CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC GIANG

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

QUYẾT ĐỊNH:

PHỤ LỤC

QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH “5 BƯỚC TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ” PHỤC VỤ SỐ HÓA, BÓC TÁCH DỮ LIỆU TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1264/QĐ-UBND ngày 29/8/2023 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Giang)

I. Mục đích, yêu cầu

- Thực hiện giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) trên môi trường điện tử nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả cung cấp dịch vụ công của các cơ quan nhà nước, đảm bảo phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn, hướng tới số hóa 100% hồ sơ ở mỗi cấp, chuyển hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản giấy, giao dịch trực tiếp sang hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử, giao dịch điện tử; thúc đẩy cải cách hành chính, nhất là cải cách TTHC thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin.

- Giải quyết TTHC trên môi trường điện tử theo quy trình 5 bước: tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt, ký số và trả kết quả nhằm góp phần bảo đảm các TTHC được giải quyết thuận tiện, nhanh chóng, cắt giảm chi phí, thời gian, có cơ chế kiểm tra, giám sát, các hoạt động được thực hiện công khai, minh bạch, ngăn chặn tình trạng nhũng nhiễu, tiêu cực, quan liêu.

- Áp dụng quy trình điện tử gắn với số hóa toàn bộ hồ sơ, kết quả TTHC để xử lý trên hệ thống thông tin giải quyết TTHC và áp dụng chữ ký số trong tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, in ấn, phát hành kết quả TTHC ngay tại Bộ phận Một cửa các cấp.

- 100% hồ sơ TTHC đủ điều kiện thực hiện tại Bộ phận Một cửa các cấp được thực hiện quy trình "5 bước trên môi trường điện tử”. Người dân được khai thác, sử dụng các dữ liệu cá nhân đã số hóa thông qua tài khoản cá nhân trên Cổng dịch vụ công trực tuyến, tránh việc phải nộp lại một loại giấy tờ nhiều lần trong giao dịch hành chính.

II. Nguyên tắc thực hiện quy trình

- Việc thực hiện TTHC trên môi trường điện tử có giá trị pháp lý như các hình thức khác theo quy định của pháp luật.

- Không yêu cầu tổ chức, cá nhân khai, nộp lại những dữ liệu mà cơ quan thực hiện TTHC đang quản lý hoặc đã được cơ quan nhà nước khác sẵn sàng chia sẻ.

- Bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa, bảo vệ dữ liệu cá nhân.

III. Quy trình giải quyết hồ sơ TTHC “5 bước trên môi trường điện tử”:

Bao gồm: (1) Tiếp nhận -> (2) Thẩm định -> (3) Phê duyệt -> (4) Ký số cơ quan -> (5) Trả kết quả

1. Mô tả quy trình

1.1. Đối với tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ:

- Nếu tổ chức, cá nhân thực hiện nộp trực tuyến: Tổ chức, cá nhân tạo tài khoản trực tuyến trên Cổng dịch vụ công Quốc gia/Đăng nhập hệ thống định danh và xác thực điện tử-VneID; chuẩn bị hồ sơ và điền các thông tin qua biểu mẫu điện tử (E-form) theo hướng dẫn tại Điều 12 Quyết định số 52/2022/QĐ- UBND ngày 14/12/2022 của UBND tỉnh ban hành Quy chế hoạt động của Hệ thống thông tin (HTTT) giải quyết TTHC tỉnh Bắc Giang. Tổ chức, cá nhân kiểm tra thành phần hồ sơ theo yêu cầu đã có trên các cơ sở dữ liệu (CSDL) TTHC/Kho dữ liệu của tổ chức, cá nhân có hay không. Nếu có thì tái sử dụng các thành phần hồ sơ này. Nếu không có, thực hiện chụp, quét (scan) và đính kèm các thành phần hồ sơ theo yêu cầu lên hệ thống. Sau khi hoàn thiện, tổ chức, cá nhân, thực hiện nộp hồ sơ.

- Nếu tổ chức, cá nhân thực hiện nộp trực tiếp: Người nộp hồ sơ chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định và nộp tại Bộ phận Một cửa các cấp.

1.2. Đối với cán bộ, công chức, viên chức Một cửa

Bước 1 - Tiếp nhận:

* Trường hợp tiếp nhận trực tiếp: Cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) tại Bộ phận Một cửa các cấp thực hiện tiếp nhận hồ sơ trực tiếp của tổ chức, cá nhân.

Kiểm tra thành phần hồ sơ, hướng dẫn công dân hoàn thiện hồ sơ.

