Công văn số 3641/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp kinh doanh kho bãi và Cục Hải quan các tỉnh, thành phố nhằm thống nhất quy trình, thủ tục xem xét và quyết định việc mở rộng diện tích kho ngoại quan. Văn bản này đảm bảo việc thực hiện đúng các quy định pháp luật hiện hành về điều kiện kiểm tra, giám sát và quản lý hải quan đối với loại hình kho ngoại quan.

Mục đích và phạm vi áp dụng hướng dẫn

• Thống nhất trình tự, thủ tục hành chính trong việc tiếp nhận, thẩm định và phê duyệt yêu cầu mở rộng hoặc thu hẹp diện tích kho ngoại quan của các doanh nghiệp.
• Đảm bảo các kho ngoại quan sau khi được mở rộng vẫn duy trì đầy đủ các điều kiện kiểm tra, giám sát chặt chẽ của cơ quan hải quan theo quy định tại Nghị định số 68/2016/NĐ-CP và Nghị định số 67/2020/NĐ-CP.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp chủ động điều chỉnh quy mô lưu trữ hàng hóa phù hợp với nhu cầu hoạt động sản xuất, kinh doanh và xuất nhập khẩu thực tế.

Các điều kiện cốt lõi để được phê duyệt mở rộng kho ngoại quan

Để được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận mở rộng diện tích, doanh nghiệp phải chứng minh phần diện tích mở rộng và toàn bộ khuôn viên kho ngoại quan đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật sau:

• Vị trí và ranh giới biệt lập: Phần diện tích mở rộng phải nằm liền kề với khuôn viên kho ngoại quan hiện hữu. Toàn bộ khu vực kho, bãi sau khi mở rộng phải có tường rào kiên cố ngăn cách biệt lập với khu vực xung quanh để bảo đảm an ninh và chống buôn lậu.
• Hệ thống camera giám sát trực tuyến: Doanh nghiệp phải lắp đặt hệ thống camera giám sát bao quát được toàn bộ các vị trí trọng yếu trong kho, bãi (bao gồm cổng ra vào, khu vực lưu giữ hàng hóa, khu vực xếp dỡ). Hệ thống camera phải được kết nối trực tuyến, truyền dữ liệu hình ảnh rõ nét 24/7 đến cơ quan hải quan quản lý trực tiếp và lưu trữ dữ liệu tối thiểu theo quy định pháp luật.
• Phần mềm quản lý hàng hóa: Phải sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng đáp ứng yêu cầu theo dõi chi tiết tình trạng hàng hóa đưa vào, đưa ra, lưu giữ, tồn kho theo từng tờ khai hải quan và phải được kết nối trực tiếp với hệ thống công nghệ thông tin của cơ quan hải quan.

Thành phần hồ sơ đề nghị mở rộng kho ngoại quan

Doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng diện tích kho ngoại quan cần chuẩn bị và nộp 01 bộ hồ sơ đến Cục Hải quan tỉnh, thành phố nơi quản lý trực tiếp kho ngoại quan, bao gồm các tài liệu sau:

• Văn bản đề nghị mở rộng diện tích kho ngoại quan theo mẫu quy định của Bộ Tài chính.
• Sơ đồ thiết kế mặt bằng tổng thể khu vực kho ngoại quan sau khi mở rộng, thể hiện rõ ranh giới, vị trí các kho, bãi, hệ thống camera giám sát, văn phòng làm việc của cơ quan hải quan tại kho.
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp đối với phần diện tích đất, kho, bãi đề nghị mở rộng (như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê đất, thuê kho bãi dài hạn).

Quy trình và thủ tục giải quyết hồ sơ

1. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ: Cục Hải quan tỉnh, thành phố tiếp nhận hồ sơ từ doanh nghiệp, tiến hành kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của các văn bản, tài liệu pháp lý.
2. Kiểm tra thực tế hiện trạng: Cơ quan hải quan trực tiếp quản lý tiến hành khảo sát, kiểm tra thực tế tại kho bãi để đối chiếu sơ đồ thiết kế, đánh giá các điều kiện về tường rào ngăn cách, hệ thống camera giám sát và phần mềm quản lý hàng hóa.
3. Báo cáo và đề xuất: Trên cơ sở kết quả kiểm tra thực tế, Cục Hải quan tỉnh, thành phố lập biên bản kiểm tra, đánh giá sự phù hợp và gửi văn bản báo cáo kèm toàn bộ hồ sơ đề xuất lên Tổng cục Hải quan xem xét.
4. Ban hành quyết định phê duyệt: Trong thời hạn quy định kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và báo cáo từ Cục Hải quan địa phương, Tổng cục Hải quan xem xét ban hành Quyết định phê duyệt mở rộng kho ngoại quan. Trường hợp không đủ điều kiện phê duyệt, Tổng cục Hải quan sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do cho doanh nghiệp.