản, con dấu riêng có trách nhiệm trực tiếp bàn giao văn bản, tài liệu cho nhân viên bưu điện (tại địa điểm Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ) và thanh toán cước hàng tháng với bưu điện.

Điều 9. Lưu văn bản, sao văn bản

1. Văn thư Bộ có trách nhiệm lưu bản gốc; đơn vị soạn thảo lưu hai bản chính, một bản lưu tại văn thư đơn vị, một bản chuyên viên thụ lý lưu kèm theo hồ sơ trình. Văn bản mật được lưu giữ, bảo quản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Sao văn bản gồm ba loại: Sao y bản chính, trích sao và sao lục (trừ văn bản mật thực hiện theo quy định riêng), thể thức bản sao văn bản được quy định tại Phụ lục 4.

3. Lãnh đạo Văn phòng Bộ ký bản sao văn bản của Đảng, Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của các đoàn thể và văn bản của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ ký bản sao các văn bản còn lại. Việc sao văn bản mật phải có ý kiến đồng ý của Lãnh đạo Bộ.

Điều 10. Công tác lập hồ sơ

1. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm chỉ đạo tổ chức, hướng dẫn việc lập danh mục hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ.

2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm chỉ đạo tổ chức lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của đơn vị.

3. Cán bộ, công chức xử lý công việc phải lập hồ sơ theo quy định, các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp khoa học, hợp lý, thể hiện được mối liên hệ và tiến trình giải quyết công việc.

4. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định tại Khoản 1 Điều 15 của Quy chế này.

Điều 11. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Quản lý con dấu

a) Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm quản lý con dấu của Bộ (trừ con dấu nổi) và con dấu của Văn phòng Bộ. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm quản lý con dấu của đơn vị.

b) Thủ trưởng đơn vị và cán bộ văn thư được giao quản lý, sử dụng con dấu chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu.

2. Sử dụng con dấu

a) Người được giao giữ con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản.

b) Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng, trùm 1/3 - 1/4 chữ ký ở phía trái. Trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ.

c) Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo, dấu đóng vào góc trên bên trái của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 - 1/4 đường kính con dấu (dấu treo). Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.

d) Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không có bản lưu văn thư (hợp đồng, biên bản nghiệm thu và giấy chứng nhận…), cán bộ văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.

đ) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.

e) Việc đóng dấu độ khẩn, độ mật thực hiện theo yêu cầu của công việc và quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

g) Việc sao chụp và in con dấu đỏ của Bộ (sử dụng khi làm giấy mời) chỉ được thực hiện khi Lãnh đạo Bộ đồng ý bằng văn bản.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 12. Nội dung công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng và tiêu hủy các hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ là hồ sơ, tài liệu đã kết thúc ở giai đoạn văn thư, đã giải quyết xong, sắp xếp thành hồ sơ và tập trung bảo quản, quản lý tại các kho lưu trữ.

Điều 13. Tổ chức lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường

1. Hệ thống lưu trữ của Bộ gồm lưu trữ Bộ và lưu trữ các đơn vị thuộc Bộ.

2. Lưu trữ Bộ (thuộc Văn phòng Bộ) có chức năng giúp Lãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.

3. Lưu trữ các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm lưu giữ, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị và bàn giao hồ sơ, tài liệu cho lưu trữ Bộ, lưu trữ lịch sử theo quy định.

Điều 14. Trách nhiệm thực hiện công tác lưu trữ

1. Văn phòng Bộ có trách nhiệm quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ, chỉ đạo nghiệp vụ đối với lưu trữ các đơn vị thuộc Bộ; trao đổi và quan hệ với lưu trữ cấp trên và lưu trữ các bộ, ngành; quản lý kho lưu trữ Bộ và thực hiện nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, nộp tài liệu cho lưu trữ quốc gia theo đúng quy định của Nhà nước và quản lý hồ sơ tài liệu của các đơn vị thuộc Bộ không có tổ chức lưu trữ.

2. Lưu trữ các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu và thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định.