Kiểm tra, xác thực tài khoản số của cá nhân thông qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam (số căn cước công dân - CCCD) hoặc số hộ chiếu của người nước ngoài (hoặc số giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế); kiểm tra, xác thực tài khoản số của cơ quan, tổ chức thông qua mã định danh cơ quan, mã số thuế/mã số doanh nghiệp:

+ Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản số, CBCCVC tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn hoặc tạo tài khoản cho tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công của tỉnh.

+ Trường hợp ủy quyền giải quyết TTHC, tài khoản số được xác định theo số định danh của tổ chức, cá nhân ủy quyền.

Nhập các thông tin cơ bản về tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ và thông tin về bộ hồ sơ trên HTTT giải quyết TTHC của tỉnh.

Phân loại hồ sơ, kiểm tra tính chính xác các thành phần hồ sơ đã lưu hoặc đã được tích hợp, đồng bộ trong Kho dữ liệu của cá nhân, tổ chức trên HTTT giải quyết TTHC tỉnh hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia:

(1) Trường hợp thành phần hồ sơ đã có dữ liệu điện tử, có thể tái sử dụng:

Xác nhận tính chính xác của tài liệu với tổ chức, cá nhân và đưa vào hồ sơ điện tử. Tổ chức, cá nhân không phải khai lại thông tin hoặc nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu đã có dữ liệu điện tử. CBCCVC không cần phải số hóa lại giấy tờ.

Trường hợp thông tin trong hồ sơ, giấy tờ chưa có sự thống nhất với thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử trong các Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ giấy.

 (2) Trường hợp thành phần hồ sơ chưa có dữ liệu điện tử:

Thực hiện tiếp nhận hồ sơ giấy, thực hiện phân loại thành phần hồ sơ để thực hiện số hóa:

+ Giấy tờ bắt buộc số hóa: Kết quả giải quyết của TTHC trước đó; quy định của pháp luật chuyên ngành (ví dụ: bản vẽ thiết kế, đơn, tờ khai…).

+ Giấy tờ số hóa theo nhu cầu: Theo yêu cầu quản lý của cơ quan, đơn vị (ví dụ: đơn, tờ khai, biểu mẫu….); theo nhu cầu, đề nghị của tổ chức, cá nhân.

Sao chụp thành phần hồ sơ và chuyển thành tệp tin trên HTTT giải quyết TTHC, nhập dữ liệu bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác các nội dung theo bản giấy; ký số cá nhân vào thành phần hồ sơ được số hóa hoặc thực hiện công nghệ OCR bóc tách các dữ liệu trong thành phần hồ sơ (đối với các loại giấy tờ đủ điều kiện thực hiện trên HTTT giải quyết TTHC) theo Điều 9, Thông tư số 01/2023/TT-VPCP, hệ thống phần mềm tự động điền thông tin dữ liệu vào biểu mẫu điện tử (e-form) của hồ sơ TTHC.

* Trường hợp tiếp nhận trực tuyến: CBCCVC Một cửa các cấp thực hiện tiếp nhận hồ sơ điện tử trên HTTT giải quyết TTHC.

- Nếu bộ hồ sơ chưa đầy đủ, công chức Một cửa nhập thông tin lên HTTT giải quyết TTHC và gửi thông báo yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ tới cá nhân, tổ chức.

- Nếu bộ hồ sơ đầy đủ, công chức Một cửa thực hiện tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ được tạo lập thành Hồ sơ điện tử của cá nhân, tổ chức. Các trường hợp phải đối chiếu hồ sơ gốc trong quá trình giải quyết thì công chức Một cửa tiếp nhận hồ sơ gốc có trách nhiệm ký số vào thành phần hồ sơ.

Bước 2 - Thẩm định: Hồ sơ điện tử được chuyển tới bộ phận/công chức chủ trì thẩm định và các cơ quan phối hợp (nếu có) trên HTTT giải quyết TTHC của tỉnh. Công chức xử lý thực hiện kiểm tra, thẩm định hồ sơ.

Trường hợp phải thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến các cơ quan liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ: nếu kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời của cơ quan liên quan gửi đến là văn bản phát hành điện tử từ bản giấy hoặc bản chính văn bản giấy thì công chức thẩm định phải thực thực hiện số hóa, ký số cá nhân và đính kèm lên Hệ thống thông tin Một cửa điện tử (để đảm bảo TTHC sau khi giải quyết xong có đầy đủ thành phần hồ sơ).

- Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu: Thông báo cho cá nhân, tổ chức theo các mẫu Phiếu quy định để bổ sung, hoàn thiện hoặc trả lại hồ sơ theo quy trình xử lý của từng cơ quan, đơn vị. Thời hạn xử lý hồ sơ bổ sung, trả lại được tính theo khoản 4, 5 Điều 14, Quyết định số 52/2022/QĐ-UBND ngày 14/12/2022 của UBND tỉnh ban hành Quy chế hoạt động của HTTT giải quyết TTHC tỉnh Bắc Giang.

