QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC THỰC HIỆN CƠ CHẾ “MỘT CỬA” TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI

UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

- Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân;
- Căn cứ Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/9/2001 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt chương trình tổng thể cải cách nền hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010;
- Căn cứ Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 04/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cử tại các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;
- Căn cứ Chương trình 07/CTr-TU ngày 3/8/2001 của Thành ủy về cải cách hành chính nâng cao hiệu lực chính quyền giai đoạn 2001-2005;
- Xét đề nghị của Trưởng Ban Tổ chức chính quyền Thành phố,

QUYẾT ĐỊNH

Điều I: Thực hiện cơ chế “một cửa” trong giải quyết thủ tục hành chính trong các cơ quan hành chính của Thành phố theo kế hoạch ban hành kèm theo quyết định này.

Thời gian thực hiện: Từ ngày 01/01/2004 đối với Văn phòng HĐND và UBND Thành phố, các Sở, Ban, Ngành; UBND các Quận, Huyện.

Điều II: Phạm vi thực hiện cơ chế “một cửa” bao gồm toàn bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của cơ quan được giao tiếp nhận, giải quyết hoặc chuyển lên cấp có thẩm quyền giải quyết; trừ những thủ tục hành chính không có khả năng hoặc chưa đủ điều kiện thực hiện, được UBND Thành phố chấp thuận bằng văn bản trên cơ sở đề nghị của cơ quan được giao với cơ quan thường trực của Ban chỉ đạo CCHC của Thành phố.

Điều III: Giao cho Giám đốc các Sở, Ban, Ngành, UBND các Quận, Huyện thành lập và tổ chức họat động “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính” tại các Sở, Ban, Ngành, UBND các Quận, Huyện, UBND các Xã, Phường, Thị trấn theo Quy chế ban hành theo Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 4/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ.

Điều IV: Tên giao dịch, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, biên chế và chế độ trách nhiệm của “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính”, quy trình giải quyết thủ tục hành chính ở các Sở, UBND các Quận, Huyện được quy định như sau:

1. Tên giao dịch:

“ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính ”

2. Chức năng:

“Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính“ có chức năng tiếp nhận, chuyển giao, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của các Sở, của UBND các Quận, Huyện theo yêu cầu của công dân và các tổ chức.

3. Nhiệm vụ:

3.1. Tiếp nhận hồ sơ, thẩm định tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính của công dân, tổ chức.

3.2. Chuyển hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính hợp pháp, hợp lệ đến cấp có thẩm quyền giải quyết.

3.3. Tiếp nhận kết quả giải quyết yêu cầu của công dân, tổ chức về thủ tục hành chính từ cấp có thẩm quyền, lưu trữ, thông báo và trả kết quả theo thời hạn quy định.

3.4. Báo cáo thống kê định kỳ với cơ quan chủ quản (Giám đốc Sở, Chủ tịch UBND Quận, Huyện) và báo cáo theo yêu cầu của Ban chỉ đạo CCHC Thành phố về tình hình giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan chủ quản và những vấn đề có liên quan đến cải cách thủ tục hành chính.

3.5. Nghiên cứu, đề xuất với cơ quan chủ quản và Ban chỉ đạo CCHC Thành phố phương hướng, giải pháp cải cách thủ tục hành chính.

4. Tổ chức bộ máy và biên chế:

4.1. “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính” của các Sở trực thuộc Phòng Hành chính (Phòng Hành chính - Tổng hợp hoặc Phòng Hành chính - Tổ chức), do một lãnh đạo Phòng phụ trách.

“Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính” của UBND quận, huyện trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND Quận, Huyện do một Lãnh đạo Văn phòng UBND và HĐND phụ trách.

4.2. Biên chế của “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính” của cơ quan nào được lấy trong tổng số biên chế được giao cho cơ quan đó.

4.3. Ngoài số biên chế của “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính”, cơ quan hành chính có thể sử dụng một số nhân viên hợp đồng để thực hiện các dịch vụ tư vấn hỗ trợ theo yêu cầu của công dân.

