Chương 2 Nghị định 31/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ

a) Truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

b) Cung cấp, chuyển giao, hủy tài liệu lưu trữ trái phép hoặc mua bán, chiếm đoạt tài liệu lưu trữ mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

c) Làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

d) Làm hỏng tài liệu lưu trữ đến mức không thể khôi phục được;

đ) Làm mất tài liệu lưu trữ;

e) Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích bịa đặt, bôi nhọ, xúc phạm nhân phẩm, danh dự của cá nhân mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

a) Buộc hoàn trả tài liệu lưu trữ cho lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử đối với hành vi quy định tại khoản 1 Điều này;

b) Buộc hủy toàn bộ bản sao tài liệu lưu trữ đã sao chép trái phép đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 2 Điều này;

c) Buộc nộp lại hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã cung cấp, chuyển giao, mua bán, chiếm đoạt trái phép cho cơ quan quản lý hồ sơ, tài liệu đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều này;

d) Buộc cải chính thông tin sai sự thật hoặc gây nhầm lẫn đã được công bố, đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử hoặc các phương tiện truyền thông khác và công khai xin lỗi cá nhân đối với hành vi quy định tại điểm e khoản 2 Điều này.

a) Không lập hồ sơ đối với công việc đã giải quyết xong;

b) Hồ sơ nộp vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28, khoản 1 Điều 36 Luật Lưu trữ;

c) Không lập Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu khi thu hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức vào lưu trữ lịch sử.

a) Buộc lập lại hồ sơ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm a, điểm b khoản 1, khoản 2 Điều này;

b) Buộc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử theo quy định đối với hành vi quy định tại khoản 4, khoản 5 Điều này.

a) Không lập Báo cáo tổng kết chỉnh lý;

b) Lập Báo cáo tổng kết chỉnh lý không phản ánh đúng thực tế hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý, chất lượng hồ sơ sau khi chỉnh lý;

c) Hồ sơ sau chỉnh lý không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ, chiếm tỷ lệ dưới 2% tổng số hồ sơ trong Mục lục hồ sơ.

a) Hồ sơ sau chỉnh lý không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ, chiếm tỷ lệ từ 4% đến dưới 5% tổng số hồ sơ trong Mục lục hồ sơ;

b) Không sắp xếp, bó gói, lập danh mục tài liệu loại và viết thuyết minh tài liệu loại theo quy định.

a) Buộc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm c khoản 1, khoản 2, khoản 3, điểm a khoản 4 Điều này;

b) Buộc sắp xếp, bó gói, lập danh mục tài liệu loại và viết thuyết minh tài liệu loại theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 4 Điều này.

a) Không kiểm tra, sao lưu cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ số theo quy định;

b) Không tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật, quy trình về lưu trữ tài liệu lưu trữ số theo quy định.

a) Không bố trí kho để bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định;

b) Không trang bị các thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ đối với kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định.

a) Buộc kiểm tra, sao lưu cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ số theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 1 Điều này;

b) Buộc tổ chức bố trí kho lưu trữ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 2 Điều này;

c) Buộc tổ chức trang bị các thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.

a) Lập Danh mục tài liệu lưu trữ hết thời hạn, trùng lặp hoặc Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị không đúng với thực tế tài liệu về số lượng, nội dung, lý do hủy;

b) Lập Danh mục tài liệu lưu trữ hết thời hạn, trùng lặp không kèm theo Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp theo quy định.

a) Không lập Danh mục tài liệu lưu trữ hết thời hạn, trùng lặp hoặc Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị;

b) Không hủy hết toàn bộ tài liệu và thông tin tài liệu theo quy định;

c) Không lập biên bản hủy tài liệu lưu trữ theo quy định.

a) Không lưu hồ sơ về việc hủy tài liệu lưu trữ;

b) Hủy tài liệu lưu trữ không đúng với danh mục tài liệu được người có thẩm quyền phê duyệt.

a) Hủy tài liệu lưu trữ khi chưa hết thời hạn lưu trữ;

b) Không thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ;

c) Hủy tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước khi chưa có ý kiến thẩm định của cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ.

a) Không hoàn trả tài liệu lưu trữ gốc đúng thời hạn sau khi mượn;

b) Không ban hành quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.

a) Tái phạm đối với hành vi tại điểm a khoản 1 Điều này;

b) Tái phạm đối với hành vi tại điểm b khoản 1 Điều này;

c) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử không đúng với quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

d) Sử dụng tài liệu lưu trữ không đúng mục đích.

a) Trích dẫn sai nội dung của tài liệu lưu trữ;

b) Không trích dẫn về số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ;

c) Chỉ dẫn không đúng về số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ;

d) Không phê duyệt cung cấp tài liệu lưu trữ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đúng thời hạn quy định;

