Hoạt động khuyến mại là một phần không thể thiếu trong chiến lược kinh doanh của các Công ty cổ phần nhằm thu hút khách hàng và tăng doanh số. Tuy nhiên, đi kèm với những lợi ích kinh tế là các trách nhiệm pháp lý mà doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt, đặc biệt là khâu báo cáo kết quả sau khi chương trình kết thúc.

Những trường hợp nào bắt buộc phải báo cáo kết quả khuyến mại?

Không phải mọi chương trình khuyến mại đều yêu cầu doanh nghiệp phải gửi báo cáo kết quả. Theo quy định tại khoản 2 Điều 21 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, nghĩa vụ báo cáo áp dụng đối với:

• Các chương trình khuyến mại mang tính may rủi quy định tại Điều 13 Nghị định 81/2018/NĐ-CP.
• Các hình thức khuyến mại khác theo quy định tại khoản 9 Điều 92 Luật Thương mại 2005.

Cụ thể, nếu doanh nghiệp tổ chức bán hàng, cung ứng dịch vụ kèm theo việc tham dự các chương trình may rủi (như bốc thăm trúng thưởng, quay số may mắn) mà việc trúng thưởng dựa trên sự may mắn của người tham gia, thì việc báo cáo là bắt buộc.

"Thương nhân thực hiện chương trình khuyến mại theo các hình thức quy định tại Điều 13 Nghị định này và các hình thức khác theo quy định tại Khoản 9 Điều 92 Luật thương mại phải có văn bản báo cáo cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về kết quả thực hiện chương trình khuyến mại."

Quy trình báo cáo kết quả khuyến mại cho Công ty cổ phần

Thời hạn là yếu tố sống còn trong thủ tục này. Doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo trong vòng 45 ngày kể từ ngày hết thời hạn trao giải thưởng của chương trình.

Trường hợp có người trúng thưởng: Hồ sơ và thủ tục

Khi chương trình kết thúc và có khách hàng may mắn nhận giải, Công ty cổ phần cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

1. Báo cáo thực hiện khuyến mại (theo mẫu quy định).
2. Văn bản ủy quyền (nếu người thực hiện không phải là đại diện pháp luật).

Ngoài việc gửi báo cáo cho cơ quan quản lý, doanh nghiệp còn có trách nhiệm thông báo công khai kết quả tại địa điểm khuyến mại, trên website hoặc phương tiện thông tin đại chúng. Nội dung thông báo phải đầy đủ các thông tin như: Tên chương trình, hình thức, hàng hóa khuyến mại, cơ cấu giải thưởng và tổng giá trị giải thưởng đã trao.

Xử lý tình huống không có người trúng thưởng

Đây là trường hợp mà nhiều doanh nghiệp thường lúng túng. Nếu chương trình khuyến mại mang tính may rủi kết thúc mà không có người trúng thưởng, doanh nghiệp phải nộp 50% giá trị giải thưởng đã công bố vào ngân sách nhà nước.

Quy trình thực hiện như sau:

• Sau khi nhận báo cáo, cơ quan nhà nước sẽ ra quyết định thu nộp.
• Doanh nghiệp nộp tiền trong vòng 15 ngày làm việc kể từ khi nhận được quyết định.
• Gửi văn bản báo cáo kết quả nộp ngân sách trong vòng 10 ngày sau khi hoàn tất việc nộp tiền.

Địa điểm nộp hồ sơ và lưu ý quan trọng

Tùy vào quy mô tổ chức mà nơi tiếp nhận hồ sơ sẽ khác nhau:

• Sở Công Thương: Nếu chương trình diễn ra trong phạm vi một tỉnh, thành phố.
• Bộ Công Thương: Nếu chương trình diễn ra trên địa bàn từ hai tỉnh, thành phố trở lên.

Cần lưu ý rằng, Nghị định 128/2024/NĐ-CP mới nhất đã có những điều chỉnh bổ sung về các thủ tục hành chính trong lĩnh vực xúc tiến thương mại. Doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ.

Việc lưu giữ chứng từ, tài liệu liên quan đến báo cáo là bắt buộc để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra sau này. Một sai sót nhỏ trong khâu báo cáo cũng có thể dẫn đến những khoản phạt hành chính không đáng có, ảnh hưởng đến uy tín của Công ty cổ phần trên thị trường.