KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2014

Thực hiện Công văn số 60/VTLTNN-NVĐP ngày 24 tháng 01 năm 2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Ủy ban nhân dân thành phố xây dựng Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 của thành phố như sau:

I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU

1. Triển khai xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật. Rà soát các văn bản đã ban hành để chỉnh sửa, bổ sung hoặc thay thế văn bản mới cho phù hợp với các quy định của Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật hiện hành.

2. Nâng cao trách nhiệm đối với cơ quan, tổ chức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố; đồng thời thống nhất trong chỉ đạo và thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014.

3. Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức đi vào hoạt động có nề nếp, khoa học, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính Nhà nước và thực hiện đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; là cơ sở để các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 đạt hiệu quả.

4. Tiếp tục kiện toàn về công tác tổ chức công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Đảm bảo thực hiện có nề nếp, chất lượng việc hình thành, bảo vệ, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.

5. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của thành phố, góp phần nâng cao nhận thức của xã hội về vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội của địa phương.

II. NỘI DUNG

1. Công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ

a) Kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ:

- Đối với Sở Nội vụ: Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ đảm bảo đủ biên chế; tuyển dụng, bố trí công chức, viên chức làm công tác lưu trữ đúng tiêu chuẩn theo quy định của Luật Lưu trữ; thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Thực hiện và hướng dẫn cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành;

- Đối với cơ quan, tổ chức cấp thành phố: Bổ sung, sắp xếp lại biên chế; tuyển dụng, bố trí nhân sự có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật, trong đó quan tâm sắp xếp công chức, viên chức trong biên chế được giao có trình độ về công nghệ thông tin để quản trị hệ thống, cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử;

- Đối với cơ quan, tổ chức cấp quận, huyện: Tiếp tục thực hiện việc tuyển dụng, bổ sung, sắp xếp lại biên chế công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ có đủ tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật. Quan tâm sắp xếp công chức, viên chức trong biên chế được giao có trình độ về công nghệ thông tin để quản trị hệ thống, cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử. Tiếp tục kiện toàn nhân sự kho lưu trữ Ủy ban nhân dân quận, huyện để thực hiện tốt chức năng quản lý tài liệu lưu trữ tại địa phương. Đối với xã, phường, thị trấn: thực hiện tốt công tác tuyển dụng, bố trí cán bộ, công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ.

b) Xây dựng, ban hành văn bản về công tác văn thư, lưu trữ:

- Đối với Sở Nội vụ: Tham mưu trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật và tình hình thực tế của địa phương để thực hiện thống nhất trên địa bàn thành phố. Tổ chức triển khai văn bản quy phạm pháp luật mới được ban hành về công tác văn thư, lưu trữ; tổng kết, đánh giá việc thực hiện Luật Lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ;

- Đối với cơ quan, tổ chức cấp thành phố và quận, huyện: Căn cứ văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của Sở Nội vụ tiến hành xây dựng, ban hành, triển khai các văn bản quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ; đồng thời, rà soát những văn bản đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ không còn phù hợp để chỉnh sửa, bổ sung hoặc thay thế như:

+ Ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung quy chế công tác văn thư, lưu trữ;

+ Danh mục hồ sơ của cơ quan;

+ Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan;

+ Danh mục thành phần hồ sơ nộp vào Lưu trữ lịch sử;

+ Thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

c) Công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:

- Đối với Sở Nội vụ:

+ Phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để nâng cao trình độ chuyên môn công chức, viên chức theo chức danh đảm nhận;

+ Tạo điều kiện cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở trong nước và nước ngoài.

- Đối với cơ quan, tổ chức cấp thành phố: Chủ động phối hợp với cơ quan chuyên môn về văn thư, lưu trữ tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức cơ quan; đảm bảo tất cả công chức, viên chức cơ quan khi xử lý công việc phải thực hiện được kỹ năng “Lập hồ sơ” và khi công việc kết thúc phải “Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan” để quản lý theo quy định;

- Đối với Ủy ban nhân dân quận, huyện: Tiếp tục tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức cấp quận, huyện và công chức cấp xã, phường, thị trấn để nâng cao trình độ chuyên môn.

d) Về chỉ đạo, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ:

- Đối với Sở Nội vụ: Xây dựng kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức theo nội dung đã được quy định tại Công văn số 60/VTLTNN-NVĐP ngày 24 tháng 01 năm 2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;

- Đối với cơ quan, tổ chức cấp thành phố: Thủ trưởng đơn vị chỉ đạo Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính lập kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị trực thuộc. Trong đó, tập trung vào một số công tác như: Hướng dẫn thực hiện Luật Lưu trữ; triển khai văn bản mới hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng, ban hành văn bản về công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

- Đối với Ủy ban nhân dân quận, huyện:

+ Xây dựng kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;

+ Tiếp tục xây dựng, trình Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ cấp quận, huyện” để giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý.