5. Chế độ trách nhiệm:

5.1. “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính” của các Sở do Giám đốc Sở trực tiếp chỉ đạo; của UBND các Quận, Huyện do Chủ tịch UBND quận, huyện trực tiếp chỉ đạo.

5.2. Cán bộ phụ trách “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính” chỉ chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan hành chính (Giám đốc Sở, Chủ tịch UBND Quận, Huyện) trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính”.

5.3. Công chức làm việc tại “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính” được cấp trang phục thống nhất theo quy định của UBND Thành phố.

Khi thực hiện nhiệm vụ, công chức phải đeo thẻ công chức có ghi rõ họ tên, chức danh; trên bàn làm việc có bảng ghi họ tên, chức danh, loại hồ sơ được giao tiếp nhận hoặc công việc được giao thực hiện.

Điều V: Giám đốc Sở, Ban, Ngành, Chủ tịch UBND các Quận, Huyện có nhiệm vụ:

1. Thành lập và bố trí địa điểm của “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính” tại vị trí thuận lợi, có ghế ngồi cho công dân, có đủ điều kiện đáp úng nhu cầu giao tiếp giữa cơ quan hành chính nhà nước với công dân và các tổ chức theo hướng chính quy, hiện đại.

2. Ban hành Quy chế làm việc của “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính”; trong đó cần quy định rõ trách nhiệm của từng phòng chuyên môn, của từng cán bộ, công chức trong giải quyết công việc của tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”.

3. Thông báo cho nhân dân biết danh mục thủ tục hành chính và việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại cơ quan; những thủ tục hành chính không có khả năng hoặc chưa đủ điều kiện giải quyết theo cơ chế một cửa; giải thích rõ cho nhân dân về những thủ tục hành chính đó khi được yêu cầu.

4. Niêm yết công khai quy trình giải quyết thủ tục hành chính, văn bản hướng dẫn thực hiện, phí, lệ phí và thời gian giải quyết từng thủ tục hành chính tại “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính” và trên Cổng Giao tiếp điện tử của Thành phố.

5. Bố trí vào làm việc tại “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính” những cán bộ, công chức có đạo đức, có trình độ chuyên môn và khả năng giao tiếp tốt.

6. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp, ứng xử cho cán bộ, công chức.

Điều VI: Ban Tổ chức chính quyền Thành phố chịu trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị trong toàn Thành phố thực hiện giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa; nghiên cứu đề xuất cơ chế chính sách cho cán bộ công chức làm việc tại “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính”.

Sở Tài chính - Vật giá chịu trách nhiệm hướng dẫn chế độ thu – chi và sử dụng các nguồn kinh phí bảo đảm cho hoạt động của “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính”.

Ban Quản lý Dự án Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm kết nối Cổng Giao tiếp điện tử với “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính” của các Sở, Ban, Ngành và của UBND các Quận, Huyện.

Văn phòng HĐND và UBND Thành phố thiết kế biển hiệu và mẫu trang phục hướng dẫn các Sở, Ban, Ngành các Quận, Huyện thực hiện.

Điều VII: Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký.

Điều VIII: Chánh Văn phòng HĐND và UBND Thành phố, Trưởng Ban Tổ chức chính quyền Thành phố, Giám đốc các Sở, Ban, Ngành và Chủ tịch UBND các Quận, Huyện thi hành quyết định này./.

KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN QUY CHẾ MỘT CỬA TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH BAN HÀNH KÈM THEO QUYẾT ĐỊNH SỐ 156/2003/QĐ-UB NGÀY 11/11/2003 CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI

I. MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỌT CỬA

Thực hiện cơ chế một cửa trong giải quyết thủ tục hành chính tại các cơ quan hành chính Nhà nước là một trong những nội dung quan trọng của Chương tình tổng thể của Chính phủ về cải cách nền hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010 nhằm cải cách thủ tục hành chính theo hướng đơn giản hóa quy trình, rút ngắn thời gian và giảm bớt chi phí và phiền hà cho công dân và các tổ chức. Thông qua việc thực hiện cơ chế một cửa, các Sở, Ban, Ngành, UBND các Quận, Huyện tổ chức lại bộ máy hành chính, đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng thực thi công vụ cho đội ngũ cán bộ công chức để đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu của công dân, tổ chức về thủ tục hành chính.

