Tóm tắt Công văn số 3509 TCT/NV5 về việc xác định chứng từ chi phí hợp lệ

Công văn số 3509 TCT/NV5 được Tổng cục Thuế - Bộ Tài chính ban hành nhằm hướng dẫn các cơ quan thuế địa phương và doanh nghiệp thống nhất cách xác định, phân loại và chấp thuận các chứng từ chi phí hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế liên quan đến hóa đơn, chứng từ đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ.

Nguyên tắc chung về xác định chứng từ chi phí hợp lệ

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, các khoản chi phí được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế phải đảm bảo các điều kiện cốt lõi sau:

• Các khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các trường hợp đặc biệt không có hóa đơn, phải có chứng từ thay thế hợp lệ được pháp luật thuế thừa nhận.
• Các khoản chi không vượt quá định mức quy định và được phản ánh đầy đủ, trung thực trên hệ thống sổ sách kế toán của đơn vị.

Quy định đối với việc mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn

Công văn hướng dẫn cụ thể phương thức lập chứng từ đối với một số nhóm hàng hóa, dịch vụ đặc thù mua của người dân trực tiếp sản xuất hoặc thu gom không có hóa đơn:

• Mua nông sản, lâm sản, thủy hải sản: Doanh nghiệp mua trực tiếp của người sản xuất, đánh bắt bán ra phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa. Bảng kê này phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân của người bán, số lượng, đơn giá và tổng giá trị hàng hóa thanh toán. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải ký tên và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của bảng kê này.
• Mua đất, đá, cát, sỏi: Đối với các loại đất, đá, cát, sỏi do người dân tự khai thác và bán trực tiếp cho doanh nghiệp, doanh nghiệp được phép lập bảng kê thu mua kèm theo chứng từ thanh toán thực tế để làm căn cứ hạch toán chi phí hợp lý.
• Mua đồ dùng, tài sản thanh lý: Trường hợp mua lại đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh nhượng bán lại, doanh nghiệp phải lập bảng kê mua hàng kèm theo hợp đồng mua bán và chứng từ chi tiền hợp pháp.

Trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan thuế

• Đối với doanh nghiệp: Phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của các số liệu, thông tin ghi trên bảng kê thu mua. Nghiêm cấm việc lập khống bảng kê hoặc nâng khống giá trị mua vào để trốn thuế.
• Đối với cơ quan thuế: Có trách nhiệm tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ, bảng kê do doanh nghiệp lập. Trường hợp phát hiện có sự gian lận, cơ quan thuế sẽ thực hiện xuất toán chi phí và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.