đ) Không cung cấp tài liệu lưu trữ đã được người có thẩm quyền phê duyệt cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đúng thời hạn quy định.

a) Cản trở cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp cận, sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ;

b) Không cung cấp tài liệu lưu trữ đã được người có thẩm quyền phê duyệt cho cơ quan, tổ chức, cá nhân;

c) Xác thực sai các thông tin về nguồn, địa chỉ lưu trữ của tài liệu lưu trữ hoặc cung cấp sai bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực;

d) Tái phạm đối với hành vi tại điểm d khoản 2 Điều này.

a) Buộc ban hành quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 1, điểm b khoản 2 Điều này;

b) Buộc cấp lại bản sao tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử theo đúng quy định đối với hành vi quy định tại điểm c khoản 2 Điều này;

c) Buộc trích dẫn đầy đủ về số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 3 Điều này;

d) Buộc cung cấp tài liệu lưu trữ đã được người có thẩm quyền phê duyệt cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 4 Điều này;

đ) Buộc xác thực đúng các thông tin về nguồn, địa chỉ lưu trữ của tài liệu lưu trữ hoặc cung cấp lại bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực đúng quy định đối với hành vi quy định tại điểm c khoản 4 Điều này;

e) Buộc cải chính thông tin sai sự thật hoặc thông tin gây nhầm lẫn đã được công bố, đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử hoặc các phương tiện truyền thông khác đối với hành vi quy định tại điểm d khoản 2, điểm a và điểm c khoản 3, điểm d khoản 4 Điều này.

a) Số hóa tài liệu không đáp ứng một trong các yêu cầu sau: tài liệu lưu trữ số hóa không đúng định dạng, độ phân giải; đặt tên tệp tin không đúng quy định; không kết nối dữ liệu chủ, chiếm tỷ lệ từ 1% đến dưới 1,5% tổng số tài liệu của phông tài liệu hoặc khối tài liệu đưa ra số hóa;

b) Không xây dựng quy trình xuất tài liệu và trả tài liệu lưu trữ khi thực hiện số hóa; thực hiện số hóa khi quy trình chưa được cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý tài liệu phê duyệt;

c) Tổ chức số hóa ở địa điểm không đáp ứng yêu cầu theo quy định về cơ sở vật chất, bàn, ghế, ánh sáng, điều hòa không khí hoặc có nguy cơ ngập nước, ẩm mốc, thiếu an toàn, gây hư hỏng tài liệu;

d) Không lắp đặt hệ thống giám sát 24/7 tại địa điểm số hóa.

a) Số hóa tài liệu không đáp ứng một trong các yêu cầu sau: tài liệu lưu trữ số hóa không đúng định dạng, độ phân giải; đặt tên tệp tin không đúng quy định; không kết nối dữ liệu chủ, chiếm tỷ lệ từ 1,5% đến dưới 2% tổng số tài liệu của phông tài liệu hoặc khối tài liệu đưa ra số hóa;

b) Sử dụng thiết bị số hóa chưa được kiểm tra an ninh, an toàn thông tin;

c) Không ký số của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ gốc trên tài liệu số hóa.

a) Không có biện pháp bảo mật, bảo vệ dữ liệu để đề phòng rủi ro mất mát, thất thoát thông tin;

b) Không sao lưu dự phòng dữ liệu số hóa.

a) Buộc khắc phục các sai sót về kỹ thuật để bảo đảm tài liệu lưu trữ số hóa đúng yêu cầu theo quy định đối với hành vi quy định tại khoản 1, điểm a khoản 2 và điểm a khoản 3 Điều này;

b) Buộc khôi phục lại dữ liệu số hóa bị thất thoát, sai lệch hoặc thực hiện sao lưu dự phòng dữ liệu số hóa theo quy định đối với hành vi quy định tại khoản 7 Điều này.

a) Không xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

b) Không cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định tại các Điều 3, 4, 5, 6, 7 Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

a) Buộc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 1 Điều này;

b) Buộc cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 1 Điều này.

a) Khai thông tin trong hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không đúng sự thật đối với cá nhân vi phạm lần đầu;

b) Nộp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị thu hồi cho cơ quan có thẩm quyền chậm dưới 30 ngày so với thời hạn quy định.

a) Tái phạm đối với hành vi tại điểm a khoản 1 Điều này;

b) Nộp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị thu hồi cho cơ quan có thẩm quyền chậm từ 30 ngày trở lên so với thời hạn quy định;

c) Không xuất trình Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

a) Cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ không có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;

b) Sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đã bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu hồi hoặc đang trong thời gian bị tước quyền sử dụng để hành nghề lưu trữ.

a) Kinh doanh dịch vụ lưu trữ không có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ;

b) Không còn đáp ứng đủ các điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ theo quy định tại Điều 36 hoặc Điều 37 Nghị định số 113/2025/NĐ-CP.