HƯỚNG DẪN

VỀ VIỆC QUẢN LÝ HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC THUỘC TỈNH

Thực hiện Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam ngày 22/11/2019; Ủy ban nhân dân tỉnh hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (không bao gồm hộ chiếu của lực lượng vũ trang, sau đây gọi tắt là hộ chiếu) của cán bộ, công chức, viên chức thuộc tỉnh như sau:

1. Cơ quan quản lý hộ chiếu

Các cơ quan, đơn vị quản lý trực tiếp người được cấp hộ chiếu (sau đây gọi tắt là cơ quan quản lý hộ chiếu), bao gồm:

a) Các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh.

b) Các cơ quan, đơn vị thuộc huyện ủy, thị ủy, thành ủy; Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố.

2. Nguyên tắc quản lý, sử dụng hộ chiếu

a) Hộ chiếu là giấy tờ thuộc quyền sở hữu của Nhà nước, do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho công dân Việt Nam sử dụng để xuất cảnh, nhập cảnh, chứng minh quốc tịch và nhân thân. Việc quản lý, sử dụng hộ chiếu của người được cấp hộ chiếu thực hiện theo đúng quy định hiện hành của pháp luật.

b) Hộ chiếu chỉ được sử dụng cho các chuyến đi công vụ, không sử dụng vào việc riêng. Việc sử dụng hộ chiếu không gây thiệt hại đến uy tín và lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

c) Hộ chiếu phải được quản lý chặt chẽ, khoa học, không để thất lạc, hư hỏng hoặc bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích.

d) Cơ quan, đơn vị hoặc người có hành vi quản lý, sử dụng hộ chiếu sai quy định, tùy tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

3. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu

a) Cơ quan quản lý hộ chiếu giao cho một phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hộ chiếu được cấp của cán bộ, công chức, viên chức. Phòng, ban, đơn vị trực tiếp quản lý hộ chiếu có trách nhiệm:

- Phân công công chức, viên chức thực hiện việc theo dõi, quản lý hộ chiếu.

- Lập sổ theo dõi cụ thể việc giao, nhận hộ chiếu theo đợt và đảm bảo an toàn tuyệt đối khi hộ chiếu được lưu giữ tại cơ quan quản lý hộ chiếu.

- Bàn giao hộ chiếu cho người được cấp hộ chiếu khi có quyết định của cấp có thẩm quyền cử đi công tác nước ngoài. Việc bàn giao hộ chiếu phải có ký nhận bàn giao và thời gian cụ thể. Nếu hộ chiếu còn hạn sử dụng dưới 06 tháng thì thông báo cho người được cấp hộ chiếu biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới theo quy định.

- Báo cáo đề xuất kịp thời cho cơ quan quản lý hộ chiếu đối với những trường hợp người được cấp hộ chiếu cố tình không giao hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu sau khi nhập cảnh về nước để có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu theo quy định.

b) Chuyển hộ chiếu cho cơ quan mới quản lý khi người được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác.

c) Thông báo kịp thời cho Sở Ngoại vụ về việc hộ chiếu bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng; hộ chiếu của những người không còn thuộc diện sử dụng, bao gồm những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, từ trần, mất tích.

d) Báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức (thông qua Sở Ngoại vụ) để xử lý vi phạm đối với các trường hợp sử dụng, quản lý hộ chiếu không đúng quy định.

4. Trách nhiệm của người được cấp hộ chiếu

a) Thực hiện đúng trách nhiệm theo quy định của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam ngày 22/11/2019.

b) Chỉ được sử dụng một hộ chiếu còn giá trị sử dụng cho mỗi chuyến đi công tác nước ngoài phù hợp với quyết định của cơ quan có thẩm quyền cử đi công tác và tính chất công việc thực hiện ở nước ngoài, trừ trường hợp đặc biệt theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.

c) Phải kịp thời thông báo với cơ quan quản lý hộ chiếu về việc bị mất hoặc hộ chiếu bị hư hỏng theo quy định.

d) Trong thời hạn 05 ngày làm việc, sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài, phải nộp lại hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu, trừ trường hợp có lý do chính đáng do Thủ trưởng cơ quan quản lý hộ chiếu quyết định.

đ) Khi thay đổi cơ quan làm việc, phải báo cáo cơ quan có thẩm quyền quản lý hộ chiếu nơi chuyển công tác đi và chuyển đến để các cơ quan này thực hiện việc theo dõi, quản lý hộ chiếu theo quy định.

e) Nghiêm cấm sử dụng hộ chiếu để đi nước ngoài với mục đích cá nhân.

5. Trách nhiệm của Sở Ngoại vụ

a) Là cơ quan đầu mối theo dõi, tổng hợp thông tin, kiểm tra, thanh tra và báo cáo đề xuất tình hình quản lý, sử dụng hộ chiếu của các cơ quan quản lý hộ chiếu và người được cấp hộ chiếu trên địa bàn tỉnh theo quy định.

b) Quản lý hộ chiếu của Thường trực Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh theo quy định của pháp luật.

c) Hướng dẫn các cơ quan quản lý hộ chiếu về thủ tục đề nghị cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu theo quy định của pháp luật.

d) Thông báo cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) đối với những trường hợp hộ chiếu bị mất, hoặc hư hỏng.

đ) Báo cáo cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao để hủy bỏ giá trị hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu.

e) Kịp thời báo cáo đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh và cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý vi phạm của cơ quan quản lý hộ chiếu và người sử dụng hộ chiếu.

6. Trách nhiệm của Công an tỉnh

Phối hợp với Sở Ngoại vụ theo dõi tình hình quản lý, sử dụng hộ chiếu của các cơ quan và người được cấp hộ chiếu trên địa bàn tỉnh; đồng thời, phối hợp với Sở Ngoại vụ trong việc báo cáo, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh và cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý các trường hợp vi phạm việc quản lý, sử dụng hộ chiếu theo quy định.

7. Chế độ thông tin báo cáo

a) Thủ trưởng các cơ quan quản lý hộ chiếu có trách nhiệm thông báo cho Sở Ngoại vụ các thông tin liên quan (số điện thoại, người phụ trách) của đơn vị trực tiếp quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ quản lý hộ chiếu; đột xuất hoặc định kỳ hằng năm (trước ngày 20/11) báo cáo việc quản lý, sử dụng hộ chiếu và cập nhật các thông tin liên quan của người được cấp hộ chiếu của cơ quan cho Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ).

b) Định kỳ hằng năm (trước ngày 30/12), Sở Ngoại vụ tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan có thẩm quyền tình hình quản lý, sử dụng hộ chiếu trên địa bàn tỉnh.

Trong quá trình triển khai thực hiện Hướng dẫn này, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan quản lý hộ chiếu kịp thời phản ánh về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) để xem xét, xử lý hoặc có hướng dẫn bổ sung./.