II YÊU CẦU ĐỐI VỚI VIỆC GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA 

Căn cứ vào Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại các cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương ban hành theo Quyết định 181/QĐ-TTg ngày 4/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ, UBND Thành phố yêu cầu các Sở, Ban, Ngành, UBND các Quận, Huyện triển khai thực hiện cơ chế một cửa tại cơ quan, đơn vị theo những yêu cầu và kế hoạch sau:

1.1. Nhận thức đúng và thực hiện nghiêm túc cơ chế “một cửa”:

Cơ chế “một cửa” là cơ chế giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính, theo đó các khâu từ tiếp nhận hồ sơ đến trả kết quả giải quyết đều được thực hiện ở một đầu mối.

1.2. Quy trình giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa gồm ba bước:

Bước I: Cán bộ, công chức tại “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính” xem xét hồ sơ yêu cầu giải quyết TTHC của công dân, tổ chức. Nếu hồ sơ đã đầy đủ theo quy định thì viết giấy biên nhận đã nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì phải hướng dẫn cụ thể để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh. Trường hợp yêu cầu của tổ chức, công dân không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, công dân đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết.

Đối với những TTHC có yếu tố chuyên môn kinh tế - kỹ thuật phức tạp cần phải giải trình trước cơ quan có thẩm quyền giải quyết; cơ quan có thẩm quyền giải quyết phải thông báo bằng văn bản cho công dân, tổ chức biết nội dung, thời gian, địa điểm giải trình những vấn đề đó. Thời gian gửi thông báo phải đủ đề công dân, tổ chức nhận được và chuẩn bị giải trình.

Bước II: Cán bộ, công chức tại “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính” chuyển hồ sơ TTHC đến các phòng chuyên môn để giải quyết. Các Phòng chuyên môn nghiên cứu hồ sơ, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, sau đó chuyển về bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả kết quả theo đúng thời gian quy định.

Bước III: “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính” nhận kết quả giải quyết hồ sơ, lưu trữ kết quả giải quyết, thu phí, lệ phí theo quy định, trả kết quả cho tổ chức, công dân theo đúng thời gian đã hẹn.

Trường hợp giải quyết hồ sơ không đúng thời gian như đã hẹn thì bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm thông báo cho tổ chức, công dân biết lý do và hẹn lại thời gian trả kết quả.

Toàn bộ công việc ở bước II và III diễn ra trong cơ quan hành chính, công dân và tổ chức không cần phải đến từng phòng chuyên môn.

1.3. Phạm vi thực hiện cơ chế một cửa:

Phạm vi thực hiện cơ chế một cửa bao gồm toàn bộ TTHC thuộc thẩm quyền thụ lý hồ sơ và giải quyết của các cơ quan hành chính của Thành phố trừ những thủ tục hành chính không có khả năng hoặc chưa đủ điều kiện thực hiện.

Đối với những thủ tục hành chính không có khả năng hoặc chưa đủ điều kiện thực hiện, cơ quan được giao tiếp nhận, giải quyết phải giải trình rõ lý do; riêng những thủ tục hành chính chưa đủ điều kiện, phải đề ra giải pháp khắc phục và thời gian đưa vào thực hiện cơ chế một cửa. UBND Thành phố sẽ xem xét, quyết định bằng văn bản trên cơ sở đề nghị của cơ quan được giao với cơ quan thường trực của Ban chỉ đạo CCHC của Thành phố.

