NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Tổ chức Ban Quản lý các dự án Lâm nghiệp:

1- Ban Quản lý các dự án Lâm nghiệp là đơn vị sự nghiệp kinh tế trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, được thành lập theo Quyết định số 101/1999/QĐ/BNN-TCCB ngày 3/7/1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về Tổ chức lại Ban Quản lý các dự án viện trợ Lâm nghiệp và đổi tên thành Ban Quản lý các dự án Lâm nghiệp.

2- Ban Quản lý các dự án Lâm nghiệp chịu trách nhiệm tổ chức quản lý thực hiện các Dự án thuộc lĩnh vực đầu tư phát triển Lâm nghiệp có nguồn vốn đầu tư hỗ trợ của nước ngoài được Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn giao.

3- Tổ chức bộ máy quản lý của Ban:

- Lãnh đạo Ban gồm: Trưởng ban và các Phó trưởng ban;

- Các Phòng nghiệp vụ: - Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật;

- Phòng Tài chính - Kế toán;

- Phòng Tổ chức - Hành chính;

Các Phòng nghiệp vụ có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và cán bộ nhân viên;

- Văn phòng các dự án: Gồm Giám đốc dự án, Điều phối viên, Kế hoạch, Kế toán dự án và các cán bộ của dự án.

Điều 2: Nhiệm vụ chính của Ban Quản lý các dự án Lâm nghiệp:

1. Tiếp nhận các dự án, chương trình viện trợ không hoàn lại và vốn vay thuộc lĩnh vực hỗ trợ đầu tư phát triển lâm nghiệp đã ký kết được Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

2. Căn cứ vào các Hiệp định ký kết, tổ chức xây dựng kế hoạch, quy chế điều hành và quản lý phù hợp với từng dự án để trình Bộ phê duyệt và ban hành.

3. Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch hoạt động các dự án đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng và đạt hiệu quả cao.

4. Chỉ đạo và kiểm tra các dự án thực hiện đúng chế độ tài chính kế toán của Nhà nước và quy định ghi trong Hiệp định ký kết với bên đối tác nước ngoài.

5. Tổ chức tuyển chọn Chuyên gia tư vấn quốc tế, Chuyên gia trong nước và cán bộ nhân viên của Dự án. Quản lý chuyên gia và cán bộ nhân viên theo quy định hiện hành.

6. Thực hiện chế độ báo cáo định ký 3 tháng, 6 tháng, một năm với Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và các Vụ, Cục có liên quan về tình hình và kết quả hoạt động của dự án.

7. Tham gia với các Vụ, Cục và các đơn vị có liên quan để xây dựng các Dự án mới về đầu tư phát triển lâm nghiệp mà Bộ sẽ giao cho Ban quản lý.

Điều 3: Sự lãnh đạo và chỉ đạo Ban Quản lý các dự án Lâm nghiệp:

Ban Quản lý các dự án lâm nghiệp chịu sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và sự hướng dẫn chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của các Vụ, Cục thuộc cơ quan Bộ.

NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỞNG PHÓ BAN, TRƯỞNG PHÒNG NGHIỆP VỤ, GIÁM ĐỐC DỰ ÁN

Điều 4: Trưởng ban:

1. Trưởng ban chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng trong việc tổ chức thực hiện chức năng nhiệm vụ của Ban được ghi tại Điều 2 trên đây. Trưởng ban do Bộ trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ.

2. Trưởng ban có nhiệm vụ, quyền hạn:

a/ Nhiệm vụ:

- Chịu trách nhiệm chung về các hoạt động của Ban;

- Quản lý chung việc tổ chức thực hiện các Dự án về lâm nghiệp do Ban quản lý;

- Xem xét trình Bộ phê duyệt quy chế tổ chức thực hiện, quản lý tài chính và định mức chi tiêu phù hợp với từng Dự án;

- Trên cơ sở kế hoạch các Dự án đã xây dựng Trưởng Ban xem xét trình Bộ phê duyệt kế hoạch hoạt động, tổng dự toán và dự toán hàng năm của các Dự án;

- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện dự án, kịp thời uốn nắn các sai sót và xử lý những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án;

- Báo cáo tiến độ của Dự án theo định kỳ cho Lãnh đạo Bộ và các cơ quan có liên quan;

- Tổng hợp kết quả hoạt động của các Dự án, đúc kết các bài học kinh nghiệm, nhằm phổ biến để áp dụng thực hiện ở các địa phương;

b/ Quyền hạn:

- Làm chủ tài khoản các nguồn kinh phí của các Dự án, Chương trình, trừ trường hợp có quy định khác của Bộ;

- Đề xuất tổ chức, bố trí nhân sự của các Phòng và các Dự án trực thuộc trên cơ sở văn kiện của dự án, đề nghị của các Trưởng phòng và Giám đốc dự án, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Được quyền ký kết hợp đồng lao động, ký quyết định nâng lương cho cán bộ công nhân viên theo phân cấp quản lý của Bộ (đơn vị cấp 2 trực thuộc Bộ);

- Được quyền tổ chức xét, thầm định kết quả lựa chọn nhà thầu trong nước theo quy định hiện hành và được phía các nhà tài trợ chấp thuận, trình Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt;

- Được quyền duyệt dự toán các hội nghị, hội thảo, đào tạo, tập huấn trong nước đã được Bộ phê duyệt trong kế hoạch hàng năm và định mức chi phí;

Điều 5: Các Phó Trưởng ban:

1. Các Phó trưởng ban do Trưởng ban phân công phụ trách và chịu trách nhiệm về một số lĩnh vực và một số dự án được giao.

2. Phó trưởng ban do Bộ trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Trưởng ban và Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ.

Điều 6: Các Trưởng Phòng nghiệp vụ của Ban:

1- Trưởng Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật:

Trưởng Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật giúp Trưởng ban theo dõi tổng hợp việc thực hiện công tác kế hoạch hoạt động, công tác kỹ thuật, thông tin tư liệu, đào tạo và tập huấn nguồn nhân lực cho các dự án ở trung ương, địa phương và công tác tổng hợp chung của Ban.

Trưởng phòng có các nhiệm vụ chính sau đây:

a/ Công tác kế hoạch:

- Chỉ đạo xây dựng kế hoạch hoạt động hàng năm của các dự án, tổng hợp kế hoạch hoạt động của các dự án trong Ban để trình Bộ xem xét, phê duyệt;

- Theo dõi kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch của các dự án đã được Bộ duyệt, đồng thời tổng hợp tình hình hoạt động các dự án để báo cáo Bộ theo định kỳ 3 tháng, 6 tháng, 1 năm và khi kết thúc dự án;

- Phối hợp xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dướng cán bộ của Ban và các đự án trình Bộ phê duyệt;

- Hướng dẫn các dự án về thủ tục trong đầu tư xây dựng cơ bản, về mua sắm máy móc thiết bị, tài sản, sửa chữa bảo dướng, nâng cấp các công trình, thiết bị... bằng các nguồn vốn của các dự án theo đúng chế độ quy định của Nhà nước và đối tác nước ngoài;

b/ Công tác kỹ thuật, đào tạo và thông tin tư liệu

- Hướng dẫn các Dự án xây dựng và việc thực hiện quy trình quy phạm kỹ thuật, phương pháp tiến hành dự án và các định mức kinh tế kỹ thuật dể Trưởng ban trình Bộ phê duyệt;

- Tổ chức tư vấn hỗ trợ công tác nghiên cứu đào tạo và tập huấn nguồn nhân lực cho các dự án;

- Cung cấp thông tin tư liệu cho các tổ chức có liên quan về các dự án do Ban quản lý theo quy định chung của Nhà nước;

- Tổ chức việc lưu trữ tư liệu và tổ chức việc trao đổi kinh nghiệm, hỗ trợ về phương pháp giữa các dự án trong Ban;

2- Trưởng Phòng Tổ chức - Hành chính:

Trưởng Phòng Tổ chức hành chính giúp Trưởng ban thực hiện công tác Tổ chức cán bộ và công tác hành chính quản trị cơ quan.

