b) Kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu hộ tịch vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

- Đơn vị thực hiện: Sở Tư pháp; UBND các huyện, thị xã, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn.

- Đơn vị phối hợp: Đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa Sổ hộ tịch.

- Thời gian thực hiện: Sau khi dữ liệu số hóa đã được xử lý.

c) Nghiệm thu kết quả số hóa Sổ hộ tịch

- Đơn vị thực hiện: Sở Tư pháp; UBND các huyện, thị xã, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn.

- Đơn vị phối hợp: Đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa dữ liệu hộ tịch; Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp; Sở Thông tin và Truyền thông.

- Thời gian thực hiện: Sau khi hoàn thành việc số hóa Sổ hộ tịch.

III. NGUYÊN TẮC VÀ CÁCH THỨC THỰC HIỆN

1. Nguyên tắc thực hiện

- Dữ liệu từ Sổ hộ tịch giấy phải được cập nhật đầy đủ, chính xác vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp, đồng thời được lưu chính thức trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

- Việc số hóa Sổ hộ tịch phải thực hiện đồng bộ với việc rà soát, sắp xếp hệ thống Sổ hộ tịch, đảm bảo thực hiện chế độ lưu trữ vĩnh viễn dữ liệu hộ tịch theo quy định.

- Dữ liệu hộ tịch đăng ký ở cấp nào thì thực hiện số hóa tại cấp đó. Trường hợp Sổ hộ tịch do UBND cấp xã đăng ký nhưng lưu trữ ở 02 cấp (cấp huyện và cấp xã) thị thực hiện số hóa tại UBND cấp xã.

- Đối với dữ liệu hộ tịch đăng ký trước khi chia tách hoặc sáp nhập địa giới hành chính thì thực hiện số hóa tại đơn vị hành chính nơi đang lưu trữ Sổ hộ tịch.

2. Cách thức thực hiện

- Việc số hóa Sổ hộ tịch được thực hiện theo từng giai đoạn được quy định trong Kế hoạch, từng địa bàn cấp huyện theo hình thức “cuốn chiếu”, tiến hành nghiệm thu kết quả ngay sau khi hoàn thành việc số hóa tại từng đơn vị.

- Quá trình số hóa Sổ hộ tịch được thực hiện trên cơ sở hướng dẫn của Bộ Tư pháp tại Công văn số 1473/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 về số hóa Sổ hộ tịch và tình hình thực tiễn của địa phương.

IV. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Kinh phí tổ chức thực hiện Kế hoạch được bố trí từ nguồn ngân sách nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Tư pháp

- Chủ trì, phối hợp với sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn và các đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện các nội dung, nhiệm vụ theo Kế hoạch này; có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện, kịp thời nắm bắt những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện, báo cáo UBND tỉnh xem xét, giải quyết; tổng hợp tình hình thực hiện báo cáo UBND tỉnh và Bộ Tư pháp.

- Kiểm tra, hướng dẫn UBND các huyện, thị xã, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn về tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu hộ tịch được số hóa; nghiệm thu kết quả thực hiện số hóa và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu hộ tịch được số hóa tại Sở Tư pháp; nghiệm thu kết quả thực hiện số hóa trên địa bàn toàn tỉnh.

- Phối hợp Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp để được hỗ trợ, xử lý những vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện số hóa Sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp cho đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

- Phối hợp Sở Tài chính xây dựng dự toán kinh phí thực hiện Kế hoạch, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định; tổ chức nghiệm thu sản phẩm, thanh lý hợp đồng, quyết toán kinh phí theo quy định.

2. Sở Tài chính

Tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí đảm bảo thực hiện Kế hoạch này.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

Phối hợp với Sở Tư pháp, đơn vị thực hiện số hóa Sổ hộ tịch trong quá trình triển khai thực hiện số hóa Sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

4. UBND các huyện, thị xã, thành phố

- Tổ chức triển khai thực hiện các nội dung, nhiệm vụ được quy định trong Kế hoạch này trên địa bàn; bảo đảm điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị để thực hiện việc số hóa.

- Chỉ đạo Phòng Tư pháp và UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn thực hiện việc rà soát, thống kê số lượng đăng ký hộ tịch, số lượng Sổ hộ tịch đang được lưu trữ, tổng hợp báo cáo Sở Tư pháp; kiểm tra, hướng dẫn về tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu hộ tịch trong Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch sau khi thực hiện số hóa.

- Kiểm tra, phê duyệt các dữ liệu hộ tịch đã được số hóa và chính thức chuyển đổi để đưa dữ liệu đã được phê duyệt vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc; nghiệm thu kết quả thực hiện số hóa và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu hộ tịch đã được số hóa tại UBND cấp huyện; nghiệm thu kết quả thực hiện số hóa của UBND các xã, phường, thị trấn thuộc địa bàn quản lý theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp tại Công văn số 1473/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 về số hóa Sổ hộ tịch; tổng hợp báo cáo Sở Tư pháp kết quả thực hiện.

- Định kỳ hoặc theo yêu cầu thực hiện báo cáo tiến độ, khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện về Sở Tư pháp để hướng dẫn, giải quyết.

5. UBND các xã, phường, thị trấn

- Tổ chức triển khai thực hiện các nội dung, nhiệm vụ được quy định trong Kế hoạch này; bảo đảm điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị để thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

- Kiểm tra, phê duyệt các dữ liệu đã được số hóa và chính thức chuyển đổi để đưa dữ liệu đã được phê duyệt vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc; nghiệm thu kết quả thực hiện số hóa và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu hộ tịch đã được số hóa tại đơn vị theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp tại Công văn số 1473/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 về số hóa Sổ hộ tịch; báo cáo UBND cấp huyện kết quả thực hiện.

- Định kỳ hoặc theo yêu cầu có trách nhiệm báo cáo tiến độ, khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện về UBND cấp huyện để hướng dẫn, giải quyết.

6. Đơn vị thực hiện số hóa Sổ hộ tịch

- Đảm bảo bố trí đủ nhân lực, điều kiện kỹ thuật và công nghệ để đáp ứng tất cả các yêu cầu của quá trình số hóa Sổ hộ tịch; tổ chức thực hiện số hóa Sổ hộ tịch đúng quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật, đảm bảo chất lượng theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp tại Công văn số 1473/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 về số hóa Sổ hộ tịch; dữ liệu từ Sổ hộ tịch gốc phải được chuyển đổi, chuẩn hóa, cập nhật đầy đủ, chính xác vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp, đồng thời được lưu chính thức trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đáp ứng các yêu cầu của việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc và các quy định của pháp luật về hộ tịch; đồng thời, đảm bảo đúng tiến độ theo Kế hoạch này.

- Phối hợp chặt chẽ với Sở Tư pháp, Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp, Sở Thông tin và Truyền thông, UBND các huyện, thị xã, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn trong quá trình thực hiện số hóa Sổ hộ tịch; tổ chức nghiệm thu sản phẩm, thanh lý hợp đồng, quyết toán kinh phí theo quy định.

- Định kỳ hoặc theo yêu cầu có trách nhiệm báo cáo tiến độ, khó khăn vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện về Sở Tư pháp để giải quyết.

Trong quá trình tổ chức thực hiện Kế hoạch này nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương chủ động đề xuất, gửi Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.