- Nếu hồ sơ đạt yêu cầu: Trình hồ sơ TTHC cho công chức có thẩm quyền để phê duyệt.

Bước 3 - Phê duyệt: Công chức thẩm định hồ sơ trình công chức có thẩm quyền ký số phê duyệt kết quả giải quyết TTHC điện tử theo quy định.

Kiểm tra kết quả giải quyết TTHC:

- Nếu hồ sơ đạt yêu cầu: Công chức có thẩm quyền thực hiện ký số cá nhân phê duyệt kết quả giải quyết TTHC điện tử.

- Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu phê duyệt: Chuyển lại cho công chức thẩm định.

Bước 4 - Ký số cơ quan:

Văn thư/CBCCVC trả kết quả thực hiện tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC đã được ký số cá nhân và các giấy tờ là thành phần hồ sơ kèm theo, kiểm tra tính xác thực của chữ ký số cá nhân trên các thành phần hồ sơ điện tử.

Thực hiện phân loại thành phần hồ sơ và ký số:

- Ký số cơ quan vào kết quả giải quyết TTHC điện tử;

- Ký số cơ quan vào thành phần hồ sơ kèm theo dưới dạng bản sao y (là giấy tờ bắt buộc số hóa tại Bước 1).

Bước 5 - Trả kết quả:

Trả kết quả giải quyết TTHC bản giấy và bản điện tử cho tổ chức, cá nhân (trừ trường hợp TTHC chỉ quy định cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử hoặc tổ chức, cá nhân đề nghị chỉ cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử). Bản điện tử được trả cho cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc HTTT giải quyết TTHC của tỉnh.

Lưu trữ kết quả giải quyết TTHC điện tử vào Kho dữ liệu của HTTT giải quyết TTHC tỉnh; chia sẻ lên Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Phát hành kết quả giải quyết TTHC điện tử theo quy định pháp luật về công tác văn thư tới các cơ quan, đơn vị liên quan trên Hệ thống quản lý văn bản của tỉnh.

2. Yêu cầu thêm về việc số hóa giấy tờ

2.1. Thực hiện ký số cá nhân, ký số cơ quan vào thành phần hồ sơ TTHC theo hướng dẫn tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

2.2. Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của bộ phận một cửa và loại giấy tờ cần phải số hóa để tổ chức công việc, bố trí nhân sự bộ phận một cửa phù hợp, trong đó có một số loại hồ sơ, giấy tờ cần chú ý đặc biệt:

- Hồ sơ có khổ lớn, bao gồm bản thiết kế, bản đồ; Hồ sơ, tài liệu có kích thước nhỏ hơn mức bình thường; Hồ sơ gồm nhiều loại tài liệu có kích thước, màu sắc, chất lượng giấy, mực, làm bằng các chất liệu khác nhau; Hồ sơ có lớp phủ đặc biệt (trong suốt, bán trong suốt, mờ), bề mặt phản chiếu, dấu nổi; Hồ sơ là sản phẩm nghe - nhìn như băng, đĩa: Đối với các thành phần hồ sơ này có thể cần thiết bị chuyên dụng để thực hiện số hóa, cần tối ưu hình ảnh sau khi số hóa. Hoặc đề nghị tổ chức, cá nhân nộp bản điện tử, dữ liệu gốc có chữ ký số của tổ chức, cá nhân.

- Hồ sơ bị nhăn, ghim, đóng gáy, cuộn: Cần chỉnh sửa trước khi số hóa.

- Hồ sơ dễ hỏng mà có thể gặp rủi ro trong quá trình số hóa: Nếu là hồ sơ quan trọng, có thể quyết định không số hóa.

- Hồ sơ có giá trị văn hóa, lịch sử: Ngoài việc số hóa có thể cần thực hiện các giải pháp lưu trữ hồ sơ gốc thích hợp.

2.3. Việc sao chụp hồ sơ: Cần lưu ý chụp cả hai mặt tài liệu, trừ khi tất cả các tờ đều trắng một mặt và đảm bảo các yêu cầu quy định tại khoản 2, Điều 8 Thông tư số 01/2018/TT-VPCP.

2.4. Giấy tờ số hoá trong quá trình giải quyết TTHC chỉ có giá trị pháp lý để tái sử dụng khi đáp ứng đủ các điều kiện: Loại giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hoá quy định tại khoản 1, Điều 4 Thông tư số 01/2018/TT-VPCP; thực hiện đầy đủ quy trình số hoá theo Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ; đáp ứng yêu cầu sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử (số hóa và ký số cơ quan, tổ chức); có kết quả giải quyết TTHC thành công./.