HƯỚNG DẪN

THỰC HIỆN “BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN MẪU NHỮNG TÀI LIỆU CHỦ YẾU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG Ở TRUNG ƯƠNG”

Căn cứ Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 06-3-2009 của Ban Bí thư Trung ương Đảng (khóa X) về Phông Lưu trữ Đảng Cộng Sản Việt Nam; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08-04-2004 của Chính phủ về “Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia”; thực hiện Kết luận Hội nghị toàn quốc tổng kết công tác văn thư, lưu trữ Đảng và tổ chức chính trị - xã hội (2007 - 2009), Văn phòng Trung ương Đảng ban hành và hướng dẫn thực hiện “Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương” như sau:

1. Về phạm vi và đối tượng áp dụng của Bảng thời hạn bảo quản mẫu

- “Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương” bao gồm những nhóm tài liệu, hồ sơ chủ yếu, tiêu biểu hình thành trong quá trình hoạt động của Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, các ban tham mưu, giúp việc Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, các ban tham mưu, giúp việc Trung ương Đảng (kể cả các ban chỉ đạo, tiểu ban, hướng dẫn do Trung ương thành lập), các đảng ủy, đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc Trung ương.

Những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Báo Nhân Dân, Tạp chí Cộng sản, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật, Học viện chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh không thuộc phạm vi của Bảng thời hạn bảo quản mẫu này.

- Đối tượng áp dụng của Bảng thời hạn bảo quản mẫu là tài liệu giấy (tài liệu hành chính). Tài liệu kỹ thuật (bản vẽ, thiết kế, thi công công trình ….), tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử … không thuộc đối tượng áp dụng của Bảng thời hạn bảo quản mẫu.

- Thời hạn bảo quản của tài liệu kế toán thực hiện theo Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31-5-2004 của Chính phủ “Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước” và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31-5-2004 của Chính phủ “Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh”.

2. Về các mức thời hạn bảo quản được quy định trong Bảng thời hạn bảo quản mẫu

- Thời hạn bảo quản của các hồ sơ, tài liệu trong Bảng thời hạn bảo quản mẫu được định theo các mức độ: vĩnh viễn, 70 năm, 20 năm, 10 năm, 5 năm, 1 năm.

+ Thời hạn bảo quản vĩnh viễn được áp dụng cho những hồ sơ, tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ, những hoạt động cơ bản, chủ yếu của các cơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương; những hồ sơ, tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước có liên quan đến hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương và những tài liệu có ý nghĩa lịch sử khác.

+ Thời hạn bảo quản 70 năm được áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu về từng nhân sự cụ thể, trừ tài liệu của các cá nhân các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Ủy viên Trung ương Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng.

+ Thời hạn bảo quản 20 năm được áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị hiện hành, sổ tay công tác của các đồng chí lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương ít có giá trị bổ sung cho hoạt động của cơ quan, tổ chức và không phải là Ủy viên Trung ương Đảng.

+ Thời hạn bảo quản 10 năm được áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn trong khoảng thời gian dưới 10 năm và không có giá trị lịch sử, những tài liệu có thông tin được phản ánh trong những tài liệu khác.

+ Thời hạn bảo quản 5 năm, 1 năm được áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu hành chính sự vụ, giao dịch thông thường, những tài liệu gửi để biết, ít liên quan hoặc không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương.

- Những hồ sơ, nhóm tài liệu có ký hiệu “ĐG” (đánh giá), khi hết thời hạn bảo quản được xác định, phải tiến hành đánh giá lại giá trị của hồ sơ, nhóm tài liệu đó; nếu thấy còn nhu cầu khai thác, sử dụng thì gia hạn thêm thời hạn bảo quản. Mức thời hạn bảo quản gia hạn thêm cao nhất bằng mức thời hạn bảo quản đã xác định trước. Những hồ sơ, nhóm tài liệu không có ký hiệu “ĐG”, khi hết thời hạn bảo quản được xác định sẽ loại ra khỏi phông và làm các thủ tục xét hủy.

3. Về cách tính thời hạn bảo quản

Thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu được tính từ ngày 01-01 của năm tiếp liền sau năm công việc kết thúc và hoàn chỉnh việc lập hồ sơ, tài liệu về công việc đã kết thúc đó.

4. Về cấu tạo của Bảng thời hạn bảo quản mẫu

Bảng thời hạn bảo quản được chia thành 4 cột mục như sau:

- Cột 1: Ghi số thứ tự các hồ sơ, nhóm tài liệu. Số thứ tự các hồ sơ, nhóm tài liệu được đánh liên tục bắt đầu từ 01 đến hết.

- Cột 2: Ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ và tên các hồ sơ, nhóm tài liệu.

- Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của các hồ sơ, nhóm tài liệu.

- Cột 4: Ghi những điều ghi chú cần thiết liên quan đến hồ sơ, nhóm tài liệu hoặc tài liệu.

5. Một số điểm lưu ý khi sử dụng Bảng thời hạn bảo quản mẫu

- Bảng thời hạn bảo quản này được áp dụng làm tiêu chuẩn để định thời hạn bảo quản khi lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành trong văn thư, xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý tài liệu ở các cơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương.

- Thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu không được xác định thấp hơn so với thời hạn được quy định trong Bảng thời hạn bảo quản mẫu.

- Thời hạn bảo quản của hồ sơ, nhóm tài liệu trong Bảng thời hạn bảo quản mẫu được quy định theo những tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ở điều kiện bình thường. Khi sử dụng Bảng thời hạn bảo quản mẫu để xác định thời hạn bảo quản đối với tài liệu các phông lưu trữ chưa đầy đủ, hoàn chỉnh hoặc tài liệu hình thành trong thời điểm lịch sử đặc biệt, tài liệu có vật liệu chế tác đặc biệt, … phải căn cứ vào thực tiễn tài liệu trong phông và vận dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu như thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, mức độ hoàn chỉnh và khối lượng tài liệu trong phông, đặc điểm ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu.

Trường hợp phông lưu trữ thiếu những tài liệu phản ánh hoạt động chủ yếu của đơn vị hình thành phông được phép nâng mức thời hạn bảo quản đối với những hồ sơ, tài liệu hiện có lên mức thời hạn bảo quản cao nhất. Ví dụ: Báo cáo sơ kết tình hình công tác tháng, quý, 6 tháng theo quy định có thời hạn bảo quản 10 năm ĐG, khi không có báo cáo tổng kết năm sẽ được nâng thời hạn bảo quản lên mức vĩnh viễn.

- Nếu trong một hồ sơ có nhiều tài liệu có thời hạn bảo quản khác nhau, thì thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo tài liệu có mức thời hạn bảo quản cao nhất.

Ban hành kèm theo Hướng dẫn “Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương”. Bảng thời hạn bảo quản này thay thế “Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu của Đảng ở Trung ương” do Cục Lưu trữ Trung ương Đảng ban hành kèm theo Công văn số 160-CV/LT, ngày 26-10-1988.