Trưởng Phòng có các nhiệm vụ chính sau đây:

a/ Công tác tổ chức cán bộ:

- Đề xuất về tổ chức và bố trí cán bộ để triển khai thực hiện nhiệm vụ các dự án có hiệu quả;

- Quản lý nhân sự và thực hiện các chế độ chính sách về chế độ lao động tiển lương và các chế độ chính sách khác đối với cán bộ nhân viên theo quy định chung của Nhà nước;

- Tổ chức công tác tuyển trọn cán bộ nhân viên của Ban và tiếp nhận, làm các thủ tục cần thiết cho cán bộ làm việc cho Ban và Dự án theo quy định hiện hành;

- Xây dựng quy hoạch kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và đề bạt cán bộ;

- Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, kiểm tra việc thực hiện mọi chủ trương chính sách trong cơ quan;

- Theo dõi và quản lý chuyên gia nước ngoài và trong nước đến làm việc với các dự án;

b/ Công tác hành chính quản trị:

- Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ theo quy định của Nhà nước;

- Hướng dẫn mọi thủ tục hành chính cho các dự án để đảm bảo đúng tính pháp lý của các văn bản ban hành;

- Xây dựng các quy định thực hiện quản lý việc sử dụng tài sản, thiết bị, phương tiện đi lại... của các dự án thuộc Ban theo quy chế hiện hành và Hiệp định cam kết với đối tác nước ngoài;

- Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội thảo, công tác lễ tân, khánh tiết, đối ngoại của Ban và các dự án tổ chức tại Ban;

- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự an toàn và vệ sinh cơ quan;

- Bố trí phòng làm việc cho các dự án và phương tiện làm việc, văn phòng phẩm cho Văn phòng Ban;

3- Trưởng Phòng Tài chính - Kế toán:

Trưởng Phòng tài chính kế toán giúp Trưởng Ban quản lý về công tác tài chính kế toán của Ban.

Trưởng Phòng có các nhiệm vụ chính sau đây:

- Hướng dẫn xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm và kế hoạch tài chính dài hạn theo Hiệp định của từng dự án đã được ký kết, bao gồm vốn ODA và vốn đối ứng trong nước trình Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Bộ Tài chính phê duyệt và chỉ đạo thực hiện kế hoạch tài chính đó sau khi đã được phê duyệt;

- Kiểm tra giám sát công tác quản lý tài chính các dự án theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước

- Phối hợp với các dự án xây dựng các định mức chi tiêu, quy chế quản lý tài chính theo đặc thù của từng dự án trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt để thực hiện;

- Phối hợp với các Giám đốc và kế toán dự án thực hiện giải ngân và quản lý việc sử dụng các nguồn vốn ngân sách nhà nước cấp, vốn viện trợ ODA và vốn vay các tổ chức khác đúng mục đích, có hiệu quả phù hợp với Hiệp định đã được ký kết vả quy định hiện hành của Nhà nước;

- Phối hợp tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ kiểm tra kế toán, thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của các dự án thuộc Ban và tổng hợp báo cáo quyết toán trình Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Bộ Tài chính xét duyệt khi dự án kết thúc theo quy định của Nhà nước;

- Hướng dẫn kế toán các dự án thực hiện báo cáo tài chính định kỳ cho đối tác nước ngoài theo Hiệp định cam kết;

- Tổ chức việc thực hiện công tác kiểm toán quốc tế và trong nước theo Hiệp định và quy định của nhà nước;

- Trực tiếp quản lý tài chính của cơ quan Văn phòng Ban;

Điều 7: Giám đốc dự án:

1. Giám đốc dự án do Bộ trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Trưởng ban quản lý các dự án Lâm nghiệp và Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế.

