Công văn số 3628/TCHQ-GSQL của Tổng cục Hải quan là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình kiểm tra, xác định xuất xứ hàng hóa đối với các trường hợp Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) có hóa đơn thương mại do bên thứ ba phát hành. Đây là một nghiệp vụ phổ biến trong thương mại quốc tế nhưng thường phát sinh nhiều cách hiểu khác nhau giữa cơ quan hải quan địa phương và doanh nghiệp nhập khẩu.

- Nguyên tắc chấp nhận hóa đơn do bên thứ ba phát hành

Tổng cục Hải quan hướng dẫn cụ thể về việc chấp nhận C/O trong trường hợp hóa đơn thương mại được phát hành bởi một bên thứ ba. Các nội dung cốt lõi bao gồm:

• Hóa đơn bên thứ ba là hóa đơn thương mại được phát hành bởi một công ty có trụ sở tại một nước thứ ba (có thể là nước thành viên hoặc không phải là nước thành viên trong cùng hiệp định thương mại tự do - FTA) hoặc bởi một nhà xuất khẩu trong nước thành viên đại diện cho công ty đó.
• Việc xuất hiện hóa đơn bên thứ ba không làm ảnh hưởng đến tính hợp lệ của C/O, miễn là hàng hóa đáp ứng đầy đủ các quy định về quy tắc xuất xứ trong hiệp định thương mại tự do tương ứng áp dụng.
• Thông tin về bên thứ ba phát hành hóa đơn phải được thể hiện rõ ràng trên C/O theo đúng hướng dẫn của từng mẫu C/O cụ thể (ví dụ: ghi tên, nước của bên thứ ba tại ô số 7 hoặc ô số 10 tùy thuộc vào từng hiệp định).

- Quy trình kiểm tra và đối chiếu thông tin trên C/O và hóa đơn

Để đảm bảo tính hợp lệ và ngăn ngừa gian lận xuất xứ, cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra chặt chẽ các tiêu chí sau:

• Đánh dấu vào ô "Third Party Invoicing": Người khai hải quan hoặc tổ chức cấp C/O phải tích chọn vào ô "Third Party Invoicing" (hoặc các ô tương đương như "Subject of third-party invoice" tùy theo mẫu C/O) trên chứng từ chứng nhận xuất xứ.
• Thông tin hóa đơn thương mại: Số và ngày của hóa đơn thương mại do bên thứ ba phát hành phải được khai báo chính xác trên C/O. Trường hợp tại thời điểm cấp C/O chưa có số hóa đơn của bên thứ ba, việc xử lý phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của hiệp định thương mại tự do áp dụng.
• Sự nhất quán của thông tin: Tên và địa chỉ của công ty phát hành hóa đơn bên thứ ba phải được ghi nhận rõ ràng trên C/O (thường là tại ô mô tả hàng hóa hoặc ô ghi chú).

- Hướng dẫn xử lý đối với một số mẫu C/O điển hình

Công văn đưa ra các chỉ đạo cụ thể đối với từng loại C/O nhằm thống nhất thực hiện trong toàn ngành hải quan:

• Đối với C/O mẫu D (ATIGA): Hướng dẫn chi tiết về cách thức thể hiện thông tin hóa đơn bên thứ ba tại ô số 13 và việc tích chọn vào ô "Third Party Invoicing". Các trường hợp thông tin hóa đơn không khớp do lỗi đánh máy hoặc chuyển đổi cần được xem xét dựa trên thực tế hồ sơ hải quan và tính đồng nhất của lô hàng.
• Đối với C/O mẫu E (ACFTA): Quy định rõ về việc hóa đơn do bên thứ ba cấp phải được thể hiện tại ô số 10, đồng thời tên và nước của công ty phát hành hóa đơn phải được ghi rõ tại ô số 7. Tổng cục Hải quan lưu ý các chi cục hải quan địa phương không bác bỏ C/O chỉ vì lý do khác biệt hình thức nhỏ nếu không ảnh hưởng đến bản chất xuất xứ của hàng hóa.
• Đối với các mẫu C/O khác (như KV, AK, CPTPP): Áp dụng nguyên tắc tương tự, ưu tiên tính nhất quán của luồng hàng hóa và chứng từ thanh toán, vận tải để xác định tính xác thực của giao dịch bên thứ ba.

- Trách nhiệm thực thi và phối hợp kiểm tra

Văn bản phân định rõ vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình thông quan hàng hóa:

• Đối với cơ quan hải quan địa phương: Phải tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc thông quan hàng hóa, tránh việc yêu cầu thêm các chứng từ ngoài quy định gây phiền hà. Trong trường hợp có nghi ngờ hợp lý về tính xác thực của C/O hoặc hóa đơn bên thứ ba, phải tiến hành thủ tục xác minh theo quy định thay vì trực tiếp bác bỏ ngay lập tức.
• Đối với doanh nghiệp nhập khẩu: Có nghĩa vụ giải trình, cung cấp đầy đủ chứng từ chứng minh mối quan hệ thương mại giữa nhà sản xuất, nhà xuất khẩu và bên thứ ba phát hành hóa đơn (như hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán, chứng từ vận tải) khi có yêu cầu từ cơ quan hải quan để làm rõ tính hợp pháp của lô hàng.