1.4. Tổ chức bộ máy thực hiện cơ chế một cửa:

Thành lập bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC ở Văn phòng HĐND và UBND Thành phố; các Sở, Ban, Ngành, UBND các Quận, Huyện.

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC của các cơ quan nói trên có nhiệm vụ như sau.

1. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn:

- Tiếp nhận hồ sơ từ công dân, tổ chức; chuyển người có thẩm quyền giải quyết và trả kết quả cho công dân, tổ chức.

- Chuyển hồ sơ của công dân, tổ chức từ người có thẩm quyền của UBND Xã, phường, thị trấn lên “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” của cấp Quận, Huyện giải quyết; sau đó nhận kết quả về trả cho công dân, tổ chức.

2. “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” của các Quận, Huyện

- Tiếp nhận hồ sơ từ công dân, tổ chức và từ UBND các xã, phường, thị trấn; chuyển người có thẩm quyền giải quyết và trả kết quả.

- Nhận hồ sơ đã có ý kiến đề nghị của người có thẩm quyền của UBND quận, huyện chuyển lên “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” của các Sở hoặc của Văn phòng HĐND và UBND Thành phố; sau đó nhận kết quả về trả cho công dân, tổ chức.

3. “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” của các Sở, Ban, Ngành:

- Tiếp nhận hồ sơ từ công dân, tổ chức trong đó có UBND các Quận, Huyện chuyển lên; chuyển người có thẩm quyền giải quyết và trả kết quả.

- Nhận hồ sơ đã có ý kiến đề nghị của người có thẩm quyền của Sở chuyển lên “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” của Văn phòng HĐND và UBND Thành phố; sau đó nhận kết quả về trả cho công dân, tổ chức.

4. “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” của Văn phòng HĐND và UBND Thành phố;

- Tiếp nhận hồ sơ từ các Sở, UBND các Quận, Huyện chuyển lên: trình UBND Thành phố giải quyết và trả kết quả.

- Nhận hồ sơ đã có ý kiến đề nghị của người có thẩm quyền của UBND Thành phố chuyển lên “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” của Văn phòng Chính phủ hoặc của các Bộ để Chính phủ hoặc các Bộ có chức năng xem xét, giải quyết; sau đó nhận kết quả trả cho công dân, tổ chức.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA

III.1 Những việc cần làm:

Để thực hiện cơ chế một cửa, các Sở, Ban, Ngành, UBND các Quận, Huyện cần tiến hành một số công việc cần thiết sau đây:

1. Ban hành quyết định thành lập “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” tại cơ quan, đơn vị, trong đó cần quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, phạm vi, quyền hạn thụ lý hồ sơ.

2. Ban hành quy chế làm việc của “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC”; trong đó cần quy định rõ trách nhiệm của “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC”; trách nhiệm của từng phòng chuyên môn và trách nhiệm của từng cán bộ, công chức trong giải quyết công việc theo cơ chế “một cửa” và chế tài xử lý cán bộ, công chức có hành vi sai phạm.

3. Ban hành quy định về quy trình, thời gian, địa điểm, lệ phí giải quyết từng loại thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền.

4. Bố trí địa điểm thích hợp cho “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC”.

Là nơi giao tiếp giữa Nhà nước với công dân và các tổ chức, “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” cần được bố trí tại vị trí thuận lợi, có đủ diện tích đáp ứng nhu cầu giao tiếp giữa cơ quan hành chính nhà nước với công dân và các tổ chức trên địa bàn để theo hướng chính quy, hiện đại.

Yêu cầu:

- Bố trí trong khuôn viên khu hành chính và liên hoàn với các phòng chuyên môn; có diện tích tối thiểu 25-30m2 đối với “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” của các Sở; không ít hơn 50m2 đối với “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” của UBND các Quận, Huyện; có đủ ghế ngồi cho công dân và có ngăn cách phần mềm giữa công chức với công dân và tổ chức đến giao dịch.