đ) Việc xây dựng kho lưu trữ; cải tạo, nâng cấp phòng, kho lưu trữ hiện hành và kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ:

- Đối với Sở Nội vụ:

+ Bố trí phòng đọc đủ điều kiện, tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức, công dân đến khai thác, sử dụng tài liệu;

+ Tiếp tục phối hợp với sở, ngành, cơ quan có liên quan hoàn thiện hồ sơ, trình thẩm định và phê duyệt xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của thành phố thuộc Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 1874/QĐ-TTg ngày 24 tháng 9 năm 2010;

+ Đầu tư kinh phí phù hợp để đảm bảo các hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ như: Bổ sung việc mua sắm các trang thiết bị cho kho lưu trữ lịch sử để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Đối với các cơ quan, tổ chức cấp thành phố và quận, huyện:

+ Cải tạo, nâng cấp, mở rộng phòng, kho lưu trữ đủ diện tích và mua sắm trang thiết bị phục vụ bảo quản an toàn tài liệu. Đối với những đơn vị chưa bố trí phòng, kho: khẩn trương, chủ động bố trí, sắp xếp phòng, kho lưu trữ tài liệu đảm bảo tính khoa học, kỹ thuật và mua sắm trang thiết bị bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu;

+ Đầu tư kinh phí phù hợp để đảm bảo các hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ (đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ; chỉnh lý tài liệu).

2. Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

a) Công tác văn thư:

- Đối với Sở Nội vụ: Tiếp tục thực hiện Chỉ thị số 08/CT-UBND ngày 05 tháng 4 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trên địa bàn thành phố Cần Thơ; nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ tại cơ quan, tổ chức, hạn chế tình trạng tài liệu bó gói, không lập hồ sơ;

- Đối với cơ quan, tổ chức cấp thành phố và quận, huyện: Thực hiện tốt công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu; thu thập và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

b) Hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ:

- Đối với Sở Nội vụ:

+ Tổ chức triển khai chỉnh lý tài liệu giai đoạn 3, 4 thuộc Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ cấp thành phố” đối với các cơ quan, đơn vị chưa thực hiện; tiếp tục hướng dẫn quận, huyện xây dựng triển khai Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ cấp quận, huyện”;

+ Tiếp tục thực hiện và hoàn thành công tác tối ưu hóa tài liệu Phông tỉnh Phong Dinh từ năm 1948 - 1975 và thực hiện Đề án “Số hóa tài liệu”;

+ Phối hợp với cơ quan tổ chức Hội nghị trao trả hồ sơ, kỷ vật cho cán bộ đi B;

+ Xây dựng kế hoạch và tổ chức thu thập tài liệu có giá trị lưu trữ lịch sử tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu;

+ Tiến hành rà soát, thống kê những tài liệu quý, hiếm hiện có trên địa bàn thành phố.

- Đối với cơ quan, tổ chức cấp thành phố và cấp quận, huyện:

+ Thực hiện và chỉ đạo thực hiện tốt công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

+ Thống kê tình hình tài liệu tồn đọng tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc; tiếp tục thực hiện chỉnh lý tài liệu để giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý;

+ Xác định giá trị tài liệu và thực hiện thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị đúng quy định;

+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ;

- Đối với xã, phường, thị trấn:

+ Bố trí phòng, kho lưu trữ có diện tích phù hợp và mua sắm trang thiết bị để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu;

+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Trên cơ sở nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 của thành phố, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch; định kỳ kiểm tra, báo cáo kết quả thực hiện về Sở Nội vụ tổng hợp trình Ủy ban nhân dân thành phố và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Trong quá trình thực hiện Kế hoạch, trường hợp khó khăn, vướng mắc kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét và chỉ đạo giải quyết cụ thể./.

* Ghi chú: Sở, ban ngành, quận, huyện triển khai Kế hoạch đến các đơn vị thuộc quyền quản lý.