2. Giám đốc dự án có nhiệm vụ và quyền hạn:

a/ Nhiệm vụ:

- Giám đốc dự án chịu trách nhiệm về mọi mặt của Dự án mà mình phụ trách, Giám đốc dự án chủ động điều hành việc thực hiện dự án;

- Xây dựng quy chế tổ chức thực hiện, quản lý tài chính của dự án và định mức chi tiêu đề nghị Trưởng Ban xem xét và trình Bộ ban hành;

- Căn cứ vào nội dung ghi trong Hiệp định lập kế hoạch hoạt động, tổng dự toán và dự toán hàng năm gửi Trưởng ban xem xét và trình Bộ phê duyệt, tổ chức triển khai các hoạt động của dự án sau khi kế hoạch đã được phê duyệt;

- Tiếp nhận và quản lý tiền vốn, trang thiết bị vật tư của dự án và phân bổ sử dụng theo kế hoạch được duyệt;

- Tổ chức tuyển chọn cán bộ nhân viên của dự án gửi Trưởng Ban xem xét và trình cấp có thẩm quyền quyết định;

- Tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn đội ngũ cán bộ, kỹ thuật viên, nhân viên nghiệp vụ tham gia dự án;

- Chuẩn bị hồ sơ mời thầu về đầu tư xây lắp, mua sắm vật tư, thiết bị, về tuyển chọn chuyên gia quốc tế và trong nước. Tổ chức đấu thầu các công trình thuộc dự án theo các quy chế hiện hành của Nhà nước và của các đối tác nước ngoài ghi trong Hiệp định;

- Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch hoạt động của dự án ở cấp Trung ương và địa phương, Tổng hợp báo cáo định kỳ về tiến độ và kết quả thực hiện dự án cho Ban, Bộ và đối tác nước ngoài theo quy định;

- Phối hợp với phòng Tài chính Kế toán thực hiện thầm định báo cáo quyết toán hàng năm. Thực hiện kiểm toán hàng năm, tổng hợp quyết toán khi kết thúc dự án theo quy định nhà nước.

b/ Quyền hạn:

- Giám đốc dự án được quyền chủ động điều hành giải quyết các vấn đề có liên quan đến tổ chức thực hiện dự án do mình phụ trách và chịu trách nhiệm chính trước Bộ trưởng và Trưởng ban về việc thực hiện dự án đó;

- Trực tiếp làm việc với cố vấn trưởng và các chuyên gia của dự án, với các địa phương, đơn vị trong và ngoài ngành trong phạm vi các công việc thuộc dự án của mình phụ trách và chỉ đạo các cán bộ dự án cùng các chuyên gia để thực hiện các nhiệm vụ của dự án;

- Đề xuất tuyền chọn các chuyên gia làm việc trong các dự án phù hợp với nội dung hoạt động của dự án đề nghị Trưởng ban xem xét và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Đề xuất kế hoạch đào tạo, tham quan trong nước và nước ngoài gửi Trưởng ban xem xét để trình Bộ duyệt;

- Được đứng tên người được uỷ quyền của chủ tài khoản đề giao dịch với Ngân hàng, Kho bạc; đồng thời phải chịu trách nhiệm chính về việc quản lý, sử dụng tài khoản của dự án tại Ngân hàng giao dịch, Kho bạc và ký thừa uỷ quyền Trưởng ban quản lý các dự án lâm nghiệp trong các văn bản do Ban phát hành có liên quan đến việc điều hành nội bộ dự án từ Trung ương đến Địa phương theo quy định của Nhà nước.

MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC

Điều 8: Trưởng ban với Giám đốc dự án:

1. Trưởng Ban không trực tiếp điều hành các hoạt động của dự án, nhưng có trách nhiệm theo dõi, giám sát, kiểm tra việc thực hiện của Giám đốc dự án theo đúng nội dung Hiệp định, văn bản cam kết hoặc thoả thuận ký kết và theo đúng kế hoạch hoạt động và dự toán chi tiêu đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, giám sát việc thực hiện mọi chế độ, chính sách của Nhà nước tại dự án.