Điều 15. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

1. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu

Các đơn vị, cá nhân sau khi giải quyết công việc có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ với thời hạn như sau:

a) Một năm kể từ khi công việc kết thúc đối với tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật, ứng dụng công nghệ; tài liệu tổng kết Hội nghị ngành; tổng kết năm; đại hội thi đua ngành và các Hội nghị lớn của Bộ; tài liệu ghi âm, ghi hình và các tài liệu khác, trừ trường hợp quy định tại Điểm b Khoản này;

b) Ba tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản;

c) Trường hợp đã đến thời hạn nộp hồ sơ mà đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu để khai thác, đơn vị phải lập Danh mục tài liệu giữ lại gửi lưu trữ cơ quan và phải được Thủ trưởng cơ quan đồng ý, thời hạn giữ lại không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

2. Trách nhiệm và thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu

a) Cán bộ, công chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác có trách nhiệm bàn giao lại hồ sơ, tài liệu đang lưu giữ cho đơn vị công tác. Cán bộ, công chức chỉ được nhận quyết định nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khi đã bàn giao hồ sơ, tài liệu và được đơn vị xác nhận. Chuyên viên giúp việc, thư ký Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu của Lãnh đạo Bộ vào lưu trữ.

b) Đơn vị có hồ sơ, tài liệu giao nộp lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu quy định tại các phụ lục 11, 12, mỗi loại thành 2 bản, đơn vị nộp lưu giữ 01 bản, tổ chức lưu trữ giữ 01 bản.

Điều 16. Quản lý hồ sơ, tài liệu của các đơn vị sáp nhập, chia tách hoặc giải thể

1. Trường hợp một hoặc nhiều đơn vị được sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc thành lập đơn vị mới thì các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ phải chuyển giao cho Lưu trữ Bộ, các tài liệu chưa giải quyết xong sẽ do đơn vị mới tiếp nhận.

2. Trường hợp một đơn vị được chia thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ được chuyển vào Lưu trữ Bộ hoặc lưu trữ đơn vị cấp trên; các tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của đơn vị mới nào sẽ do đơn vị đó tiếp nhận.

3. Trường hợp đơn vị giải thể thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu của đơn vị đó phải chuyển giao vào Lưu trữ Bộ hoặc lưu trữ cấp trên.

Điều 17. Chỉnh lý hồ sơ tài liệu

1. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức phân loại tài liệu một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Văn phòng Bộ tổ chức thực hiện việc chỉnh lý sắp xếp tài liệu của các đơn vị thuộc khối cơ quan Bộ.

2. Nguyên tắc chỉnh lý:

a) Không phân tán phông lưu trữ; tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt;

b) Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc;

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của đơn vị hình thành tài liệu.

3. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý để đưa vào kho bảo quản;

c) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;

d) Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng;

đ) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu huỷ.

Điều 18. Xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị

1. Việc xác định giá trị tài liệu bảo quản và tài liệu hết giá trị để tiêu hủy do Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét và tư vấn cho Lãnh đạo Bộ.

2. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Bộ gồm:

- Chánh Văn phòng Bộ là Chủ tịch Hội đồng;

- Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ là ủy viên thư ký;

- Đại diện đơn vị có tài liệu là ủy viên Hội đồng.

Trong trường hợp cần thiết, Chánh Văn phòng Bộ đề xuất với Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định mời thêm các chuyên gia, đại diện các cơ quan, đơn vị khác có liên quan.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoạt động theo nguyên tắc tập thể và biểu quyết theo đa số, các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Lãnh đạo Bộ.

3. Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Đơn vị có tài liệu đề nghị tiêu hủy trình Lãnh đạo Bộ hồ sơ gồm:

- Tờ trình và bản thuyết minh xin hủy;

- Bản kê tài liệu xin hủy;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Các văn bản khác có liên quan.

b) Lãnh đạo Bộ ký quyết định thành lập Hội đồng xác định tài liệu hết giá trị.

c) Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức họp và tư vấn cho Lãnh đạo Bộ ra quyết định đối với khối tài liệu xin hủy.

4. Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổ chức tiêu hủy những tài liệu hết giá trị đã được Lãnh đạo Bộ quyết định tiêu hủy. Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu phải được bảo quản tại Lưu trữ Bộ ít nhất là 20 năm kể từ khi quyết định tiêu hủy tài liệu có hiệu lực.

5. Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin tài liệu.

Điều 19. Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm tự bảo vệ an toàn các hồ sơ, tài liệu của mình khi chưa đến hạn nộp lưu trữ.

2. Lưu trữ Bộ và lưu trữ các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm bố trí đủ kho để bảo quản tài liệu. Kho tài liệu lưu trữ phải cao ráo, thoáng khí, cửa khóa chắc chắn và được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết về phòng chống cháy nổ, bảo quản an toàn tài liệu trong mọi tình huống.

3. Hồ sơ, tài liệu phải bảo quản trong hộp có đề nhãn, ký hiệu, mã số theo mục hồ sơ và sắp xếp gọn gàng trên giá để dễ khai thác và di chuyển khi cần thiết.

Điều 20. Khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ quy định nội quy khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ và niêm yết tại phòng đọc.

2. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ:

a) Lãnh đạo Bộ quyết định cho phép sử dụng hồ sơ, tài liệu mật;

b) Chánh Văn phòng, Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ trong phạm vi quyền hạn của mình quyết định cho phép sử dụng tài liệu thường.

3. Trách nhiệm của tổ chức lưu trữ:

a) Thực hiện đầy đủ thủ tục quy định, hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi cho người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

b) Kiểm tra số lượng và tình trạng tài liệu khi giao cho người khai thác, sử dụng tài liệu cũng như khi nhận lại tài liệu do người khai thác tài liệu trả;

c) Kịp thời phát hiện và đề xuất xử lý các hành vi vi phạm trong khi khai thác, sử dụng tài liệu;

d) Mở sổ theo dõi và định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, năm, báo cáo Thủ trưởng đơn vị tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

4. Thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ:

a) Đối với tổ chức, cá nhân trong nước được thực hiện theo mẫu tại Phụ lục 14

b) Đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài được thực hiện theo mẫu tại Phụ lục 14 và có ý kiến chấp thuận của Vụ Hợp tác quốc tế, Bộ Tài nguyên và Môi trường.

5. Lưu đồ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ được quy định tại Phụ lục 13; Phiếu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ được quy định tại Phụ lục 14; Sổ theo dõi khai thác, sử dụng tài liệu tại Phụ lục 15.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 21. Kinh phí và biên chế cho công tác văn thư - lưu trữ

1. Hàng năm, trên cơ sở đề xuất của các đơn vị, Vụ Kế hoạch, Vụ Tài chính trình Lãnh đạo Bộ cân đối, bảo đảm kinh phí từ ngân sách nhà nước cho công tác văn thư - lưu trữ, bao gồm kinh phí mua sắm các trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác văn thư và bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức đào tạo, tập huấn; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư - lưu trữ; xây dựng, cải tạo kho bảo quản tài liệu lưu trữ; chỉnh lý, sắp xếp, tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị theo quy định và các công việc khác liên quan tới công tác văn thư - lưu trữ.

2. Các đơn vị thuộc Bộ, tùy theo tính chất và khối lượng công việc mà thành lập phòng hoặc tổ văn thư - lưu trữ, bố trí cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ.

3. Cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ và được đào tạo, bồi dưỡng; cán bộ làm công tác lưu trữ được hưởng chế độ phụ cấp nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.

Điều 22. Tổ chức thực hiện

1. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này; định kỳ hàng năm báo cáo Lãnh đạo Bộ về công tác văn thư - lưu trữ.

2. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế này tới cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của đơn vị.

3. Trong quá trình thực hiện quy chế này, nếu có khó khăn, vướng mắc, các đơn vị phản ánh về Văn phòng Bộ để được hướng dẫn./.