ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 6

Xét đề nghị của Trưởng phòng Nội vụ quận 6 (tại Tờ trình số 30/TTr-NV ngày 15 tháng 01 năm 2014) và ý kiến thẩm định của Phòng Tư pháp quận 6 (tại Công văn số 06/TP ngày 15 tháng 01 năm 2014),

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC QUẬN 6
(Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND ngày 21 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Quận 6)

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định nguyên tắc, nội dung, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ giữa các cơ quan, đơn vị và cá nhân trong việc quản lý, vận hành và khai thác sử dụng Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức (Hồ sơ điện tử).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 14 phường.

2. Đối tượng áp dụng quy định tại Quy chế này bao gồm:

a) Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật;

b) Cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách phường theo quy định của pháp luật;

c) Người lao động làm việc trong các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân quận;

d) Những người làm việc theo chế độ hợp đồng quy định tại Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17 tháng 11 năm 2000 của Chính phủ về thực hiện chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Hồ sơ điện tử là tập hợp một số thông tin được chuyển hóa từ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thành kỹ thuật số lưu trữ trên máy tính.

2. Tài khoản người dùng là tên và mật khẩu để đăng nhập vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

3. Quản lý tài khoản người dùng là việc tạo mới, cấp phát, hạn chế, mở rộng hoặc hủy bỏ quyền đăng nhập vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

4. Quản lý hồ sơ điện tử là việc tạo lập, sửa đổi nội dung, thay đổi trạng thái hồ sơ điện tử.

5. Khai thác Hồ sơ điện tử là việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ, các chức năng tra cứu, tìm kiếm thông tin về cán bộ, công chức, viên chức hoặc tổng hợp các tiêu chí thông tin, kết xuất các thông tin, lập các bảng biểu thống kê, báo cáo và in các kết quả xử lý được ra màn hình hoặc ra giấy.

Điều 4. Phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử

1. Phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử là một bộ công cụ để phục vụ việc quản lý, sử dụng, khai thác các thông tin từ Hồ sơ điện tử.

2. Phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử là thành phần trong hệ thống Mạng thông tin thành phố Hồ Chí Minh, được cài đặt trên máy chủ đặt tại Trung tâm dữ liệu của thành phố.

3. Địa chỉ truy cập phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử tại http://cbcc.hochiminhcity.gov.vn

Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Truy nhập trái phép hoặc cố ý nâng quyền truy cập vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

2. Sử dụng thông tin Hồ sơ điện tử vào mục đích vụ lợi cá nhân, các mục đích xuyên tạc sự thật, bôi xấu cán bộ làm ảnh hưởng hoặc chống phá cơ quan nhà nước.

3. Cung cấp hoặc cố ý để lộ tên và mật khẩu đăng nhập vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử cho cá nhân, tổ chức không được giao quyền và trách nhiệm quản lý, sử dụng.

Chương 2.

QUẢN LÝ, KHAI THÁC HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

Điều 6. Quản lý tài khoản đăng nhập Hồ sơ điện tử

1. Cơ quan, đơn vị sử dụng cán bộ, công chức, viên chức được cấp tài khoản người dùng để đăng nhập, khai thác sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử theo quy định tại Khoản 3, Điều 3 Quy chế này.

2. Phòng Nội vụ là cơ quan tham mưu cho Ủy ban nhân dân quận về công tác quản lý Hồ sơ điện tử và được Ủy ban nhân dân quận ủy quyền sử dụng tài khoản người dùng của Ủy ban nhân dân quận để quản lý, khai thác Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức Quận 6; tham mưu Ủy ban nhân dân quận Quyết định ủy quyền quản lý, khai thác Hồ sơ điện tử và phân cấp tài khoản người dùng cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân quận theo quy định; thực hiện chức năng nghiệp vụ về công tác cán bộ, công chức, viên chức trong toàn quận.

3. Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý, khai thác, sử dụng Hồ sơ điện tử có trách nhiệm bảo đảm bí mật, an toàn tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị.

Điều 7. Mô hình tổ chức Hồ sơ điện tử

Trên cơ sở tài khoản người dùng do Sở Nội vụ cấp, Hồ sơ điện tử của Quận 6 được tổ chức theo mô hình 2 cấp như sau:

1. Cấp một là cấp có trách nhiệm cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử thuộc các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 14 phường.

2. Cấp hai là cấp có trách nhiệm quản lý, tổ chức triển khai phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử; tổng hợp và lưu trữ Hồ sơ điện tử của các đơn vị cấp một. Ủy ban nhân dân quận thống nhất quản lý Hồ sơ điện tử và ủy quyền cho Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử của quận theo quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.

