TÓM TẮT QUYẾT ĐỊNH 01/2017/QĐ-UBND VỀ TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TẠI LẠNG SƠN

Quyết định số 01/2017/QĐ-UBND ban hành Quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm chuẩn hóa, minh bạch hóa quy trình thành lập các tổ chức hành nghề công chứng, bảo đảm chất lượng hoạt động bổ trợ tư pháp trên địa bàn tỉnh.

1. Thông tin chung và hiệu lực thi hành

• Phạm vi điều chỉnh: Ban hành kèm theo Quyết định này là Quy định chi tiết về các tiêu chí, thang điểm và quy trình xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tại tỉnh Lạng Sơn.
• Hiệu lực thi hành: Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 25 tháng 01 năm 2017.
• Trách nhiệm thi hành: Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

2. Tiêu chí về bộ máy giúp việc (Điều 5)

Văn phòng công chứng phải bảo đảm có tối thiểu 03 nhân viên giúp việc để thực hiện các hoạt động nghiệp vụ và hành chính. Thang điểm đánh giá nhân sự được quy định chi tiết như sau:

• Nhân viên nghiệp vụ: Nhân viên có bằng trung cấp luật được tính 03 điểm. Trường hợp nhân viên có bằng cử nhân luật trở lên được cộng thêm 02 điểm.
• Nhân viên kế toán: Nhân viên có bằng trung cấp kế toán được tính 03 điểm. Trường hợp có bằng cử nhân kế toán trở lên được cộng thêm 02 điểm.
• Nhân viên khác (Công nghệ thông tin, lưu trữ...): Nếu văn phòng có 01 nhân viên khác thì được tính 03 điểm. Trường hợp có từ 02 nhân viên khác trở lên được cộng thêm 02 điểm.
• Yêu cầu về hồ sơ chứng minh: Các trường hợp tính điểm nêu trên chỉ được ghi nhận khi hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có kèm theo đầy đủ các tài liệu, văn bằng chứng minh hợp lệ.

3. Tiêu chí về trụ sở làm việc (Điều 6)

Trụ sở làm việc là yếu tố cốt lõi để bảo đảm tính chuyên nghiệp và khả năng lưu trữ hồ sơ lâu dài. Quy định đặt ra các tiêu chuẩn diện tích cụ thể:

• Tiêu chuẩn diện tích tối thiểu: Trụ sở phải có địa chỉ cụ thể với tổng diện tích tối thiểu là 60m2. Trong đó, phân bổ diện tích làm việc tối thiểu cho từng vị trí bao gồm: 10m2/người đối với công chứng viên (tối thiểu cho 02 công chứng viên); 08m2/người đối với nhân viên nghiệp vụ; 06m2/người đối với nhân viên kế toán; 06m2/người đối với nhân viên khác.
• Kho lưu trữ hồ sơ: Phải có kho làm nơi lưu trữ hồ sơ công chứng với diện tích tối thiểu là 20m2. Đạt tiêu chuẩn này được tính 25 điểm.
• Điểm cộng khuyến khích: Trường hợp Văn phòng công chứng thiết kế kho lưu trữ hồ sơ có diện tích rộng rãi từ 21m2 trở lên thì được cộng thêm 05 điểm.

4. Tiêu chí về an ninh trật tự, an toàn giao thông và phòng cháy chữa cháy (Điều 7)

Để bảo đảm an toàn cho khách hàng và tài liệu giao dịch, văn phòng công chứng cần đáp ứng các tiêu chí về hạ tầng kỹ thuật:

• Bãi đỗ xe và an ninh: Có địa điểm trông giữ xe thuận tiện, bảo đảm an ninh trật tự và an toàn giao thông được tính 05 điểm.
• Phòng cháy chữa cháy: Có đầy đủ trang thiết bị phòng cháy, chữa cháy bảo đảm theo đúng quy định của pháp luật hiện hành được tính 05 điểm.
• Điểm cộng hạ tầng: Trường hợp Văn phòng công chứng sở hữu riêng một khu đất làm bãi trông giữ xe hoặc có khu vực trông giữ xe riêng biệt, thuận tiện, bảo đảm tối đa an ninh trật tự và an toàn giao thông thì được cộng thêm 05 điểm.

5. Quy trình tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ (Điều 8)

Quy trình xử lý hồ sơ đề nghị thành lập được thực hiện chặt chẽ qua các bước:

• Nơi tiếp nhận: Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp tỉnh Lạng Sơn.
• Thời hạn giải quyết: Trong vòng 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp tiến hành xét duyệt, chấm điểm cụ thể cho từng hồ sơ và trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, ra quyết định cho phép thành lập.
• Xử lý trường hợp đặc biệt: Nếu tại cùng một thời điểm có từ 03 hồ sơ đề nghị thành lập trở lên trên cùng một đơn vị quy hoạch cấp huyện, Giám đốc Sở Tư pháp sẽ quyết định thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ. Tổ xét duyệt gồm từ 05 đến 07 thành viên, do Lãnh đạo Sở Tư pháp làm Tổ trưởng, có nhiệm vụ chấm điểm độc lập, khách quan theo đúng thang điểm quy định.

6. Quy trình chấm điểm và nguyên tắc xét chọn (Điều 9)

Việc lựa chọn hồ sơ tối ưu được thực hiện dựa trên nguyên tắc cạnh tranh công bằng và minh bạch:

• Điều kiện tối thiểu để xét chọn: Hồ sơ phải đáp ứng đầy đủ cả 04 nhóm tiêu chí xét duyệt, đạt các điều kiện tối thiểu của từng tiêu chí và phải đạt tổng điểm từ 74 điểm trở lên.
• Nguyên tắc chọn hồ sơ: Hồ sơ được đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định cho phép thành lập là hồ sơ đạt tổng số điểm cao nhất trong số các hồ sơ đề nghị thành lập trong cùng 01 đơn vị quy hoạch cấp huyện.
• Thứ tự ưu tiên khi bằng điểm: Trong trường hợp có nhiều hồ sơ đáp ứng điều kiện tối thiểu và có tổng số điểm bằng nhau, việc xét chọn sẽ tuân theo thứ tự ưu tiên giảm dần như sau:
  1. Ưu tiên hồ sơ có số điểm về tiêu chí Công chứng viên cao hơn.
  2. Ưu tiên hồ sơ có số điểm về bộ máy giúp việc cao hơn (xét theo thứ tự ưu tiên nội bộ: điểm nhân viên nghiệp vụ, điểm nhân viên kế toán, điểm nhân viên khác).
  3. Ưu tiên hồ sơ có số điểm về trụ sở làm việc cao hơn.
  4. Ưu tiên hồ sơ có số điểm về an ninh trật tự, an toàn giao thông và phòng cháy chữa cháy cao hơn.

7. Tổ chức thực hiện và giải quyết khiếu nại, tố cáo (Điều 10, Điều 11)

• Trách nhiệm của Sở Tư pháp: Sở Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn và tổ chức triển khai thực hiện quy định này. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, Sở Tư pháp phải kịp thời tổng hợp, báo cáo và đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế.
• Quyền khiếu nại, tố cáo: Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các quyết định xét duyệt hồ sơ hoặc quyết định từ chối cho phép thành lập của cơ quan có thẩm quyền.
• Cơ sở giải quyết: Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện nghiêm túc theo đúng các quy định của pháp luật hiện hành về khiếu nại và tố cáo.