Tóm tắt Công văn số 3782 TCT/NV5 ngày 23/10/2003 của Tổng cục Thuế về việc thuế GTGT đối với các khoản chi hộ

Công văn số 3782 TCT/NV5 do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các cơ quan thuế địa phương và doanh nghiệp thống nhất thực hiện chính sách thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các khoản chi hộ, trả thay giữa các đơn vị. Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng giúp làm rõ nghĩa vụ thuế, cách thức lập hóa đơn và kê khai thuế trong các giao dịch chi hộ phát sinh thực tế tại doanh nghiệp.

- Nguyên tắc chung về thuế GTGT đối với khoản chi hộ

• Khoản chi hộ về bản chất là việc một doanh nghiệp tạm ứng tiền mặt hoặc chuyển khoản để thanh toán thay cho khách hàng, đối tác đối với các hàng hóa, dịch vụ mà khách hàng trực tiếp sử dụng.
• Việc xác định nghĩa vụ kê khai, tính thuế GTGT và lập hóa đơn khi thu hồi khoản chi hộ phụ thuộc hoàn toàn vào đối tượng được ghi tên trên hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ ban đầu.

- Trường hợp hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên bên được chi hộ (khách hàng)

• Khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ các khoản chi phí mà nhà cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn trực tiếp ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của bên được chi hộ (khách hàng).
• Doanh nghiệp chi hộ chỉ đóng vai trò trung gian thanh toán, không trực tiếp tiêu dùng hàng hóa, dịch vụ và không hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh của mình.
• Khi thu lại tiền chi hộ từ khách hàng, doanh nghiệp chi hộ không phải lập hóa đơn GTGT, không phải kê khai, tính thuế GTGT đầu ra. Doanh nghiệp chỉ cần lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) kèm theo hóa đơn gốc mang tên khách hàng để bàn giao lại cho khách hàng.
• Bên được chi hộ (khách hàng) căn cứ vào hóa đơn gốc mang tên mình để thực hiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định.

- Trường hợp hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên bên chi hộ

• Trường hợp nhà cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp thực hiện chi hộ (do quy trình giao dịch hoặc thỏa thuận ban đầu).
• Khi thu lại tiền từ bên được chi hộ, doanh nghiệp chi hộ phải thực hiện lập hóa đơn GTGT để bàn giao lại cho khách hàng. Thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn xuất trả phải áp dụng đúng theo thuế suất của hàng hóa, dịch vụ chi hộ tương ứng.
• Doanh nghiệp chi hộ thực hiện kê khai thuế GTGT đầu vào (theo hóa đơn nhận từ nhà cung cấp) và kê khai thuế GTGT đầu ra (theo hóa đơn xuất trả cho khách hàng).
• Bên được chi hộ căn cứ vào hóa đơn GTGT do bên chi hộ xuất để thực hiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí hợp lệ theo quy định pháp luật.

- Yêu cầu về chứng từ và hạch toán kế toán

• Doanh nghiệp thực hiện chi hộ phải mở sổ sách kế toán theo dõi riêng biệt các khoản chi hộ, thu hộ, không được ghi nhận các khoản này vào doanh thu hoặc chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình (đối với trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng).
• Các giao dịch thanh toán chi hộ phải đảm bảo có đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi có giá trị từ mức quy định phải thanh toán qua ngân hàng trở lên để đảm bảo tính hợp pháp khi khấu trừ thuế và tính chi phí được trừ.