Quyết định số 02/2002/QĐ-UB do Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm quyết định việc thành lập Phòng Công chứng số 4 trực thuộc Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh, đồng thời quy định chi tiết về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, nhân sự và địa hạt công chứng của đơn vị này.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quyết định này áp dụng đối với Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh, Phòng Công chứng số 4, các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan và các tổ chức, cá nhân thực hiện các giao dịch, thủ tục công chứng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, đặc biệt là tại địa bàn các quận 12, quận Gò Vấp và quận Tân Bình.

Thành lập và địa vị pháp lý của Phòng Công chứng số 4

• Chính thức thành lập Phòng Công chứng số 4 trực thuộc Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh.
• Phòng Công chứng số 4 là đơn vị có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản riêng và con dấu riêng, được cấp kinh phí hoạt động từ ngân sách nhà nước theo quy định hiện hành.
• Trụ sở hoạt động của Phòng Công chứng số 4 được đặt tại số 25/5, đường Hoàng Việt, phường 4, quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.

Chức năng, nhiệm vụ và địa hạt công chứng

• Phòng Công chứng số 4 có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công chứng theo quy định tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ và Thông tư số 03/2001/TT-CC ngày 14 tháng 3 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện Nghị định số 75/2000/NĐ-CP.
• Về địa hạt công chứng: Phòng Công chứng số 4 có thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản nằm trên địa bàn các quận bao gồm: quận 12, quận Gò Vấp và quận Tân Bình.

Cơ cấu tổ chức, nhân sự và cơ chế quản lý

• Về bộ máy lãnh đạo: Phòng Công chứng số 4 hoạt động dưới sự phụ trách của Trưởng phòng, hỗ trợ bởi một số Phó Trưởng phòng và các Công chứng viên.
• Thẩm quyền bổ nhiệm Trưởng phòng: Trưởng phòng Công chứng số 4 do Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố bổ nhiệm dựa trên đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp và Trưởng Ban Tổ chức Chính quyền thành phố.
• Thẩm quyền bổ nhiệm Công chứng viên: Các Công chứng viên làm việc tại phòng do Bộ Tư pháp bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp.
• Biên chế và kinh phí: Chỉ tiêu biên chế và kinh phí hoạt động hàng năm của Phòng Công chứng số 4 do Ủy ban nhân dân thành phố giao, nằm trong tổng biên chế và tổng kinh phí hoạt động được phân bổ cho Sở Tư pháp.
• Trách nhiệm quản lý: Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm thực hiện việc quản lý nhà nước trực tiếp đối với hoạt động của Phòng Công chứng số 4 theo đúng các quy định pháp luật hiện hành.

Hiệu lực thi hành và điều khoản chuyển tiếp

• Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký ban hành.
• Bãi bỏ quy định về địa hạt công chứng của Phòng Công chứng số 1 đối với địa bàn quận Gò Vấp được nêu tại điểm 2, Quyết định số 1216/QĐ-UB-NC ngày 19 tháng 3 năm 1997 của Ủy ban nhân dân thành phố.
• Bãi bỏ quy định về địa hạt công chứng của Phòng Công chứng số 2 đối với địa bàn quận 12 và quận Tân Bình được nêu tại điểm 2, Quyết định số 1215/QĐ-UB-NC ngày 19 tháng 3 năm 1997 của Ủy ban nhân dân thành phố.
• Các chức danh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định bao gồm: Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, Trưởng Ban Tổ chức Chính quyền thành phố, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng các sở, ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện, cùng Trưởng các Phòng Công chứng số 1, số 2 và số 4.