Điều 8. Nguyên tắc quản lý Hồ sơ điện tử

1. Cơ quan, đơn vị được ủy quyền cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật kịp thời, chính xác và đầy đủ thông tin cán bộ công chức, viên chức hiện có mặt theo biên chế được giao vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

2. Hồ sơ điện tử được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, đơn vị hoặc người có thẩm quyền quản lý Hồ sơ điện tử đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác Hồ sơ điện tử.

3. Thông tin trong Hồ sơ điện tử phải thống nhất với hồ sơ và hồ sơ gốc của cán bộ, công chức, viên chức; Hồ sơ điện tử có giá trị tương đương hồ sơ và hồ sơ gốc của cán bộ, công chức, viên chức.

Điều 9. Quy trình cập nhật Hồ sơ điện tử

Cơ quan, đơn vị được ủy quyền cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật những biến động thường xuyên về đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức do cơ quan, đơn vị mình quản lý vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử, cụ thể như sau:

1. Lập hồ sơ mới:

Trong thời gian 60 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, cơ quan, đơn vị được giao thẩm quyền quản lý Hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật đầy đủ thông tin cán bộ, công chức, viên chức vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử theo quy định.

2. Cập nhật thông tin Hồ sơ điện tử đã có:

a) Đối với thông tin thay đổi từ phía cơ quan quản lý nhà nước như: Đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật... Cơ quan, đơn vị được giao thẩm quyền quản lý Hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật thông tin vào Hồ sơ điện tử của người đó (thời gian chậm nhất không quá 15 ngày, kể từ ngày văn bản có hiệu lực).

b) Đối với thông tin thay đổi từ phía cá nhân như: Kê khai tài sản, thuế thu nhập cá nhân, kết hôn, ly hôn... cá nhân có trách nhiệm kê khai với cơ quan, đơn vị theo định kỳ được thực hiện đồng thời cùng việc kê khai phiếu bổ sung lý lịch hàng năm hoặc theo yêu cầu quản lý của cơ quan, đơn vị để tiến hành cập nhật vào Hồ sơ điện tử.

Điều 10. Điều chuyển, tiếp nhận Hồ sơ điện tử

Cán bộ, công chức, viên chức được điều động, luân chuyển đến cơ quan, đơn vị khác hoặc được bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan khác quản lý thì Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức đó vẫn do cơ quan, đơn vị quản lý công chức đó lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản.

Điều 11. Khai thác Hồ sơ điện tử

1. Cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức và cơ quan quản lý Hồ sơ điện tử được nghiên cứu, sử dụng và khai thác Hồ sơ điện tử để phục vụ yêu cầu công tác (tuyển dụng, nâng ngạch, nâng lương, đào tạo...).

2. Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý, khai thác về Hồ sơ điện tử có trách nhiệm tuân thủ các quy trình về an toàn bảo mật thông tin.

Điều 12. Lưu trữ, bảo quản Hồ sơ điện tử

1. Hồ sơ điện tử phải được lưu trữ lâu dài để phục vụ công tác nghiên cứu và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức.

2. Việc lưu trữ phải thực hiện tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc bảo đảm an ninh, an toàn đối với Hồ sơ điện tử theo các quy định hiện hành.

3. Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức đã nghỉ hưu, thôi việc, từ trần vẫn được lưu trữ ở cơ quan, đơn vị để theo dõi.

4. Cơ quan quản lý hệ thống, phần mềm Hồ sơ điện tử thường xuyên kiểm tra và có biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn Hồ sơ điện tử; đồng thời bảo đảm tính tương thích trong toàn hệ thống thông tin liên quan đến Hồ sơ điện tử khi có sự thay đổi về thiết bị và công nghệ.

Điều 13. Chế độ báo cáo công tác quản lý Hồ sơ điện tử

1. Báo cáo công tác quản lý Hồ sơ điện tử quy định như sau:

a) Hàng năm các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 14 phường có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý Hồ sơ điện tử thuộc thẩm quyền quản lý về Ủy ban nhân dân quận thông qua Phòng Nội vụ.

Thời hạn gửi báo cáo theo định kỳ hàng năm: Đợt 1 trước ngày 01 tháng 6; Đợt 2 trước ngày 01 tháng 12.

b) Phòng Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp tham mưu Ủy ban nhân dân quận báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố và Sở Nội vụ về tình hình thực trạng công tác quản lý Hồ sơ điện tử trong toàn quận.

2. Nội dung báo cáo công tác quản lý Hồ sơ điện tử gồm:

a) Đánh giá việc thực hiện Quy chế quản lý Hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị;

b) Báo cáo thực trạng số lượng, chất lượng Hồ sơ điện tử (các thông tin được kết xuất từ phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử);

c) Tình trạng trang thiết bị phục vụ công tác quản lý Hồ sơ điện tử.

d) Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác quản lý Hồ sơ điện tử;

đ) Kiến nghị (nếu có).

Chương 3.

TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG VIỆC VẬN HÀNH, KHAI THÁC HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

Điều 14. Phòng Nội vụ

1. Tham mưu cho Ủy ban nhân dân quận ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về quản lý Hồ sơ điện tử; đề xuất việc nâng cấp phần mềm bảo đảm yêu cầu về khai thác, sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

2. Hướng dẫn các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 14 phường khai thác, sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử vào công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức (tuyển dụng, nâng ngạch, nâng lương, đào tạo...).

3. Được phép sử dụng tài khoản quản trị để quản lý các tài khoản người dùng của các cơ quan, đơn vị thuộc quận.

4. Kiểm tra việc xây dựng và quản lý Hồ sơ điện tử của các cơ quan, đơn vị; tham mưu Ủy ban nhân dân quận báo cáo kết quả với Ủy ban nhân dân thành phố và Sở Nội vụ theo quy định tại Điểm b, Khoản 1 Điều 13 Quy chế này.

5. Tham mưu Ủy ban nhân dân quận đề nghị Sở Nội vụ cấp tài khoản người dùng cho cơ quan, đơn vị mới thành lập.

6. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ cho những người làm công tác quản lý Hồ sơ điện tử.

7. Xây dựng dự toán kinh phí hàng năm để bảo đảm cho việc quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử của Quận 6.

8. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân quận thông báo bằng văn bản và trên Trang thông tin điện tử quận 6 cho các cơ quan, đơn vị về việc xảy ra sự cố hoặc nguy cơ xảy ra sự cố có ảnh hưởng xấu đến việc quản lý và khai thác sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử (khi phần mềm ngừng hoạt động trong 2 ngày làm việc liên tiếp).

Điều 15. Văn phòng Ủy ban nhân dân quận

1. Có trách nhiệm phối hợp với Phòng Nội vụ trong suốt quá trình triển khai phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

2. Hỗ trợ các yêu cầu kỹ thuật, đường truyền mạng truyền số liệu chuyên dùng thành phố, mạng riêng ảo (VPN) đảm bảo cho việc hoạt động thông suốt của phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử trên môi trường mạng.

Điều 16. Phòng Tài chính - Kế hoạch

Có trách nhiệm tham mưu Ủy ban nhân dân quận duyệt dự toán kinh phí hàng năm (trên cơ sở đề xuất của Phòng Nội vụ) nhằm bảo đảm hiệu quả cho việc quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử của quận.

Điều 17. Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 14 phường

1. Thực hiện quản lý Hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị mình theo quy định tại Điều 8 Quy chế này.

2. Được cấp tài khoản người dùng để thực hiện việc cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử thuộc cơ quan, đơn vị mình. Quyết định phân công một công chức, viên chức trực tiếp được phép sử dụng tài khoản người dùng để quản lý, khai thác Hồ sơ điện tử.

3. Xây dựng quy chế quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị mình theo quy định tại Quy chế này.

4. Kiến nghị và đề xuất với cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung những quy định liên quan đến chế độ cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử.

5. Xây dựng dự toán kinh phí hàng năm để bảo đảm cho việc quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị mình.

Điều 18. Trách nhiệm của người được phân công trực tiếp làm công tác quản lý, khai thác Hồ sơ điện tử

1. Được sử dụng tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị để thực hiện việc cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị mình; thay đổi mật khẩu được cấp và tự bảo mật tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị.

2. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, chính xác của các thông tin trong Hồ sơ điện tử, sử dụng có hiệu quả phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử để cung cấp kịp thời, nhanh chóng, chính xác phục vụ yêu cầu quản lý và tác nghiệp chuyên môn.

3. Áp dụng các biện pháp bảo đảm an toàn và bảo mật Hồ sơ điện tử; đề xuất các biện pháp bảo đảm sử dụng và khai thác có hiệu quả Hồ sơ điện tử.

4. Nghiên cứu, phát hiện và báo cáo với cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý các vấn đề phát sinh trong công tác quản lý Hồ sơ điện tử.

5. Định kỳ báo cáo với người đứng đầu cơ quan, đơn vị.

6. Trường hợp mất mật khẩu phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, đơn vị và báo cáo bằng văn bản về Phòng Nội vụ để được cấp lại mật khẩu mới.

7. Thường xuyên học tập, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.

Chương 4.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 19. Tổ chức thực hiện

1. Phòng Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 14 phường triển khai thực hiện Quy chế này. Tổng hợp, tham mưu Ủy ban nhân dân quận báo cáo kết quả triển khai thực hiện với Ủy ban nhân dân thành phố và Sở Nội vụ theo quy định.

2. Đây là một trong các tiêu chí để Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem xét, khen thưởng hàng năm cho các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 14 phường và các cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này.

3. Cơ quan, đơn vị và cá nhân vi phạm các điều, khoản trong Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

4. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề gì vướng mắc, phát sinh các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 14 phường kịp thời phản ánh về Ủy ban nhân dân quận thông qua Phòng Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân quận xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.