Tờ khai TK1-TS là một trong những biểu mẫu quan trọng nhất trong hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) và bảo hiểm y tế (BHYT). Đặc biệt, trong bối cảnh năm 2019, khi các quy định về quy trình thu và quản lý sổ thẻ được siết chặt theo các văn bản mới, việc kê khai chính xác mẫu này không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng thủ tục hành chính mà còn đảm bảo quyền lợi sát sườn cho người lao động.

Tờ khai TK1-TS là gì và tại sao lại quan trọng?

Mẫu TK1-TS, hay còn gọi là "Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế", là văn bản do cá nhân người tham gia lập khi bắt đầu tham gia BHXH, BHYT hoặc khi có sự thay đổi về thông tin nhân thân, mức đóng, phương thức đóng hoặc nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu.

Tại thời điểm năm 2019, mẫu tờ khai này được thực hiện theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 và được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 888/QĐ-BHXH năm 2018 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Các trường hợp bắt buộc phải lập Tờ khai TK1-TS

Người lao động và đơn vị sử dụng lao động cần lưu ý các trường hợp sau đây phải sử dụng mẫu TK1-TS:

• Tham gia lần đầu: Người lao động mới vào làm việc tại công ty và chưa từng được cấp mã số BHXH.
• Điều chỉnh thông tin nhân thân: Thay đổi họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch hoặc dân tộc so với thông tin đã đăng ký trước đó.
• Thay đổi nơi đăng ký KCB ban đầu: Khi người lao động có nhu cầu chuyển nơi khám chữa bệnh sang bệnh viện hoặc cơ sở y tế khác phù hợp hơn.
• Mất hoặc hỏng sổ BHXH, thẻ BHYT: Cần lập tờ khai để đề nghị cấp lại.
• Điều chỉnh chức danh nghề nghiệp: Khi có sự thay đổi về vị trí công việc, chức danh ghi trên sổ BHXH để đảm bảo quyền lợi về chế độ hưu trí hoặc nghề nghiệp nặng nhọc, độc hại.

Hướng dẫn chi tiết cách kê khai mẫu TK1-TS chuẩn năm 2019

Để hồ sơ được duyệt nhanh chóng, người kê khai cần tuân thủ các hướng dẫn cụ thể sau đây:

Phần I: Thông tin kê khai bắt buộc

• [01]. Họ và tên: Phải viết chữ IN HOA có dấu (Ví dụ: NGUYỄN VĂN A).
• [02]. Ngày, tháng, năm sinh: Ghi đúng theo giấy khai sinh hoặc chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân.
• [06]. Nơi đăng ký giấy khai sinh: Ghi rõ địa danh hành chính cấp xã, huyện, tỉnh nơi cấp giấy khai sinh lần đầu.
• [07]. Địa chỉ nhận hồ sơ: Ghi đầy đủ số nhà, đường phố, thôn xóm để cơ quan BHXH gửi trả kết quả qua bưu điện.

Phần II: Thông tin kê khai chung

• [09]. Mã số BHXH: Ghi mã số 10 số đã được cấp. Nếu chưa có hoặc không nhớ, có thể tra cứu tại cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam.
• [13]. Nơi đăng ký khám bệnh, chữa bệnh ban đầu: Ghi tên cơ sở y tế mà người lao động lựa chọn theo danh sách các cơ sở nhận đăng ký KCB do cơ quan BHXH công bố hàng quý.
• [14]. Nội dung thay đổi, yêu cầu: Ghi rõ nội dung cần điều chỉnh (Ví dụ: Thay đổi nơi KCB ban đầu từ Bệnh viện X sang Bệnh viện Y).

Mẫu TK1-TS là căn cứ để cơ quan BHXH cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý tập trung, do đó mọi thông tin phải đảm bảo tính trung thực và chính xác tuyệt đối.

Những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp

Đối với các Công ty TNHH Một thành viên hoặc các loại hình doanh nghiệp khác, khi tiếp nhận tờ khai từ người lao động, bộ phận nhân sự cần kiểm tra đối chiếu với hồ sơ gốc (CMND, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh). Tại phần "Xác nhận của đơn vị", người đại diện pháp luật phải ký tên và đóng dấu pháp nhân để chịu trách nhiệm về tính xác thực của thông tin điều chỉnh liên quan đến nhân thân người lao động.

Việc thực hiện đúng quy trình theo Quyết định 595/QĐ-BHXH sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi tối ưu cho đội ngũ nhân sự của mình.