Năm 1957, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 209-TTg về việc ấn định nhiệm vụ Văn phòng các Bộ. Đây là văn bản pháp lý quan trọng đặt nền móng cho việc định hình chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng các Bộ trong hệ thống hành chính nhà nước, giúp tối ưu hóa hiệu quả quản lý và điều hành của các Bộ trưởng trong giai đoạn đầu xây dựng đất nước.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Nghị định này áp dụng trực tiếp đối với Văn phòng của tất cả các Bộ trong bộ máy Chính phủ. Các Bộ trưởng và thủ trưởng cơ quan liên quan có trách nhiệm tuân thủ và triển khai thực hiện các quy định về nhiệm vụ của Văn phòng Bộ theo nội dung văn bản.

Nhiệm vụ cốt lõi của Văn phòng các Bộ

Theo quy định tại Nghị định, Văn phòng các Bộ được giao phó bốn nhóm nhiệm vụ trọng tâm sau đây:

• Hỗ trợ trực tiếp cho Bộ trưởng trong công tác lãnh đạo: Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp toàn diện tình hình công tác của Bộ nhằm phục vụ kịp thời cho sự chỉ đạo của lãnh đạo Bộ; tổ chức thực hiện nghiêm túc chế độ và chương trình sinh hoạt, bảo đảm nguyên tắc tập thể chỉ đạo; điều hòa, phối hợp hoạt động giữa các ngành, đơn vị thuộc Bộ và theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện chương trình công tác chung; đồng thời chuẩn bị các nội dung cần thiết cho Bộ trưởng tham gia các hoạt động của Hội đồng Chính phủ.
• Quản lý công tác hành chính: Trực tiếp phụ trách và điều hành công tác hành chính của Bộ; bảo đảm áp dụng và thực hiện đúng các nguyên tắc hành chính chính quy trong công tác văn thư, lưu trữ và bàn giấy.
• Phụ trách các công tác chung của cơ quan: Đầu mối thực hiện các mảng công tác mang tính chất toàn diện của Bộ bao gồm tuyên truyền, báo chí, phong trào thi đua, bảo vệ an ninh cơ quan, quản lý chuyên gia và công tác phiên dịch.
• Đảm nhiệm các lĩnh vực chưa có đơn vị chuyên trách: Đối với các mảng công việc chưa được tổ chức thành các đơn vị trực thuộc riêng biệt của Bộ như pháp chế, quản trị, tài vụ, tổ chức, cán bộ, Văn phòng Bộ sẽ trực tiếp phụ trách và quản lý các phần việc này.

Quy trình phê duyệt tổ chức Văn phòng Bộ

Để bảo đảm tính linh hoạt và phù hợp với đặc thù của từng ngành, Nghị định quy định phương thức thiết lập tổ chức như sau:

• Các Bộ căn cứ vào danh mục nhiệm vụ chung đã được ấn định và tình hình thực tế tại đơn vị mình để xây dựng phương án tổ chức cụ thể.
• Quá trình xây dựng phương án tổ chức phải có sự tham gia ý kiến, phối hợp chặt chẽ của Bộ Nội vụ.
• Phương án tổ chức Văn phòng Bộ sau khi hoàn thiện phải trình Thủ tướng phủ xem xét và phê duyệt chính thức trước khi triển khai thực hiện.

Hiệu lực và trách nhiệm thi hành

Nghị định quy định rõ các ông Bộ trưởng các Bộ chịu trách nhiệm thi hành nghiêm chỉnh các điều khoản được ban hành. Văn bản được ký thay Thủ tướng Chính phủ bởi Phó Thủ tướng Phan Kế Toại.