KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2020

Thực hiện Công văn số 6532/BNV-VTLTNN ngày 26/12/2019 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020; căn cứ đặc điểm, tình hình của tỉnh Ninh Bình; UBND tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 với những nội dung cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Cụ thể hóa phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 của Bộ Nội vụ, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.

- Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của người đứng đầu và cán bộ, công chức, viên chức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị.

- Là cơ sở để các cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.

2. Yêu cầu

Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố tăng cường chỉ đạo, điều hành để thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các nội dung theo Kế hoạch.

II. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG

1. Những nhiệm vụ thường xuyên

1.1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị tăng cường tuyên truyền, phổ biến bằng nhiều hình thức đa dạng, phong phú, đặc biệt là trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử, hệ thống quản lý văn bản và điều hành các quy định của pháp luật, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể công chức, viên chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

b) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ chủ trì, rà soát các văn bản của UBND tỉnh đã ban hành liên quan đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới cho phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành và tình hình thực tế của tỉnh; chủ động xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

- Các cơ quan, đơn vị căn cứ quy định hiện hành của Nhà nước, của tỉnh và hướng dẫn của Sở Nội vụ tiến hành rà soát những văn bản liên quan đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ do đơn vị mình đã ban hành không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc ban hành mới, gồm:

+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.

+ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.

+ Danh mục hồ sơ cơ quan; Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

+ Hướng dẫn lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

+ Quy định tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Bố trí công chức, viên chức bảo đảm tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ trong tổng số biên chế được giao để thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ. Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

- Sở Nội vụ tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng của tỉnh năm 2020; nghiên cứu, phối hợp với các cơ sở đào tạo tổ chức các lớp bồi dưỡng cấp chứng chỉ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức.

- Các cơ quan, đơn vị chủ động xây dựng kế hoạch, phối hợp với Sở Nội vụ mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đội ngũ công chức, viên chức. UBND cấp huyện tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các phòng, ban chuyên môn và UBND cấp xã. Nội dung tập huấn, bồi dưỡng chú trọng vào các nội dung: Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ điện tử và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

d) Thanh, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ chủ trì, tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; tổng hợp kết quả kiểm tra, báo cáo UBND tỉnh theo đúng quy định.

- Các cơ quan, đơn vị chủ động xây dựng kế hoạch tự kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với phòng, ban chuyên môn và đơn vị trực thuộc (nếu có).

- UBND cấp huyện xây dựng kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với phòng, ban, đơn vị trực thuộc và UBND cấp xã.

- Nội dung kiểm tra tập trung vào các vấn đề sau:

+ Việc tổ chức, triển khai, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ;

+ Việc bố trí nguồn nhân lực để thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ;

+ Việc đầu tư, bố trí cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ;

+ Kết quả thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:

Nghiệp vụ văn thư: Soạn thảo và ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật.

Nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

đ) Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

- Các cơ quan, đơn vị tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; triển khai sử dụng có hiệu quả phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc; thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử.

- Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã xử lý nghiệp vụ để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.

e) Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ

Đẩy mạnh nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ: Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; tu bổ, phục chế tài liệu…

1.2. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Các cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Sở Nội vụ thực hiện tốt nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh, trong đó tập trung vào các nội dung sau:

+ Thực hiện các kế hoạch nâng cấp phông, tu bổ, phục chế, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử.

+ Tổ chức sưu tầm tài liệu lưu trữ lịch sử; thực hiện công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh với các hình thức khác nhau: Trưng bày, triển lãm, viết bài... trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử.

1.3. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ. Trong đó, cần ưu tiên các công việc sau:

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công tác văn thư, lưu trữ.

- Chỉnh lý khối tài liệu hiện đang tồn đọng, tích đống, bó gói.

- Xây dựng, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ; bố trí các trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

2. Những nhiệm vụ trọng tâm

2.1. Tổ chức triển khai thực hiện Nghị định về công tác văn thư

(Nghị định thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP).

- Các cơ quan, đơn vị tuyên truyền, phổ biến, triển khai thực hiện các quy định của Nghị định về công tác văn thư tới công chức, viên chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý.

- Sở Nội vụ tổ chức tuyên truyền, phổ biến, tập huấn Nghị định về công tác văn thư; tham mưu cho UBND tỉnh hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác văn thư cho phù hợp với Nghị định mới.

2.2. Hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành

Văn phòng UBND tỉnh chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, VNPT Ninh Bình và các cơ quan, đơn vị có liên quan tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành đảm bảo các chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng.

2.3. Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu chuyên môn về văn thư, lưu trữ điện tử

- Các cơ quan, đơn vị rà soát, thống kê số lượng, đánh giá chất lượng công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ và nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức theo tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về văn thư, lưu trữ điện tử của các cơ quan, đơn vị.

- Sở Nội vụ chủ trì, hướng dẫn rà soát, thống kê nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng; tổng hợp xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức tốt các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ năm 2020 theo kế hoạch.

2.4. Tiếp tục triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 1525/QĐ-UBND ngày 17/11/2017 của UBND tỉnh Ninh Bình

- Các cơ quan, đơn vị tập trung chỉ đạo và kiểm tra thường xuyên việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chấm dứt tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống, bó gói đưa vào Lưu trữ cơ quan.

- Thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống:

+ Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị trong lộ trình Đề án “Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình” thực hiện chỉnh lý tài liệu theo quy định.

+ Các cơ quan, đơn vị không thuộc Đề án nêu trên chủ động bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ.

+ UBND cấp huyện chủ động bố trí kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng đảm bảo tiến độ theo Chỉ thị số 35/CT-TTg và Quyết định số 1525/QĐ-UBND ngày 17/11/2017 của UBND tỉnh Ninh Bình ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử các cấp.

- Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện.

2.5. Tổng kết Luật Lưu trữ năm 2011

- Các cơ quan, đơn vị thực hiện tổng kết Luật Lưu trữ năm 2011 và đề xuất sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

- Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện tổng kết; tổng hợp báo cáo UBND tỉnh, Bộ Nội vụ theo quy định.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giao Sở Nội vụ hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện các nhiệm vụ được giao; định kỳ tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh theo quy định.

2. Sở Tài chính căn cứ vào khả năng ngân sách, tham mưu cho UBND tỉnh đảm bảo kinh phí thực hiện Quyết định số 1525/QĐ-UBND ngày 17/11/2017 của UBND tỉnh Ninh Bình và các hoạt động văn thư, lưu trữ khác theo quy định.

3. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố căn cứ Kế hoạch này chỉ đạo xây dựng Kế hoạch của đơn vị và tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương. Kế hoạch gửi về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 15/02/2020./.