Công văn số 696 TCT/DNK được ban hành ngày 15/03/2004 bởi Tổng cục Thuế, hướng dẫn về các quy định liên quan đến hoá đơn, chứng từ khi doanh nghiệp thực hiện mua hàng hoá. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp trong việc xác định tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ đầu vào khi tính thuế.

Công văn tập trung hướng dẫn các nguyên tắc sử dụng hoá đơn và chứng từ đối với từng trường hợp mua hàng cụ thể của doanh nghiệp, đặc biệt là việc mua sản phẩm nông, lâm, thuỷ sản trực tiếp từ người dân:

• Trường hợp mua hàng hoá của các tổ chức, cá nhân kinh doanh: Doanh nghiệp khi mua hàng hoá phải yêu cầu người bán lập và giao hoá đơn theo đúng quy định (hoá đơn giá trị gia tăng hoặc hoá đơn bán hàng). Hoá đơn phải ghi đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên, tên hàng hoá, dịch vụ, đơn giá, thành tiền và thuế suất (nếu có).
• Trường hợp mua nông, lâm, thuỷ sản trực tiếp từ người sản xuất: Đối với các mặt hàng nông sản, lâm sản, thuỷ hải sản do người dân trực tiếp đánh bắt, nuôi trồng hoặc khai thác bán ra không có hoá đơn, doanh nghiệp được phép lập Bảng kê thu mua hàng hoá (theo mẫu quy định của Bộ Tài chính) để làm căn cứ tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Yêu cầu đối với Bảng kê thu mua: Bảng kê phải được lập rõ ràng, ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân (hoặc giấy tờ tuỳ thân hợp pháp) của người bán, số lượng hàng hoá, đơn giá và tổng giá trị thanh toán. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải ký tên và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của bảng kê này.
• Xử lý vi phạm về hoá đơn, chứng từ: Các trường hợp mua hàng hoá không có hoá đơn, chứng từ hợp pháp hoặc lập bảng kê không đúng đối tượng, không đúng thực tế sẽ không được chấp nhận là chi phí hợp lý và không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

Công văn số 696 TCT/DNK giúp tháo gỡ khó khăn cho các doanh nghiệp trong việc hạch toán chi phí đầu vào đối với các mặt hàng đặc thù mua từ người dân không kinh doanh. Đồng thời, văn bản cũng tăng cường vai trò quản lý của cơ quan thuế, hạn chế tình trạng gian lận thuế thông qua việc sử dụng hoá đơn bất hợp pháp hoặc lập khống chứng từ chi tiêu.