KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN ĐỀ ÁN “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN, GIAI ĐOẠN 2020 - 2025”

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”, UBND tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Phú Yên, giai đoạn 2020 - 2025” (sau đây gọi tắt là Đề án), với những nội dung như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Xây dựng mô hình kiến trúc tổng thể, trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm yêu cầu lưu trữ an toàn, hiệu quả sử dụng tài liệu điện tử và khả năng kết nối, liên thông với bộ, ngành Trung ương;

- Hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản, điều hành, quản lý tài liệu, hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan, Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử đảm bảo khả năng đồng bộ, tích hợp cơ sở dữ liệu theo lộ trình quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg;

- Vận hành, khai thác triệt để thế mạnh của công nghệ thông tin, cải thiện điều kiện tiếp cận thông tin về pháp luật, giúp người dân và công chức, viên chức sử dụng, khai thác một cách thuận lợi tài liệu lưu trữ đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, thường xuyên;

- Kế thừa thành quả đạt được, khắc phục hạn chế, tồn tại của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ hiện nay; bảo đảm thống nhất, đồng bộ, tiết kiệm, hiệu quả và phát huy mọi nguồn lực của xã hội.

2. Yêu cầu

- Xác định vai trò, trách nhiệm của các cá nhân; các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn và triển khai thực hiện Đề án;

- Tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan trong việc chuẩn bị nhân lực, cơ sở vật chất để đáp ứng việc xây dựng, triển khai thực hiện có hiệu quả những nội dung của Đề án;

- Bảo đảm tính khả thi, phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị và nhu cầu xã hội, tạo đồng thuận trong quá trình triển khai thực hiện.

II. MỤC TIÊU CỤ THỂ VÀ CHỈ TIÊU

Đến năm 2025 đạt được các mục tiêu sau:

1. Bảo đảm 100% cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan nhà nước lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và giao nộp vào Kho lưu trữ tài liệu điện tử hiện hành của các cơ quan, đơn vị theo quy định;

2. Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

3. Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

4. Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu, hồ sơ lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu, hồ sơ được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

5. Bảo đảm 100% Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành có giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn;

6. Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng;

7. Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến theo quy định;

8. Bảo đảm tối thiểu 50% Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước;

9. 100% công chức, viên chức làm công tác lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm) ở các cơ quan nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về lưu trữ tài liệu điện tử.

III. NỘI DUNG VÀ BIỆN PHÁP THỰC HIỆN

1. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

a) Triển khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan;

b) Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đúng quy định của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông đề trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử (đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh);

c) Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.

2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

b) Xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng quy định của pháp luật; lưu trữ an toàn, bảo mật thông tin, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử và đáp ứng việc tích hợp với Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ nhà nước.

c) Triển khai các giải pháp đảm bảo giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại Lưu trữ lịch sử.

3. Đào tạo, bồi dưỡng nhân lực

Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử đáp ứng yêu cầu thực hiện công tác về lưu trữ điện tử.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện các nội dung Kế hoạch; hàng năm tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

b) Rà soát, tham mưu sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và tình hình thực tế của địa phương theo quy định của pháp luật hiện hành.

c) Chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, địa phương chỉnh lý tài liệu giấy tồn đọng để đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu nhằm thực hiện quy trình khai thác, sử dụng và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong môi trường mạng.

d) Triển khai xây dựng Kho lưu trữ điện tử của các cơ quan trên địa bàn tỉnh sau khi có Thông tư quy định tiêu chuẩn Kho lưu trữ số.

đ) Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn vị trí việc làm và yêu cầu thực hiện nghiệp vụ lưu trữ điện tử, triển khai thực hiện từ năm 2021 - 2025.

e) Xây dựng Đề án số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh trình UBND tỉnh phê duyệt, hoàn thành năm 2020.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Bảo đảm an toàn thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan nhà nước;

b) Rà soát, nâng cấp Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh đáp ứng yêu cầu quản lý tai liệu điện tử, lập hồ sơ trong môi trường mạng và nộp lưu hồ sơ tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan đúng theo quy định của Luật Lưu trữ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ, Thông tư sô 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ và các quy định của pháp luật có liên quan. Thời gian hoàn thành năm 2020 - 2021.

3. Sở Tài chính

Sau khi Kế hoạch được phê duyệt, căn cứ khả năng cân đối ngân sách, Sở Tài chính tham mưu UBND tỉnh về nguồn kinh phí để thực hiện nội dung theo quy định của Luật ngân sách nhà nước.

4. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu cấp tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố

a) Rà soát, nâng cấp Hệ thống và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu điện tử, lập hồ sơ trong môi trường mạng và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan đúng theo quy định của Luật Lưu trữ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Thông tư số 02/2019/TT-BNV và các quy định của pháp luật có liên quan. Thời gian hoàn thành năm 2020 - 2021.

b) Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy tồn đọng của cơ quan và các đơn vị thuộc phạm vi quản lý để đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu và từng bước số hóa nhằm thực hiện các quy trình khai thác, sử dụng, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Triển khai thực hiện từ năm 2021 - 2025.

c) Chỉ đạo công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đúng theo quy định của pháp luật.

d) Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu cấp tỉnh và Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố căn cứ Kế hoạch này xây dựng kế hoạch cụ thể phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương để triển khai thực hiện.

Yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương nghiêm túc triển khai thực hiện Kế hoạch này. Trong quá trình thực hiện nếu gặp khó khăn, vướng mắc, kịp thời báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để hướng dẫn./.