- Thực hiện tin học hóa việc tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC, hệ thống máy tính được kết nối mạng nội bộ của đơn vị; bảo đảm mỗi công chức có một máy tính, có phần mềm dùng chung và kết nối với Cổng Giao tiếp điện tử của Thành phố.

- Có bảng tin thông báo các thông tin cần thiết.

- Có máy Photocopy phục vụ tại chỗ nhu cầu của công dân (có thể do một lao động hợp đồng trông coi, sử dụng).

- Tùy theo đặc thù của từng cơ quan có thể có chuyên gia tư vấn pháp lý (có thể thuê 01-02 luật sư theo chế độ hợp đồng).

5. Tổ chức việc thông báo cho nhân dân biết việc giải quyết TTHC theo cơ chế “một cửa” tại cơ quan. Niêm yết công khai quy trình, thẩm quyền giải quyết các thủ tục hành chính, văn bản hướng dẫn thực hiện, phí, lệ phí và thời gian giải quyết từng thủ tục hành chính tại “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả”.

6. Bổ nhiệm cán bộ phục trách “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” (Phân công công tác cho Phó Chánh Văn phòng hoặc Phó Trưởng phòng Hành chính bằng quyết định hành chính). Điều động cán bộ, công chức có trình độ quản lý hành chính nhà nước, có đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn thích hợp, và có khả năng giao tiếp tốt.

7. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp, ứng xử cho cán bộ công chức nghiên cứu, đề xuất với HĐND và UBND Thành phố chế độ phụ cấp cho cán bộ công chức làm việc tại “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC”.

8. Tiếp tục rà soát, nghiên cứu biện pháp đơn giản hóa quy trình, rút ngắn thời gian giải quyết TTHC. Trước hết, cần rà soát TTHC các nhóm như sau:

a) Đối với cấp xã, phường, thị trấn; gồm hai nhóm:

Nhóm I: TTHC do UBND các xã, phường, thị trấn thụ lý hồ sơ và giải quyết.

Nhóm II: TTHC do UBND các xã, phường, thị trấn thụ lý hồ sơ trình cơ quan hành chính cấp trên giải quyết.

b) Đối với cấp quận, huyện; gồm hai nhóm:

Nhóm I: TTHC do UBND các Quận, Huyện thụ lý hồ sơ và giải quyết, trong đó bao gồm cả các hồ sơ do UBND các xã, phường, thị trấn thụ lý hồ sơ chuyển lên.

Nhóm II: TTHC do UBND các Quận, Huyện thụ lý hồ sơ chuyển lên các Sở hoặc cơ quan hành chính cấp trên giải quyết.

c) Đối với cấp Thành phố, gồm 3 nhóm:

Nhóm I: TTHC do các Sở, thụ lý hồ sơ giải quyết

Nhóm II: TTHC do Sở, thụ lý trình UBND Thành phố giải quyết

Nhóm III: TTHC do các UBND Thành phố thụ lý trình Chính phủ hoặc cơ quan thuộc Chính phủ hoặc các Bộ giải quyết.

Trên cơ sở phân loại TTHC như trên, các Sở, Ban, Ngành; UBND các Quận, Huyện, UBND các Xã, Phường, Thị trấn tiến hành rà soát xây dựng phương án đơn giản hóa quy trình, rút ngắn thời gian giải quyết từng loại TTHC thuộc thẩm quyền.

III. 2 Thời gian thực hiện:

Giai đoạn II: Hoàn thành việc triển khai “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” tại các Sở, Ban, Ngành, UBND các Quận, Huyện:

1. Đến ngày 10/12/2003 các đơn vị phải hoàn thành việc bố trí địa điểm; thành lập “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC”; báo cáo danh sách cán bộ phụ trách và công chức làm việc tại bộ phận “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” về cơ quan Thường trực Ban chỉ đạo CCHC Thành phố (Ban Tổ chức chính quyền Thành phố).

2. Đến ngày 15/12/2003, Ban Tổ chức chính quyền Thành phố hoàn thành việc tập huấn cho cán bộ phụ trách “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” của các Sở, Ban, Ngành, UBND các Quận, Huyện.

