Công văn số 878 TCT/ĐTNN được Tổng cục Thuế ban hành ngày 29/03/2004 nhằm giải quyết và hướng dẫn các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các hóa đơn đầu vào bị kê khai chậm trễ so với thời hạn quy định pháp luật.

Văn bản tập trung làm rõ các nguyên tắc quản lý thuế và khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các trường hợp kê khai muộn như sau:

• Thời hạn kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Theo quy định pháp luật về thuế GTGT tại thời điểm ban hành công văn, các cơ sở kinh doanh phải thực hiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào phát sinh của tháng nào vào kỳ tính thuế của tháng đó. Đối với các hóa đơn bỏ sót do nguyên nhân khách quan, doanh nghiệp được phép kê khai, khấu trừ bổ sung vào các tháng tiếp theo, nhưng thời hạn chậm trễ tối đa không được quá 03 tháng kể từ tháng phát sinh hóa đơn.
• Xử lý đối với hóa đơn kê khai trễ hạn quá 03 tháng: Tất cả các hóa đơn GTGT đầu vào kê khai muộn quá thời hạn 03 tháng quy định sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc hoàn thuế.
• Hạch toán chi phí đối với phần thuế không được khấu trừ: Phần thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ do lỗi chủ quan của doanh nghiệp trong việc kê khai chậm trễ sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Công văn số 878 TCT/ĐTNN là căn cứ pháp lý quan trọng đòi hỏi các doanh nghiệp phải nâng cao tính tự giác và chặt chẽ trong công tác kế toán thuế. Để tránh tổn thất tài chính không đáng có, doanh nghiệp cần:

• Thiết lập quy trình kiểm soát, tiếp nhận và phân loại hóa đơn đầu vào một cách khoa học, nhanh chóng.
• Thực hiện kê khai thuế GTGT định kỳ đúng hạn, đảm bảo mọi hóa đơn phát sinh đều được ghi nhận trong vòng 03 tháng kể từ ngày lập hóa đơn.
• Thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn mới của cơ quan thuế để áp dụng đúng các quy định về thời hạn kê khai thuế GTGT trong từng thời kỳ phát triển của pháp luật thuế.