Kế hoạch 801/KH-SYT được ban hành bởi Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh nhằm triển khai và thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong năm 2021. Văn bản này định hướng các nhiệm vụ trọng tâm, giải pháp thực hiện nhằm nâng cao chất lượng quản lý văn bản, tài liệu, thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý hành chính của ngành y tế thành phố.

Kế hoạch xác định rõ các mục tiêu và yêu cầu cốt lõi đối với toàn bộ hệ thống các cơ quan, đơn vị trực thuộc Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh:

• Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của người đứng đầu các đơn vị cũng như của cán bộ, công chức, viên chức về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ.
• Đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, thực hiện đúng các quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.
• Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là việc sử dụng chữ ký số và phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc nhằm hiện đại hóa nền hành chính.

Kế hoạch 801/KH-SYT tập trung vào các nhóm nhiệm vụ chính sau đây:

• Quản lý văn bản đi, văn bản đến và quản lý con dấu: Thực hiện tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến và kiểm tra, phát hành văn bản đi đúng quy trình. Quản lý và sử dụng con dấu (bao gồm cả con dấu vật lý và thiết bị lưu khóa bí mật - chữ ký số) theo đúng quy định pháp luật.
• Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: Yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng và hồ sơ giấy; thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn quy định.
• Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ: Tập trung giải quyết tài liệu tích đống, thực hiện chỉnh lý khoa học để phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả. Bố trí kho lưu trữ đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật về nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống cháy nổ và phòng chống mối mọt.
• Ứng dụng công nghệ thông tin: Tăng cường sử dụng văn bản điện tử, thực hiện gửi nhận văn bản liên thông giữa các cơ quan hành chính nhà nước; từng bước thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử và tài liệu lưu trữ chuyên ngành y tế.

Để hoàn thành các mục tiêu đề ra, Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh đưa ra các giải pháp cụ thể:

• Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật mới về văn thư, lưu trữ, đặc biệt là Luật Lưu trữ và các nghị định hướng dẫn thi hành.
• Tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ chuyên sâu cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc.
• Bố trí nguồn kinh phí hợp lý cho hoạt động văn thư, lưu trữ, bao gồm kinh phí mua sắm trang thiết bị, cải tạo kho tàng và thực hiện chỉnh lý tài liệu.
• Thường xuyên kiểm tra, giám sát và đánh giá tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng ban và đơn vị trực thuộc để kịp thời chấn chỉnh các hạn chế, thiếu sót.

Kế hoạch phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận:

• Văn phòng Sở Y tế: Chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch này tại các đơn vị; tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện cho Ủy ban nhân dân Thành phố và Sở Nội vụ theo quy định.
• Các đơn vị trực thuộc Sở Y tế: Căn cứ vào nội dung Kế hoạch 801/KH-SYT để xây dựng kế hoạch chi tiết và triển khai thực hiện phù hợp với đặc thù hoạt động của đơn vị mình.