3. Đến ngày 25/12/2003 các Sở, Ban, Ngành, UBND các Quận, Huyện hoàn thành việc ban hành Quy chế họat động của đơn vị theo cơ chế một cửa và Quy định chức trách của các phòng chuyên môn, của mỗi cán bộ công chức trong “ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC”.

4. Trước ngày 31/12/2003 các đơn vị hoàn thành việc thông báo cho nhân dân và các tổ chức trên địa bàn biết quy trình giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa tại đơn vị; thông báo những TTHC chưa có khả năng hoặc chưa đủ điều kiện giải quyết theo cơ chế một cửa.

5. Từ ngày 1/1/2004 “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” của các Sở, Ban, Ngành, UBND các Quận, Huyện bắt đầu tiếp nhận hồ sơ giải quyết TTHC; cán bộ, công chức phải đeo thẻ công vụ; mặc đồng phục theo quy định của UBND Thành phố.

6. Đến ngày 31/12/2004 các Sở, Ban, Ngành, UBND các Quận, Huyện hoàn thành việc kết nối “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” với Cổng giao tiếp điện tử của Thành phố theo tiến độ của Ban quản lý dự án Công nghệ thông tin.

Giai đoạn II: Hoàn thành việc triển khai “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” tại các xã, phường, thị trấn:

Từ 1/1/2005, thực hiện cơ chế một cửa ở UBND các xã, phường, thị trấn.

Tiến độ thực hiện cơ chế một cửa ở các xã, phường, thị trấn thuộc Quận, Huyện nào, do UBND Quận, Huyện đó tổ chức thực hiện theo Quyết định và theo Kế hoạch của UBND Thành phố.

III. 3. Phân công trách nhiệm của các Sở, Ban, Ngành, UBND các Quận, Huyện:

1. Giám đốc các Sở, Ban, Ngành chịu trách nhiệm thành lập và điều hành hoạt động “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” của Sở, Ban, Ngành.

2. Chủ tịch UBND các Quận, Huyện chịu trách nhiệm thành lập và điều hành họat động “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” tại cơ quan hành chính quận, huyện và chỉ đạo thực hiện quy chế một đầu mối tại các xã, phường, thị trấn trên địa bàn quận, huyện khi có Quyết định của UBND Thành phố.

3. Ban Tổ chức chính quyền Thành phố chịu trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị trong toàn Thành phố những vấn đề thuộc công tác tổ chức nhà nước và thuộc chương trình CCHC.

4. Sở Tài chính chịu trách nhiệm hướng dẫn chế độ thu – chi và sử dụng nguồn kinh phí bảo đảm cho hoạt động của “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC”.

5. Ban Quản lý dự án Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm kết nối Cổng giao tiếp điện tử với “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” của các Sở, Ban, Ngành và của UBND các Quận, Huyện, UBND các Xã, Phường, Thị trấn.

6. Văn phòng HĐND và UBND Thành phố hướng dẫn mẫu trang phục, mẫu biển hiệu của cán bộ công chức làm việc tại “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC” và tổng hợp tình hình chung.

Căn cứ vào kế hoạch trên đây, những đơn vị đã thực hiện cơ chế “một cửa”, “một đầu mối” theo Quyết định 1040/QĐ-UB ngày 13/3/1997 của UBND Thành phố cần xây dựng kế hoạch tổ chức lại “Trung tâm một cửa một đầu mối”; những đơn vị chưa thực hiện cần xây dựng Đề án thực hiện cơ chế “một cửa” theo kế hoạch này.

Trong quá trình tổ chức thực hiện cơ chế “một cửa”, nếu có những khó khăn mới phát sinh, các đơn vị kịp thời báo cáo về UBND Thành phố, Ban Tổ chức chính quyền là cơ quan tổng hợp, kiểm tra, đôn đốc, báo cáo tình hình thực hiện tại các đơn vị.