2. Giám đốc dự án chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động chi tiêu của dự án ở Trung ương và Địa phương theo phân cấp. Kế toán và Giám đốc dự án ký xác nhận vào chứng từ gốc trước khi gửi Trưởng phòng Tài chính - Kế toán trình Trưởng Ban ký duyệt. Trưởng ban và Trưởng phòng Tài chính - Kế toán chịu trách nhiệm về các chi tiêu của Ban liên đới chịu trách nhiệm về các chi tiêu của các Ban quản lý dự án trung ương trực thuộc Ban theo chế độ quản lý tài chính của Nhà nước và đối tác nước ngoài.

Điều 9: Các Trưởng Phòng nghiệp vụ với Giám đốc dự án:

1. Quan hệ công tác giữa các Trưởng Phòng nghiệp vụ với Giám đốc dự án là mối quan hệ phối hợp công tác đề giải quyết các công việc chung của Ban. Văn phòng dự án chịu sự hướng dẫn kiểm tra giám sát về chuyên môn, nghiệp vụ của các phòng nghiệp vụ.

2. Quản lý tài sản của các dự án: Theo nguyên tắc chung là tài sản của dự án nào sẽ do dự án đó trực tiếp hạch toán, quản lý và theo dõi sử dụng để phục vụ cho các hoạt động của dự án. Các Trưởng phòng nghiệp vụ có thể trao đổi thống nhất với Giám đốc dự án để hỗ trợ Ban và các dự án khác khi cần thiết hoặc phối hợp sử dụng để đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả trên nguyên tắc đảm bảo kế hoạch của dự án.

3. Kế toán dự án chịu trách nhiệm trước Giám đốc dự án và Trưởng phòng Tài chính - Kế toán về thực hiện công tác tài chính kế toán của dự án. Mỗi dự án có đặc thù riêng nên được tổ chức kế toán riêng, toàn bộ chứng từ, tài liệu kế toán của văn phòng dự án trung ương được bảo quản, lưu trữ tại văn phòng dự án. Căn cứ tình hình thực tế của dự án, Trưởng phòng Tài chính - Kế toán xây dựng quy định phân cấp quản lý tài chính kế toán cho Giám đốc dự án để Trưởng ban xem xét trình Bộ phê duyệt nhằm nâng cao trách nhiệm và quyền hạn của Giám đốc dự án và kế toán dự án trong công tác quản lý tài chính. Kế toán dự án được phép đứng tên người được uỷ quyền của Trưởng phòng Tài chính kế toán Ban để giao dịch theo quy định của nhà nước.

CHẾ ĐỘ HỘI HỌP VÀ BÁO CÁO CỦA BAN

Điều 10: Chế độ hội họp:

- Hàng tháng Ban quản lý các dự án lâm nghiệp họp giao ban một lần vào cuối tháng để trao đổi về tiến độ thực hiện của các dự án trong tháng và kế hoạch công tác tháng sau.

- Các cuộc họp đột xuất của Ban và lịch họp thường kỳ của các phòng nghiệp vụ và các Văn phòng dự án do Trưởng ban quy định theo đề nghị của các Phòng và các Văn phòng Dự án.

Điều 11: Chế độ báo cáo:

Vào tuần cuối cùng hàng quý, Giám đốc dự án báo cáo tiến độ thực hiện dự án trong quý bằng văn bản cho Trưởng ban (bao gồm cả báo cáo tài chính) để tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Bộ và các Cục, Vụ có liên quan.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 12: Hiệu lực thi hành

Quy chế về tổ chức hoạt động của Ban quản lý các dự án lâm nghiệp có hiệu lực theo Quyết định ban hành của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Các quy định trước đây trái với quy chế này đều bãi bỏ.

Điều 13: Sửa đổi và bổ sung

Trong quá trình thực hiện, nếu phát hiện điểm nào chưa hợp lý, Trưởng Ban kịp thời đề nghị Bộ sửa đổi và bổ sung cho phù hợp với điều kiện cụ thể của Ban và cơ chế chính sách của Nhà nước hiện hành.